Pourquoi adopter une approche d'entreprise pour les signatures électroniques

Sameer Hajarnis, juillet 16, 2020
Why Take an Enterprise Approach to Electronic Signatures

Nous hébergeons régulièrement des webémissions sur des sujets tels que la transformation numérique, la sécurité numérique et les meilleures pratiques et technologies qui ont fait le succès de nos clients. Si vous avez raté notre dernière webdiffusion, Commencez la transformation avec une signature électronique , voici le résumé de 5 minutes. L'intégralité de la présentation est disponible à la demande.

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises reconnaissent l'énorme valeur des signatures électroniques et la nécessité de passer à un modèle plus transformé numériquement. En fait, si vous regardez comment les signatures électroniques sont utilisées dans toutes les parties des organisations d'entreprise, qu'il s'agisse d'applications B2C, d'applications B2B ou d'applications d'entreprise à employé, il existe des centaines de cas d'utilisation de signature électronique dans chaque organisation. Mais souvent, la meilleure façon de réaliser cette transformation numérique est loin d'être claire.

Pour aider les entreprises à comprendre comment mettre en œuvre avec succès les signatures électroniques en tant que service partagé, nous avons récemment organisé un événement virtuel en direct intitulé Commencez la transformation avec une signature électronique . Conférenciers inclus:

  • King Tam, architecte d'application pour BPM, RBC Banque Royale du Canada
  • Patrick Blanchet, directeur, livraison de solutions d'affaires, Industrielle Alliance, Groupe financier
  • Sameer Hajarnis, chef de pratique pour la signature électronique et l'automatisation des accords, OneSpan

Voici quelques-unes des principales idées discutées par le panel sur la façon dont vous pouvez déployer des signatures électroniques dans votre entreprise en tant que service partagé pour atteindre vos objectifs commerciaux stratégiques.

Créer un alignement entre les unités commerciales

Pour les architectes d'entreprise qui se lancent dans une stratégie de plate-forme pour les signatures électroniques, la clé est de « éviter les solutions se chevauchant, incohérentes et redondantes »Dans votre portefeuille, selon Forrester Research. Mais c'est plus difficile qu'il n'y paraît si l'on considère le déroulement de bon nombre de ces initiatives. En règle générale, la plupart des déploiements de signatures électroniques commencent au sein d'un certain secteur d'activité pour répondre à un besoin spécifique tel que l'ouverture de compte mobile, le prêt à distance ou les applications d'assurance en ligne. Alors que cette unité commerciale particulière s'efforce de résoudre leur problème immédiat, elle démontre le retour sur investissement des signatures électroniques et le service commence à s'étendre à l'ensemble de l'entreprise.

Il s'agit d'une approche très tactique pour favoriser l'adoption de la signature électronique. Mais en tant qu'architecte, si vous ne pouvez pas contrôler la diffusion de la technologie dans votre entreprise, vous avez tendance à vous retrouver avec des solutions redondantes et qui se chevauchent. Cela peut également être un problème pour les cadres supérieurs dont la préoccupation principale a toujours été de protéger les investissements et de réduire le coût total de possession alors qu'ils commencent à adopter les technologies de signature électronique dans l'entreprise.

Ce fut le cas au Banque Royale du Canada , où King Tam a expliqué comment certains groupes d'entreprises ajouteraient des solutions de signature électronique sans mettre à jour l'informatique. Tam et son équipe ont décidé de moderniser leur approche en utilisant une stratégie pilotée par API et en acheminant toutes les décisions clés via un processus de vue d'ensemble central.

«Nous avons réinventé nos services de signature électronique. Nous sommes passés à une solution basée sur l'API et nous avons également une administration centrale très forte des services partagés e-sign », a déclaré Tam. «Donc, nous essayons de mettre fin à tout autre type d'utilisation de la signature électronique autour de RBC, et ils doivent passer par notre équipe afin que nous lui appliquions des normes communes.»

Lorsque vous créez ces composants de workflow standardisés et réutilisables, et que ces composants de workflow sont réellement utilisés par divers secteurs d'activité, vous pouvez commencer à réaliser des économies importantes. Le DSI d'une grande banque en Amérique du Nord qui utilise OneSpan a déclaré avoir réalisé plus de 15 millions de dollars d'économies juste de la réutilisabilité de la technologie. Ainsi, non seulement vous pourriez voir des économies grâce à la numérisation des signatures, mais vous pourriez également voir des économies pures en termes de réutilisabilité.

Enterprise E-Sign

Construire une plateforme évolutive

Lors de la construction d'une plate-forme, les dirigeants technologiques parlent souvent du désir de passer par un seul cycle de développement pour créer une solution qui peut s'adapter à de multiples défis. Ils ne veulent pas créer de silos (par exemple, un pour le canal de vente au détail, un pour les services bancaires mobiles, un pour les problèmes de centre d'appels, etc.), car adopter cette approche va toujours ajouter de la redondance, et la redondance perturbe toute l'expérience client.

