5 signes qui indiquent que vous avez besoin d’un nouveau fournisseur de signature électronique

Aaron Davis,

Bon nombre de secteurs d’activités ont énormément souffert en raison de la COVID-19. La pandémie a causé des perturbations au sein des chaînes d’approvisionnement et des interruptions dans la façon dont les entreprises communiquent avec leurs clients. En conséquence, les entreprises ont été contraintes de modifier leurs processus ou de risquer de devenir désuètes. Et même s’il a fallu du temps aux entreprises pour s’ajuster, des recherches démontrent qu’à la fin de janvier 2021, près de 60 pour cent d’entre elles avaient investi dans les technologiques numériques et étendu leur utilisation. Pour de nombreuses entreprises, une partie de cet investissement a été le déploiement d’une solution robuste de signature électronique.

Malgré la croissance globale des solutions numériques dans plusieurs secteurs d’activités, les organisations continuent d’évaluer leur maturité numérique par rapport à un marché caractérisé par une innovation croissante et une consolidation des fournisseurs. Il n’est pas rare qu’au fil du temps, une entreprise évolue assez pour que son fournisseur actuel de signature électronique ne réponde plus à ses besoins. Les enjeux liés à la facilité d’utilisation, à l’expérience client et à l’expérience de signature proprement dite peuvent être des arguments convaincants pour justifier l’évaluation d’autres solutions de signature électronique, mais tous les chemins ramènent habituellement vers la valeur perçue de l’investissement fait dans l’outil de signature électronique.

Voici les cinq principales raisons pour lesquelles les clients changent leur fournisseur actuel de signature électronique pour adopter OneSpan Sign.

Raisons justifiant l’évaluation d’autres fournisseurs de signature électronique

Raison 1 : La valeur que je retire de mes dépenses auprès de mon fournisseur actuel me semble insuffisante.

Il n’est pas surprenant que la valeur de l’investissement soit un facteur clé à considérer lors de l’évaluation des fournisseurs de signatures électroniques. Nous avons récemment parlé de la façon dont les entreprises peuvent évaluer les tarifs des outils de signature électronique pour retirer la meilleure valeur possible pour leurs organisations, mais bon nombre d’entre elles oublient qu’elles devront faire appel à une solution de signature électronique qui évoluera en même temps que leurs besoins.

Les entreprises, les organisations de soins de santé et les organismes gouvernementaux adoptent de plus en plus une perspective globale de l’utilisation des signatures électroniques dans le cadre de leurs processus opérationnels. Habituellement, la nécessité de faire appel à la signature électronique débute par un processus interne comme l’intégration de nouveaux employés par les ressources humaines ou la signature de documents pour les clients. Ces processus opérationnels clés sont ceux dans lesquels l’organisation peut faire des essais afin de déterminer l’ampleur des fonctionnalités du logiciel de signature électronique et leur impact sur le processus de signature. Combien d’utilisateurs ou de signataires sont autorisés chaque mois à signer des documents? Existe-t-il une limite au nombre de documents numériques qui peuvent être signés par mois?

La capacité de signature électronique requise augmente au fur et à mesure que l’entreprise croît. Bon nombre d’organisations voient la valeur de l’outil de signature électronique à l’interne et commencent à chercher des façons d’élargir l’utilisation des ententes numériques afin qu’elles puissent aussi profiter à leurs clients. Malheureusement, ce que de nombreuses entreprises constatent, c’est que la plupart des plateformes traditionnelles de signature électronique ont tendance à présenter des lacunes en matière de fonctionnalités critiques pour les cas d’utilisation B2C, qu’il s’agisse de la personnalisation, de la vérification de l’identité ou des pistes de vérification et de la conformité avancées.

Les organisations cherchent également une transparence et une souplesse dans le modèle de tarification, afin de tenir compte de l’évolution de leurs activités commerciales. Les clients en ont assez des tactiques que les vendeurs utilisent pour les amener par la ruse à accepter des tarifs moins qu’avantageux, ainsi que des prix indexés à l’inflation et des stratégies d’augmentation des prix.

Voilà pourquoi il est important de trouver un logiciel de signature électronique capable de répondre à une vaste gamme de cas d’utilisation en matière de B2C, B2B et B2E, associée à un barème de prix qui s’adaptera aux besoins de votre organisation. Ces éléments sont particulièrement importants si vous cherchez à consolider l’utilisation des ententes numériques au sein d’un modèle de services partagés d’entreprise. Cet aspect nous amène à parler de notre deuxième facteur.

