Une compagnie d'assurance colombienne gagne en efficacité grâce à la signature numérique

Dans les grandes institutions financières, les compagnies d'assurance et les entreprises clientes, nous observons un schéma récurrent. L'efficacité des processus et les économies générées par l'utilisation de OneSpan Sign dans un service incitent souvent d'autres services à se numériser. Le premier cas d'utilisation est rarement le dernier.

Lorsqu'une nouvelle réglementation colombienne a été adoptée fin 2017, modifiant les exigences du pays en matière de signatures électroniques, une compagnie d'assurance colombienne a saisi l'opportunité d'adopter les signatures électroniques et de numériser la dernière étape restante de son processus d'achat.

OneSpan Sign a si bien réussi à rationaliser et à numériser leur processus d'assurance qu'il n'a pas fallu attendre longtemps pour que d'autres départements commencent à poser des questions sur les signatures électroniques.

Dans ce blog, nous verrons comment les signatures électroniques continuent de générer des gains d'efficacité et des économies alors que le client a étendu la solution au-delà de son cas d'utilisation initial.

Des polices d'assurance dépendantes de l'encre et d'une carte d'index 3x4

Avant 2018, cette compagnie d'assurance avait déjà numérisé la quasi-totalité de son processus d'achat et d'adhésion aux polices d'assurance.

Il restait une étape à la toute fin du processus qui était gérée manuellement.

En raison de la réglementation en vigueur à l'époque, les titulaires de polices d'assurance devaient signer un formulaire d'acceptation de l'assurabilité pour que la police prenne effet. Il s'agissait d'une fiche de 3x4 pouces reconnaissant essentiellement que le bénéficiaire de l'assurance ne souffrait d'aucune maladie préexistante qui n'était pas déjà incluse dans la police. La compagnie d'assurance avait du mal à archiver ces formulaires de manière fiable et à les produire devant les tribunaux lorsqu'ils étaient contestés par leurs clients. En conséquence, l'assureur a été obligé de payer des polices d'assurance qu'il n'aurait pas dû payer, simplement parce que le formulaire papier essentiel était facile à perdre.

Les exigences relatives aux signatures manuscrites sur le formulaire d'acceptation d'assurance ont changé fin 2017, et l'entreprise était impatiente de mettre en œuvre des signatures électroniques et de numériser enfin cette étape encombrante de leur processus. Grâce aux signatures électroniques, chaque formulaire d'acceptation d'assurance signé serait automatiquement et immédiatement archivé avec le reste de la police, où il pourrait être retrouvé et reproduit au tribunal si nécessaire.

Déploiement et extension à d'autres secteurs d'activité

La compagnie d'assurance a choisi OneSpan Sign pour sa solution de signature électronique parce qu'elle avait déjà déployé et utilisé les solutions de sécurité de OneSpan depuis un certain temps. Elle savait que OneSpan était un partenaire fiable et diligent, et en avril 2018, la compagnie d'assurance signait électroniquement tous les formulaires d'acceptation d'assurance.

Depuis, d'autres départements de l'entreprise ont commencé à intégrer la signature électronique, notamment les ressources humaines, les achats, le service juridique et les prêts hypothécaires.
Deux aspects clés de cette histoire méritent d'être soulignés : le premier concerne le cas d'utilisation pour le service juridique et le second concerne le processus d'évaluation et de sélection des fournisseurs.

Cas d'utilisation juridique : éliminer la pile de contrats chaque vendredi

Chaque vendredi, le PDG de la compagnie d'assurance passait en revue les contrats terminés pour la semaine et donnait son approbation finale et sa signature avant que les contrats n'entrent en vigueur.

Avant l'utilisation des signatures électroniques, ce processus était lent, manuel et fastidieux. Les contrats étaient imprimés et remis au directeur général sous la forme d'une haute pile. Ce dernier devait alors examiner manuellement chaque contrat, s'assurer que les signatures étaient correctes et que toutes les informations nécessaires étaient présentes, et ce n'est qu'ensuite qu'il pouvait apposer sa signature.
Inévitablement, le PDG ou l'équipe juridique rencontrait des erreurs dans les documents. Il se peut qu'une signature ait été omise sur une page ou qu'une date soit inexacte sur une autre. Ces contrats devaient être réédités, signés, réimprimés et ramenés sur le bureau du PDG avant de recevoir l'approbation finale. La fréquence de ces événements faisait grimper la durée du processus à un mois.

Avec OneSpan Sign, les signataires ne peuvent achever la cérémonie de signature que si toutes les signatures sont présentées et que tous les autres champs du formulaire sont remplis. Cette simple étape obligatoire a permis de réduire considérablement la durée du processus. En éliminant les erreurs de document du processus, le temps de traitement moyen a été ramené d'un mois à une semaine.

Le service à la clientèle permet de fidéliser les clients

Lorsque la division bancaire de cette compagnie d'assurance s'est intéressée aux signatures électroniques, elle a choisi de se soumettre à un processus formel d'évaluation des technologies et des fournisseurs. OneSpan figurait sur la liste des fournisseurs et était en concurrence avec d'autres leaders de l'industrie pour l'obtention du contrat. Bien que notre relation existante avec d'autres secteurs de l'entreprise ait été utile, c'est la qualité du service de notre équipe et les mesures prises par OneSpan pour assurer le succès de leur transformation numérique qui ont fait la différence.

OneSpan a fait preuve d'un niveau exceptionnel de responsabilité et de réactivité au cours du processus d'évaluation des fournisseurs. Même après le début de la mise en œuvre, l'équipe de OneSpan était là pour aider à organiser les plus de 200 modèles de documents que l'entreprise devait utiliser. OneSpan a réparti les comptes, organisé les autorisations et veillé à ce que le processus soit efficace et utilisable par toutes les parties concernées.

La signature électronique est un gage d'efficacité

Le développement et le déploiement des signatures électroniques sont encore en cours dans certains services de cette compagnie d'assurance, mais leur histoire témoigne des gains d'efficacité de la numérisation. Au fil des ans, la relation entre OneSpan Sign et la compagnie d'assurance n'a cessé de se développer, et de nouveaux départements continuent de souscrire à la signature électronique.