Transcription : Faire passer l'eSignature au niveau supérieur avec l'iPaaS

Pour vous présenter, je m'appelle Andrew Gens, Senior Analyst, AI Software, et je m'occupe principalement de l'IA de la vision par ordinateur, de l'IA multimodale et du traitement intelligent des documents. C'est un peu différent de ce que nous couvrons aujourd'hui, mais c'est quelque chose que j'ai également couvert depuis que j'ai commencé chez IDC, c'est l'intégration. Et bien que je me concentre principalement sur ces autres domaines de l'IA, je continue à soutenir la recherche sur l'intégration et l'automatisation de la connectivité ici à IDC. Nous sommes également rejoints par Holly Muscolino, vice-présidente du groupe, qui couvre les services de contenu, les applications documentaires et l'avenir du travail.

En abordant ce projet, nous voulions vraiment identifier les problèmes rencontrés par de nombreux utilisateurs d'eSignature et les problèmes courants liés à la mise en œuvre d'un flux de travail solide de bout en bout. Ces problèmes sont apparus lors de conversations avec des clients dans le cadre d'études IDC antérieures, ainsi que lors de nos efforts d'enquête dans le cadre de ce projet spécifique. Ces problèmes concernent

• La connectivité entre les applications et les sources de données cloisonnées et la façon dont elles peuvent se connecter aux flux de travail critiques de signature

• La capacité à permettre des degrés d'automatisation plus élevés dans les flux de travail de signature en unifiant les flux de données avec des degrés de visibilité élevés

• Fournir aux travailleurs LOB des outils tels que le low-code et le no-code pour leur permettre d'exécuter un plus grand nombre de tâches sans l'intervention de l'IT

Pour commencer, qu'est-ce que l'iPaaS ?

IDC a une définition de l'iPaaS qui le classe comme un logiciel et des services consistant généralement en des capacités de développement et de test, de gestion de l'intégration et d'exécution, y compris des bus de services d'entreprise existants qui prennent en charge la famille des normes de services web et la gestion du cycle de vie des API.

Vous trouverez ci-dessous une petite collection d'entreprises réparties de manière à donner un échantillon représentatif des acteurs de ce domaine. L'iPaaS est intéressant car, contrairement à d'autres technologies d'intégration ou styles de solutions, il peut englober plusieurs technologies différentes avec des capacités de gestion d'API et, dans certains cas, des capacités B2B.

Quel est donc le rôle de l'iPaaS ?

l'iPaaS est à bien des égards le système circulatoire de l'entreprise. Si vous ne disposez pas des données là où vous en avez besoin et quand vous en avez besoin, vous ne pouvez pas obtenir d'informations et prendre des mesures. C'est pourquoi la plateforme relie les applications afin de garantir le partage des données entre les systèmes et les silos. Nous savons tous combien il est facile pour une organisation ou un département au sein d'une entreprise de se cloisonner. Cela arrive tout le temps et ces silos peuvent constituer des obstacles à la productivité. En connectant tous ces départements disparates, vous contribuez à accélérer l'efficacité et la productivité dans l'ensemble de l'entreprise.

l'iPaaS consolide également les outils d'automatisation de l'intégration, ce qui facilite l'automatisation des processus par le biais de la plateforme iPaaS elle-même. Ces outils plus faciles à utiliser qui, encore une fois, impliquent des capacités de code faible ou nul, permettent une utilisation plus optimale des ressources qualifiées et la mise à niveau des utilisateurs de la ligne d'affaires.

Pour commencer par le niveau le plus élevé, comme D'Marco l'a mentionné, 63,7 % des personnes interrogées dans le cadre de l'enquête mondiale d'IDC sur l'automatisation de la connectivité améliorée par l'IA ont déclaré avoir adopté une solution iPaaS. Il s'agit donc d'un taux d'adoption assez élevé et nous pensons que cette tendance se poursuivra avec le temps.

Pourquoi donc envisager l'iPaaS pour les flux de travail de signature électronique ?

la signature électronique est omniprésente dans une entreprise. Comme le montre le graphique, des documents doivent être signés dans l'ensemble de l'entreprise, dans les services juridiques, financiers, commerciaux B2B, etc. Tous ces groupes différents au sein d'une entreprise ont des besoins différents en matière de signature et la possibilité de centraliser tous ces besoins dans une seule solution de signature est une capacité forte qui permet d'accélérer l'ensemble du processus du flux de travail numérisé de bout en bout.

