Электронная подпись документов

Опыт электронного подписания

Бизнес движется быстрее, чем когда-либо, и новый толчок к оцифровке и удаленным решениям еще больше ускоряет этот темп. Обеспечение превосходного клиентского опыта для ваших потенциальных клиентов и заказчиков становится все более важным по мере того, как организации конкурируют на цифровой арене, а ожидания клиентов меняются.

Возможность подписывать документы с помощью платформ электронной подписи, таких как OneSpan Sign, - это быстрый и безопасный способ подписывать документы в любое время, в любом месте и на любом устройстве. Программное обеспечение для электронной подписи является основным компонентом для создания превосходного клиентского опыта.

Подписывающие лица получат электронное письмо, приглашающее их на платформу для подписания документов в электронной форме. Нет необходимости в обучении, скачивании приложений или расширений. Подписант может просто открыть документы, прочитать соглашение и нажать на кнопку подписания со своего настольного компьютера, планшета или мобильного телефона.

После того как ваши подписывающие лица поставят свои подписи, каждая сторона сможет получить доступ к копии документов, а также к подробному контрольному журналу.

С помощью электронных подписей вы можете идти в ногу со скоростью цифрового бизнеса, обеспечивать безопасность, а также автоматизировать и оптимизировать устаревшие бумажные процессы.

Как подписать документ электронной подписью

Следуйте приведенному ниже видеоуроку, чтобы узнать, как использовать мобильное приложение OneSpan Sign для безопасной подготовки и отправки документов на подпись в пути. Посмотрите, как легко подготовить документ к подписанию!

 

 

  1. Для начала войдите в свою учетную запись OneSpan Sign
  2. Нажмите пункт Создать новую транзакцию и введите значимое имя для вашей транзакции.  
  3. У вас есть возможность загрузить документ из популярных облачных сервисов хранения данных, таких как Google Drive, DropBox, OneDrive, или использовать документ из ваших шаблонов или библиотеки.
  4. Теперь пришло время добавить в документ подписавших его лиц, включая вас самих. Добавьте подписавших документ, указав их имя, фамилию и адрес электронной почты в документе.
  5. На этом этапе вы также можете применить проверку подлинности документа с помощью таких факторов аутентификации, как одноразовые коды SMS или вопросы и ответы.
  6. Если ваша команда подписывает документы на месте или лично, переключите опцию Enable In-Person Signing (Включить подписание лично ). Это позволит вам собирать подписи в режиме реального времени в сценариях "лицом к лицу".
  7. После добавления подписывающих лиц мы добавим в документ блоки подписей. Перетащите поле подписи в соответствующие области документа.
  8. Если вам необходимо фиксировать данные в документе, доступны такие поля формы, как флажок, список, добавление текстовой области и радиоменю.
  9. Теперь документ готов к подписанию! Нажмите кнопку Отправить!

Чтобы узнать, как подписать документ электронной подписью, продолжите учебник, который лучше всего соответствует тому, как ваши подписывающие лица будут обращаться к решению для электронной подписи:

 

Пошаговый рабочий процесс электронной подписи

Шаг 1: Доступ

Первым шагом в любом рабочем процессе электронной подписи является доставка документа (документов), подлежащего подписанию, и предоставление доступа к церемонии подписания подписантам. Одним из типичных методов доступа является доставка приглашения на подпись по электронной почте. Подписант получит по электронной почте сообщение со ссылкой на платформу электронной подписи, где будет происходить остальная часть процесса подписания.

Однако существуют альтернативные способы доставки и доступа. Метод, наиболее выгодный для вашей организации, вероятно, будет зависеть от того, создаете ли вы удаленный или очный процесс подписания. В сценариях личного подписания сотрудник или представитель компании обычно использует портал корпоративного приложения или приборную панель на корпоративном устройстве, таком как iPad или планшет. Затем представитель может провести подписанта через весь остальной процесс.

В качестве альтернативы можно использовать удаленный процесс:

  • Веб-порталы
  • Мобильные приложения
  • Ссылки, встроенные в сторонние приложения
  • QR-коды или сокращенные URL-адреса
  • И более

Шаг 2: Идентификация и аутентификация пользователя

При передаче документа на подпись важно, чтобы подпись ставил только тот человек, который подходит. Это вдвойне важно в случаях удаленного использования, когда между организацией и подписывающим лицом нет личного взаимодействия. Поэтому рабочий процесс электронной подписи должен включать этап аутентификации, чтобы убедиться, что подписавшиеся являются теми, за кого себя выдают.

Методы аутентификации, используемые в вашем рабочем процессе, будут различаться в зависимости от того, является ли подписант известным или неизвестным клиентом организации. Если подписант известен организации, в файле уже будет запись о его личности и полномочиях. Проверка подлинности известного подписанта сводится к сравнению данных, представленных на церемонии подписания, с информацией, уже имеющейся в архиве. Или, в зависимости от их средств доступа к церемонии, может даже не возникнуть необходимости в дополнительной аутентификации.

