Fonctionnalités de signature électronique

Distribuez les documents à plusieurs signataires et définissez l’ordre de signature. Vous avez la possibilité de faire signer les signataires l’un après l’autre ou en parallèle.

Vos équipes peuvent créer des groupes de signature flexibles comprenant à la fois des utilisateurs OneSpan Sign et des utilisateurs non OneSpan Sign, ce qui permet à n'importe quel membre du groupe de mener à bien une tâche de signature. Cela simplifie les flux de travail tels que les demandes conjointes, où la signature peut être apportée par l'un ou l'autre des demandeurs.

La contresignature permet à un même destinataire de participer à plusieurs étapes d’une transaction, ce qui facilite les flux de travail nécessitant que les documents soient examinés, approuvés et signés à nouveau une fois que les autres parties ont effectué leurs actions.

La logique conditionnelle peut être configurée en fonction des exigences de votre flux de travail.

• Masquez ou affichez les données à saisir en fonction de la réponse du signataire à des champs spécifiques. Utilisez la logique conditionnelle « Si/Alors » dans les documents pour vous assurer que les signataires ne voient que les champs pertinents en fonction de leurs choix.
• Configurez la logique de signature de manière à ce que n’importe lequel des signataires puisse signer.

Cette fonctionnalité permet aux signataires d’ignorer les champs de signature qui ne les concernent pas. Elle est idéale pour les formulaires comportant plusieurs services complémentaires, des cases à cocher d’adhésion ou de désinscription, ou encore les demandes impliquant plusieurs parties où certains demandeurs secondaires ou certaines sections sont facultatifs.

Cette fonctionnalité vous permet d’envoyer une transaction même si vous ne connaissez pas encore l’identité des signataires finaux. Au lieu de saisir d’emblée des noms précis, l’expéditeur ajoute des rôles de remplacement et désigne une personne comme « spécificateur de destinataire ». Une fois la transaction envoyée, le spécificateur de destinataire identifie les véritables signataires, et le flux de travail de signature se poursuit. Découvrez la fonctionnalité « Spécificateur de destinataire » pour les flux de travail de signature électronique.

Les modèles sont parfaits pour vos documents fréquemment utilisés. Configurez l’emplacement des signatures et des champs afin de créer des modèles réutilisables qui réduisent le nombre d’étapes nécessaires à la préparation des documents en vue de la signature électronique.

Les mises en page sont utiles pour les utilisateurs qui envoient fréquemment des formulaires comportant des blocs de signature et des champs de données dont l’emplacement reste le même tout au long du document. Les mises en page font office de modèle et peuvent être enregistrées puis appliquées à de futurs documents présentant le même format et les mêmes exigences en matière de champs.

Classez et validez automatiquement les pièces justificatives soumises au cours des workflows de contrat. Cette fonctionnalité identifie les problèmes tels que les documents périmés, les types de documents incorrects, les informations manquantes, les fichiers téléchargés de mauvaise qualité et les incohérences dans les données, afin de réduire les retards et d’améliorer la précision.

La fonctionnalité de visibilité des documents vous permet de choisir les documents que vos destinataires peuvent consulter et signer. Définissez l’accès individuel aux documents au sein d’une seule transaction regroupant plusieurs documents, au lieu de devoir créer des transactions distinctes pour chaque destinataire. De plus, cette fonctionnalité vous évite d’avoir à traiter des documents que vos destinataires n’ont pas besoin de consulter, et garantit que les documents contenant des informations sensibles ne sont consultés que par les destinataires prévus.

Les balises de texte vous évitent d’avoir à placer manuellement les signatures et les champs dans vos documents. En ajoutant des balises de texte à votre document, une fois celui-ci téléchargé sur OneSpan Sign, chaque balise de texte est automatiquement remplacée par la signature et les champs à l’emplacement approprié.

Définissez l’action qu’un destinataire doit effectuer, comme signer, autoriser le changement de signataire ou simplement approuver un document. OneSpan Sign vous permet de personnaliser le workflow d’un destinataire spécifique afin de répondre aux besoins de votre entreprise.

Configurez des rappels automatiques par e-mail et des dates d’expiration pour que vos signataires mènent à bien le processus de signature dans les délais. Les rappels et les dates d’expiration constituent des fonctionnalités puissantes qui vous aident à suivre les documents urgents envoyés à vos signataires.

OneSpan Notary est une solution cloud tout-en-un entièrement intégrée qui permet aux notaires d’organiser en toute sécurité des sessions de notarisation électronique en présentiel (IPEN) et de notarisation en ligne à distance (RON) avec leurs clients.

OneSpan Notary regroupe en une seule solution la signature électronique en direct, la visioconférence sécurisée, des options robustes de vérification d’identité telles que la vérification d’identité et l’authentification par connaissance (KBA), des fonctionnalités de collaboration avancées, le cachet eNotary, l’enregistrement, le journal notarial et des capacités de piste d’audit.

