Une méthode plus efficace pour réduire les retards liés aux accords numériques

Pourquoi les contrats numériques connaissent-ils encore des retards ?

Les signatures électroniques ont transformé la manière dont les entreprises concluent leurs contrats. Mais elles n’ont pas éliminé le travail opérationnel, les contrôles de conformité, les exceptions documentaires et les autres tâches manuelles qui précèdent la signature. 

Que votre client finalise un prêt immobilier ou souscrive une assurance, la signature elle-même ne prend que quelques secondes. 

En revanche, les tâches qui l’entourent peuvent prendre des heures, des jours, voire des semaines lorsque :

• Les identités doivent être vérifiées
• les documents doivent être rassemblés et examinés
• des erreurs et des incohérences doivent être corrigées 
• les clients doivent comprendre ce qu’ils signent
• Les contrats doivent être transférés vers le processus métier suivant

Chaque étape supplémentaire entre vos clients et le résultat qu’ils souhaitent obtenir engendre un risque de retard, de frustration ou d’abandon. 

« La satisfaction des clients diminue considérablement après la deuxième demande de pièces justificatives de la part de la banque. Or, malgré les efforts récents visant à rationaliser le processus, les prêteurs contactent leurs clients en moyenne trois fois pour leur demander des documents supplémentaires. » 

- McKinsey & Company, Stratégies de croissance pour le marché des prêts immobiliers, 2024

Bien que les établissements financiers et les compagnies d’assurance aient massivement investi dans la numérisation du parcours client, de nombreux processus de conclusion de contrats reposent encore sur un travail manuel en coulisses. Lorsqu’une exception survient, les collaborateurs doivent souvent intervenir pour examiner le problème, contacter le client et vérifier les informations mises à jour. Voici quelques exemples courants :

• Un client présente une pièce d’identité périmée
• Les informations figurant sur un document ne correspondent pas à celles de la demande
• Une vérification d’identité nécessite une intervention

Dès qu’un problème est détecté, quelqu’un doit contacter le client, attendre qu’il apporte une correction, puis réexaminer le dossier.

Pris isolément, ces incidents peuvent sembler mineurs. Cependant, multipliés par des centaines ou des milliers de contrats, ils alourdissent considérablement la charge de travail opérationnel, allongent les délais de traitement et ralentissent la conclusion d’un prêt immobilier, l’ouverture d’un nouveau compte bancaire, la souscription d’une police d’assurance ou toute autre démarche que vos clients cherchent à mener à bien.

Est-il possible de gagner en rapidité sans compromettre la conformité de l’entreprise ? 

Si vous êtes responsable des flux de travail liés aux contrats, vous connaissez sans doute ce dilemme : tout le monde souhaite réduire les étapes manuelles et accélérer les délais de traitement, mais personne ne veut affaiblir les contrôles qui protègent les clients, les données et l’entreprise.

C’est exactement ce qui est ressorti d’une récente enquête menée auprès de professionnels des services financiers et de l’assurance. 

La plupart des personnes interrogées ont déclaré que leurs processus de gestion des contrats comportaient trop d’étapes manuelles et de transferts de responsabilité. Pourtant, lorsqu’on leur a demandé ce qu’elles seraient prêtes à sacrifier pour gagner en rapidité, la réponse a été sans équivoque. 

• 22 sur 30 ne renonceraient pas à la sécurité et à la vérification d’identité au profit de la rapidité 
• 20 sur 30 ne renonceraient pas à l’exactitude et à l’intégrité des documents
• 19 sur 30 ne renonceraient pas à la conformité et à la validité face à un audit

La véritable opportunité ne consiste pas à choisir entre efficacité et contrôle. Elle réside dans la réduction des tâches manuelles tout en préservant la conformité de l’entreprise et la validité en cas d’audit. 

C’est l’objet de notre prochain webinaire, « Au-delà de la signature électronique : 9 nouvelles fonctionnalités qui réduisent les délais de conclusion des contrats ». Au cours de ce webinaire, vous découvrirez des innovations produit conçues pour vous aider à conclure des contrats plus rapidement, sans compromis en matière de sécurité et de conformité.  