Mais là encore, de nombreux silos peuvent exister au sein d'une organisation. Chacun de ces groupes peut donc disposer de son propre outil ou d'une collection d'outils partagés par certains d'entre eux. Il n'est donc pas toujours évident de savoir quelle est la solution centrale de signature, si tant est qu'il y en ait une.

Qu'implique la connectivité de l'écosystème pour la signature électronique ?

Dans le droit fil de la dernière diapositive, les solutions de signature électronique sont profondément connectées dans leurs flux de travail à différents systèmes d'entreprise, tels que les systèmes de planification des ressources de l'entreprise, de gestion de la chaîne d'approvisionnement, de gestion des ressources de la clientèle. Le contenu de tous ces systèmes est acheminé de différentes manières vers la solution de signature centrale.

Le fait de disposer d'un pipeline cohérent pour faciliter ce transfert permet aux organisations de se normaliser. Cela leur permet d'obtenir une valeur cohérente et un délai de rentabilisation cohérent.

Où en sommes-nous aujourd'hui ? Quelque 97 % des entreprises utilisent au moins deux outils de signature électronique. Nous pouvons constater que la majorité d'entre elles utilisent principalement deux outils, deux fournisseurs, mais qu'un nombre non négligeable d'entre elles en utilisent trois, voire quatre. Ce que nous pouvons constater, c'est qu'un nombre marginal d'organisations n'en utilisent qu'un seul. Et cela nous ramène à ce dont nous parlions précédemment. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations se retrouvent avec plusieurs outils, y compris des déconnexions départementales, mais aussi simplement des besoins distincts.

Il peut y avoir des besoins différents d'une organisation à l'autre, ce qui conduit à des choix d'outils différents. Cela peut conduire à ce type de dispersion des solutions. Et vous pouvez imaginer que pour les fournisseurs ou les organisations qui ont quatre solutions ou plus dans leur portefeuille, cela peut devenir un peu difficile à gérer à un niveau élevé, à l'échelle de l'entreprise.

Nous constatons donc que toutes ces organisations différentes ont des solutions de signature électronique, qu'elles les adoptent largement et qu'elles ont même des solutions multiples. Certains pourraient donc être surpris de constater que, malgré cela, plus de 50 % des [flux de travail] utilisent encore au moins une combinaison de papier et de numérique pour leurs flux de travail de signature.

Vous pouvez voir la répartition ici. Il y a donc un pourcentage important qui combine le papier et le numérique, mais il y a aussi un pourcentage important, 27 %, qui s'appuie uniquement sur le papier à ce jour. Comment concilier cela avec les niveaux élevés d'adoption des solutions de signature électronique ? Il y a de nombreuses raisons à cela.

• Nous avons des divisions départementales avec certains départements qui préfèrent certaines choses et d'autres départements qui en préfèrent d'autres.

• Nous avons également des pratiques plus anciennes où il existe un système établi qui ne repose pas sur un outil de signature électronique, et il y a une certaine résistance au changement dans ce département.

• Il se peut aussi que certaines organisations plus anciennes ne sachent pas que l'utilisation de la signature électronique est légale.

Il y a donc beaucoup d'obstacles sur cette voie. Si l'on examine ces obstacles de plus près, on constate à gauche que, lorsqu'ils ont été interrogés, un tiers seulement des répondants ont déclaré que les solutions de signature électronique fonctionnaient bien dans leur cas.

les solutions de signature électronique sont à bien des égards très puissantes, mais il y a certaines choses que les clients ne voient pas fonctionner aussi bien qu'ils le voudraient. Quels sont donc les autres obstacles qui empêchent les entreprises de passer au tout numérique ? Nous constatons qu'il y a des questions de confiance, des exigences en matière de souveraineté et de protection des données, des difficultés à authentifier les signataires. Et puis il y a des questions plus classiques de coûts de mise en œuvre. Cela peut être très compréhensible. Nous savons tous qu'il peut être difficile d'obtenir un budget pour certains de ces outils, en particulier lorsqu'il existe déjà une infrastructure et des outils en place, et cela peut nécessiter tout un processus.

