Principales questions que tout acheteur devrait poser à son fournisseur de signature électronique

L'enjeu est de taille lorsque vous passez vos processus de signature dans le domaine numérique. C'est pourquoi il est important de choisir la bonne solution de signature électronique et le bon fournisseur.

Lorsqu'elles sont bien faites, les signatures électroniques peuvent apporter à votre organisation des gains d'efficacité considérables, des économies de coûts et une conformité accrue - sans parler de clients, de partenaires et d'employés plus heureux car ils ont la possibilité de signer commodément à tout moment, en tout lieu et sur n'importe quel appareil.

Cependant, une mauvaise utilisation peut conduire à une faible adoption par les utilisateurs et à un coût total de possession élevé.

Naturellement, tous les fournisseurs de signatures électroniques vous promettront qu'ils peuvent offrir tous les avantages des signatures électroniques sans aucun des risques. Et toutes ces affirmations peuvent sembler valables sur le papier. Mais comment pouvez-vous être certain que ce qu'ils promettent se concrétisera dans le monde réel ?

Les questions que tout acheteur doit se poser

Voici 10 questions que tout acheteur devrait poser à son fournisseur de solutions de signature électronique afin d'évaluer s'il peut réellement tenir sa promesse de vous faire réussir avec les signatures électroniques, à la fois à court et à long terme.

Clients du secteur

• Combien de clients le fournisseur de solutions de signature électronique compte-t-il dans votre secteur d'activité ?
• Combien d'entre eux utilisent la solution pour des flux de travail similaires à ceux que vous cherchez à automatiser, ou dans les mêmes canaux ?

Déploiements réels

• Quel est le pourcentage de clients du fournisseur de solutions de signature électronique qui ont mis en œuvre leur projet ?
• Qu'est-ce qui retarde ou empêche les autres de passer à l'action ?
• Dans quelle mesure leur situation est-elle similaire à la vôtre ?

Mesures de la valeur

• Quel est le retour sur investissement ou les avantages obtenus par les clients en termes de réduction des taux d'abandon, du temps nécessaire pour compléter les documents signés, des erreurs, des coûts, de la non-conformité et d'autres facteurs ?
• Quel impact cela a-t-il eu sur leurs opérations ou leurs revenus ?

Volume d'utilisateurs

• Combien de personnes utilisent la solution de signature électronique pour envoyer ou signer des documents ?
• Quel est le pourcentage de ces utilisateurs internes à l'entreprise par rapport aux utilisateurs externes (clients et partenaires) ?

Adoption par les utilisateurs

• Quel est le pourcentage d'utilisateurs potentiels qui ont adopté la solution de signature électronique ?
• Quels taux d'adoption le fournisseur recommande-t-il comme référence pour votre processus/canal spécifique ?
• Le fournisseur est-il en mesure de partager les meilleures pratiques d'adoption spécifiques au secteur, basées sur les enseignements tirés d'organisations similaires à la vôtre ?
• Qu'est-ce qui retarde ou empêche l'adoption de la solution par tous les utilisateurs ?

Volume de documents

• Combien de documents sont signés chaque année à l'aide de la solution du fournisseur de signature électronique ?
• Quel pourcentage de ces documents représente des transactions à fort volume, complexes ou hautement réglementées ?

Longévité des clients

• Depuis combien de temps les clients font-ils appel au fournisseur de solutions de signature électronique ?
• Combien de clients font appel au fournisseur depuis plus d'un an ? Plus de cinq ans ? Plus de 10 ans ?

Fidélisation des clients

• Quel pourcentage des clients du fournisseur de services de signature électronique a-t-il conservé ? Pourquoi a-t-il perdu des clients ? Dans quelle mesure sa situation est-elle similaire à la vôtre ?

Croissance de l'utilisation

• De combien, en moyenne, les clients augmentent-ils leur utilisation de la solution de signature électronique du fournisseur chaque année ?
• Combien de clients ont commencé à utiliser leur solution dans un domaine de leur activité, puis l'ont étendue à un autre domaine ?
• Combien de clients utilisent leur solution dans l'ensemble de leur organisation ?

Avis des clients

• Combien de commentaires positifs le fournisseur de solutions de signature électronique a-t-il reçus de la part de ses clients ?
• Combien d'entre elles sont basées sur la valeur des signatures électroniques et peuvent être appliquées à tous les fournisseurs de signatures électroniques, alors que combien sont spécifiques au fournisseur de signatures électroniques ?
• Combien d'avis négatifs le fournisseur de signatures électroniques a-t-il reçus de la part de ses clients ?
• Quels sont les thèmes récurrents dont se plaignent les clients ?

Le bilan

Vous avez passé des années à améliorer votre efficacité opérationnelle et à faciliter les relations commerciales avec vos clients et partenaires. La solution de signature électronique que vous choisissez doit propulser vos opérations à un niveau supérieur, et non saper vos efforts et vous mettre en danger.

C'est pourquoi les fournisseurs ne doivent pas se contenter d'expliquer comment ils comptent assurer la réussite de votre projet de signature électronique. Ils doivent fournir des éléments de preuve mesurables afin que vous puissiez déterminer en toute confiance s'ils sont ou non le bon partenaire pour votre organisation.

Pour en savoir plus sur les critères qui vous permettront de réussir votre projet de signature électronique, lisez ce nouveau guide des Technology Evaluation Centers : Key Evaluation Criteria for E-Signature Software-Making the Right Choice for Cost-Saving Efficiency and Superior Service (Critères d'évaluation clés pour les logiciels de signature électronique - Faire le bon choix pour réduire les coûts et offrir un service de qualité supérieure).

Cet article fait partie d'une série de blogs sur le guide de l'acheteur :

• 10 questions que tout acheteur devrait poser à son fournisseur de solutions de signature électronique
• Comment savoir si un fournisseur de solutions de signature électronique s'investit dans votre réussite ?
• Comment les signatures électroniques maximisent l'efficacité des flux de travail
• 7 façons de pérenniser votre investissement dans la signature électronique
• 5 façons dont les signatures électroniques facilitent la preuve de la conformité
• L'intégration - un critère d'évaluation clé de la signature électronique
• Comment déterminer si une solution de signature électronique est facile à utiliser ?
• Comment évaluer le prix d'une solution de signature électronique ?