Fonctionnalités présentées lors du webinaire OneSpan Sign

Les responsables informatiques, opérationnels, commerciaux et de la conformité n’ont pas besoin de plus de technologie pour la technologie elle-même. Ils ont besoin de solutions concrètes pour réduire les tâches manuelles et les retards, tout en garantissant la validité face aux autorités de contrôle et en protégeant les données.

Voici un aperçu de la manière dont le prochain webinaire vous aidera à relever ces défis. Nous vous présenterons neuf fonctionnalités permettant de remédier aux retards courants et de réduire les tâches manuelles. Découvrez en avant-première les trois premières :

1. Réduire les tâches répétitives liées à la préparation des contrats. La préparation d’un contrat en vue de sa signature implique souvent un travail manuel et répétitif. Les expéditeurs peuvent être amenés à insérer des champs de signature, des dates, des zones de saisie de texte et d’autres éléments dans chaque document avant de pouvoir l’envoyer, ce qui demande du temps et des efforts supplémentaires.

La nouvelle fonctionnalité « Auto-Field Placement » (bientôt disponible) d’OneSpan Sign permet de placer des champs en fonction d’instructions intégrées au document. Le placement assisté par IA peut également analyser les documents et recommander les emplacements où les champs doivent être ajoutés. Il en résulte un gain de temps lors de la préparation et un processus plus rapide pour soumettre les contrats aux clients.

2. Renforcer la vérification d’identité. À mesure que les méthodes utilisées pour usurper l’identité d’une personne et contourner les contrôles d’identité évoluent, les organisations doivent sans cesse renforcer les moyens par lesquels elles s’assurent que la personne participant à un accord numérique est bien celle qu’elle prétend être.  

La vérification biométrique avancée permet d’établir l’identité du signataire directement au sein du flux de travail OneSpan Sign, en combinant la vérification des pièces d’identité officielles avec une comparaison biométrique et une détection certifiée de la présence en direct par vidéo. Plutôt que de considérer la vérification d’identité comme une étape isolée, les organisations peuvent l’intégrer au parcours de signature et appliquer le niveau de vérification adapté au flux de travail.

3. Détectez les problèmes liés aux documents avant qu’ils n’entraînent des retards. Un client peut télécharger un document erroné, une pièce d’identité périmée, une image de mauvaise qualité ou des informations en contradiction avec le contrat. Lorsque ces problèmes ne sont découverts qu’au moment de la révision, les collaborateurs doivent identifier le problème, contacter le client, demander une correction, attendre un nouvel envoi et procéder à une nouvelle révision.

La validation des documents NIGO (Not in Good Order) permet d’avancer ces vérifications en amont du flux de travail de l’accord en examinant automatiquement les pièces jointes fournies par les signataires afin de détecter d’éventuels problèmes liés au type de document, à l’exhaustivité, à la qualité et aux informations requises. Résultat : moins de cycles de vérification évitables et moins d’allers-retours.

Quelle est la prochaine étape pour les contrats numériques ?

La prochaine étape consistera à prendre en charge davantage de tâches liées à la signature : préparer les contrats, vérifier l’identité, détecter plus tôt les problèmes liés aux documents, aider les utilisateurs à remplir les contrats et, in fine, faire avancer le processus métier.

Découvrez comment OneSpan Sign s’attaque aux tâches manuelles tout au long du flux de travail des contrats numériques. Rejoignez-nous pour l’événement « Au-delà de la signature électronique : 9 nouvelles fonctionnalités qui réduisent les retards dans les contrats » afin de découvrir ce que nous développons et d’examiner de plus près les neuf innovations qui façonnent l’avenir de OneSpan Sign.

