5 façons E-Signatures rendre plus facile de prouver la conformité
La piste de vérification d'un document signé électroniquement est devenue une caractéristique essentielle d'une solution de signature électronique depuis la crise financière de 2008. Depuis lors, les lois et les règlements sont devenus plus stricts. Les entreprises font l'objet d'une vérification plus fréquente. Les cadres supérieurs sont maintenant tenus responsables sur le plan juridique et financier des décisions qu'ils prennent. Les entreprises cherchent maintenant à saisir le plus de détails possible sur les décisions prises par leurs dirigeants et leurs employés, ainsi que sur les transactions qui ont lieu avec leurs clients et partenaires, afin de prouver la conformité lorsqu'un vérificateur finit par frapper.
Une solution de signature électronique peut aider à accroître la conformité d'une organisation en appliquant les règles d'affaires tout au long du flux de travail de signature, tout en enregistrant ce qui s'est passé au fur et à mesure que les gens se présentaient avec des documents à examiner et à signer. Cependant, toutes les solutions de signature électronique ne sont pas créées de la même façon en ce qui concerne leurs capacités de piste d'audit.
Voici cinq éléments à considérer lorsque vous évaluez les capacités de piste d'audit d'une solution de signature électronique.
1. Sentiers d'audit statiques
La solution de signature électronique capture-t-elle et reproduit-elle de façon fiable les informations de base sur ce qui s'est passé pendant le flux de travail de signature ? Vous permet-il de prouver qui a signé, quels documents, quand (date et horodatage), où (ville), comment (ordinateur / adresse IP), dans quel ordre, et qui l'a autorisé?
2. Document et Sécurité signature
La solution de signature électronique garantit-elle à la fois les signatures et le contenu d'un document ? Empêche-t-elle les gens de supprimer les signatures du document, de copier et de coller des signatures dans d'autres documents? Est-ce que cela empêche les gens de supprimer et de modifier le contenu du document? Les signatures sont-elles visiblement invalidées si des modifications sont détectées?
Critères d'évaluation clés pour le logiciel E-Signature
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TÉLÉCHARGER MAINTENANT3. Signature sectionnelle
De nombreux processus d'affaires impliquent plusieurs participants, exigeant de chaque signataire qu'il termine ses champs respectifs et applique une signature. La solution de signature électronique signe-t-elle numériquement le contenu du document chaque fois que quelqu'un signe de nouveaux signes? Si un signataire et un cosignataire signent un contrat à des jours différents, est-ce que cette histoire est reflétée dans la piste de vérification?
Si la solution enroule une signature numérique autour de l'ensemble du document à la fin du processus, elle ne vous donne pas l'image complète de chaque événement de signature. Si vous ne pouvez pas prouver que différentes personnes ont signé à des moments différents, qu'est-ce que cela signifierait pour votre organisation du point de vue de la conformité ou du litige?
4. Stockage indépendant du fournisseur
La solution de signature électronique intègre-t-elle la piste d'audit directement dans les documents afin que vous puissiez les stocker et les vérifier en toute sécurité où vous le souhaitez? Ou, devez-vous retourner au service du fournisseur de signature électronique afin de vérifier l'authenticité du document signé électronique? Si vous devez retourner au service du fournisseur de signature électronique pour stocker et vérifier les documents, quel impact cela aura-t-ilsur votre entreprise et vos opérations, surtout s'ils éprouvent des problèmes de performance ou des retards de service, ou même si vous faites faillite?
À titre de test, vérifiez le panneau de signature du PDF signé électroniquement pour voir si et combien d'informations d'audit sont intégrées dans le document.
5. Sentiers d'audit actifs
La solution de signature électronique vous permet-elle de rejouer ce qui s'est passé pendant le flux de signature tel qu'il a été vécu par les signataires ?
Capture-t-il des captures d'écran et des horodateurs du processus étape par étape, y compris ce que les gens ont vu et toutes les mesures qu'ils ont prises du début à la fin? Vous permet-il de prouver comment les documents ont été affichés aux personnes lorsqu'ils ont été générés dynamiquement et affichés pour examen et signature dans un navigateur Web ?
La ligne de fond sur la façon de prouver la conformité
Une solution de signature électronique devrait permettre à votre organisation de prouver plus facilement sa conformité dans un monde numérique en constante évolution. Pour ce faire, il ne suffit pas de saisir l'information sur les pistes de vérification au niveau des documents. Comme de plus en plus de transactions ont lieu en ligne et que les documents sont générés de façon dynamique à chaque fois pour chaque personne, une solution de signature électronique devrait également recueillir des informations actives sur les pistes d'audit sur le processus afin que vous puissiez prouver précisément ce que les signataires ont vécu et accepté.
Lorsqu'il s'agit de pistes de vérification de signature électronique, tout le monde vous donnera une piste de vérification statique, de sorte que vous savez ce qui a été signé. Mais ce qui est vraiment important, ce n'est pas seulement que vous avez conclu un contrat - c'est de voir comment vous y êtes arrivé. C'est là que la piste de vérification active entre en jeu. Il vous montre comment le processus s'est produit. OneSpan Sign est unique dans l'industrie pour fournir une piste de vérification active.
Que vous soyez un organisme gouvernemental, une banque ou une compagnie d'assurance, vous devez suivre les règles sur la façon dont les documents de signature dans une transaction numérique avec les clients et les partenaires commerciaux, et nos pistes d'audit double vous donnent la possibilité de démontrer facilement la conformité et prouver non seulement ce qui a été signé, mais comment il a été signé - et c'est toujours ce que les gens veulent savoir.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur les pistes d'audit et d'autres critères de sélection qui vous permettront de réussir avec les signatures en ligne, lisez ce nouveau guide des Centres d'évaluation de la technologie : Critères d'évaluation clés pourles logiciels de signature électronique — Faire le bon choix pour l'efficacité économique et le service supérieur.
Ce message fait partie d'une série de blog Guide de l'acheteur:
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