Guide complet de signature électronique

Assurer l’expérience de signature électronique la plus transparente et la plus sécurisée avec OneSpan Sign

Contenu

Dans l’ensemble, les entreprises passent au numérique. Ils transforment les transactions orientées vers le client et l’expérience client dans son ensemble en s’éloignant du papier et en adoptant des signatures électroniques dans l’ensemble de l’entreprise. En outre, des processus comme la passation de marchés, les RH, la facturation et plus encore réalisent des gains rapides d’efficacité et des réductions drastiques des coûts grâce à l’acceptation généralisée de la signature électronique sur le marché.

Qu'est-ce qu'une signature électronique?

Une signature électronique, ou signature électronique, est un concept juridique, un peu comme son équivalent papier, et défini par la loi fédérale américaine ESIGN comme « un son, un symbole ou un processus électronique, attaché ou logiquement associé à un contrat ou à un autre enregistrement et exécuté ou adopté par une personne dans l’intention de signer le dossier ».

La fonction d'une signature électronique est de saisir l'intention du signataire d'être lié par les modalités d'un contrat. Le logiciel de signature électronique est conçu pour capturer des signatures juridiquement exécutoires en ligne.

En général, il s’agit d’avoir un dossier durable de l’intention d’une personne. La signature numérique fait référence à la technologie de cryptage utilisée dans un certain nombre d’applications e-business et e-commerce, y compris la signature électronique.

Il existe généralement trois types de signatures électroniques reconnues dans le monde entier : Basic, Advanced et Qualified. Voir les détails ci-dessous.

 

 

Quels sont les avantages de la signature électronique?

Construit sur 25 ans de meilleures capacités de signature électronique de sa catégorie

  • Grande expérience utilisateur
    Assurer une adoption et une satisfaction élevées des utilisateurs à l’égard de l’expérience de signature électronique la plus transparente et la plus transparente et la plus blanche
  • Sécurité avancée 
    Protégez vos utilisateurs et vos documents contre la fraude grâce à une technologie de signature numérique de qualité militaire.
  • Fichiers de preuve électronique 
    Renforcez votre conformité et découragez les litiges juridiques avec grâce à des relevés des accès les plus complèts du marché
  • Efficace et évolutif 
    Échelle zetez les signatures électroniques dans votre organisation et vos canaux, rapidement et de manière rentable
  • Rentable 
    Obtenez des prix prévisibles et une solution rentable, quels que soient vos volumes, sans nickel et diming.
  • Versions 
    Disponible sous forme d'application web ou mobile, développeur SDK, connecteur tiers et solutions spécialisées pour services financiers

 

 

Comment fonctionne la signature électronique avec OneSpan Sign ?

  • Etape 1: accès
    Lien d’invitation par courriel dans un portail client
  • Étape 2 : Identifier / Authentifier
    Courriel, Identifiants de connexion, questions de réponse au défi, NIP SMS, vérification d’identité du 3e parti, Digipass®, Biométrie, ID du gouvernement
  • Étape 3 : Présent
    Les documents sont présentés sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. Définir les règles de flux de travail et le contrôle des documents visibles pour les participants à la transaction
  • Étape 4 : Capture de données
    Capturez les données au moment de la signature et rendez ces données accessibles aux systèmes en aval
  • Étape 5 : Réenterthérification
    Vérifier l’identité du signataire au moment de la signature. Par exemple, les signataires peuvent utiliser leur pièce d’identité électronique émise par le gouvernement (EID) pour créer une signature électronique qualifiée (QES)
  • Étape 6: Signe
    Cliquez pour signer, Cliquez sur la capture initiale, manuscrite et signature
  • Étape 7 : Insertion de documents
    Des documents ou des images supplémentaires (p. ex. une photo d’un permis de conduire) peuvent être insérés dans le cadre de la transaction.
  • Étape 8 : Livrer
    Les enregistrements signés peuvent être distribués électroniquement ou sur papier

 

 

À quoi sert la signature électronique?

Des processus comme les contrats de vente, les RH, la facturation, et plus encore réalisent des gains rapides d’efficacité et des réductions drastiques des coûts grâce à l’acceptation généralisée de la signature électronique sur le marché.

