Exigences principales lors de l'évaluation des solutions de notarisation en ligne à distance (RON)

Récemment, la notarisation aux États-Unis a subi une transformation numérique qui a radicalement changé la façon dont les notaires peuvent authentifier des accords avec des signataires. Aujourd'hui, la notarisation en ligne à distance (Remote Online Notarization - RON) se développe rapidement à travers les États-Unis, avec plus de 40 États qui ont déjà adopté une législation pour la RON.

Les consommateurs d'aujourd'hui se sentent plus à l'aise pour faire des affaires à distance, et ils ont une demande accrue pour une alternative sûre et fiable aux notarisations traditionnelles en personne. Cela représente une opportunité unique pour les organisations de numériser les notarisations afin de répondre aux attentes croissantes des clients en matière de commodité de la notarisation à distance.

Cependant, toutes les solutions technologiques RON ne possèdent pas les mêmes capacités ou n'offrent pas la même valeur. Si votre organisation est en train d'évaluer la notarisation à distance en ligne, il est important de choisir la bonne solution qui répond aux besoins de votre organisation. Voici les cinq principales exigences et questions fréquemment posées à prendre en compte lors de la sélection de la meilleure solution RON.

La solution comprend-elle toutes les fonctionnalités requises pour prendre en charge la RON ?

Pour s'assurer qu'un document notarié est juridiquement contraignant et valide, les fournisseurs de solutions de notariat en ligne doivent répondre aux exigences de conformité RON aux États-Unis. Les réglementations RON aux États-Unis exigent des preuves électroniques solides qui capturent le processus de notarisation de bout en bout. Cette exigence ne peut être satisfaite par la mise en place d'une solution interne de services notariaux, composée de différents éléments de RON. Veillez à évaluer les fournisseurs de technologie et à choisir une solution intégrée qui comprend toutes les caractéristiques requises pour prendre en charge les transactions RON :

• Technologie de vidéoconférence sécurisée : La législation de l'État exige que le notaire et le signataire se rencontrent dans le cadre d'une session de vidéoconférence sécurisée lorsqu'ils procèdent à une authentification en ligne à distance. Le notaire peut examiner les questions du signataire et y répondre en temps réel en utilisant une technologie de communication audio-vidéo, telle qu'une webcam et l'enregistrement vidéo de personnes situées à distance.
  
• Signature électronique : La solution RON doit comprendre des signatures électroniques intégrées. La capture de signatures électroniques juridiquement contraignantes sur un document électronique lors d'une session de notaire en ligne à distance est une étape importante pour compléter l'acte notarié.
  
• Options de vérification de l'identité : Les notaires sont tenus de vérifier l'identité du signataire avant d'accéder à la session notariale en ligne. Recherchez une solution qui inclut des fonctions de vérification d'identité qui valident l'identité du signataire à l'aide d'une pièce d'identité émise par le gouvernement, ainsi qu'une authentification dynamique basée sur les connaissances (KBA). L'authentification basée sur les connaissances présente au signataire des questions compilées à partir d'archives publiques et de données marketing auxquelles il ne peut répondre qu'à l'aide de ses connaissances personnelles.
  
• Capacités de notarisation : Les exigences de l'État imposent que les solutions incluent des capacités permettant aux notaires d'apposer leur sceau de notaire électronique et de saisir les informations importantes de la notarisation en ligne dans un journal électronique.
  
• Enregistrement audiovisuel : Tous les États exigent un enregistrement audiovisuel qui capture l'interaction entre le notaire public en ligne et le signataire tout au long de la session notariale en ligne à distance. Recherchez une solution capable d'enregistrer l'intégralité de la session notariale en ligne.
  
• Des preuves électroniques solides : Pour assurer la force exécutoire et l'authenticité de chaque accord notarié en ligne, il est important de rechercher une solution qui produise un enregistrement audiovisuel et une piste d'audit complète capturant les événements détaillés de la session notariale dans un dossier électronique.

La solution RON est-elle sécurisée ?

Bien que la commodité d'une session notariale en ligne en direct et à distance soit une opportunité attrayante, il est essentiel que la solution assure la sécurité et la confiance à chaque étape du flux de travail RON - protégeant les notaires, les signataires et les accords sous-jacents de la session. Recherchez une solution qui inclut

• Des signatures numériques appliquées après chaque signature électronique sur le document : Les solutions RON doivent produire des documents signés inviolables une fois la notarisation en ligne terminée.
  
• Contrôles de sécurité intégrés : Les capacités de co-navigation empêchent les participants de signer au nom de l'autre, ce qui permet à toutes les parties concernées de signer et d'authentifier en toute sécurité.
  
• Options de vérification d'identité : Comme indiqué précédemment, les options de vérification d'identité telles que la vérification d'identité et l'authentification basée sur les connaissances (KBA) sont une exigence dans les solutions RON pour certains États, afin que le notaire puisse valider l'identité du signataire avant d'accéder à la session notariale en ligne et sans être en présence physique du signataire. L'utilisation de ces options de preuve d'identité réduit le risque de fraude en aidant les notaires à identifier avec certitude les signataires.

