Fonctionnalités de la signature électronique

Transformez vos longs fichiers PDF peu pratiques en formulaires guidés intelligents, adaptés aux appareils mobiles et faciles à remplir avant d’être signés électroniquement. En savoir plus.

OneSpan Sign prend en charge les formats de fichiers suivants : .doc, .pdf, .odt, .rtf et .txt. Vous pouvez également utiliser le pilote d’impression OneSpan Sign pour envoyer facilement des transactions directement vers OneSpan Sign depuis n’importe quelle application Windows. Il vous suffit d’imprimer via l’option « Envoyer vers OneSpan Sign » depuis des applications telles que Word, Excel, Google Docs et PDF pour envoyer vos transactions en vue de leur signature.

Vos signataires peuvent facilement signer et apposer leurs initiales aux emplacements appropriés. Utilisez les champs standard pour recueillir les informations suivantes auprès de vos signataires : signatures, initiales, noms, titres, date de signature, noms d’entreprises, etc. Vous avez même la possibilité de créer des champs personnalisés et de les réutiliser pour recueillir des données spécifiques auprès de vos clients.

Concevez des champs de formulaire avancés, notamment des cases à cocher, des boutons radio, des listes déroulantes, des champs de texte, des champs d’étiquette, etc.

Invitez vos signataires à joindre des pièces justificatives au cours du processus de signature électronique, telles qu’une photo de leur permis de conduire ou des documents PDF supplémentaires.

Une fois le processus de signature électronique terminé, les documents signés électroniquement peuvent être transférés en aval et archivés dans le système de gestion de contenu de votre organisation ou dans tout autre système d’archivage de votre choix, en vue d’un stockage et d’une conservation à long terme.

Ajoutez des documents complémentaires à votre transaction, tels que des mentions légales ou des conditions générales à l’intention de vos signataires. Les signataires peuvent facilement consulter, accepter et signer ces documents supplémentaires.

L'authentification par e-mail est l'option par défaut utilisée par OneSpan Sign pour vérifier l'identité d'un destinataire. L'identité du signataire visé est vérifiée à l'aide de son identifiant et de son mot de passe sécurisés lors de la connexion à son compte de messagerie. Il suffit au signataire de cliquer sur le lien pour accéder au document qu'il doit signer.

Le signataire est authentifié via le système de l’expéditeur à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe uniques. Il peut s’agir d’un portail bancaire en ligne, d’un portail de services administratifs ou même d’un compte OneSpan Sign.

Vérifiez l’identité de votre signataire grâce à un code SMS sécurisé à usage unique envoyé sur son téléphone. Le signataire saisit ce code sur la page de connexion et accède ainsi aux documents nécessitant une signature. En savoir plus.

Posez des questions de sécurité à votre signataire. On les appelle communément des « secrets partagés », car vous devez formuler ces questions en vous basant sur les informations dont vous disposez déjà concernant votre client, telles que les 4 derniers chiffres de son numéro de sécurité sociale ou un numéro d’identification de dossier. Si le signataire fournit la bonne réponse, son identité est vérifiée et il est reconnu comme le destinataire légitime de la transaction. En savoir plus.

Vérifiez à distance l’identité de personnes inconnues à l’aide de pièces d’identité officielles (par exemple, permis de conduire, passeport, etc.). OneSpan Sign s’appuie sur la vérification d’identité numérique pour capturer, extraire et analyser les données d’identité afin d’authentifier les documents d’identité officiels.

Les signataires peuvent utiliser leur appareil mobile pour prendre un selfie, qui sera comparé à la photo figurant sur leur pièce d’identité officielle. Lors de la détection active de présence, le système propose à l’utilisateur des défis ou des tâches spécifiques nécessitant une réponse en temps réel, comme cligner des yeux, parler ou incliner la tête, afin de s’assurer que la photo capturée provient bien d’un être humain réel. De plus, la détection passive de la présence fonctionne de manière invisible en arrière-plan sans interrompre l’expérience utilisateur, en analysant des éléments biométriques supplémentaires fournis au cours du processus d’authentification. L’identité des signataires peut être vérifiée en temps réel en quelques secondes. 

Tirez parti de services tiers de vérification d’identité, tels qu’Equifax, pour présenter au signataire une liste de questions « hors portefeuille » en temps réel. OneSpan Sign capture les réponses et les transmet au prestataire de services afin de confirmer l’identité du client et d’obtenir l’autorisation de lui donner accès aux documents à signer.

Signez électroniquement des formulaires et des documents à l’aide d’un certificat numérique stocké sur une carte à puce, telle qu’une carte d’accès commune (CAC) ou une carte de vérification d’identité personnelle (PIV). Cela permet une authentification à deux, voire trois facteurs, combinant ce que l’utilisateur connaît (le code PIN de sa carte à puce), ce qu’il possède (la carte) et, parfois, un identifiant biométrique (une caractéristique propre à l’utilisateur).

Utilisez des certificats numériques émis par des prestataires de services de confiance (TSP) tiers ou par votre propre infrastructure à clé publique (PKI). Nous prenons en charge les certificats numériques stockés localement sur le système de l’utilisateur, les cartes d’identité électroniques (eID), les certificats numériques distants stockés dans le cloud et les clés matérielles pour authentifier l’identité des signataires.