  • Approvisionnement et approvisionnement
  • Modifications de contrat
  • Demandes de crédit ou de prêt
  • Déclarations de revenus fédérales
  • e-Contracting
  • Contrats de service
  • Transactions immobilières 
  • Réclamations et évaluations
  • Ouvertures de comptes
  • Prêts commerciaux
  • Demandes de commande de livraison
  • Financement au détail

Le Guide des débutants sur les signatures électroniques

Ce guide complet de 31 pages sur les signatures électroniques présente des concepts juridiques importants et des considérations clés lors de la création de processus d'affaires numériques avec des signatures électroniques.

La signature électronique est-elle juridiquement contraignante?

Oui, la signature électronique de OneSpan Sign est juridiquement contraignante et exécutoire dans les pays qui ont promulgué des lois sur la signature électronique.

Signature électronique créée à l’aide de notre solution se conforme à la fois à la loi américaine ESIGN et à l’UETA. OneSpan Sign signature électronique également se conformer au règlement no 910/2014 sur l’identification électronique et le règlement sur les services de fiducie (EIDAS) dans l’Union européenne. 

Pour un avis juridique sur l'application des signatures électronique dans un pays donné et sur les exigences locales en matière de résidence des données, consultez votre conseiller juridique.

Les signatures électroniques sont-elles légales aux États-Unis?

Oui.Aujourd’hui, bien après le décès d’ESIGN et de l’UETA, il n’est plus question de savoir si les signatures électroniques sont légales. Le droit fédéral et étatique confère à la signature électronique le même statut juridique que les signatures manuscrites.

E-SIGN - UETA

Les Signatures électroniques fédérales dans Global (ESIGN) et l’État Uniform Electronic Transactions Act (UETA) accordent une reconnaissance juridique pour la signature électronique et les dossiers afin de satisfaire aux exigences légales « par écrit » pour les transactions et de permettre aux entreprises de satisfaire aux exigences légales de conservation des dossiers uniquement par l’utilisation de dossiers électroniques.

Ces lois permettent essentiellement aux organisations d’adopter un processus uniforme de signature électronique dans presque tous les États avec l’assurance que les dossiers ne peuvent être refusés par une cour de justice uniquement au motif qu’ils ont été signés par voie électronique.

Ces lois américaines sont neutres sur le plan technologique et ne favorisent aucun type de technologie par-dessus une autre, mais il est important de noter. L’UETA s’applique à 47 des 50 États. Washington, l’Illinois et New York ont élaboré leur propre législation sur la signature électronique.

Les signatures électroniques sont-elles légales au Canada?

Oui. À l’instar des lois américaines de l’UETA, les lois provinciales canadiennes sur la signature électronique confèrent le même statut juridique que les signatures manuscrites.

Dans un rapport intitulé Electronic Signatures in Canadian Law, Stikeman Elliott LLP déclare : « Toutes les provinces et tous les territoires ont des lois autonomes sur le commerce électronique d’application générale fondées sur des lois modèles promulguées par l’ONU. et la Conférence du droit uniforme du Canada. Bien qu’il existe certaines variations, les lois provinciales sur le commerce électronique stipulent généralement que les signatures, les documents et les originaux ne sont pas invalides ou inapplicables pour ne pas être sous forme électronique. Les lois provinciales canadiennes sont neutres sur le plan technologique.

La Federal Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) documente également les processus couverts par les lois et règlements fédéraux qui s’appliquent aux entités sous réglementation fédérale (FRE), ainsi que les documents et processus utilisés dans le cadre de la gouvernement fédéral. La Loi prévoit l’utilisation de la signature électronique de base et avancée tout en limitant la signature électronique sécurisée à un petit nombre de demandes. Secure Electronic Signature (équivalent à une signature électronique qualifiée) est nécessaire pour certains documents et processus, et nécessite l’utilisation de certificats numériques dans de tels cas.

Les signatures électroniques sont-elles légales en Europe ?

