Non conforme (NIGO) : éviter les retards dans la conclusion de l'accord dès le début

Document non conforme : pourquoi le meilleur moment pour corriger un NIGO est avant son examen

Vous connaissez ce moment. Un contrat, une pièce jointe ou un document justificatif que vous pensiez finalisé vous est renvoyé et n’est pas en règle. Un champ important n’a jamais été renseigné lors de la configuration, si bien que la page quatre vous est revenue avec un champ vide. La pièce d’identité jointe a expiré le mois dernier. L’adresse figurant sur le formulaire ne correspond pas à celle indiquée sur la facture de services publics de votre client.

Rien de dramatique, mais le processus ne peut pas passer à l’étape suivante. Vous envoyez donc un e-mail au client, vous lui demandez de recommencer et vous attendez.

C’est ce qu’on appelle un NIGO : « Not in Good Order » (en règle).

Le terme « NIGO » est un terme générique désignant un contrat qui ne peut pas être traité tel qu’il a été soumis. Selon la société de technologie financière spécialisée dans la gestion de patrimoine JIFFYAI, « les estimations du secteur indiquent que 20 % à 40 % des demandes d’ouverture de compte de gestion de patrimoine ne sont pas en règle, ce qui signifie que près d’une demande sur trois est rejetée avant même que le traitement puisse commencer ».

Pris isolément, chaque cas peut sembler mineur. Mais pris dans leur ensemble, les problèmes de NIGO constituent l’un des plus lourds fardeaux cachés d’un processus réglementé, car chaque erreur de type NIGO déclenche la même boucle coûteuse : renvoi, attente, nouvel examen. Chaque boucle coûte des jours de délai de traitement, des heures d’attention de la part de votre équipe et met à rude épreuve la patience de votre client.

Repenser l’approche des documents « Not In Good Order »

Dans tous les secteurs réglementés, les NIGO sont considérés comme un problème de vérification. Il s’agit d’un problème que les vérificateurs détectent après la soumission et qu’ils renvoient pour correction.

Si les problèmes ne sont découverts qu’au moment de la vérification, ils sont détectés et corrigés à l’étape la plus coûteuse du processus : après que le client a considéré que la procédure était terminée.

Augmenter le nombre de vérificateurs ou accélérer les vérifications ne résout pas ce problème.

Au lieu de traiter les symptômes, une meilleure approche consiste à s’attaquer à la cause.

Les problèmes liés aux NIGO ne commencent pas au stade de la révision. Ils trouvent leur origine bien plus tôt, dans la manière dont le contrat a été préparé, dans les informations qui ont été collectées et à quel moment, ainsi que dans la fiabilité des documents.

Si c’est là que les NIGO trouvent leur origine, c’est là qu’il convient de les traiter. Plutôt que d’attendre que les problèmes apparaissent lors de la révision, les organisations peuvent les traiter plus tôt et contribuer à faire avancer les contrats avec moins d’exceptions et moins de retouches.

C’est là le changement : passer d’un mode réactif à un mode proactif.

C’est ainsi que nous avons conçu les nouvelles fonctionnalités NIGO de la version automne 2026 de OneSpan Sign.

Contrairement aux outils de signature électronique polyvalents qui se concentrent sur l’acte de signature, OneSpan Sign va plus loin et gère les étapes qui mènent à la signature. C’est pourquoi les dernières fonctionnalités de OneSpan Sign introduisent un ensemble de vérifications qui s’effectuent avant la révision, détectant ainsi les erreurs, les omissions et autres problèmes NIGO avant qu’ils ne nécessitent une correction manuelle coûteuse.

Prévenir les erreurs lors de la préparation des contrats

Les scénarios NIGO peuvent survenir avant même que le contrat ne soit envoyé au client pour signature. Préparer un document à la main implique de faire glisser chaque champ de signature, de date et de texte sur la page, puis de les attribuer à la bonne personne. 

Ce processus est lent et les erreurs sont fréquentes. Il suffit d’oublier un bloc de signature, d’attribuer un champ au mauvais signataire ou d’omettre une date pour que le contrat soit envoyé incomplet. Il vous sera renvoyé dans le même état. L’erreur n’a pas été commise lors de la révision, mais au moment de la saisie, quelques minutes avant l’envoi.

