Aujourd'hui, 90 % des clients préfèrent la signature électronique au papier lorsqu'ils ouvrent un nouveau compte de dépôt ou gèrent un compte existant, par exemple lorsqu'ils déposent un changement d'adresse ou ajoutent un nouveau signataire au compte. La signature électronique a également eu un effet positif sur les clients professionnels. Souvent, les hommes d'affaires se trouvent dans différents États, et l'ouverture de comptes avec plusieurs cosignataires est désormais facilitée par le processus électronique.

Le fait de libérer les banquiers et les guichetiers du processus papier, qui prend beaucoup de temps, a également été bénéfique. Le personnel de la banque passe toujours le même temps en face à face avec le client, mais il consacre désormais la majeure partie de ce temps à recueillir les préférences du client et à lui offrir une valeur ajoutée.

Le problème

Le temps consacré à la gestion du papier ne contribue en rien au chiffre d'affaires. Les banquiers et les guichetiers consacraient un temps précieux à créer des cartes de signature, à les extraire de l'entrepôt, à les photocopier et à les envoyer par télécopie à d'autres agences, puis à retourner aux archives pour les reclasser. À cela s'ajoutaient parfois des problèmes liés à des cartes égarées ou usées sur lesquelles la signature n'était pas lisible. De plus, l'espace d'archivage nécessaire à ce vaste inventaire de cartes de signature constituait un problème croissant. Les arrière-salles utilisées pour le stockage étaient souvent plus grandes que la partie publique de l'agence.

La solution

Pour ouvrir un compte ou gérer un compte existant, les clients se rendent toujours dans une agence. Le caissier authentifie le client à l'aide d'une pièce d'identité avec photo délivrée par l'État, comme un permis de conduire.

Directement via une tablette Topaz, le client valide l'orthographe de son nom, de son adresse, de son numéro de téléphone, de son numéro de sécurité sociale et d'autres données personnelles. Les formulaires sont signés électroniquement sur la tablette de saisie des signatures et le client clique pour accepter les divulgations (le cas échéant).

Au lieu d'imprimer une carte de signature, le client signe à nouveau sur la tablette à l'aide d'un stylet. Sa signature est automatiquement indexée et stockée dans un système d'archivage électronique, et le client repart avec une copie des documents signés électroniquement.

Intégration

La plate-forme d'ouverture de comptes de la banque a été intégrée à OneSpan Sign Enterprise Plan. Cela permet au système de la banque de transmettre les formulaires à OneSpan Sign. De là, OneSpan Sign prend le relais et exécute la transaction de signature par le biais de la tablette. Cette opération comprend la présentation, le remplissage, l'examen, l'acceptation et la signature des formulaires. Les formulaires complétés sont ensuite renvoyés au système bancaire de la banque pour être traités et archivés.

En coulisses, l'équipe informatique de la banque a été agréablement surprise par la facilité avec laquelle il a été possible d'étendre l'utilisation des signatures électroniques aux ouvertures de compte. Deux ans auparavant, la banque avait adopté une approche d'entreprise et mis en œuvre la plate-forme de signature électronique OneSpan Sign avec l'intention de l'étendre à d'autres secteurs d'activité à l'avenir. Par conséquent, l'extension des signatures électroniques aux comptes de dépôt a nécessité beaucoup moins d'efforts que si les différents secteurs d'activité de la banque avaient adopté une approche cloisonnée. L'adoption d'une approche d'entreprise signifiait qu'il n'était pas nécessaire de répéter les efforts en matière de gestion des fournisseurs, d'infrastructure, de sécurité ou de développement. "En tirant parti de la technologie dont nous disposions déjà dans les agences, notre équipe a économisé près de 80 % de ce temps de développement", déclare un cadre de la banque.