Oui. La directive 1999/93/CE du Parlement européen (également appelée directive de l’UE) a été remplacée en 2016 par le règlement eIDAS comme législation en vigueur sur les signatures électroniques en Europe. L’initiative a été prise pour accélérer la transformation numérique de l’Europe. eIDAS maintient les définitions des trois différents types de signatures électroniques décrites plus tôt dans cet ebook, mais a quelques caractéristiques uniques de ses propres.

  • eIDAS est un règlement. Contrairement à la directive, elle s’applique également à chaque État membre de l’UE.
  • eIDAS note que les signatures qui tirent parti des systèmes basés sur le cloud peuvent s’inscrire dans la définition d’une signature qualifiée.
  • eIDAS établit la reconnaissance automatique de la signature électronique qualifiée dans l’UE.
  • eIDAS établit également la reconnaissance des signatures de base et avancées (comme décrit plus tôt dans l'e-Book).
  • eIDAS servira à accélérer les transformations numériques dans les pays d’Europe.

Ressources supplémentaires

Les signatures électroniques sont-elles légales en Australie ?

Oui. En 1999, le Parlement australien a adopté la Loi sur les transactions électroniques, qui a été modifiée en 2011.

La Loi sur les transactions électroniques confère aux signatures électroniques le même statut juridique que les signatures manuscrites. Selon le gouvernement australien, « si une loi du Commonwealth vous oblige à donner des informations par écrit, à fournir une signature manuscrite, à produire un document sous forme matérielle, ou à enregistrer ou conserver des informations, la Loi sur les transactions électroniques signifie que vous pouvez faire ces choses par voie électronique.

La loi est neutre sur le plan technologique et exige le consentement d’une personne pour mener des affaires par voie électronique. Chaque État et territoire a également sa propre Loi sur les transactions électroniques, qui est très semblable à la loi du Commonwealth.

Ressources additionnelles

Les signatures électroniques sont-elles légales au Japon ?

Oui. La loi japonaise concernant les signatures électroniques et les services de certification est en vigueur depuis 2001. Le Japon reconnaît l’applicabilité juridique de deux types de signature électronique utilisés dans le monde :

  • E-Signatures avancées
  • E-Signatures qualifiées

Notez qu’au Japon, l’utilisation d’un sceau rouge ou d’un timbre au lieu d’une signature manuscrite est une pratique courante lors de la signature de documents personnels et commerciaux. Toutefois, la loi appuie l’utilisation de signatures électroniques sans l’utilisation d’un sceau ou d’un timbre.

 

 

Quels sont les différents types de signature électronique?

Il existe généralement trois formes de signature électronique reconnues dans le monde entier : Basic, Advanced et Qualified.

La signature électronique de base

La signature électronique de base n’est pas un terme normalisé entre les nations. Selon l’État, certains pays peuvent parler de « signature électronique simple ». Cependant, les deux termes décrivent le même concept.

La signature électronique de base est neutre sur le plan technologique. Ce qui signifie que tout formulaire ou processus électronique est généralement accepté tant que la signature électronique résultante répond à trois exigences de base pour la signature :

  1. La signature électronique doit être appliquée d’une manière qui démontre l’intention du signataire. La signature électronique peut être capturée en cliquant à signe, en tapant un nom ou en une signature manuscrite
  2. La signature électronique doit être appliquée par la personne associée à la signature
  3. La signature électronique doit être associée au document ou aux données que le signataire avait l’intention de signer

OneSpan Sign répond aux exigences de la signature électronique de base

La signature électronique avancée

La signature électronique avancée va au-delà de la base en liant l’authentification à la signature et à l’accord. Cela atténue les risques dans la transaction en fournissant des preuves supplémentaires qui peuvent être utilisées pour vérifier l’authenticité de la signature.

La plupart des organisations et des banques optent pour la signature électronique avancée comme forme standard de signature électronique. L’inclusion d’authentification intégrée augmente l’assurance des signataires sans avoir d’impact significatif sur l’expérience client.

Cette forme de signature électronique ajoute quatre exigences supplémentaires au-delà de celles de la signature électronique de base. La signature électronique avancée doit :

OneSpan Sign répond aux exigences de la signature électronique avancée.