Аутентификация существующих клиентов:

  • Учетные данные для входа в систему
  • Аутентификация по электронной почте
  • Вопросы и ответы
  • Аутентификация на основе знаний (KBA)
  • SMS-аутентификация
  • Цифровые сертификаты и смарт-карты

Неизвестный клиент должен быть аутентифицирован, и для этого необходимы такие решения, как сравнение лиц, одноразовые коды или проверка личности. Цель - обеспечить подлинность учетных данных и сопоставить живого человека с документами, удостоверяющими личность

Шаг 3: Представьте документы

На третьем этапе подписант имеет возможность ознакомиться с документами, требующими подписи. Это можно сделать в OneSpan Sign на любом устройстве, которое предпочитает подписант, включая Mac и настольные компьютеры, iPhone и смартфоны Android, планшеты и iPad, и многое другое.

Шаг 4: Формы и сбор данных

В зависимости от конкретного случая использования, могут существовать рабочие процессы электронной подписи, которые требуют от подписывающего лица предоставления отдельной информации в дополнение к подписи. Администратор OneSpan Sign может использовать конструктор документов с функцией перетаскивания для добавления различных полей данных в документы перед отправкой документа на подпись. Здесь подписывающее лицо может предоставить эту информацию.

Варианты сбора данных включают:

  • Текстовое поле
  • Флажок
  • Пользовательские поля
  • Радиокнопка
  • Выпадающий список
  • Условные поля

Шаг 5: Загрузка и обновление документов

Некоторые рабочие процессы могут также требовать от подписанта загрузки подтверждающих документов и вложений в рамках процесса подписания. Это распространено, например, в страховых случаях, когда полевые агенты оператора часто имеют свои собственные документы, такие как водительские права, которые необходимо добавить к пакету заявлений.

Шаг 6: Подписание

Пожалуй, самым простым этапом в процессе подписания электронной подписи является сама подпись. Пользователи могут использовать предпочитаемый ими способ подписания и согласиться с условиями соглашения. Существует несколько типов методов подписи, доступных через OneSpan Sign

  • Нажмите, чтобы подписать
  • Переход по ссылке
  • Принимать только
  • Получение оцифрованной рукописной подписи
  • Подписание смарт-карты

Шаг 7: Доставка документов

Последним этапом рабочего процесса является вскрытие документа и передача его либо следующему подписавшему лицу, либо возвращение в организацию для хранения и архивирования. В зависимости от конкретного случая использования, возможно, имеет смысл предлагать электронные копии в виде PDF-файла или подписанные печатные копии подписанных записей. Кроме подписанного документа можно также хранить и архивировать журналы аудита.

WHITE PAPER

Best Practices for Building Your E-Signature Workflow

The workflow choices you make will determine the user adoption and ultimate success of your e-signature solution. Get the complete guide to building and adapting e-signature workflows across your organization.

Download Now

 

Законность электронной подписи

Электронные подписи являются законными в более чем 60 странах и во многих из них имеют такой же вес и легитимность, как и подпись, сделанная мокрыми чернилами. Будь то Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN Act) и UETA в США или eIDAS в Европейском союзе, в каждой стране существует собственное законодательство, подробно регламентирующее правила, связанные с электронной подписью. Хотя в разных странах свои особенности, в целом существуют три признанные формы электронной подписи:

  • Простая электронная подпись: Простая подпись - это общий термин для любого типа электронной подписи, которая не является расширенной или квалифицированной подписью.  
  • Расширенная электронная подпись: Расширенная электронная подпись (AES) включает в себя аутентификацию и стандарты безопасности, определяемые местными правилами. Это наиболее распространенная форма электронной подписи.  
  • Квалифицированная электронная подпись: Квалифицированная электронная подпись (QES) включает те же стандарты безопасности, что и расширенная электронная подпись, с дополнительными требованиями. Как правило, для квалифицированной электронной подписи также требуется подтверждение от стороннего сертификационного органа. Этот уровень подписи обычно предусмотрен для самых сложных, имеющих самые серьезные последствия соглашений.

Чтобы узнать больше о законности электронной подписи в вашей стране, посетите наш справочник по законности электронной подписи.

OneSpan упрощает процесс подписания

  • Безопасность и надежность: Благодаря широкому спектру возможностей аутентификации и проверки цифровой идентификации, а также инструменту подписи, созданному на основе технологии цифровой подписи военного класса, вы можете убедиться, что ваши подписывающие лица являются теми, за кого себя выдают, еще до того, как они получат доступ к подписанию документа.
  • Начните подписывать сегодня: Загрузите мобильное приложение OneSpan Sign, доступное в Apple App Store и Google Play Store, и начните подписывать за считанные минуты.
  • Совместимость с документами: OneSpan Sign поддерживает загрузку многочисленных типов файлов, включая .doc, .pdf, .odt и .txt. Кроме того, с помощью драйвера печати OneSpan Sign вы можете отправлять транзакции в OneSpan Sign из любого приложения Windows. Будь то документы Microsoft Word, Excel, Google Docs или PDF, вы можете напрямую и легко отправлять транзакции на подпись.  
  • eSign How, Where, and When You Like: подписывайте на любом устройстве, в любом месте, в любое время, в том числе онлайн или офлайн. Это может включать создание нарисованной от руки онлайн-подписи или загрузку изображения вашей подписи.
  • Надежные возможности подключения: Используя наши SDK и открытые API, подключите OneSpan Sign к приложениям, которые вы используете каждый день, таким как Salesforce, Pega, Guidewire и Laserfiche.
  • Гибкое ценообразование: выберите план Professional для процессов, инициируемых пользователем, или план Enterprise для процессов, генерируемых системой.

Начните работу с электронной подписью

Получите ответы на свои вопросы об электронной подписи и запустите свои безбумажные бизнес-процессы