Assinatura úmida, assinatura eletrônica e assinatura digital
Antes de prosseguir, é importante definir e distinguir termos. Assinatura úmida, assinatura eletrônica e digital são conceitos relacionados, com sobreposição no uso e significado, mas não são sinônimos.
O que é uma assinatura molhada?
Uma assinatura tradicional de tinta molhada é uma assinatura aplicada usando ferramentas analógicas, como uma caneta de tinta ou a grafite de um lápis, e aplicada a um documento físico, como um pedaço de papel. Pessoas ao redor do mundo têm confiado em assinaturas úmidas para contratos e documentos através dos tempos, e esta é tipicamente a primeira impressão que as pessoas têm quando pensam em assinaturas e assinaturas.
Assinatura electrónica
Uma assinatura electrónica reproduz a finalidade e o significado de uma assinatura húmida, mas através de meios digitais. Usando uma plataforma de assinatura eletrônica, o software de assinatura eletrônica pode criar e aplicar uma assinatura eletrônica a um documento eletrônico. Existem três tipos de assinatura electrónica geralmente reconhecidos, cada um com os seus próprios padrões.
- A Assinatura Eletrônica Simples: Uma assinatura simples é a forma básica de uma assinatura e não tem requisitos específicos ou normas de segurança. Uma imagem .jpg de uma assinatura manuscrita colada num documento Word é um exemplo de uma assinatura electrónica. Esta é a forma mais fraca e menos admissível de assinatura em termos de aplicabilidade e da lei.
- A Assinatura Eletrônica Avançada (AES): Uma assinatura eletrônica avançada inclui padrões de autenticação e segurança que ajudam a verificar a identidade do signatário e a autenticidade da assinatura. Este é o tipo de assinatura eletrônica mais comumente utilizado.
- A Assinatura Eletrônica Qualificada (QES): O terceiro tipo de assinatura inclui os padrões de segurança de uma AES com uma etapa extra. A assinatura deve incluir um certificado digital de um fornecedor de serviços de confiança qualificado para verificar a assinatura.
Finalmente, uma assinatura digital não é de todo uma assinatura, ao contrário dos termos anteriores discutidos acima. Em vez disso, a assinatura digital é uma tecnologia de criptografia/descriptografia que suporta a segurança do AES e QES.
Desvantagens das assinaturas úmidas
Há mais de duas décadas, a adoção da assinatura eletrônica vem crescendo à medida que as organizações lidam com os desafios e desvantagens de contar apenas com assinaturas físicas.
- Tempo de retorno: Os processos digitais são mais expeditos do que os processos físicos. Os processos físicos típicos de negócios envolvem o envio de documentos em papel, organização de reuniões presenciais para revisão de contratos, fotocópias, arquivamento e revisão de documentos. Todas estas etapas inflacionam o tempo para a conclusão dos seus documentos.
- Custo: Além do tempo são os custos. A compra, impressão e armazenamento de papel incorre em custos que, de outra forma, são eliminados num processo digital.
- Destinatários: O software de assinatura eletrônica permitiu que uma organização enviasse o mesmo documento para assinatura a vários destinatários. Os assinantes podem assinar simultaneamente ou à sua conveniência. Contraste isto com a logística ou a organização de múltiplas reuniões com vários assinantes para processos complexos.
- Manutenção e Recuperação de Registros: Assegurar que um contrato possa ser recuperado para resolver disputas é essencial, e armazenar uma cópia impressa do contrato deixa a sua organização vulnerável a erro humano ou o arquivo ficar danificado.
- Responsabilidade Social: A assinatura electrónica é uma escolha mais ecológica do que a manutenção de processos dependentes do papel. Corte drásticamente a papelada nos seus processos de vendas e de onboarding como um movimento em direcção a um modelo de negócio mais sustentável.
Principais razões para priorizar as assinaturas eletrônicas
- Em qualquer lugar, a qualquer momento Assinatura: OneSpan Sign permite que nossos assinantes assinem quando e onde quiserem. Seja online ou offline, em casa ou no escritório, você pode completar transações e solicitar assinaturas.
- Tecnologia amiga do ambiente móvel: OneSpan Sign foi concebido a pensar no ambiente móvel e suporta todos os tipos de dispositivos móveis, incluindo Mac iOS iPads, iPhones e tablets e smartphones Android.