La future fonctionnalité de placement automatique des champs de OneSpan Sign décharge l’expéditeur du travail manuel.

• Lorsqu’un document est structuré : pour les documents qui présentent déjà une structure, comme un PDF à remplir, une balise intégrée ou une phrase qui se répète à chaque page, OneSpan Sign réutilise ou place automatiquement ces champs exactement là où ils doivent se trouver.
• Lorsqu’un document n’est pas structuré : l’IA analyse le document et propose le type de champ adapté à chaque signataire. Aucun document n’est envoyé tant que l’expéditeur ne l’a pas vérifié.

Le même principe s’applique à toutes les nouvelles fonctionnalités de OneSpan Sign décrites dans cet article : OneSpan Sign effectue le travail, mais l’humain garde le contrôle.

Définir des règles de validation pour les champs de formulaire

Le placement des champs ne représente que la moitié du problème. OneSpan Sign Designer est désormais plus performant pour l’autre moitié : ce qui est réellement saisi dans ces champs. Les 
expéditeurs peuvent désormais définir des règles de validation afin que les données saisies respectent le format requis. Par exemple, votre formulaire ou votre document peut exiger un numéro de téléphone ou un code postal. Il peut également exiger un montant en dollars avec deux décimales. En cas de non-conformité, le signataire est informé précisément de ce qu’il doit corriger. C’est ce qui fait la différence entre un formulaire renvoyé en bonne et due forme et un formulaire renvoyé avec une exception.

Détectez les problèmes avant la vérification

Les contrats sont rarement isolés. Qu’il s’agisse d’un prêt immobilier ou d’une demande d’indemnisation, les processus réglementés dépendent des pièces justificatives fournies par les clients, telles que les justificatifs d’identité, de domicile ou de revenus. Ces pièces jointes constituent l’une des principales causes de problèmes liés aux NIGO.

Les pièces jointes téléchargées sont à l’origine des allers-retours les plus pénibles, car personne ne se rend compte qu’il y a un problème avant qu’un vérificateur n’ouvre le fichier. Cela peut prendre plusieurs jours après que le client l’a soumis. C’est à ce moment-là que les vérificateurs découvrent que le fichier téléchargé n’est pas du bon type, ou bien qu’il s’agit du bon document, mais qu’il est périmé, illisible ou qu’il manque une information obligatoire. Chacun de ces cas entraîne une nouvelle soumission.

Une nouvelle fonctionnalité de OneSpan Sign, la validation des documents NIGO, vérifie automatiquement les pièces justificatives dès leur réception :

• S'agit-il du bon type de document ?
• Contient-il les informations que vous avez demandées ?
• Passe-t-il les contrôles de base de validité et d’exhaustivité ?

Ce qui nécessitait auparavant une lecture manuelle, impliquant qu’une personne ouvre chaque fichier et le compare à une liste de contrôle, s’effectue désormais en quelques secondes. Cette fonctionnalité signale les problèmes à votre équipe afin qu’elle puisse y remédier. Elle reste consultative, indiquant ce qui nécessite une attention particulière plutôt que de rejeter quoi que ce soit sans explication. C’est toujours un être humain qui prend la décision finale.

La version la plus complexe de ce problème se présente lorsque chaque document est en règle pris individuellement, mais que la validation de l’accord échoue tout de même, car les informations ne concordent pas. L’adresse figurant sur le contrat ne correspond pas exactement à celle du relevé bancaire, un nom est orthographié légèrement différemment ou une date de naissance comporte un chiffre erroné. En temps normal, ces anomalies ne sont détectées que tardivement, au cours d’une révision approfondie, par une personne comparant les deux documents côte à côte, et souvent, elles ne sont tout simplement pas repérées.

La fonctionnalité de validation inter-documents d’OneSpan Sign (bientôt disponible) compare les données figurant sur les pièces justificatives à celles du contrat et signale les divergences dès la saisie.