  1. Soyez uniquement lié au signataire
  2. Identifier le signataire
  3. Être sous le seul contrôle du signataire
  4. Détecter les modifications apportées au document ou aux données après l’application de la signature électronique

La signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée est l’équivalent légal d’une signature d’encre manuscrite.

La sécurité supplémentaire d’une signature électronique qualifiée peut également créer des frictions dans la transaction. Vos signataires sont tenus de se procurer une pièce d’identité numérique tenue par le signataire et de se rencontrer face à face. Ces étapes supplémentaires créent un processus de signature plus long et, en fin de compte, augmentent le coût global au-delà de ce que d’autres signatures électroniques pourraient exiger.

OneSpan Sign répond aux exigences d’utiliser un certificat numérique tiers comme signature électronique, mais nous ne délivrons pas ces certificats aux utilisateurs nous-mêmes. Au lieu de cela, nous pouvons aider les clients à trouver un partenaire de confiance pour délivrer des certificats numériques.

Le terme, signature électronique qualifiée, est basé sur le règlement de l’UE connu sous le nom eIDAS, mais il est similaire à de nombreuses autres lois à travers le monde qui exigent un certificat délivré par une organisation accréditée.

 

 

Sécurité des signatures électroniques et des transactions électroniques : les meilleures pratiques de qualification des fournisseurs

Identité, authentification et attribution de l’utilisateur

  • Méthodes d’identification flexibles des utilisateurs :
    • Identification des utilisateurs à distance par le biais de bases de données tierces (c.-à-d. authentification dynamique fondée sur les connaissances)
    • Identification des utilisateurs à distance par le biais de la vérification des renseignements personnels (PIV)
  • Possibilité de télécharger des images dans le cadre de la transaction e-sign (p. ex. photo d’un permis de conduire)
  • Méthodes d’authentification flexibles de l’utilisateur :
    • Méthodes d’authentification flexibles de l’utilisateur :
    • Authentification de l’utilisateur à distance par l’identification de l’utilisateur et le mot de passe
    • Vérification de l'adresse e-mail par invitation à une session de signature électronique
    • Authentification de l’utilisateur à distance par l’authentification statique fondée sur les connaissances (c.-à-d. des questions secrètes)
    • Capacité de personnaliser les questions de défi
    • Capacité d'exploiter les informations d'identification existantes
    • Capacité d’étiqueter entièrement le processus de signature électronique pour renforcer une expérience de confiance de bout en bout
  • Possibilité de configurer différentes méthodes d’authentification au sein d’une même transaction
  • Flexibilité pour adapter la méthode d’authentification à :
    • Le profil de risque de votre organisation
    • Chaque processus étant automatisé
  • Options flexibles pour l’attribution de signature en personne :
    • Affidavits de transfert
    • Mot de passe SMS (NIP) envoyé à un appareil mobile personnel (smartphone)
  • Intégration avec des solutions d’authentification à facteurs multiples solides (c.-à-d. Digipass de OneSpan)
  • Capacité de signer à l’aide de certificats côté client (« certificats qualifiés » en vertu du SIDA) associés à une personne

Sécurité des documents et des signatures

  • Les renseignements sur les pistes de vérification doivent être intégrés en toute sécurité dans le document.

    Tout d’abord, l’authenticité du document peut être vérifiée indépendamment du logiciel de signature électronique, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de vous inquiéter si un lien de vérification vers un serveur sera valide dans des années.

    Que vous mainteniez ou non un compte sur le service de signature électronique, ou si votre fournisseur est encore en affaires, vos documents ne sont pas affectés puisque vous, vos clients et d’autres parties prenantes n’avez pas à aller en ligne pour vérifier le document.
  • Le document et la signature DE CHAQUE doivent être sécurisés avec une signature numérique
  • Une piste d'audit complète devrait inclure la date et l'heure de la signature DE CHAQUE
  • La piste de vérification doit être intégrée en toute sécurité dans le document et liée à chaque signature en un seul clic et à la vérification des documents (p. ex., capacité de vérifier les documents et les signatures hors ligne, sans se rendre sur un site Web)
  • Possibilité de télécharger une copie vérifiable du dossier signé avec la piste de vérification