Raison 2 : La souplesse (ou le manque de souplesse) de la plateforme de mon fournisseur de signature électronique actuel restreint ma capacité à déployer la solution à l’échelle de mon organisation.

Votre solution actuelle de signature électronique n’a peut-être pas la capacité technique d’évoluer au fur et à mesure que les flux de travail de vos documents s’agrandissent et que les besoins de votre entreprise augmentent. Non seulement pourriez-vous devoir augmenter le nombre d’utilisateurs et de signatures, mais votre organisation pourrait chercher à consolider les fonctionnalités de signature électronique en raison d’un passage vers un modèle de services partagés comme ceux que nous observons dans les secteurs des soins de santé et des assurances. Voici quelques questions à poser relativement aux fonctionnalités techniques offertes par votre prochain fournisseur de solution de signature électronique :

  • Le fournisseur offre-t-il une solution compatible avec une vaste gamme de cas d’utilisation?
  • La solution comprend-elle une automatisation, comme des modèles réutilisables ou des envois de masse, ou d’autres fonctionnalités visant à simplifier les processus?
  • Le fournisseur peut-il mettre en œuvre la solution dans les cas d’utilisation B2C, B2B et B2E tous en même temps?
  • La solution du fournisseur est-elle compatible avec un modèle de services partagés d’entreprise?
  • Le fournisseur peut-il soutenir le processus d’entente en amont et en aval de la signature?
    • Production d’ententes
      • Formulaires numériques intelligents ou intégration à des systèmes de registres (p. ex. : gestion des relations clients, système de GRH)
    • Vérification de l’identité et authentification
    • Ententes avec assistance virtuelle, y compris la notarisation en ligne à distance (NLD)
    • Intégration aux systèmes de registres de l’entreprise (p. ex. : gestion du contenu d’entreprise, eVault)

Votre solution de signature électronique doit non seulement être adaptée à la façon dont vous exercez actuellement vos activités, mais doit aussi avoir la capacité de croître avec vous dans l’avenir. Comment votre ancien fournisseur de signature électronique se compare-t-il aux autres compte tenu de ces exigences?

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Raison 3 : Mes attentes en matière de service et de soutien à la clientèle ne sont pas respectées avec mon fournisseur de signature électronique actuel.

Il est important de savoir que les organisations ont plusieurs solutions de signature électronique à leur disposition. Il faut donc en choisir une qui répond à vos attentes en matière de service et de soutien à la clientèle. Voyons quelques-unes des raisons pour lesquelles votre plateforme de signature électronique pourrait ne pas être à la hauteur dans le domaine du soutien à la clientèle.

  1. La solution évolue trop rapidement ou cherche à servir un vaste marché. À quel point votre fournisseur de signature électronique comprend-il vos activités commerciales ou votre secteur d’activités? Il existe peut-être des processus semblables dans un autre secteur qui peuvent être offerts par une seule plateforme de signature électronique. Si le fournisseur cherche à répondre aux besoins d’un trop grand nombre de secteurs à la fois sans chercher à bien les comprendre, il pourrait être difficile d’obtenir un soutien à la clientèle compétent.
  2. Décalage entre le modèle de soutien à la clientèle et vos objectifs opérationnels globaux. Afin de fournir un service à la clientèle de qualité, le personnel de soutien doit connaître votre secteur d’activités et comprendre comment votre entreprise fonctionne. Ces connaissances et cette compréhension aident à définir une vision commune de ce dont vos activités auront besoin d’ici 5 ans. Avant de changer de fournisseur de signature électronique, renseignez-vous pour savoir si le nouveau fournisseur a la capacité de vous aider à évaluer vos objectifs commerciaux généraux et à adapter son modèle de service à la clientèle à ces besoins.
  3. Soutien et services insuffisants à l’échelle internationale. Au fur et à mesure que le monde devient plus interconnecté grâce aux technologies, il est important que le service à la clientèle d’une solution de signature électronique soit en mesure d’offrir un soutien dans plus d’un seul État ou d’un seul pays. Cela signifie notamment que des contrats pourraient devoir être traduits en d’autres langues. Le personnel du soutien à la clientèle devra peut-être communiquer avec des clients dans d’autres fuseaux horaires. L’accès à un soutien réactif, qui semble facile et sans friction, fait toute la différence pour une organisation en pleine croissance.

