Une solution de signature électronique rentable, sécurisée et flexible est nécessaire pour rester compétitif dans l'environnement commercial actuel.
Si vous envisagez de passer à OneSpan Sign depuis un autre fournisseur de solutions de signature électronique, tel que Docusign, Adobe Sign ou PandaDoc, notre guide en cinq étapes vous aidera à effectuer une transition efficace et en douceur, de la planification à la migration.
Aperçu du processus de migration de OneSpan Sign
méthodologie en 5 étapes pour migrer vers OneSpan Sign
Qui doit être impliqué dans le processus de migration au sein de votre entreprise ?
- Chef de projet
- Analystes métier
- Responsable du département/propriétaire de l'OLB
- Responsable technique
Étape 1 : Dresser un inventaire des cas d'utilisation de la signature électronique
Dressez une liste des cas d'utilisation de la signature électronique au sein de votre organisation. Ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas toutes les réponses maintenant. Les solutions flexibles comme OneSpan Sign vous permettent d'ajouter de nouveaux cas d'utilisation au fur et à mesure de l'évolution des besoins de votre entreprise.
Questions directrices pour l'élaboration d'un inventaire des cas d'utilisation :
- Quels sont les services et les équipes qui utilisent aujourd'hui une solution de signature électronique ?
- Existe-t-il des modèles variés, tels que des services partagés entre départements ou équipes, et des cas d'utilisation spécifiques à différents secteurs d'activité ?
- D'autres secteurs d'activité prévoient-ils d'utiliser les signatures électroniques dans un avenir proche ?
Exemples de clients :
- Un grand assureur américain a migré 45 cas d'utilisation pour trois secteurs d'activité avec OneSpan.
- Notre équipe a collaboré avec un OEM spécialisé dans les logiciels de montage de prêts pour migrer des centaines de cas d'utilisation afin de prendre en charge leur base de plus de 15 000 clients.
Étape 2 : Catégorisation des cas d'utilisation de la signature électronique
Regroupez les cas d'utilisation en fonction du niveau d'intégration et de sophistication. À partir de cette liste, déterminez les catégories de cas d'utilisation prioritaires en fonction des objectifs de l'entreprise et des exigences des parties prenantes.
Il n'est pas nécessaire de transférer tous les cas d'utilisation en même temps. La migration peut se faire progressivement en commençant par quelques cas comme preuve de concept pour rassurer votre équipe sur la faisabilité et l'efficacité de ce changement.
Exemple de client :
- Une grande banque américaine, qui compte des centaines de cas d'utilisation et différents LOB, a adopté une approche progressive, en commençant par migrer ses principaux cas d'utilisation orientés vers le client.
Étape 3 : Concevoir des processus de signature électronique avec OneSpan
Les clients qui prévoient d'intégrer OneSpan Sign à l'aide d'API travailleront avec notre équipe pour concevoir des processus d'eSignature qui répondront au mieux à vos cas d'utilisation et permettront d'obtenir des résultats commerciaux identiques ou supérieurs à ceux obtenus avec un fournisseur précédent.
Pour ne citer qu'un exemple, OneSpan répond aux exigences d'authentification des différents scénarios de signature en proposant l'une des plus grandes variétés de méthodes d'authentification des signataires disponibles sur le marché.
Si votre organisation prévoit d'utiliser l'application web OneSpan Sign, consacrez du temps à la formation de votre équipe sur les différences entre OneSpan Sign et votre ancien fournisseur. Bien qu'il existe des différences mineures entre les solutions de signature électronique, les principes fondamentaux restent les mêmes sur toutes les plates-formes.
Pour vous aider à préparer votre plan de migration, notre équipe peut vous conseiller sur la conception d'un plan de migration qui inclut la configuration, les intégrations, le provisionnement et les indicateurs clés de performance (KPI).
Exemple de client :
- Un grand prêteur américain a adopté une approche de mise en œuvre progressive impliquant différentes équipes à divers stades du projet, et notre équipe a fourni un soutien pédagogique substantiel tout au long du processus.
Étape 4 : Préparer la mise en œuvre de OneSpan Sign
Le cadre suivant vous aide à configurer OneSpan Sign pour répondre aux besoins de votre organisation :
- Commencez par modifier les implémentations internes existantes pour utiliser l'API et les SDK de OneSpan. OneSpan propose plus de 1 000 intégrations de signature électronique avec des applications professionnelles telles que Salesforce, Workday, SharePoint, etc. Notre équipe peut vous aider à configurer les flux de travail nécessaires sans mobiliser les ressources internes des développeurs.
- Vient ensuite l'étiquetage de vos documents. Notre équipe peut réduire le temps nécessaire à la conversion de vos modèles et mises en page existants en tirant parti de notre boîte à outils d'accélération de la migration.
- Troisièmement, la configuration de l'image de marque. Utilisez les options de marque en libre-service dans le panneau d'administration pour mettre à jour des éléments tels que le logo et les couleurs de votre entreprise.
Pour des changements de marque plus importants, notre équipe peut vous guider dans le processus de signature électronique en marque blanche, en s'assurant que votre marque est au premier plan dans le processus d'accord numérique. Personnalisez le contenu de l'e-mail et le domaine de l'expéditeur pour refléter votre marque, tout en conservant un contrôle total sur l'aspect et la convivialité de votre application Web. - Mettre en place des méthodes d'authentification de l'expéditeur telles que l'authentification unique (SSO). Notre équipe peut vous aider dans cette étape et discuter des options modernes d'authentification du signataire, telles que les clés d'authentification.