La solution RON est-elle facile à utiliser ?

Une expérience utilisateur optimale est essentielle pour permettre aux utilisateurs d'adopter et d'utiliser les nouvelles technologies dans n'importe quelle organisation. La solution RON que vous choisissez doit être rapide et intuitive, afin de simplifier le processus de notarisation à distance pour tous les utilisateurs. Cependant, certaines solutions sur le marché offrent une expérience utilisateur confuse et fragmentée, ce qui entraîne des délais d'exécution des notarisations en ligne et le risque d'une faible adoption de la technologie.

Posez les questions suivantes au fournisseur afin d'examiner attentivement l'expérience de l'utilisateur lors de l'évaluation des solutions RON :

La solution est-elle facile à utiliser pour les administrateurs ?

• Les administrateurs peuvent-ils facilement intégrer des notaires à partir d'un seul endroit dans la solution ? Ou doivent-ils passer d'un écran à l'autre et d'un compte à l'autre pour ajouter des notaires ?
• Les administrateurs doivent-ils demander aux notaires de mettre à jour leurs commissions expirées ou les notaires peuvent-ils mettre à jour ces informations eux-mêmes ?
• Des garanties intégrées sont-elles en place pour autoriser l'accès des notaires vérifiés à la solution ou les administrateurs doivent-ils surveiller cette activité ?

Est-ce facile pour les notaires ?

• Le notaire peut-il facilement mettre à jour son profil et son journal de notaire dans un outil en libre-service ? L'outil en libre-service est-il intuitif ?
• Le notaire peut-il facilement lancer, programmer et réaliser des notarisations en ligne de manière rationalisée ? Y a-t-il des frictions ajoutées au processus parce que le notaire doit passer d'un écran à l'autre, d'une application à l'autre et d'un courriel à l'autre pour effectuer les notarisations en ligne ?

La solution est-elle facile à utiliser pour les signataires ?

• La solution inclut-elle des fonctions à valeur ajoutée avec la technologie audio-vidéo, comme la co-navigation, qui guide efficacement les signataires à travers chaque étape de la notarisation en ligne à distance ?

La solution RON améliore-t-elle l'expérience du client ?

La modernisation des notarisations avec RON permet à vos clients de participer à une session notariale en ligne à partir de n'importe quel endroit. Les consommateurs sont plus à l'aise pour faire des affaires à distance et ont des attentes plus élevées quant aux parties de leur vie financière qu'ils devraient être en mesure de gérer numériquement.

Selon Javelin Strategy and Research, environ la moitié des consommateurs indiquent qu'ils seraient à l'aise pour conclure leur prochain prêt hypothécaire en utilisant le RON. Parmi eux, 66 % citent la commodité d'une transaction entièrement numérique et 43 % l'avantage d'un rendez-vous de clôture de prêt plus rapide. L'ajout d'une solution RON à votre boîte à outils numérique vous aide à fournir un nouveau canal pour répondre aux besoins de vos clients existants en matière de notarisation à distance en ligne, ainsi qu'un moyen stratégique d'acquérir de nouveaux clients.

Pour améliorer l'expérience client et la rendre mémorable lors d'une session notariale en ligne, posez la question au fournisseur :

• Votre solution offre-t-elle des possibilités de marque blanche ?certaines solutions offrent des options de personnalisation de la marque, comme l'ajout du logo de votre entreprise ou la personnalisation des couleurs de la marque sur une page web. La marque blanche, en revanche, vous permet de personnaliser entièrement l'expérience de la notarisation en ligne - des invitations par courriel envoyées aux signataires au contenu des notifications par courriel, en passant par tous les écrans présentés aux signataires au cours de la session de notarisation en ligne.
  
  Sachez que les fournisseurs qui n'offrent pas de marque blanche sont des cibles de choix pour les attaques de phishing par courriel ; cela peut mettre votre organisation et les signataires en danger avec des téléchargements potentiels de logiciels malveillants et des pirates qui exploitent l'identité et les informations personnelles des clients.

Le fournisseur de RON offre-t-il une assistance pour une prise en main réussie de sa solution ?

Lorsque vous introduisez une nouvelle technologie comme RON dans votre organisation, il est important de travailler avec un fournisseur qui vous apportera le soutien nécessaire à la mise en œuvre et qui aidera votre équipe à se sentir à l'aise dans l'utilisation de la technologie. Trouvez un fournisseur qui vous soutiendra à chaque étape du processus d'intégration afin d'aider votre organisation à mettre en place les notarisations à distance en ligne.