- Modelos reutilizáveis: Utilize modelos reutilizáveis de documentos e automação para agilizar o seu processo de assinatura. Mesmo a construção de um novo documento é intuitiva e simples com o nosso construtor de documentos de arrastar e largar.
- Fluxos de Trabalho Digitais: As assinaturas electrónicas são a pedra angular dos processos digitais. Assegurar a continuidade dos negócios e estabelecer serviços totalmente remotos com assinaturas eletrônicas.
- Assinatura segura: OneSpan Signing fornece um alto nível de garantia de identidade com verificação de identidade e opções de autenticação biométrica. Além disso, a tecnologia de assinatura digital e os selos invioláveis protegem o documento entre os assinantes.
- Conformidade: OneSpan Sign está em conformidade com a ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Tipo II, HIPAA, FedRAMP, e outros requisitos rigorosos.
Como funciona: adicione uma assinatura aos seus documentos electrónicos
Este tutorial demonstra como a solução de assinatura OneSpan Sign (antiga eSignLive) pode ser usada para assinar documentos digitalmente. O vídeo e a instrução escrita assumem que o signatário recebeu o convite de pedido de assinatura através do seu serviço de e-mail:
- Abra o convite por e-mail que se encontra na sua caixa de entrada. Dentro, clique no botão a ser tomado para acessar o documento no OneSpan Sign.
- A seguir, você pode ser solicitado a preencher um formulário de divulgação e consentimento de assinatura eletrônica. Há uma caixa de seleção que indicará que você leu o documento. Uma vez concluído, clique no botão Aceitar para passar para o próximo documento eletrônico.
- Uma pré-visualização de cada documento a ser assinado aparecerá no menu do lado esquerdo da interface do utilizador. O vídeo de exemplo acima assume dois documentos para esta transação.
- Agora é hora de assinar o documento por e-sign. Clique no campo Assinatura para inserir a sua assinatura. Pode haver campos adicionais no formulário que você precisa preencher. Navegue através do documento e forneça qualquer informação necessária.
- Repita o passo 4 para quaisquer outros documentos. Depois, clique em Confirmar.
- Parabéns! Você aplicou com sucesso uma assinatura eletrônica ao seu documento usando o OneSpan Sign!
Procure mais tutoriais em vídeo sobre como criar assinaturas eletrônicas para todos os seus documentos digitais importantes no OneSpan Resource Center:
- Como assinar um documento por E-Mail
- OneSpan Sign Signing E-Signing Experience
- OneSpan Sign Mobile App: Como Enviar e Assinar Documentos E-Sign
Assinaturas electrónicas perguntas frequentes
As assinaturas electrónicas são legais?
Sim. Assinaturas electrónicas e ferramentas de assinatura electrónica podem ser usadas para assinar documentos, transacções electrónicas ou outro contrato em formato electrónico. Foram aprovadas leis de assinatura eletrônica em mais de 60 países, que regulamentam e estabelecem a sua utilização. Exemplos notáveis de leis de sinalização eletrônica incluem:
- Lei de Assinaturas Electrónicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN Act): Estados Unidos
- Universal Electronic Transactions Act (UETA): Estados Unidos
- eIDAS: União Europeia
Quando deve ser usada uma assinatura húmida versus uma assinatura electrónica?
Em quase todas as aplicações, uma assinatura electrónica pode ser utilizada em vez de uma assinatura de tinta molhada, mas há excepções. Consulte os requisitos e regulamentos legais do seu país para obter informações específicas sobre este ponto.
Um exemplo comum de documentos legais em que uma assinatura eletrônica não é aceitável é quando é necessário um notário. No entanto, muitos governos implementaram ordens de emergência em 2020 para permitir a autenticação remota online (RON). RON permite aos notários e ao signatário completar e autenticar contratos sem se reunirem cara a cara. Estes requisitos podem ou não ter expirado. Consulte a sua legislação local para mais informações.
A OneSpan pode assinar a minha assinatura como uma assinatura húmida?
A OneSpan Sign Signigns ajuda as organizações a digitalizar os seus processos e a obter o consentimento dos seus signatários com assinaturas electrónicas seguras e fiáveis. No entanto, OneSpan Sign também suporta funcionalidades para que os assinantes possam carregar uma imagem .jpg ou .png de suas assinaturas para uso em documentos. Além disso, os assinantes podem optar por desenhar a sua assinatura usando o dedo ou um estilete no track pad ou touchscreen para criar a sua assinatura em tempo real.