Mais le quatrième point est très intéressant : il s'agit de la difficulté à déployer ou à intégrer d'autres applications. Si les organisations ne peuvent pas se connecter à ce dont elles ont besoin pour connecter un flux de travail de signature numérisé de bout en bout, alors il n'y a pas vraiment d'intérêt à passer au numérique parce que la solution de signature électronique ne peut vous mener que jusqu'à un certain point si vous n'avez pas les applications et les sources de données qui y sont connectées. En résumé, il y a la sécurité, le coût et la connectivité. Et je pense que ces trois éléments sont les principaux moteurs de ce manque de numérisation.

À l'inverse, quels sont les facteurs qui poussent à consolider les fournisseurs de signatures électroniques ?

Il s'agit là encore d'une question très axée sur la sécurité. Nous constatons qu'un grand nombre d'organisations choisissent la sécurité comme l'aspect le plus influent, mais en regardant vers le bas, nous avons l'amélioration de l'expérience de l'employé ou de la productivité.

Et nous pouvons dire clairement que cela correspond tout à fait à l'activation de la ligne d'activité que nous voyons dans les solutions iPaaS avec des capacités de code faible et de code nul.

Améliorer l'engagement et l'expérience des clients. Vous pouvez également imaginer qu'en incluant une capacité iPaaS dans une solution de signature électronique, les clients peuvent atteindre un degré de satisfaction plus élevé. Si un flux de travail de signature ne dispose pas de données provenant des sources appropriées ou n'est pas connecté aux sources appropriées, des informations inexactes pourraient être transmises au client. Cela peut entraîner des délais plus longs pour ces flux de travail de signature, car les données et les informations appropriées sont obtenues par la personne qui facilite ce processus. Et vous gagnez du temps sur les ressources informatiques et autres.

Encore une fois, avec cette habilitation de la ligne de métier ou cette mise à niveau avec le low-code et le no-code, l'informatique n'est pas éliminée de l'équation, bien sûr, parce qu'il y a toujours une supervision nécessaire, mais certaines de ces responsabilités qui auraient été assumées par l'informatique peuvent alors être transférées à l'utilisateur de la ligne de métier qui, encore une fois, est celui qui a l'expérience la plus pratique de ces flux de travail. Dans de nombreux cas, ce sont des experts en la matière. Vous obtenez donc le double avantage de permettre à ces utilisateurs d'en faire plus tout en permettant aux employés des TI de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

À quoi ressemble un flux de travail de signature numérisée de bout en bout ?

En partant de la gauche, nous voyons qu'une grande partie du processus commence par la collecte de données. C'est vraiment le point de départ de presque tous les flux de travail de signature numérisée de bout en bout, car avant de pouvoir générer, authentifier, signer et protéger, puis stocker et archiver, vous devez d'abord disposer des données dont vous parlez.

Cela se fait donc par le biais d'une intégration avec des applications d'entreprise ou d'autres solutions eForm. C'est le point de départ de tout le processus.

Cela dit, il y a une sorte de niveau auquel nous représentons les données recueillies et l'étape iPaaS sur la gauche ici, mais dans un certain sens, elle se situe également au-dessus, parce que vous pouvez penser que tout au long de ce flux de travail de signature numérisée, il y a des points où vous voudrez peut-être revenir et authentifier vos données. Vous voudrez peut-être revenir en arrière et apporter d'autres données. Il se peut qu'un élément qui n'était pas pertinent au début du projet le devienne dans une itération ultérieure. Vous pouvez donc considérer l'étape de la collecte des données comme un contrôle, pas seulement une première étape, mais une étape de contrôle qui se produit à chaque niveau de ce processus, en particulier s'il utilise certains niveaux d'automatisation.

Lorsque nous cherchons à savoir ce que les gens attendent de l'iPaaS et comment ils l'abordent dans leur phase actuelle, nous constatons que la méthode la plus courante consiste à utiliser une seule plate-forme combinée de gestion et d'intégration des API. C'est donc en quelque sorte ce que représente l'iPaaS.

Il s'agit d'une transcription partielle. Pour en savoir plus, regardez l'intégralité du webinaire.