La plateforme RH européenne Akyla gagne un avantage concurrentiel avec OneSpan
Une nouvelle recrue est une nouvelle relation, et comme dans toute relation, les partenaires ont des attentes et des responsabilités réciproques. En utilisant les signatures électroniques pour accélérer l’intégration, les organisations aident les nouvelles recrues à devenir productives plus rapidement. La commodité et la rapidité des signatures électroniques constituent un précédent important pour les nouveaux employés, encourageant leur confiance dans le fait que leur nouvel employeur adopte les technologies modernes dans l’intérêt de toutes les parties intéressées. Dans ce blog, nous allons voir ce que signifient concrètement ces avantages.
Le défi : Les agences de dotation en personnel gèrent parfois des milliers de contrats de travail ; l’utilisation du papier prenait trop de temps
L’éditeur néerlandais de logiciels RH Akyla dessert le secteur du recrutement dans les régions du Benelux et des pays nordiques. Akyla fournit un portail RH en marque blanche et une application mobile que les agences de dotation en personnel peuvent utiliser pour communiquer avec leur client, l’entreprise qui embauche et avec les nouvelles recrues.
Dans le portail RH de chaque société de dotation en personnel, ces trois parties échangent divers documents RH sensibles, notamment les contrats de travail, les manuels des employés, les formulaires fiscaux, les formulaires d’assurance, les documents liés aux conditions de travail, etc., qui doivent être signés en toute sécurité. Le papier et le courrier postal ne sont pas une option viable : la plateforme gère des dizaines de milliers de documents pour des dizaines de milliers d’employés chaque année.
La solution : Service de signature électronique intégré avec une authentification en 2 étapes et des données stockées en Europe
En 2013, Akyla a cherché différentes solutions de signature électronique et s’est rapidement tourné vers OneSpan. Suite à la faillite de son fournisseur de solution de signatures électroniques, Akyla avait besoin d’un fournisseur de bonne réputation qui avait déjà fait ses preuves. En outre, OneSpan proposait des options en marque blanche, au niveau des logos et d’autres éléments graphiques, pour que les agences de dotation en personnel puissent promouvoir et renforcer leur marque tout au long du processus d’intégration.
Le délai de mise en œuvre était inférieur à un mois, mais l’API de OneSpan a facilité l’intégration : un projet pour une seule personne, avec seulement deux semaines entre l’installation et le déploiement complet.
Il était important pour Akyla que OneSpan fournisse des choix flexibles pour l’authentification, car la plupart des signatures de document se font à distance. Akyla utilise actuellement la signature électronique avancée (Advanced Electronic Signature, AES) pour prendre en charge les signatures électroniques qualifiées (Qualified Electronic Signatures, QES) et l’authentification tierce à l’avenir, lorsque cela est requis par les clients dans certains cas d’utilisation et certaines régions géographiques. Akyla utilise actuellement un processus en 2 étapes dans lequel les consultants en personnel et les employés reçoivent d’abord un e-mail avec un lien sécurisé vers les documents, ainsi qu’un mot de passe. La plateforme envoie ensuite par SMS un code PIN à 4 chiffres au téléphone portable du signataire. Les signataires doivent entrer le code PIN dans le portail avant de signer les documents en utilisant la méthode « Cliquez pour signer ».
Les options de notification avancées, y compris les e-mails et les notifications push, rappellent aux signataires que les signatures sont dues, ce qui permet à l’agence de recrutement de gagner du temps et d’économiser les dépenses liées à relancer les signataires. Et pour leurs plus grandes agences, qui intègrent 200 à 300 nouveaux employés chaque semaine, avoir une visibilité immédiate sur quels nouveaux employés ont reçu et signé quels documents est un avantage direct de la numérisation, ce qui est simplement impossible d’accomplir avec les documents papier.
Résultats : Akyla aide les clients à maîtriser une charge de travail de documentation croissante et à gagner un avantage concurrentiel
Pour la période se terminant en décembre 2015, la plateforme d’Akyla a géré environ 25 000 documents ; en 2017, ce nombre devait être multiplié par 5.
Selon Martin Schievink, PDG et fondateur, « Nous élargissons notre base de clients et connaissons une croissance rapide, à la fois sous la forme de nouveaux clients et d’une utilisation accrue parmi les clients existants. L’intégration de OneSpan nous a donné un avantage sur nos concurrents. Cela complète la solution Akyla et permet à nos clients d’être beaucoup plus efficaces en facilitant leur travail. »
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