Webinaire

Au-delà de la signature électronique : 9 nouvelles fonctionnalités qui réduisent les délais de signature des contrats

Découvrez comment ces nouvelles fonctionnalités permettent de réduire les tâches manuelles et les retards tout au long du processus de conclusion d'un contrat, en accélérant les procédures de signature tout en garantissant la sécurité, la vérification de l'identité et la validité juridique.

Découvrez les 9 innovations

FAQ

Pourquoi les contrats numériques nécessitent-ils encore des tâches manuelles ?

Les signatures électroniques numérisent l’acte de signature, mais elles n’éliminent pas automatiquement les tâches associées à un contrat. Les entreprises soumises à une réglementation doivent toujours préparer les documents, vérifier les identités, examiner les informations justificatives, corriger les erreurs, gérer les exceptions et transférer les informations vers les processus métier en aval. L’automatisation de ces étapes réduit les efforts manuels, les retouches et les retards, et permet de finaliser plus rapidement les contrats.

Comment les organisations peuvent-elles réduire le travail manuel lié à la signature électronique ?

Les organisations peuvent automatiser les tâches répétitives de préparation, intégrer l’étape de vérification d’identité dans le flux de travail des contrats numériques, valider plus tôt les pièces jointes téléchargées par les signataires et relier les contrats finalisés aux systèmes métier centraux.

Qu’est-ce que la validation de documents NIGO ?

La validation de documents NIGO est une fonctionnalité de OneSpan Sign qui utilise l’IA pour examiner les pièces justificatives afin de détecter d’éventuels problèmes liés au type de document, à l’exhaustivité, à la qualité et aux informations requises, de manière à ce que les problèmes puissent être résolus plus tôt. 

Comment la vérification biométrique facilite-t-elle les contrats numériques ?

La vérification biométrique peut combiner la vérification des pièces d’identité officielles, la comparaison biométrique et la détection vidéo de la présence physique au sein du flux de travail de signature afin de contribuer à établir l’identité du signataire. 

Qu’est-ce que le placement automatique des champs ?

Le placement automatique des champs est une fonctionnalité de OneSpan Sign qui ajoute des champs aux documents afin de les préparer à la signature électronique. Le placement automatique des champs utilise les instructions intégrées dans un document, tandis que le placement assisté par IA peut analyser un document et recommander les emplacements où les champs doivent être ajoutés. L’approche d’OneSpan montre comment les organisations peuvent commencer à intégrer l’IA dans les processus de travail humains en automatisant les tâches répétitives, tout en laissant aux employés le contrôle des décisions finales.

Comment fonctionne une signature numérique ?

Une signature numérique utilise une technologie cryptographique pour sceller un document signé électroniquement et le rendre inviolable. Elle est couramment utilisée lorsque les organisations ont besoin de s’assurer qu’un document n’a pas été altéré après sa signature.

En quoi consiste le processus de signature numérique ?

Le processus de signature numérique comprend généralement la préparation du document, l’authentification du signataire, la signature électronique, la vérification des pièces jointes et des documents justificatifs, la collecte de preuves à des fins de conformité, ainsi que le transfert des accords finalisés vers les systèmes métier principaux.

Qu’est-ce que la signature numérique d’un contrat ?

La signature numérique de contrats désigne le processus consistant à examiner et à conclure un contrat par voie électronique. Elle peut inclure la préparation du document, l’authentification du signataire, les signatures électroniques, les registres de finalisation, ainsi que le transfert du contrat signé vers le processus métier suivant.

Qu’est-ce qu’un accord de signature électronique ?

Un accord de signature électronique désigne tout accord, contrat ou document signé à l’aide d’une signature électronique plutôt que d’une signature manuscrite.

Comment envoyez-vous des contrats pour signature électronique ?

Les organisations envoient généralement les contrats en vue d’une signature électronique via une plateforme de signature électronique telle que OneSpan Sign. Ces plateformes permettent de préparer les accords, de vérifier ou d’authentifier les signataires, d’acheminer les documents vers les bons destinataires, de recueillir les signatures électroniques et de conserver les preuves nécessaires à la sécurité, à la conformité et à l’auditabilité.
 

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