Основы электронной подписи

Узнайте больше о том, как отправлять и подписывать документы с помощью OneSpan Sign

Централизованная панель администратора позволяет контролировать всю учетную запись OneSpan Sign во всей организации.

Пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции

1) Если вы являетесь администратором учетной записи OneSpan Sign своей организации, вы можете получить доступ к разделу «Администратор» в верхнем меню. На главном экране «Администратор» вы можете легко получить доступ и управлять информацией учетной записи для всей организации.

GS Шаг 1

 

2) В разделе «Подписка» вы можете просмотреть детали своего плана OneSpan Sign, такие как количество документов, количество получателей и подписи, включенные в вашу учетную запись. Вы также найдете информацию о количестве отправителей, которых вы можете добавить в свою учетную запись.

GS step2

 

3) Для клиентов, интегрированных с OneSpan Sign, раздел «Интеграция» позволяет настраивать уведомления, относящиеся к событиям, которые происходят в транзакции. Просто добавьте свой URL обратного вызова и ключ обратного вызова в поле, чтобы настроить уведомления о событиях. Вы можете включить определенные уведомления о событиях с этого экрана. Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить изменения.

GS step3

 

4) В разделе «Отправители» вы можете пригласить отправителей из вашей организации стать пользователями OneSpan Sign. В поле «Пригласить по электронной почте» просто введите адрес электронной почты и щелкните значок конверта.

GS step4

 

5) Передайте полномочия подписи любому члену вашей организации, щелкнув по его имени, а затем назначьте права подписи членам группы. Нажмите «Назначить делегатов». Например, если Джона нет в офисе, вы можете предоставить Роберту полномочия управлять учетной записью Джона, пока его нет.

шаг 5

 

6) Вы также можете сбросить пароли для участников вашей организации, предоставить права администратора другим участникам, пока вас нет, заблокировать отправителя и удалить или приостановить отправителей из учетной записи.

gs step6

 

7) Если ваша организация часто отправляет транзакции группе людей, раздел «Группы» позволяет вам создать группу людей в вашей организации. Члены группы должны быть отправителями под основным аккаунтом. Просто нажмите кнопку «Новая группа». В диалоговом окне введите имя группы и введите адреса электронной почты, которые будут включены в группу. Если транзакция отправляется группе получателей, один из получателей группы подпишет транзакцию от имени группы, чтобы завершить транзакцию.

шаг 7

 

8) В разделе «Пользовательские поля» вы можете добавить новое поле, которое будет включено в качестве поля подписи. После добавления к новому настраиваемому полю можно получить доступ при подготовке транзакции для электронной подписи.

шаг гс

 

9) Для получения основной информации об учетной записи выберите «Моя учетная запись» в верхнем меню. Здесь вы можете редактировать личную информацию, такую как имя, информация о компании, номер телефона и адрес. Вы также можете изменить свой пароль, а также создать собственноручную подпись.

gs steps9

 

Дополнительные ресурсы

Создать и сохранить рукописную подпись

Владельцы аккаунтов могут создавать и сохранять рукописную подпись многократного использования в своем профиле аккаунта.

Пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции

 

1) Из панели инструментов откройте раздел «Моя учетная запись» в верхнем меню.

 

HS-Step-1.gif

 

 

2) На экране «Моя учетная запись» выберите «Подпись» в левом меню навигации.

 

HS-Step-2

 

 

3) В блоке «Создать свою подпись» нарисуйте свою подпись с помощью мыши. Если вы допустили ошибку, нажмите «Очистить», чтобы сбросить блок. Когда вы будете довольны рукописной подписью, нажмите «Сохранить».

 

HS-Step-3

 

 

4) Более того, у вас есть возможность создать собственноручную подпись с помощью пальца или стилуса на планшете или смартфоне. Просто откройте веб-приложение OneSpan Sign со своего смартфона или планшета, чтобы создать и сохранить свою собственноручную подпись.

 

HS-Step-4

 

 

5) Когда придет время подписать документ, требующий вашей подписи от руки, просто щелкните блок подписи. Ваша рукописная подпись будет автоматически применена к документу без необходимости создавать рукописную подпись каждый раз при подписании.

 

HS-Step-5

 

Дополнительные ресурсы

Отправка документа

Надежно отправьте документ на электронную подпись

Пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции

1) Нажмите кнопку «Новая транзакция» в правом верхнем углу.

ОТПРАВИТЬ шаг 1

 

2) Введите название для вашей транзакции. Нажмите кнопку «Создать».

