Les signatures électroniques peuvent appuyer les efforts du bureau sans papier

Mary Ellen Power, avril 17, 2014
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Les politiques de signature électronique peuvent permettre aux organisations d'éliminer le papier sur le lieu de travail et, ce faisant, de se débarrasser des déchets. Le papier n'est pas toujours l'ennemi des stratégies visant à éviter les problèmes de procédure, mais de nombreuses entreprises constatent que des investissements efficaces dans des stratégies sans papier contribuent à des gains opérationnels importants. Un récent rapport de Computerworld India a expliqué que l'utilisation efficace de solutions comme la technologie de signature électronique peut stimuler l'efficacité. Toutefois, les organisations qui veulent maximiser la valeur de leurs efforts pour retirer le papier ne devraient pas essayer d'éradiquer tous les processus sur papier et plutôt se concentrer sur les gains opérationnels.

Processus stratégiques, et non bureaux sans papier, l'objectif


Selon la source de nouvelles, certaines entreprises s'efforceront d'établir un bureau sans papier seulement pour constater qu'ils dépensent tellement de temps et d'efforts pour mettre en œuvre un bureau sans papier qu'ils se retrouvent avec des déchets incroyables dans le processus. Les organisations qui veulent réussir à éliminer le papier doivent se concentrer sur les raisons pour lesquelles elles veulent aller sans papier plus qu'elles ne mettent l'accent sur l'acte réel d'éliminer les processus et les systèmes papier. Mettre trop l'accent sur l'élimination du papier, peu importe ce qu'il faut pour le faire.

Le rapport explique que les entreprises doivent être réalistes lorsqu'elles élaborent leurs stratégies de bureau sans papier. Les entreprises doivent envisager les moyens d'éliminer l'utilisation du papier qui peuvent ne pas être pratiques ou possibles pour chaque phase de leurs activités. Comprendre les limites des idéaux de bureau sans papier peut guider les stratégies pour aller de l'avant.  Cela signifie souvent commencer n'importe quel plan en pensant à des moyens d'éliminer l'utilisation inutile du papier et, à partir de là, commencer à envisager la façon de changer les processus qui dépendent du papier.

Se débarrasser de l'utilisation inutile du papier


Beaucoup de gens finissent par utiliser des quantités excessives de papier par confort et habitude. Les travailleurs impriment des copies juste pour les avoir sous la main plutôt que d'organiser leurs fichiers numériques et de les sauvegarder. Computerworld India a déclaré que les organisations peuvent éliminer l'utilisation inutile du papier de ce genre en prenant des mesures comme rendre les imprimantes moins pratique pour accéder et suivre le nombre de pages imprimées par personne. Ces efforts permettent aux entreprises d'avoir plus de contrôle sur la façon dont les gens utilisent les imprimantes et encouragent les individus à ajuster leurs habitudes de travail pour soutenir les opérations sans papier.

Mettre en œuvre des processus de bureau sans papier


Essayer de se débarrasser de l'utilisation inutile du papier n'est que la première partie du plan. Les organisations doivent également réviser leurs stratégies de processus pour créer une configuration où le papier n'est pas nécessaire. La source de nouvelles a recommandé la fonctionnalité de signature électronique comme un élément clé de sortir le papier des opérations. Pour la plupart, l'idée que les documents physiques doivent être signés pour la plupart des types de contrats est une construction culturelle, et non juridique. Les entreprises peuvent utiliser les signatures électronique pour à peu près tous les documents internes et externes, ce qui leur permet d'éliminer complètement la nécessité d'imprimer des contrats, des accords ou d'autres types de documents qui doivent être signés.

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Considérant les avantages d'un bureau sans papier


Les organisations peuvent faire face à des défis majeurs en essayant d'aller sans papier. Des technologies comme les signatures électronique peuvent faciliter la tâche et profiter des avantages associés aux opérations de bureau sans papier. Voici quelques-uns de ces avantages :

Réduction des coûts: L'achat de grandes quantités de papier, une variété de types d'imprimantes et de photocopieurs, des fournitures postales et d'autres articles liés au papier peuvent créer des coûts importants qui sont en grande partie éliminés lorsqu'on se tourne vers des principes sans papier. Les solutions comme les logiciels de signature électronique ne sont pas, en aucun cas, gratuites, mais le retour sur investissement qu'elles offrent est considérable et comprend des coûts d'approvisionnement de bureau plus faibles.

Stockage plus facile: Le stockage des documents papier peut devenir si mauvais que certains bureaux gouvernementaux ont connu des problèmes structurels et ont dû être rénovés parce que le papier est devenu si lourd. La gestion des documents électroniques atténue ces préoccupations et facilite l'entreposage des documents en général.