За последние два десятилетия многие финансовые учреждения, предприятия и малый бизнес во всех отраслях искали пути цифровизации процесса заключения договоров в рамках более масштабных инициатив по цифровой трансформации. Будь то заказы на поставку и деловые контракты, NDA или контракты на недвижимость, законность цифровых контрактов, подписанных электронными подписями, оспаривалась и отстаивалась в суде. Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон ESIGN) и Единообразный закон об электронных сделках (UETA) являются хорошо зарекомендовавшими себя законодательными актами в США, а более 60 стран мира приняли свои собственные аналогичные законы об электронных подписях, например, регламент eIDAS в Европейском союзе. Применимость электронных подписей таких поставщиков, как OneSpan, HelloSign, Adobe Sign, SignNow и DocuSign, не вызывает сомнений. Ознакомьтесь с законодательством вашей страны или штата для получения подробной информации об особых требованиях к электронным подписям.
Для многих организаций создание удаленного, безбумажного цифрового процесса заключения контрактов и закупок с использованием программного обеспечения для электронной подписи стало огромным успехом. Электронные подписи позволяют организации оптимизировать процессы, устранить узкие места, отнимающие много времени, и обеспечить превосходное качество обслуживания клиентов.
Цифровизация и заключение цифровых контрактов соответствуют требованиям рынка к более быстрым и эффективным транзакциям и одновременно удовлетворяют спрос потребителей на технологические решения, совместимые с мобильными телефонами iOS и Android и другими мобильными устройствами. Облачные модули электронной подписи для популярных приложений CRM и CPQ быстро устраняют последние препятствия на пути к полностью электронному процессу заключения контрактов. В ближайшем будущем электронные подписи могут заменить бумажные процессы и рукописные подписи в качестве стандартного метода подписания договоров. Бумажные контракты скоро уйдут в прошлое, и все новые контракты будут электронными.
OneSpan Sign - это решение для электронной подписи от компании OneSpan с десятилетиями совершенствования и развития, помогающее организациям подписывать документы, устранять хлопоты и заключать сделки.
Управление контрактами, администрирование контрактов и управление жизненным циклом контрактов
Администрирование контрактов и управление контрактами относятся к разным частям процесса заключения договора, но эти термины часто ошибочно используются как синонимы. Прежде чем двигаться дальше, давайте немного проясним эти термины:
- Администрирование контракта: это процесс, задачи и логистика, связанные с контрактом до вступления его в силу. Это касается и самой церемонии подписания.
- Управление контрактом: относится к процессу, задачам и логистике, связанным с контрактом после его вступления в силу. Это включает планирование, продление и обеспечение соблюдения условий контракта.
Наконец, управление жизненным циклом контракта (CLM) включает в себя этапы администрирования и управления, что позволяет получить целостное представление о контракте от начала и до конца.
Почему управление контрактами имеет значение?
Соглашение между двумя сторонами мало что значит, если ни одна из сторон не выполняет условия соглашения. Вот почему управление контрактами имеет значение. Во время управления контрактом в течение жизненного цикла команда управления контрактом обеспечивает выполнение всех договорных обязательств, и это может включать в себя значительную роль по обслуживанию клиентов, если в контракте есть соглашения об уровне обслуживания (SLA).
Более того, репутация компании зависит от ее способности выполнять свои обещания и обязательства перед клиентами. Чтобы обеспечить будущий бизнес и прочную репутацию компании, успешное управление контрактами имеет большое значение.
7 этапов управления контрактами
Для выполнения требований контракта организации следуют следующим шагам в рамках типичного процесса управления контрактами.
1.Этап планирования: Процесс управления контрактом фактически начинается в процессе администрирования контракта, и ранние этапы хронологически совпадают. Для начала необходимо составить план, определить масштаб и провести реалистичную оценку ресурсов, задач и технологий вашей команды по управлению контрактами. Понимание своих ограничений и возможностей, например, будет ли ваша команда использовать решение для электронной подписи, поможет принять решения на более поздних этапах процесса
2.Этап реализации: На этом этапе группа по управлению контрактами развертывает имеющиеся в ее распоряжении системы и инструменты для управления пулом контрактов. Небольшой команде могут потребоваться только базовые, ручные решения, такие как Microsoft Excel, общие диски или календари. Однако возможность автоматизировать процессы с помощью программного обеспечения для управления контрактами может позволить вашей команде с легкостью управлять гораздо большим количеством контрактов.