Отправить шаг 2

 

3) Добавьте свои документы и получателей, которые должны подписать; Нажмите кнопку «Далее».

отправить шаг 3

 

4) Добавьте блок подписи в желаемое место на вашем документе для подписчиков. Просто перетащите блок подписи с левой стороны в документ. Нажмите кнопку «Отправить на подпись», чтобы направить документ для подписания.

ОТПРАВИТЬ шаг 4

 

FAQ Вопросы

Какие форматы документов я могу отправить для электронной подписи с помощью OneSpan Sign?

OneSpan Sign поддерживает следующие форматы документов: .pdf, .doc, .docx и .odt. Мы также поддерживаем любой документ, который можно распечатать из приложения Windows (например, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx и т. Д.) Через Драйвер для печати знака OneSpan ,

Есть ли ограничение на размер документа?

Максимальный размер каждого документа составляет 10 МБ.

В чем разница между документом и транзакцией?

Транзакция - это контейнер, используемый для отправки одного или нескольких документов для подписи вашим получателям. Транзакции могут содержать несколько документов и могут быть отправлены нескольким получателям. Документы также могут иметь несколько страниц.

Как я могу автоматизировать процесс подписания для транзакций, в которых участвуют большие объемы (т. Е. Сотни) получателей?

Мы предлагаем дополнительную функцию под названием Массовая отправка это позволяет загружать CSV-файл получателей и отправлять транзакции для подписи получателям в этом списке.

Быстрый трек также является дополнительной функцией, которая позволяет вам распространять документы среди подписчиков на большие объемы. Быстрый трек предоставляет выделенный URL-адрес, который вы можете вставить на свой сайт или в электронное письмо. Это позволяет автоматизировать процесс подписания для шаблонных транзакций.

Свяжитесь с вашим представитель успеха клиента узнать больше о Массовая отправка и Быстрый трек ,

Как я узнаю, когда у получателя есть подписанные документы?

После завершения подписания вы получите подтверждение по электронной почте вместе с .PDF подписанного документа, которое вы можете загрузить для своих записей. Окончательный, подписанный документ включает в себя встроенный контрольный журнал и отдельный сводный отчет о доказательствах, в котором указывается, кто подписал, в каком порядке, когда и где.

Если вы отправитель и подписываете документы непосредственно в своей учетной записи OneSpan Sign, вы можете просмотреть статус транзакции в меню «Недавние транзакции».

Электронная подпись документа (из электронной почты)

Электронная подпись документа быстро и легко с OneSpan Sign

Пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции

1) Как подписавшая сторона, вы получите по электронной почте запрос на подпись. Нажмите на ссылку, чтобы получить доступ к документу из вашей электронной почты.

Экран Acme

 

2) Затем вам может быть предложено прочитать и принять документ ESIGN Disclosures and Consent. Установите флажок, чтобы подтвердить, что вы прочитали условия документа, а затем нажмите кнопку «Принять».

ПОДПИСАТЬ шаг 2

 

3) Вы будете перенаправлены на документ, который требует вашей подписи. Потратьте некоторое время, чтобы просмотреть документ. 

Меню с левой стороны покажет вам количество документов в транзакции, которые требуют вашей подписи. В этом примере в транзакции есть 2 документа, которые требуют вашей подписи. 

ОТПРАВИТЬ шаг 3

 

4) Чтобы подписать документ, просто нажмите на поле для подписи. Завершив подписание документов, нажмите кнопку «Подтвердить». 

знак Ste 3

ПОДПИСАТЬ шаг 4

 

FAQ Вопросы

С кем мне связаться, если у меня есть вопросы по поводу документа, отправленного мне на электронную подпись?

OneSpan Sign отправляет уведомления по электронной почте от имени наших пользователей. Если у вас есть вопрос по поводу отправленного вам документа, свяжитесь с человеком, который отправил вам электронное письмо о запросе электронной подписи.

Я не прошел аутентификацию и не могу получить доступ к документу для электронной подписи. Что мне делать?

Обратитесь к человеку, который отправил вам запрос электронной подписи, чтобы заново инициировать аутентификацию.

Я щелкнул поле для подписи, чтобы подписать документ, но не могу завершить сеанс электронной подписи. Что мне делать?

Это может быть связано с другими полями, которые не были заполнены в документе. Как только документ полностью заполнен и все поля заполнены, сеанс электронной подписи завершается.