Sécurité du cloud et des données

  • Flexibilité dans les méthodes de déploiement pour s’aligner sur vos politiques de sécurité informatique et de données :
    • Déploiement sur site
    • Déploiement cloud public et privé, hébergé sur des plates-formes d’infrastructure cloud de classe mondiale telles qu’Amazon, IBM et Microsoft
  • Solution de signature électronique conforme SOC 2 et FedRAMP
  • Publication des pratiques de sécurité, des certifications et des résultats de l’audit de sécurité
  • A une feuille de route cohérente de garder les données des clients sécurisés
  • Centres de données mondiaux pour satisfaire à l’exigence de résidence de données dans le pays

OneSpan Signe électronique Signature FAQ

Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique?

Bien que les concepts connexes, les signatures numériques et les signatures électroniques sont différentes. Une signature électronique est un concept juridique. Il capture l'intention d'une personne d'être légalement liée à un accord ou un contrat. 

 

Cependant, une signature numérique fait référence à la technologie de cryptage/décryptage au sein d'une signature électronique. Sur la base de la cryptographie de clé publique, les signatures numériques sécurisent les documents signés et permettent de vérifier l'authenticité d'un enregistrement signé.

 

En bref, une signature numérique ne peut pas saisir l'intention d'une personne de signer un document. Lorsqu'il est utilisé avec une application de signature électronique, la technologie de signature numérique sécurise les données signées en e.

Les signatures électroniques OneSpan Sign sont-elles sécurisées ?

Oui. La sécurité est toujours au top de l'esprit chez OneSpan.

 

OneSpan Sign suit une variété de normes réglementaires, industrielles et informatiques en matière de sécurité et de protection des données. En outre, OneSpan Sign répond aux normes de conformité établies par ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC2 Type 2, FedRAMP, HIPAA, Skyhigh Enterprise-Ready, GDPR, et plus encore. Veuillez visiter le OneSpan Sign Trust Center pour plus d'informations.

En quoi OneSpan Sign est-il différent des autres fournisseurs de signatures électroniques ?

  1. OneSpan Sign traite les transactions B2B et client les plus réglementées au monde.
     
  2. Nous offrons à nos clients les plus hauts niveaux de support. Le dernier rapport de signature électronique de G2 Crowd évalue OneSpan Sign avec le score de satisfaction de la clientèle le plus élevé dans l’industrie.
     
  3. Nos clients peuvent entièrement étiqueter la solution pour correspondre à leur marque, afin qu'ils puissent fournir une expérience transparente pour leurs clients. 
     
  4. Nous offrons le plus d'options de déploiement, pour toute complexité, budget ou taille de projet.
     
  5. Notre solution garantit l'intégrité du document signé en lui apposant un sceau de sécurité avec détection de changement après que chaque personne signe pour vous protéger, vous et vos clients. 
     
  6. Nous offrons la plus grande flexibilité pour optimiser les signatures électroniques à vos processus, flux de travail, canaux, périphériques et signataires.
     
  7. Nous sommes la seule solution de signature électronique sur le marché qui offre une piste d’audit visuel pour prouver facilement et rapidement la conformité et soutenir votre cas juridique.

Quelles intégrations tierces sont disponibles avec les signatures électroniques OneSpan Sign ?

Pour ajouter des workflows de signature électronique à des applications tierces telles que Salesforce, Salesforce CPQ, Box, SharePoint, Nintex SharePoint, Pega Systems, Laserfiche et Dynamics CRM, ainsi que des solutions logicielles spécifiques à l'industrie, explorez notre section Partenaires pour une liste complète d'applications et de connecteurs.

 

Pour des besoins personnalisés de signature électronique et des intégrations système-système, notre API ouverte et nos SDK entièrement pris en charge (kits de développement logiciel) permettent aux développeurs d'ajouter des capacités de signature électronique à des applications tierces, des portails Web et des systèmes existants et locaux. .

Comment puis-je obtenir un document signé électroniquement?