3.Этап подготовки к заключению контракта: На этом этапе команда по администрированию контракта завершает разработку условий и готовится отправить контракт на электронную подпись. Команда по управлению контрактом должна быть в курсе прогресса и быть готовой к принятию другого контракта на следующем этапе.
4.Этап передачи: контракт подписан, и период администрирования контракта завершен. Этот этап означает передачу обязанностей от группы администрирования контракта группе управления контрактом и всех вытекающих из этого обязательств. Для того чтобы не было недомолвок или недопонимания, целесообразно провести встречи между двумя командами, чтобы четко определить условия и исключить возможность недомолвок.
5.Стадия заключения договора: Стадия 5 - самая важная стадия процесса. Роль команды по управлению контрактом на этом этапе заключается в том, чтобы обеспечить соблюдение условий контракта и выполнение запланированных работ. Это также является возможностью для цифрового программного обеспечения для управления контрактами, чтобы упростить проблемы, возникающие в бумажных процессах. Такие инструменты, как автоматические оповещения, уведомления, шаблоны, отчеты о клиентах и массовая рассылка, позволят команде оставаться в курсе всех важных дат или обязательств в контракте и помогут предотвратить отмену.
6.Этап подготовки к продлению контракта: По мере приближения окончания срока действия контракта, как правило, обе договаривающиеся стороны обсуждают возможность продления контракта, пересмотра условий и продления срока действия контракта. Некоторые контракты могут охватывать лишь ограниченный период работы, в то время как другие могут быть направлены на установление постоянных рабочих отношений. В любом случае, этот этап представляет собой возможность пересмотреть успехи и проблемы процесса и заглянуть в будущее.
7.Постконтрактный этап: После завершения срока действия контракта у команды управления контрактом остается последний этап перед закрытием счета. Важно, чтобы команда еще раз пересмотрела условия, чтобы убедиться, что все обязательства были выполнены. После этого они могут оплатить все неоплаченные счета и сдать контракт в архив. Это также дает возможность проанализировать жизненный цикл управления контрактом, чтобы найти области для улучшения или доработки.
Лучшие практики управления контрактами
Существует множество стратегий, которые помогут организациям добиться успеха в процессе управления контрактами. Здесь мы собрали некоторые из наших лучших практик:
- Храните все контракты в одном месте, где их легко найти и получить к ним доступ. В идеале это должно быть сделано с помощью программного обеспечения для управления контрактами, где каждый контракт оцифровывается и архивируется.
- Определите узкие места в вашем процессе с помощью четко определенных KPI. На этапах 1 и 7 процесса управления контрактом пересмотр этих КПЭ позволит найти возможности для повышения эффективности.
- Тщательно продумайте, кто имеет доступ и какие разрешения назначены в платформе управления контрактами. Это поможет снизить риск мошенничества и человеческих ошибок, обеспечив доступ команды только к тем частям платформы, которые относятся к их функциям.
- Проведение совместно с юридическим отделом анализа соблюдения требований для обеспечения соответствия группы управления контрактами всем нормативным и правовым требованиям. Это особенно важно при работе в высокорегулируемых отраслях, таких как финансовые услуги.
Следующие шаги: как начать работу сегодня
Готовы начать работу с электронными подписями и цифровыми контрактами? Вот три вещи, которые вы можете сделать, чтобы начать:
- Аудит контрактов: Завершите шаг 1 процесса управления контрактами, определив существующие процессы, активы, инструменты и заинтересованные стороны.
- Постройте структуру: Используя результаты аудита, составьте схему существующих процессов и укажите, какой инструмент и какой персонал задействован на каждом этапе.
- Изучите технологические решения: оцените программное обеспечение для управления контрактами, чтобы найти правильное решение с функциональностью, отвечающей вашим потребностям, и построить идеальный рабочий процесс. Отличным началом является оценка решений для электронной подписи, которые используют цифровые подписи, расширенную аутентификацию, шаблоны договоров, контрольные журналы и автоматизацию. Вы можете использовать эти решения для отправки контрактов и запросов на подпись неограниченного количества документов, а также использовать интеграцию с приложениями, которые вы используете каждый день, например Salesforce. Это обеспечит удобный процесс цифровой подписи для ваших электронных документов и онлайн-контрактов.