Comment l'USDA a numérisé ses processus avec des signatures électroniques en un temps record

David Bocek, octobre 19, 2020
How USDA Digitized Their Processes with E-Signatures in Record Time

Les perturbations de l'économie et des chaînes d'approvisionnement causées par la pandémie ont pesé lourdement sur les fonctionnaires déterminés à servir leurs collectivités en ces temps de besoin. Dans un esprit de bonne volonté, les fonctionnaires du Département de l'agriculture des États-Unis (USDA) ont pris les mesures rapides nécessaires pour adapter leurs opérations et assurer la continuité de leurs services de production agricole et de conservation.

Des grands ministères fédéraux aux petits organismes, le gouvernement fédéral des États-Unis a rationalisé ses processus opérationnels à un rythme exceptionnel. En tant que tels, les risques perçus et les problèmes de conformité qui retardaient auparavant l'adoption de solutions numériques ne sont plus considérés comme des obstacles à la modernisation des processus.

Alors que les verrouillages à l'échelle nationale en réponse au COVID-19 sont entrés en vigueur au printemps dernier, les équipes de plusieurs agences de l'USDA ont rapidement étudié des solutions pour la continuité de la mission. Il a été rapidement déterminé qu'il était temps d'adapter leurs opérations pour tirer parti d'une solution de signature électronique sécurisée basée sur le cloud, afin que les agriculteurs et les producteurs agricoles américains puissent signer des documents sans mettre leur sécurité en danger.

Le département américain de l'Agriculture est chargé de fournir un leadership en matière de développement rural, de recherche agricole, de produits agricoles, de sécurité alimentaire, d'aide alimentaire, de services forestiers, etc. Vous pouvez visiter leur site Web officiel à www.usda.gov.

Dans notre récent webinaire, " Accélérer les services gouvernementaux essentiels pendant la pandémie », Deux représentants des agences de production et de conservation agricoles (FPAC) de l'USDA se sont joints à OneSpan pour discuter de ce qu'il fallait pour s'assurer que les fonctionnaires disposent des outils dont ils avaient besoin pour fournir des services essentiels aux agriculteurs et aux éleveurs à des vitesses sans précédent.

Les verrouillages gouvernementaux catalysent la croissance des services numériques

Les agences de l'USDA responsables de la production agricole et de la conservation sont le Natural Resources Conservation Service (NRCS), qui aide des millions d'agriculteurs en fournissant une assistance technique sur leurs efforts de conservation des terres, et la Farm Service Agency (FSA), qui met en œuvre les politiques et administre les crédits. et programmes de prêt. Ces deux agences servent souvent les mêmes clients, mais utilisent des technologies et des outils différents pour répondre à leurs besoins uniques.

Avant la pandémie, de nombreux documents administrés par les deux agences nécessitaient toujours une signature en personne, mais comme des fermetures étaient annoncées dans tout le pays, les agences avaient besoin d'un moyen de maintenir l'agriculture et le commerce tout en protégeant les agriculteurs du pays contre le virus.

Jusque-là, le NRCS disposait d'un système d'enregistrement numérique et même d'une méthode pour obtenir des signatures électroniques, mais il ne comprenait pas tous les documents. Pendant ce temps, la FSA était à plusieurs mois de lancer son propre système d'enregistrement numérique qui excluait complètement une solution de signature électronique. Les agriculteurs et les éleveurs sont des gens très occupés, il a donc fallu beaucoup de temps pour faire signer les documents en personne.

pose des fondations

Une fois les verrouillages mis en place, les producteurs ayant besoin de financement n'étaient plus en mesure de se rendre au centre de service USDA le plus proche pour signer les documents contractuels ou les demandes de paiement.

Kirt Peterson, spécialiste des ressources naturelles à l'APFC de l'USDA, a expliqué comment son équipe d'optimisation de la livraison de mission a enquêté sur les inefficacités des agences afin de moderniser leurs processus d'affaires. Il était clair à l'époque qu'ils auraient besoin d'évaluer un nouveau processus avec une composante de signature électronique basée sur le cloud pour collaborer dans plusieurs comtés et servir les agriculteurs de leurs communautés.

Amber Herz, assistante de programme au NRCS de l'USDA et membre clé de l'équipe d'optimisation de la livraison de mission, a présenté l'objectif de créer un nouveau processus plus efficace: gagner la confiance pour ce qui doit se passer, identifier les bonnes solutions et la bonne équipe, outils ensemble.

