Conseils et astuces : Comment automatiser les workflows E-Signature à l'aide d'une procédure accélérée dans un signe OneSpan

Dilani Silva, juin 22, 2017
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Avez-vous besoin d'envoyer des documents pour signature à un grand groupe de personnes à la fois? OneSpan Sign offre Fast Track, une fonctionnalité supplémentaire qui vous permet d'automatiser le processus de signature électronique et d'éliminer la nécessité d'envoyer des transactions individuelles à vos destinataires. Vous pouvez associer un modèle de signe OneSpan à une seule URL qui relie vos documents et le distribuer instantanément à un grand nombre de destinataires.

La différence entre Fast Track et Bulk Send

Bulk Send et Fast Track remplissent le même objectif d'automatiser le processus de signature électronique en raccourcissant le temps et le travail manuel pour envoyer des documents à un grand nombre de destinataires pour signature. Les deux fonctionnalités tirent parti des transactions basées sur des modèles dans OneSpan Sign.

La principale différence entre ces deux fonctionnalités est la façon dont les documents sont livrés à vos destinataires.

Fast Track vous permet de générer et d'envoyer des transactions à la signature à la demande via une seule URL. Vous pouvez distribuer l'URL à un grand nombre de destinataires ou intégrer l'URL dans votre site Web ou portail pour automatiser le processus de signature électronique, avec zéro programmation ou intégration requise.

En vrac Envoyer d'autre part vous permet de télécharger une liste des destinataires prévus et envoyer les documents dans votre transaction pour signature directement à partir de l'interface OneSpan Sign. De plus, vous avez également la possibilité de valider l'identité de vos signataires à l'aide de méthodes d'authentification telles que la question ou le SMS.  

Signature électronique

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Exemple de cas d'utilisation pour Fast Track et Bulk Send

Fast Track - obtenir des signatures de destinataires qui ne sont pas connus avec l'URL de signature

Fast Track est idéal pour les scénarios où les destinataires prévus ne sont pas connus. Par exemple, un formulaire d'inscription de bénévole ou un formulaire d'inscription à un événement serait idéal à utiliser avec Fast Track. L'utilisateur OneSpan Sign peut simplement intégrer l'URL de signature sur le site Web ou le portail de l'organisation bénévole et capturer instantanément les signatures des destinataires.  

Fast Track - obtenir des signatures de destinataires qui sont connus avec l'URL "Envoi"

Les utilisateurs peuvent également utiliser Fast Track avec les destinataires identifiés. Par exemple, un agent d'assurance peut utiliser Fast Track pour envoyer un formulaire de demande d'assurance automobile à deux bénéficiaires qui doivent cosigner leur véhicule. L'agent d'assurance complète simplement la page Web basée sur les formulaires avec les informations requises et la transaction est immédiatement envoyée aux signataires, les invitant à signer par courriel le formulaire de demande d'assurance automobile.  

Envoi en vrac - envoyer une transaction à de nombreux destinataires en même temps

Bulk Send est idéal pour une transaction qui doit être envoyée à de nombreux destinataires en même temps. Par exemple, une organisation peut envoyer une NDA à un certain nombre de destinataires en téléchargeant simplement la liste des destinataires et en envoyant la transaction pour obtenir la signature.  

Permettez-moi de vous montrer comment il est facile d'utiliser Fast Track dans OneSpan Sign.  

  • Pour commencer, sélectionnez un modèle à partir de votre bibliothèque de modèles. Dans cet exemple, nous utiliserons un formulaire d'exemption que nous avons déjà créé.
  • Ensuite, cliquez sur l'icône Fast Track pour convertir le modèle en URL distribuable.

Étape rapide 1    

  • La boîte de dialogue Fast Track apparaîtra.

Étape de la voie rapide 2  

  • Vous avez deux options à choisir : l'URL de signature et l'URL d'envoi. Couvrons ces deux scénarios en détail.

 

  • L'URL de signature est idéale à utiliser lorsque votre transaction ne comprend qu'un seul signataire. De plus, l'URL de signature peut être intégrée à votre site Web pour obtenir facilement des signatures de plusieurs destinataires, avec zéro travail de programmation ou d'intégration.

 

  • Il vous suffit de copier et coller le lien URL de signature du formulaire d'exemption et de l'inclure dans un e-mail à vos destinataires désirés.

Étape de voie rapide 3  

  • Vos destinataires cliquent ensuite sur l'URL et sont dirigés vers une page Web basée sur les formulaires les incitant à entrer leur prénom, nom de famille et adresse e-mail.

Étape de la voie rapide 4  

  • Une fois qu'ils soumettent les informations requises, ils sont dirigés vers l'expérience de signature. Ils peuvent examiner les documents, remplir les champs de formulaire nécessaires et ensuite signer électroniquement.

Étape de la voie rapide 5  

Étape de voie rapide 5b

  • Dans le deuxième scénario, utilisons l'URL d'envoi dans Fast Track. L'URL d'envoi est idéale à utiliser lorsque votre transaction inclut plusieurs signataires. Dans l'exemple suivant, nous allons vous montrer comment un agent immobilier peut utiliser Fast Track avec deux clients tenus de co-signer un formulaire de divulgation de l'agence

Étape rapide 6  

  • L'agent immobilier complète simplement la page Web basée sur les formulaires avec les informations requises de signataire. Il soumet ensuite l'information. La transaction est immédiatement envoyée aux signataires, les invitant à signer par e-signature le formulaire de divulgation de l'Agence.

Étape 7 de la voie rapide  

  • Les destinataires recevront une invitation par courriel pour accéder aux documents à signer. Ils peuvent examiner les documents, puis signer en e-sign.

Consultez le tutoriel vidéo ci-dessous pour découvrir à quel point il est rapide et facile d'envoyer des documents à plusieurs destinataires en utilisant la fonctionnalité Fast Track. Intéressé par l'activation de Fast Track et d'autres options add-on telles que l'envoi en vrac et l'authentification basée sur les connaissances (KBA) dans votre compte? Contactez-vous représentant de la réussite client pour commencer à utiliser ces fonctionnalités dès aujourd'hui.  

Vidéo: Comment automatiser les workflows E-Signature en utilisant Fast Track dans OneSpan Sign

 

Dilani Silva est chef de marketing produit chez OneSpan. Dans son rôle, elle gère et exécute la stratégie de mise sur le marché, le positionnement, la messagerie et l'assainissement des ventes pour la solution de signature électronique de OneSpan, OneSpan Sign.