L'évolutivité était primordiale pour les parties prenantes de l'Industrielle Alliance, Groupe financier, qui se demandaient si leur solution de signature électronique conviendrait à leur équipe de gestion de patrimoine de 750 personnes. Patrick Blanchet a déclaré que les dirigeants étaient surpris et ravis d'apprendre que leur système OneSpan Sign avait été conçu en pensant à la vitesse et à l'évolutivité.

"J'ai reçu une demande ce matin, et probablement d'ici la fin de la semaine, ils vont être intégrés", a déclaré Blanchet. «C'est un petit groupe, mais cela semble avoir bien fonctionné. L'utilisation de la fonctionnalité sandbox pour effectuer des micro-modifications et donner accès à nos utilisateurs internes pour tester les fonctionnalités dans différentes versions semble être une réussite pour nous. »

Signature électronique d'entreprise
Grâce à COVID-19, l

Blanchet a déclaré que l'utilisation du cloud est essentielle pour la construction d'une plate-forme évolutive, car elle offre une évolutivité intégrée qui ne nécessite pas de personnes, mais plutôt de l'argent. Cela est particulièrement vrai pendant notre ère COVID-19 actuelle, où le fait d'avoir un modèle de services partagés dans votre entreprise vous permet de réagir plus rapidement et de maintenir la continuité des affaires plus facilement. Un système basé sur le cloud peut également réduire l'infrastructure que votre équipe doit entretenir.

Donc, si vous avez un besoin au niveau de l'entreprise, Blanchet a déclaré que l'utilisation d'un système basé sur le cloud sera toujours la meilleure pratique.

Exécution d'un déploiement réussi

L'objectif de tout responsable de la technologie est toujours de réduire le temps de numérisation de nouveaux cas, de sorte que de nouveaux secteurs d'activité puissent également entreprendre des voyages de signature électronique et pouvoir bénéficier de l'investissement plus important que l'entreprise a fait. Ainsi, déployer réellement votre nouveau système, gagner en adoption et tout réaliser rapidement nécessite une approche réfléchie qui tire le meilleur parti de vos actifs technologiques.

"Il devient agile, en utilisant autant que possible DevOps", a déclaré Tam. «Chez RBC, nous tirons également parti du cloud à différents niveaux, à la fois dans le cloud interne et dans le cloud externe. Nous utilisons donc vraiment l'agilité du cloud et des capacités supplémentaires pour arriver là où nous voulons être. »

Tam a déclaré que RBC avait utilisé une équipe spécialisée dans les services cloud pour guider la stratégie de déploiement. En parlant d'équipes, Blanchet a déclaré que vous devez également vous assurer que votre équipe d'assistance est solide. Au début de l'initiative de l'Industrielle Alliance, la plupart des membres de l'équipe étaient des analystes qui comprenaient ce que faisaient les API et essayaient de ne mener qu'une analyse de leurs besoins. Mais ils ont rapidement réalisé que cette approche laissait des lacunes dans la capacité de traiter et de résoudre rapidement les problèmes au sein des applications individuelles.

«Nous comprenons maintenant qu'ils doivent être conscients de ce qu'est le support et de l'accord sur les niveaux de service», a déclaré Blanchet.

Blanchet et Tam ont également discuté de la nécessité de gérer les intégrations pour divers segments commerciaux, de créer des équipes solides et de tester les couches de service dans votre système pour vous assurer qu'il peut répondre à toutes les demandes. Ils ont également déclaré que les équipes informatiques doivent comprendre que le déploiement n'est vraiment qu'une première étape du processus et que les dirigeants doivent continuellement chercher des moyens d'améliorer leurs services de signature électronique au fur et à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent avec le temps.

"Je ne fais rien en ce moment, je considère que c'est fait", a déclaré Tam. "Tout est encore un voyage."

Toute entreprise souhaitant favoriser l'adoption de la signature électronique devrait envisager une approche d'entreprise. Cela contribuera à garantir que votre plate-forme est non seulement évolutive, mais que les actions que vous entreprenez aujourd'hui contribueront à générer des avantages commerciaux à long terme en mettant l'accent sur la vitesse, l'efficacité et les économies de coûts.

Pour en savoir plus sur la façon dont une approche d'entreprise des signatures électroniques pourrait transformer votre entreprise, téléchargez notre livre blanc, Accélérez la numérisation de votre entreprise: meilleures pratiques pour déployer des signatures électroniques en tant que service partagé. ensuite contactez OneSpan pour démarrer votre propre transformation numérique.

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Sameer est un chef de file en matière de signature électronique avec OneSpan et possède plus de deux décennies d'expérience dans les logiciels d'entreprise et les sociétés SaaS. Il dirige une équipe de professionnels de la vente qui aident les clients à numériser les flux de travail de signature