OneSpan Sign s’intègre aux solutions d’authentification multifactorielle (MFA) et de sécurité mobile de OneSpan afin de prendre en charge une authentification forte à l’aide de mots de passe à usage unique (OTP) et/ou de cryptogrammes visuels lors de l’authentification initiale de l’utilisateur et au moment de la signature. L’authentification multifactorielle offre un niveau de sécurité à plusieurs niveaux en exigeant des utilisateurs qu’ils prouvent leur identité à l’aide de deux méthodes de vérification ou plus avant de pouvoir accéder à la transaction et la mener à bien.

Afin d’améliorer l’expérience des signataires et de renforcer la confidentialité, les organisations peuvent mettre en œuvre les clés d’accès FIDO. Cela permet un processus d’authentification fluide et simple, crée un canal sécurisé entre l’expéditeur et le signataire, augmente les taux de réussite de connexion et réduit les coûts opérationnels. Les clés d’accès offrent une authentification quasi instantanée directement sur l’appareil de l’utilisateur en exploitant les données biométriques de celui-ci. Elles peuvent également fonctionner hors ligne après la configuration initiale, ce qui élimine la dépendance à la disponibilité du réseau. Les clés d’accès sont prises en charge sur un large éventail de plateformes, de navigateurs et d’appareils, et permettent une synchronisation entre appareils. Regardez la vidéo.

OneSpan Sign optimise les processus de signature grâce à des notifications par SMS en temps réel. Ces rappels instantanés réduisent le taux d’abandon, éliminent les coûts liés aux renvois et permettent de signer les contrats plus rapidement. En savoir plus.

Avec OneSpan Sign, vous pouvez choisir d’envoyer une notification par e-mail aux signataires. OneSpan Sign propose une solution en marque blanche pour les notifications par e-mail, permettant aux organisations de personnaliser le contenu, le logo et les couleurs, et même d’envoyer des e-mails depuis leur propre domaine. Cela crée une expérience plus fluide, plus fiable et en cohérence avec l’image de marque pour les signataires, ce qui peut se traduire par des taux de finalisation plus élevés. La personnalisation en marque blanche des notifications par e-mail ajoute également une couche de protection supplémentaire contre les tentatives d’hameçonnage. En savoir plus.

OneSpan Sign utilise une technologie de signature numérique avancée, une méthode de chiffrement permettant de sceller les documents après chaque signature et de les invalider de manière visible si des modifications y sont apportées. Cette sécurité intégrée garantit l’intégrité du document signé électroniquement et contribue à vous protéger, vous et vos clients, contre toute tentative de fraude.

En cas de litige juridique lié à des transactions électroniques, OneSpan Sign fournit les meilleures preuves possibles. OneSpan Sign est la SEULE solution du marché à enregistrer une piste d’audit unique couvrant l’ensemble du processus contractuel, de la vérification d’identité et de l’authentification à la signature électronique. Cela inclut la méthode de vérification d’identité et d’authentification utilisée, ainsi que les résultats détaillés de cette vérification. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble complète de la transaction, assortie d’une garantie solide de l’identité, ce qui vous permet de démontrer votre conformité.

OneSpan Sign intègre également les détails de la transaction de signature électronique au sein du PDF signé, notamment l’identité du signataire, la date et l’heure de la signature, ainsi que le certificat numérique utilisé pour signer numériquement le document. La signature numérique (hachage et chiffrement) permet de vérifier la validité du document depuis le moment de la signature afin de garantir la non-répudiation de l’enregistrement signé électroniquement. Vérifiez facilement le document signé en cliquant sur le bloc de signature. Cela ouvre la piste d’audit et vérifie automatiquement à la fois l’authentification du signataire et la validité du document. En savoir plus sur la piste d’audit intégrée de OneSpan Sign.

OneSpan Sign supprime tout contenu dynamique du document avant de le traiter. Ainsi, tout champ de formulaire utilisé pour remplacer du contenu par superposition est supprimé du document, ce qui neutralise automatiquement toute tentative d’attaque.

Les organisations soucieuses de la sécurité souhaitent avoir l’assurance que les fournisseurs avec lesquels elles travaillent respectent les exigences de sécurité nécessaires. OneSpan Sign est hébergé dans des centres de données de pointe, conformes aux normes SOC 2, ISO 27001, PCI DSS, FedRAMP et HIPAA, répartis dans le monde entier. OneSpan Sign répond à des exigences supplémentaires en matière de contrôles de sécurité et de conformité, notamment : ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Type II, Skyhigh, HIPAA, FedRAMP, l’Institut national des normes et des technologies (NIST), le Joint Interoperability Test Command (JITC) et le Partenariat national pour l’assurance de l’information (NIAP) de l’Agence nationale de sécurité (NSA). Découvrez-en davantage sur les audits de conformité et les certifications de OneSpan Sign.