Tout ce que vous devez envoyer des documents est un navigateur Web et un abonnement au plan professionnel OneSpan Sign. Téléchargez vos documents, ajoutez des destinataires, sélectionnez des blocs de signature et des champs, sélectionnez une méthode d'authentification de signataire, puis cliquez sur « Envoyer à signer » pour distribuer votre document pour la signature. Chaque destinataire recevra une invitation par courriel pour signer le document.

Comment les destinataires signent-ils des documents électroniques avec les signatures électroniques OneSpan Sign ?

La signature électronique avec OneSpan Sign est facile, et la signature est toujours gratuite pour les destinataires. Ils reçoivent simplement un e-mail avec un lien vers une cérémonie de signature dans OneSpan Sign. À partir de là, ils peuvent accéder au processus de signature électronique via leur navigateur sur leur appareil.

 

Une fois le processus de signature terminé, les deux parties peuvent télécharger les document signé électroniquement pour la conservation dans leur propre système. Alternativement, ces documents peuvent également être stockés dans OneSpan Sign. Essayez notre démonstration rapide pour voir comment il est facile d'utiliser OneSpan Sign. 

Les signatures électroniques OneSpan Sign peuvent-elles être utilisées sur les appareils mobiles ?

Utilisez notre OneSpan Sign Mobile App pour préparer, envoyer et signer en toute sécurité des documents en déplacement à partir de vos appareils iOS et Android. Il comprend des fonctionnalités de signature électronique robustes et est disponible sans frais supplémentaires dans nos plans professionnels et d’entreprise. Téléchargez l'application dès aujourd'hui.

 

En outre, OneSpan Sign offre la possibilité de signer en ligne n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil Web.

Est-ce que OneSpan Sign prend en charge les signatures électroniques qualifiées?

Oui. OneSpan Sign fournit une solution pour la signature électronique qualifiée (QES). Nous facilitons juridiquement la signature électronique qualifiée grâce à nos partenariats avec les fournisseurs de services de fiducie qualifiée. 
 

Une signature électronique qualifiée est créée en utilisant un certificat numérique (connu sous le nom de certificat qualifié) attribué à un individu. Considérez-le comme l'équivalent numérique d'une carte d'identité ou d'un passeport délivré par le gouvernement. 
 

Le certificat qualifié et la clé associée doivent être obtenus d'un fournisseur de services de confiance qualifié ou d'une autorité de certification qualifiée. Il est fourni à l'individu sur une carte à puce ou un dispositif USB. Cette personne doit connecter la carte à puce ou le dispositif USB à son ordinateur ou son dispositif mobile lors de la signature d'un document, et doit entrer au moins un identifiant utilisateur/mot de passe pour accéder à son certificat qualifié.  
 

OneSpan Sign gère pleinement l’utilisation d’un certificat qualifié pendant le flux de travail de signature électronique. Par exemple: 
 

  • Le signataire doit entrer dans OneSpan Sign par authentification réussie
  • Le signataire signe électroniquement le document 
  • Leur signature électronique est sécurisée à l'aide du cryptage de signature numérique (la signature numérique est créée à l'aide du certificat qualifié et de la clé associée) 
  • Cela crée une signature électronique qualifiée

 Pour en savoir plus, visitez notre page Signature électronique qualifiée.
 

Démarrer avec OneSpan Sign Signatures électroniques

Envoyez et connectez en toute sécurité des documents « hors de la boîte » ou intégrez pleinement la signature électronique à vos applications ou systèmes de base.

Quel que soit le plan OneSpan Sign que vous choisissez, vous obtiendrez une solution de signature électronique qui équilibre la facilité d’utilisation avec les plus hauts niveaux de sécurité et de conformité, tout en vous donnant la possibilité de personnaliser facilement la solution de signature électronique pour votre marque et des exigences commerciales et informatiques uniques.

Comment puis-je commencer avec les signatures électroniques OneSpan Sign ?

OneSpan Sign propose un plan professionnel avec des fonctionnalités de signature électronique pour les processus initiés par l'utilisateur ainsi qu'un plan d'entreprise pour intégrer les capacités de signature électronique dans vos applications Web, applications mobiles et systèmes de base.

Pour en savoir plus, visitez notre page prix et éditions.

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