Flux de gestion des pièces jointes flexible

Ces vérifications portent leurs fruits lorsqu’elles sont effectuées au bon moment, et tous les contrats ne méritent pas le même traitement. Un simple formulaire de consentement et un dossier de prêt complexe diffèrent en termes de sensibilité et de complexité. Le niveau de rigueur avec lequel ils sont examinés doit refléter cette différence.

C’est pourquoi nous apportons davantage de flexibilité au flux de gestion des pièces jointes :

• Vous aurez la possibilité de collecter les pièces justificatives auprès des clients avant la signature. Lorsque le cas d’utilisation l’exige, les équipes internes peuvent examiner et approuver les documents avant même que le contrat ne passe à l’étape de la signature.
• Vous pouvez également choisir de recueillir les pièces justificatives après la signature.

Le véritable atout réside dans le fait que tout cela se déroule au même endroit : les documents restent intégrés au flux de travail du contrat au lieu d’être échangés par e-mail ou SMS.

Contrôles d’intégrité : vérifiez que les documents n’ont pas été altérés

Dans les flux de travail réglementés, la conformité ne se limite pas à la présence et à l’exhaustivité d’un document. Il s’agit de pouvoir s’assurer qu’il n’a pas été altéré.

Il peut s’agir de bulletins de paie falsifiés, de relevés bancaires modifiés ou de pièces d’identité trafiquées. Ces pratiques constituent un vecteur de fraude en pleine expansion, et il est pratiquement impossible de les détecter sans l’aide de l’IA. Aucun examinateur ne peut procéder à une analyse minutieuse de chaque pièce jointe de chaque contrat ; c’est pourquoi, aujourd’hui, la plupart de ces éléments ne font tout simplement pas l’objet d’une vérification.

La fonctionnalité « Tamper Checks » (bientôt disponible) d’OneSpan Sign ajoute une couche de contrôle d’intégrité. Elle recherche les indices indiquant qu’un document a été altéré. Par exemple, des indices indiquant qu’il a été modifié après sa création, une source inattendue ou incohérente, ou encore des dates qui ne concordent pas. 
Ce qu’elle ne fait pas, c’est prendre à votre place la décision d’accepter ou de rejeter le document.

La fonctionnalité « Tamper Checks » n’approuve ni ne rejette automatiquement les documents.

• Elle signale les éléments qui méritent un examen plus approfondi, afin que vos réviseurs concentrent leur attention sur les points à risque.
• Elle est également conçue pour être précise, de sorte qu’elle ne déclenche pas d’alerte pour chaque document.

Cette fonctionnalité met en évidence les problèmes potentiels afin que les relecteurs puissent concentrer leur attention là où le risque est le plus probable. La décision finale reste de la responsabilité des personnes.

Le changement : passer d’une approche réactive à une approche proactive

Prises individuellement, chacune de ces fonctionnalités est utile. Ensemble, elles constituent un atout bien plus important.

Au lieu d’attendre qu’un réviseur découvre ce qui ne va pas, vous traitez les NIGO dès leur apparition, avant même que le contrat ne parvienne à l’étape de la révision.

Il s’agit d’un modèle opérationnel différent. Chaque vérification génère une trace d’audit, et le fonctionnement est identique, que votre équipe utilise l’interface OneSpan Sign ou vos propres systèmes via l’API.

C’est également une approche différente du marché. Alors que certains outils de signature électronique optimisent le moment de la signature, OneSpan Sign se concentre sur l’état de préparation de l’ensemble du contrat. Il détecte et aide à résoudre les problèmes à un stade précoce afin que le processus ne soit pas bloqué avant la signature.

La conclusion est simple. Le processus NIGO peut débuter dès la préparation des documents, la collecte d’informations, la révision des pièces jointes ou la validation des documents. OneSpan Sign vous offre des fonctionnalités permettant de détecter ces problèmes plus tôt, afin que les workflows de contrats progressent à chaque étape avec moins de retards, moins de retouches et davantage de confiance.

Vous souhaitez en savoir plus ? Pour découvrir des démonstrations de ces fonctionnalités et d’autres nouveautés de OneSpan Sign, regardez la vidéo « Au-delà de la signature électronique : 9 nouvelles fonctionnalités qui réduisent les retards dans les contrats ».

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