Un document signé et les données associées sont chiffrés en permanence par OneSpan Sign à l’aide d’une technologie de chiffrement de pointe. OneSpan Sign respecte les meilleures pratiques en matière de sécurité en proposant un système de gestion des clés (KMS) de premier ordre, qui inclut des options de gestion des clés partagées et privées.

Les documents téléchargés en pièces jointes par les signataires sont immédiatement analysés à la recherche de logiciels malveillants. Si un document malveillant est détecté, OneSpan Sign bloque ce document et empêche les signataires de le télécharger dans le flux de travail de signature.

Les administrateurs de comptes peuvent gérer efficacement les utilisateurs et plusieurs comptes à partir d’un emplacement centralisé. Cela inclut l’organisation de plusieurs comptes en sous-comptes, le contrôle des droits de partage entre les utilisateurs et les comptes, ainsi que l’exploitation des fonctionnalités de personnalisation en libre-service sur l’ensemble des comptes.

Gérez les règles de signature basées sur les rôles à l’aide de groupes et d’autorisations. Les demandes de signature peuvent être gérées, déléguées et partagées entre les membres d’un groupe.

Accordez à d’autres membres de votre organisation l’accès à votre compte lorsque vous êtes absent du bureau. Les délégués désignés peuvent envoyer et signer des documents en votre nom pendant votre absence. En savoir plus.

Assurez-vous que vos utilisateurs disposent de mots de passe forts lorsqu’ils accèdent à OneSpan Sign. Définissez des règles relatives à la force des mots de passe, notamment le nombre de jours avant qu’un mot de passe puisse être modifié, la limitation du nombre de tentatives de connexion infructueuses, et bien plus encore.

Permettez aux administrateurs de définir un calendrier de suppression des transactions adapté aux besoins de leur organisation. Les administrateurs peuvent déterminer les types de documents et le délai dans lequel ces documents doivent être supprimés.

Accédez aux intégrations de signature électronique prêtes à l’emploi de OneSpan Sign pour mettre en place des processus pilotés par les utilisateurs au sein de votre organisation. Ces intégrations prêtes à l’emploi vous permettent d’automatiser le processus de signature électronique sans jamais quitter vos applications professionnelles préférées. Nous proposons des intégrations prêtes à l’emploi avec des plateformes CRM telles que Salesforce, MS Dynamics CRM et HubSpot ; des intégrations SIRH avec des systèmes tels que Workday et Greenhouse ; des intégrations de productivité et de stockage telles que Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Google Drive, Google Sheets, Box, Dropbox et Slack ; ainsi que des intégrations à des applications métier verticales telles que Laserfiche, Pega, Guidewire, Smart Communications, eOriginal, nCino, Oracle Fusion, et bien d’autres encore.

Le pilote d’impression vous évite d’avoir à télécharger manuellement des documents vers OneSpan Sign pour signature. Il fonctionne comme une imprimante en préparant tout document imprimable pour une signature électronique directement dans OneSpan Sign et vous permet d’« imprimer » vers OneSpan Sign directement depuis votre application Windows – aucun codage n’est nécessaire.

Transférez les documents signés électroniquement directement vers un coffre-fort sécurisé ou un système d’archivage électronique. Nous travaillons en partenariat avec eOriginal pour vous aider à gérer et à protéger des documents tels que les prêts et les baux après leur signature dans OneSpan Sign.

OneSpan Notary est une solution cloud tout-en-un entièrement intégrée qui permet aux notaires d’organiser en toute sécurité des sessions de notarisation électronique en présentiel (IPEN) et de notarisation en ligne à distance (RON) avec leurs clients.

OneSpan Notary regroupe en une seule solution la signature électronique en direct, la visioconférence sécurisée, des options robustes de vérification d’identité telles que la vérification d’identité et l’authentification par connaissances (KBA), des fonctionnalités de collaboration avancées, la possibilité de télécharger un cachet de notaire électronique, l’enregistrement, la tenue d’un journal électronique et des fonctionnalités de piste d’audit.

OneSpan Sign est hébergé aux États-Unis, au Canada, dans l’Union européenne et en Australie afin de respecter les exigences nationales en matière de résidence des données et de garantir une latence minimale. En tirant parti des réseaux mondiaux de centres de données de nos partenaires d’infrastructure cloud, nous pouvons également déployer rapidement de nouvelles instances de OneSpan Sign pratiquement partout dans le monde.

Chaque instance de OneSpan Sign est hébergée sur des infrastructures cloud redondantes et résilientes, ce qui nous permet d’offrir un temps de disponibilité de 99,9 % à nos clients et utilisateurs du monde entier.

OneSpan publie et met à jour en temps réel l’état de disponibilité du service sur le Trust Center, pour tous les environnements OneSpan Sign à l’échelle mondiale. Consultez les pourcentages de disponibilité sur le Trust Center.

L'équipe OneSpan s'engage à faire preuve d'une transparence totale en fournissant des mises à jour régulières sur l'état du système.

Notre plateforme est soumise à des tests de charge pour les scénarios d’utilisation les plus intensifs. Cela vous garantit de pouvoir traiter des volumes considérables de transactions commerciales tout en conservant des temps de réponse optimaux.