Votre entreprise mérite d’être entendue, respectée et valorisée. Une signature électronique est bien plus qu’une signature. Elle est un signal qui indique que l’entreprise a l’autorisation de poursuivre son activité. Toute marche arrière dans le service à la clientèle peut conduire à une perte commerciale et à une atteinte au niveau de professionnalisme de votre entreprise. Choisissez une plateforme de signature électronique qui comprend votre secteur d’activités et qui a la capacité d’offrir le soutien à la clientèle dont vous avez besoin au fur et à mesure que votre entreprise prendra de l’expansion.

Raison 4 : Ma solution actuelle est plus adaptée aux cas d’utilisation simples et déclenchés par l’utilisateur et n’est pas compatible avec les cas d’utilisation plus robustes et plus complexes « de niveau entreprise ».

Les fournisseurs de signature électronique ne sont pas tous égaux. Certains n’offrent rien de plus d’une signature manuscrite numérisée. Les plateformes de signature électronique « de niveau entreprise » peuvent s’intégrer de façon transparente dans le « tissu de l’organisation » afin d’alimenter les processus opérationnels critiques à l’échelle faisant appel à un appareil mobile ou à une application mobile. Certaines solutions sont plus appropriées pour les cas d’utilisation déclenchés par l’utilisateur, dans le cadre desquels un expéditeur déclenche manuellement une transaction par l’entremise de l’interface utilisateur d’un appareil Android ou iOS. Ce genre de fonctionnalité n’est pas approprié pour les processus opérationnels à volume élevé, car les entreprises qui utilisent de tels processus doivent être en mesure d’intégrer les solutions de signature électronique dans un flux de travail opérationnel au moyen d’une API. En plus d’être conviviale, il est essentiel que la solution soit apte à s’intégrer au « tissu de l’entreprise » pour automatiser les processus et en favoriser l’efficacité tout en pouvant tirer une valeur accrue des investissements existants.

Par exemple, dans un cas d’utilisation d’ouverture de compte, l’intégration à une solution de formulaires électroniques permet de recueillir les données des clients et d’automatiser la création de l’entente avec le client. Les fournisseurs de signature électronique n’ont pas tous de l’expérience dans les marchés et les secteurs verticaux B2C fortement réglementés.

Raison 5 : Mon fournisseur actuel a rendu la migration difficile pour moi, ce qui m’a un peu pris au piège.

Les systèmes hérités et l’asservissement à un fournisseur sont des questions qui soulèvent des passions chez de nombreuses organisations qui cherchent à augmenter leur capacité opérationnelle au cours des prochaines années. Dans ce contexte où les entreprises cherchent à accroître la numérisation de leurs services, il est important que leur plateforme de signature électronique leur permette de le faire. Toutefois, certaines organisations constatent qu’elles ne sont pas en mesure d’augmenter leurs capacités en termes de signatures électroniques ou même d’évaluer d’autres fournisseurs en raison d’obligations contractuelles désuètes.

Lorsque vous commencerez à définir vos besoins en matière de signature électronique, assurez-vous de communiquer les éléments suivants :

  1. La souplesse d’utilisation est essentielle. Allez de l’avant avec les fournisseurs qui comprennent que votre entreprise évolue en fonction des technologies.
  2. Choisissez un fournisseur qui ajoute de la valeur à votre organisation. Plutôt que de faire de votre plateforme de signature électronique le cœur d’un contrat auquel vous serez asservi, assurez-vous que votre fournisseur ajoute de la valeur à l’avenir de votre organisation.

Les aspects ci-dessus favoriseront assurément la croissance de votre entreprise lorsque vous passerez aux prochaines étapes de la sélection d’une solution de signature électronique.

Quelles sont les prochaines étapes pour votre entreprise?

Avons-nous oublié quoi que ce soit en matière de frustrations pour le choix d’un fournisseur de signature électronique? Si les besoins de votre organisation vont au-delà de ce que peuvent vous offrir les autres fournisseurs de signature électronique, comme DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, PandaDoc, EverSign, SIgnNow, SignEasy ou un autre fournisseur, permettez-nous de vous aider à découvrir une plateforme de signature électronique qui offre les fonctionnalités nécessaires pour croître en fonction de votre vision d’entreprise.

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Aaron Davis est un chef de produits technologiques chevronné qui possède de l’expérience en stratégie de mise en marché dans divers secteurs d’activités, notamment en cybersécurité, en mobilité et en IdO. Aaron se passionne pour la transformation numérique : il travaille en étroite collaboration avec des clients d’entreprise pour comprendre comment la numérisation peut offrir des expériences clients différenciées qui ajoutent de la valeur dans l’ensemble de l’entreprise. À titre de directeur du