Notarisations Go Electronic in OneSpan Sign

Lorsque vous signez un document, vous devrez peut-être le notarier. Qu'est-ce que cela signifie et comment pouvez-vous le faire?

Les notarisations sont traditionnellement effectuées manuellement avec des documents papier et exigent un « public notaire » autorisé pour témoigner, signer et sceller des documents. Ces transactions comprennent des signatures à la plume et à l'encre et des joints de notaire tampon en caoutchouc. Avec l'avènement des signatures électroniques cependant, les notarisations électroniques sont maintenant possibles. Les processus de notarisation électronique imitent le monde du papier, mais avec la commodité et les avantages supplémentaires de la preuve de remplir les transactions numériquement (j'explique ces avantages ci-dessous).

e-Notaire dans OneSpan Signe

Certains documents peuvent ne pas être juridiquement exécutoires sans notarisations. Dans le cadre de la release OneSpan Sign automne 2014, la nouvelle fonctionnalité e-Notary permet aux notaires de notariser facilement et électroniquement les documents sans les tracas du papier. Pour compléter le processus de notarisation électronique, les notaires et les signataires autorisés procèdent à la signature dans un scénario en face-à-face. Une fois la transaction terminée, le sceau notaire est appliqué numériquement aux documents par OneSpan Sign.

Guide du débutant sur les signatures électroniques

Ce document de préparation essentiel de 24 pages présente des concepts juridiques et des enjeux clés importants pour la création de processus d’affaires numériques qui font appel aux signatures électroniques.

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Les documents qui nécessitent généralement une notarisation comprennent :

• Les biens immobiliers
• Affidavits
• Procuration (POA)
• Accords prénuptiaux
• Règlements d'assurance
• Transfert de terrain
• ... et bien d'autres

De plus, OneSpan Sign aide à rationaliser vos flux de travail de notarisation en vous permettant de consigner les informations relatives à la transaction dans un « e-Journal » intégré. Les entrées e-Journal sont stockées en toute sécurité dans OneSpan Sign, mais vous avez également la possibilité d’exporter des enregistrements à partir de OneSpan Sign si nécessaire.

Fonctionnement de l'e-notarisation

Une fois que les informations d’identification du notaire sont installées dans OneSpan Sign et que les documents nécessaires sont téléchargés, la transaction en personne est complétée en quelques étapes rapides et faciles :

1. Le processus commence par un affidavit qui est présenté à l’écran dans OneSpan Sign. Le notaire passe le contrôle de l'appareil utilisé pour la signature au signataire.
    
2. Le signataire signe électroniquement le document (ce processus est répété pour chaque partie signataire).
    
3. Un affidavit apparaît alors indiquant que le signataire transmet le contrôle au notaire.
    
4. Le notaire signe le document et un sceau notaire est appliqué au document par OneSpan Sign. Le sceau transmet des informations importantes sur le notaire tels que leur nom, leur iddentifique, leur date d'expiration et leur juridiction.

Comme pour toutes les transactions effectuées dans OneSpan Sign, l’ensemble du processus est légal et sécurisé à 100 %.

Soutenu par des preuves électroniques

Les transactions signées électronique ont un avantage unique sur le monde du papier : vous pouvez recueillir des preuves électroniques pendant le processus parce que vous maintenez le contrôle sur les documents tout au long de la transaction. Pensez-y - dans le monde du papier, vous ne pouvez pas être sûr quand le document a été signé, dans quel ordre ou si le signataire a été présenté avec les divulgations nécessaires.

e-Notary est soutenu par les preuves électroniques les plus complètes et sécurisées sur le marché. Notre solution vous offre la meilleure protection juridique car elle saisit systématiquement les preuves au niveau des documents et des processus. Cela réduit le temps et le coût de la collecte des preuves et vous permet de démontrer la conformité juridique et réglementaire.

La nouvelle fonctionnalité e-Notary vous permet maintenant de passer de processus manuels sur papier à des workflows numériques de bout en bout, vous offrant les avantages de la preuve et la commodité des transactions numériques. Attention à l’e-Notaire et à un certain nombre de nouvelles fonctionnalités et améliorations dans OneSpan Sign le 1er novembre.

Etes-vous nouveau à e-signatures et e-Notary? Essayez notre démonstration rapide et voyez par vous-même à quel point il est facile de signer en e-sign.