- Une fois que votre configuration est prête, validez le nouveau processus et les flux de travail avec vos parties prenantes internes.
- Enfin, assurez la formation et l'assistance des utilisateurs. OneSpan offre à ses clients un support technique mondial de niveau entreprise et a la capacité d'automatiser les migrations, qu'elles soient de petite ou de grande envergure.
Exemple de client :
- Notre équipe de services professionnels a aidé un client de l'industrie automobile à migrer plus de 650 modèles de Docusign.
Étape 5 : Déployez OneSpan Sign et terminez la migration
Les trois clés de la réussite de cette étape sont les suivantes :
- L'introduction du support, de la migration et de l'assistance post-migration.
- Contrôler en permanence les indicateurs clés de performance.
- Passer à des phases ou modèles d'engagement ultérieurs.
Exemple de client :
- Pour une compagnie d'assurance multinationale, l'équipe de OneSpan chargée de la satisfaction des clients a organisé des heures de bureau après la migration afin de faciliter l'adoption de la solution par l'ensemble de l'organisation.
Questions courantes et considérations supplémentaires
"Que se passe-t-il si nos scénarios à fort volume sont intégrés à ceux d'un autre fournisseur ?
Vous pouvez migrer vers une solution telle que OneSpan Sign même si votre scénario à fort volume est étroitement intégré à une autre solution de signature électronique, telle que Docusign. En fait, la majeure partie du travail est déjà effectuée car les concepts (documents, destinataires, signatures) sont très similaires d'une solution à l'autre.
"Pouvons-nous migrer les modèles existants ?
Si vous avez des modèles dans Docusign ou dans une autre plateforme, l'équipe de services professionnels de OneSpan peut vous aider à effectuer une migration automatisée, rapide et efficace.
"OneSpan Sign peut-il s'intégrer à des applications tierces ?
La plate-forme d'intégration OneSpan offre une approche à code faible ou nul pour intégrer les processus de signature électronique directement dans les flux de travail existants avec plus de 1 000 applications professionnelles possibles.
"Notre licence sera bientôt renouvelée
Si votre licence eSignature doit bientôt être renouvelée, ne vous inquiétez pas ! Notre équipe de services professionnels est là pour vous aider grâce à notre approche et à nos outils de migration efficaces, dans le but de vous aider à respecter votre échéance avec un minimum d'efforts et de temps pour la mise en service. Nous nous efforçons d'assurer une transition en douceur, mais il n'est jamais trop tard pour prendre la bonne décision.
"Nous avons des dizaines de LOB avec des configurations différentes"
Sur la base de notre vaste expérience avec de nombreux clients multi-LOB à gros volumes, nous pouvons vous aider à mettre en production vos cas d'utilisation. Nous recommandons une approche progressive, en migrant les LOB un par un en fonction de l'importance et de la complexité de leurs cas d'utilisation.
"Combien de temps cela prend-il ?
Les délais de migration varient d'une organisation à l'autre. Un petit client du secteur des services gouvernementaux et communautaires a terminé sa migration en seulement deux semaines, tandis que la migration d'une des plus grandes banques américaines avec des douzaines de modèles a pris trois mois. Avec une planification et un soutien appropriés, la transition peut être réalisée efficacement et avec un minimum d'interruption de vos activités.
Assistance professionnelle à la migration et formules de réussite pour les clients
Des services professionnels et des formules de suivi des clients sont disponibles pour faciliter la migration vers OneSpan Sign à partir d'un autre fournisseur. Ils comprennent les services suivants
- Appel de lancement du projet pour définir les objectifs et expliquer les phases et la portée du projet
- Aide à la réalisation d'un audit de vos processus d'eSignature actuels
- Conseils sur la manière de catégoriser les processus et de planifier la migration vers OneSpan Sign
- Atelier de révision de la solution
- Assistance pour le code d'intégration
- Assistance à la migration des actifs dans les modèles et les mises en page de OneSpan Sign
- Onboarding via une approche de "formation du formateur"
- Options de marque blanche
- Configuration du compte et de l'e-mail
- Configuration de l'authentification unique (SSO)
Une fois votre intégration terminée, nous continuerons à vous proposer une assistance supplémentaire, un transfert de connaissances et une formation par le biais du support client, de nos équipes chargées de la réussite des clients et d'experts internes, le cas échéant.
Une réussite avérée
L'équipe de services professionnels de OneSpan a fait ses preuves avec des dizaines de projets de migration de Docusign vers OneSpan Sign menés à bien au cours de l'année écoulée. Vous pouvez être sûr que votre migration sera traitée avec expertise et soin.
Conclusion
La gestion du changement peut être un défi, mais avec la bonne approche et le bon soutien, elle n'a pas à être difficile. Tirez parti de l'expertise de notre équipe de services professionnels pour vous aider à assurer une transition en douceur et réussie de votre ancien fournisseur.
Grâce à une planification minutieuse, aux bons outils et à l'assistance d'experts, votre organisation peut continuer à fonctionner efficacement et en toute sécurité avec votre nouvelle solution de signature électronique, OneSpan Sign.