Associez-vous à un fournisseur qui vous fournira les ressources suivantes pour répondre à vos besoins en matière d'intégration :

• Matériel de formation : Il s'agit de vidéos tutorielles et d'une documentation détaillée démontrant comment utiliser la solution de notarisation en ligne à distance. Des ressources de formation solides et complètes peuvent aider les utilisateurs à s'acclimater rapidement à la solution.
  
• Un support client fiable et réactif : De nombreux fournisseurs promettent une assistance clientèle exceptionnelle, mais il est essentiel que le fournisseur tienne ses promesses. Des problèmes surviendront, il est donc crucial de s'associer à un fournisseur qui consacrera les ressources d'assistance dont vous avez besoin pour résoudre les problèmes émergents. Travailler avec un fournisseur dont l'assistance clientèle est médiocre se répercute en fin de compte sur l'expérience client de vos signataires, car les problèmes techniques se répercutent sur les sessions individuelles de RON. Choisissez un fournisseur qui s'engage à assurer votre réussite et à fournir une assistance après-vente à votre organisation.

L'avantage de OneSpan Notary

OneSpan Notary transforme la façon dont vos notaires internes et vos clients notent des accords à distance. Les notaires peuvent se connecter aux signataires dans le cadre d'une session de vidéoconférence sécurisée, vérifier l'identité des signataires à l'aide d'une authentification à deux facteurs, recueillir des signatures électroniques et notarier des accords, le tout dans un environnement sécurisé et fiable.

OneSpan Notary offre les avantages suivants

Solution intégrée dotée de toutes les fonctionnalités requises pour mener à bien le RON : pour répondre aux exigences de conformité du RON aux États-Unis, OneSpan Notary propose des options de signature électronique en direct, de vidéoconférence sécurisée, de preuve d'identité et d'analyse des références, de riches fonctionnalités de collaboration et la possibilité de télécharger le sceau eNotary, des fonctionnalités de journalisation électronique, d'enregistrement et de piste d'audit dans une seule et même solution.

Une expérience sécurisée : OneSpan Notary réduit le risque de fraude afin de protéger les notaires, les signataires et les accords sous-jacents lors de la session de notarisation en ligne à distance. Notre solution comprend des options de preuve d'identité solides, l'accès à une session de vidéoconférence sécurisée pour réaliser des notarisations en ligne avec les signataires en temps réel, la possibilité de produire un document infalsifiable après chaque notarisation en ligne, ainsi que des contrôles de sécurité intégrés avec la co-navigation pour empêcher les participants de signer au nom de l'autre. Enfin, nous fournissons une sécurité de niveau bancaire pour protéger chaque accord notarié et les données sous-jacentes en transit et au repos, qu'il s'agisse d'un accord immobilier, d'une procuration, d'une signature de prêt, d'un affidavit, d'un document juridique ou de tout autre document nécessitant un cachet de notaire.

Facilité d'utilisation : OneSpan Notary offre une expérience facile à tous les utilisateurs - permettant aux administrateurs, aux notaires et aux signataires d'augmenter rapidement l'adoption de la notarisation en ligne à distance. Nous avons conçu notre solution en travaillant en étroite collaboration avec les notaires afin d'offrir une expérience facile à suivre et rationalisée lors de la connexion avec les signataires dans le cadre d'une notarisation électronique à distance.

Une expérience client supérieure : L'expérience de notarisation en ligne à distance est entièrement en marque blanche, de sorte que la marque de votre organisation est au premier plan de chaque session notariale en ligne. La marque blanche offre une expérience client mémorable tout en maintenant une expérience RON de confiance avec vos signataires.

Une assistance de premier ordre : L'équipe d'assistance de OneSpan vous aidera à mener la charge de la transformation numérique et à obtenir plus rapidement un retour sur investissement grâce à la notarisation en ligne à distance. OneSpan est un partenaire de choix qui dispose d'une équipe dédiée de consultants en solutions, d'un support technique fiable et d'experts en produits dotés d'une grande expertise dans le domaine, qui s'engagent à assurer votre succès avec notre solution. Nous proposons des ressources de formation afin que les utilisateurs puissent rapidement s'approprier OneSpan Notary.

Si votre organisation évalue des solutions et des fournisseurs de RON, n'oubliez pas d'examiner les réglementations régissant le RON dans les régions où vous opérez. Les lois sur le RON sont adoptées au niveau de l'État, de sorte que les réglementations spécifiques et les exigences légales varient. Tous les États n'autorisent pas l'utilisation du RON par un notaire public agréé et continuent d'exiger qu'un notaire traditionnel appose son cachet sur un document papier dans le cadre d'une procédure de notarisation traditionnelle. Consultez votre conseiller juridique pour obtenir des conseils sur cette question.

Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider à soutenir les services notariaux en ligne au sein de votre organisation grâce à notre plateforme notariale. Les clients actuels de OneSpan peuvent contacter leur gestionnaire de compte OneSpan ou leur Customer Success Manager pour commencer à utiliser OneSpan Notary dès aujourd'hui.