1. Obtenir l'adhésion des parties prenantes pour favoriser le changement

Avec la fermeture imminente des centres de services des agences, les agences ont agi rapidement à partir du 13 mars. L'équipe a discuté des problèmes de continuité avec l'architecte en chef du centre d'affaires de l'APFC.

Bien que l'urgence de la situation justifiait une évaluation et une mise en œuvre rapides, les deux agences de l'APFC devaient d'abord gagner la confiance de tous les niveaux de direction de l'USDA pour déployer avec succès les nouveaux outils.

Les relations antérieures et le réseautage efficace entre les agences et le centre d'affaires ont largement contribué à gagner l'adhésion interne nécessaire pour déployer un projet réussi. L'équipe s'est concentrée sur un groupe central de personnes représentant chaque domaine qui devait être impliqué. De nouvelles procédures commerciales flexibles ont été longuement débattues et des démonstrations en direct ont été menées, augmentant ainsi la crédibilité et la sensibilisation au nouveau processus.

Dix jours plus tard, l'équipe d'évaluation a présenté trois options pour l'examen de leur leadership. Une décision a été prise le lendemain pour tirer parti des signatures électroniques basées sur le cloud et l'équipe a immédiatement commencé à mettre en place des appels stratégiques et des discussions sur les achats.

2. Choisir le bon partenaire technologique

Lors de l'examen des partenaires potentiels, il était essentiel pour les deux agences de travailler avec des fournisseurs qui étaient prêts à aller au-delà des attentes pour aider à réaliser la mission. Ce n'était pas comme d'habitude et l'USDA avait besoin d'un partenaire de confiance capable d'atteindre les objectifs urgents.

Ils ont également exploré des applications supplémentaires lors de la conception des flux de travail de signature électronique pour s'assurer que la solution a été conçue avec l'évolutivité à l'esprit.

L'USDA avait déjà des années d'expérience de travail avec OneSpan, et ils savaient que OneSpan Sign avait les capacités intégrées pour étendre la solution à l'ensemble de l'organisation tout en couvrant les réglementations gouvernementales les plus strictes.

bon partenaire technologique

En s'associant à OneSpan, l'équipe pouvait être sûre de travailler avec les bonnes personnes pour maintenir le projet sur la bonne voie.

3. Une expérience meilleure et plus efficace qu'avant la pandémie COVID-19

OneSpan Sign a été déployé en tant que solution intégrée basée sur le cloud pour permettre la collaboration à distance entre les centres de services de l'USDA.

Aujourd'hui, une fois les documents signés électroniquement, une plate-forme de stockage et de communication basée sur le cloud gère le traitement en aval de ces documents en fonction des besoins de l'agence. Ce processus accéléré permet aux agriculteurs et aux éleveurs de continuer à obtenir les services dont ils ont besoin d'une manière nouvelle et améliorée.

Bien que les deux agences n'aient pas toujours été alignées sur la technologie historiquement, les principaux acteurs ont travaillé en équipe au profit de toutes les personnes touchées par la crise. En moins de 6 mois, plus de 40 000 documents ont déjà été signés électroniquement entre le NCRS et la FSA, les politiques ont été mises à jour pour plus de flexibilité et alignées autant que possible pour créer une expérience client plus uniforme pour les producteurs de la Nation.

En travaillant ensemble pour le plus grand bien, les agences de production agricole et de conservation de l'USDA ont pu protéger les générations futures d'agriculteurs, réduire l'impact du virus sur le commerce et l'approvisionnement alimentaire, et aider à rendre le gouvernement américain plus équipé et plus efficace.

Pour en savoir plus sur la réussite de l'USDA, veuillez regarder l'enregistrement de notre webinaire conjoint, " Accélérer les services gouvernementaux essentiels pendant la pandémie " . Pour en savoir plus sur la façon dont OneSpan Sign peut être déployé pour soutenir la continuité des missions du gouvernement en cette période de crise, veuillez en lire plus sur Soutenir la continuité de la mission gouvernementale .

Readiness Checklist: How to Get Started with E‑Signatures Right Now

Readiness Checklist: How to Get Started with E‑Signatures Right Now

Learn the various implementation options as well as the top technical requirements to deploying electronic signatures in your organization.
 

Learn More