Могу ли я загрузить копию подписанных документов для моих записей?

Абсолютно! После завершения сеанса электронной подписи у вас будет возможность загрузить подписанные документы с верхней панели задач. Вы можете нажать кнопку «Загрузить все файлы». Более того, копия документов с электронной подписью также будет отправлена вам по электронной почте после завершения сеанса электронной подписи.

Я пытаюсь получить доступ к документу из моей электронной почты. Когда я нажимаю кнопку «Перейти к документам», ссылка не позволяет мне получить доступ к документу для электронной подписи. Что я должен делать?

Одной из наиболее распространенных причин этой проблемы является блокировка электронной почты. Используемая вами служба электронной почты может распознавать почтовые уведомления OneSpan Sign как спам и может быть отфильтрована в папки спама или нежелательной почты. Ссылка «Перейти к документам» может быть отключена.

Обязательно укажите, что уведомление по электронной почте OneSpan Sign не является спамом, и переместите его в свой почтовый ящик. Кнопка «Перейти к документам» теперь должна работать и позволит вам получить доступ к документу для электронной подписи.

Электронная подпись документа (из панели инструментов)

Электронная подпись документа быстро и легко с панели инструментов OneSpan Sign

Пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции

1) Сначала выберите «Требуется моя подпись» в разделе «Мои транзакции» на панели управления. В этом примере у Пола есть 3 транзакции, которые требуют его подписи.

ОУР, шаг 1

 

2) На экране «Транзакции» выберите транзакцию, которую необходимо подписать.

ESD step2

 

3) Вы будете перенаправлены на документ, который требует вашей подписи. Потратьте некоторое время, чтобы просмотреть документ. Когда вы будете готовы подписать документ, просто нажмите на поле для подписи.

ОУР, шаг 3

 

4) Когда вы закончите подписывать документ, появится диалоговое окно «Подтверждение». Нажмите «ОК», чтобы подтвердить свою подпись.

ОУР шаг 4

 

5) Появится диалоговое окно «Требуется ваша подпись», предлагающее подписать следующую транзакцию в очереди, которая требует вашей подписи. Нажмите «Зарегистрироваться сейчас».

ОУР шаг 5

 

Обзор панели инструментов

Легко отслеживать все входящие и исходящие транзакции с централизованной панели инструментов

Пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции

1) Вы можете получить доступ к панели мониторинга в любое время на вкладке «Панели мониторинга» в верхней панели навигации.

DASH шаг 1

 

2) Панель инструментов состоит из трех основных разделов - «Сводка счета», «Мои транзакции» и «Последние транзакции» - все они обновляются в режиме реального времени с использованием последних данных об активности транзакций.

DASH шаг 2

 

3) График «Сводка по счету» предоставляет визуальную разбивку всех операций транзакций за последние 30 дней. Он дает вам обзор ваших транзакций, которые выполняются, завершены, в черновом режиме и отменены.

DASH шаг 3

 

4) Нажав на круговую диаграмму, вы получите доступ к сводному отчету об учетной записи. Вы можете ввести диапазон дат, чтобы отфильтровать ваши транзакции и автоматически увидеть статус ваших транзакций.

DASH шаг 4

 

5) В разделе «Мои транзакции» отображаются транзакции, созданные вами за последние 30 дней. Он отслеживает транзакции, для которых требуется ваша подпись, а также транзакции, которые находятся в процессе выполнения, завершены или вот-вот истекают. Для документов, требующих вашей подписи, вы можете быстро получить доступ к транзакции прямо из этого меню, а затем продолжить процесс подписания.

ДАШ, шаг 5

 

6) Если вы хотите увидеть только снимок последних 10 транзакций, вы найдете их внизу в разделе «Недавние транзакции». Если вы хотите увидеть все свои транзакции, просто нажмите «Просмотреть все».

DASH шаг 6

 

Вопросы и ответы

Где я могу получить доступ к сводному отчету о доказательствах, связанному с определенными транзакциями?

Просто перейдите в раздел «Транзакции» в верхнем навигационном меню, перейдите к завершенной транзакции, а затем загрузите «Сводку доказательств» транзакции. Если вы не видите опцию «Сводка доказательств», обратитесь в службу поддержки OneSpan Sign, чтобы включить ее.

На панели инструментов, как я могу подписать транзакцию, которая требует моей подписи?

Вы можете подписать транзакцию, в которой требуется ваша подпись, выбрав опцию «Требуется моя подпись» в разделе «Мои транзакции» справа.