Personnalisez entièrement le processus de signature électronique en marque blanche et mettez votre marque en avant sur les pages Web et dans les e-mails que voient les signataires. Ajoutez votre logo et personnalisez le contenu des e-mails ainsi que le domaine de l’expéditeur afin de refléter votre image de marque, tout en conservant un contrôle total sur l’apparence et l’ergonomie de votre application Web. Une transaction entièrement personnalisée renforce la confiance des clients et améliore les taux de finalisation.

La personnalisation en marque blanche protège également votre marque et vos clients, et dissuade les cybercriminels spécialisés dans le phishing sophistiqué de faire de vous leur prochaine cible.

Envoyez des documents à signer et permettez aux destinataires de les signer électroniquement en face à face ou à distance via Internet. Créez la meilleure expérience possible pour les signataires, quel que soit le canal ou le processus – que ce soit en ligne, sur un appareil mobile, dans un centre d’appels, en agence ou en personne. OneSpan Sign est optimisé pour les appareils mobiles et peut détecter automatiquement les appareils de petite taille tels que les smartphones.

La fonctionnalité « Résumé et questions-réponses par IA » génère automatiquement des résumés concis des contrats, extrait les informations contractuelles clés et permet de poser des questions en langage naturel sur les formulations complexes des contrats. En identifiant les obligations, les responsabilités, les dates de renouvellement, les clauses clés et les risques potentiels, elle aide les expéditeurs et les signataires à comprendre rapidement les contrats et à prendre des décisions plus éclairées.

La prise en charge de l’accessibilité de OneSpan Sign permet aux signataires aveugles ou malvoyants de consulter et de signer des documents présentés à l’aide d’un navigateur et d’outils d’accessibilité pris en charge. Ce composant respecte les Directives pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0, niveau AA.

Transformez l’appareil mobile de votre signataire en tablette de capture de signature mobile pour enregistrer des signatures manuscrites. Prise en charge multi-appareils permettant aux utilisateurs d’ordinateurs de bureau de signer électroniquement depuis leur appareil mobile. Aucune application ni aucun plug-in n’est requis.

Utilisez les options de personnalisation en libre-service disponibles dans le panneau d’administration pour ajouter le logo de votre entreprise et personnaliser les couleurs ainsi que les chaînes de texte, afin que votre marque occupe véritablement le devant de la scène auprès de vos signataires.

Offrez aux signataires la possibilité de choisir librement la manière dont ils signent les documents, notamment via des signatures saisies au clavier, des images de signature téléchargées, des signatures manuscrites capturées sur des appareils mobiles ou à l’aide d’une souris, ainsi qu’un choix de polices de signature. En prenant en charge plusieurs méthodes et styles de signature, les organisations peuvent s’adapter aux préférences individuelles, améliorer l’accessibilité et permettre une signature plus intuitive.

Les notaires peuvent examiner simultanément les documents avec les signataires en les guidant tout au long de processus d’accord en plusieurs étapes, en transférant le contrôle à différents participants, et en remplissant et signant les formulaires ensemble. L’objectif est de recréer une interaction en face à face, comme si vous signiez en personne un accord notarié sur papier.En savoir plus sur OneSpan Notary.

Réalisez des transactions notariales lors d’un appel vidéo en direct et en temps réel avec les signataires grâce à la fonctionnalité de visioconférence intégrée. En savoir plus sur OneSpan Notary.

Suivez l’avancement de vos transactions en temps réel, et gérez et archivez toutes vos transactions critiques de signature électronique dans OneSpan Sign et/ou votre système d’enregistrement. Le tableau de bord vous permet de consulter et de suivre les transactions de signature électronique.

Générez des rapports sur les transactions, les signataires et l’activité globale de votre compte OneSpan Sign.

La fonctionnalité d’envoi groupé vous fait gagner du temps lorsque vous devez envoyer des documents à plusieurs destinataires pour signature. Elle vous évite d’avoir à préparer des transactions individuelles. Commencez par importer votre liste de destinataires, préparez les documents à signer, puis envoyez-les. Vos destinataires reçoivent chacun un exemplaire unique du document à signer électroniquement.

La fonctionnalité Fast Track vous fait gagner du temps lorsque les mêmes formulaires doivent être signés à plusieurs reprises. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer une URL ou un code QR dédié à votre transaction, que vous pouvez intégrer à votre site web ou à votre portail sécurisé. Il vous suffit de l’ajouter à vos favoris et de réutiliser cette même URL ou ce même code QR à l’infini. Aucune intégration ni aucun développement ne sont nécessaires. Cette fonctionnalité est idéale pour les processus répétitifs à grand volume, tels que les formulaires de virement automatique, les accords de confidentialité et les contrats types.

Une fois le processus de signature électronique terminé, les documents signés électroniquement peuvent être automatiquement transférés, via des intégrations, vers le système de gestion de contenu de votre organisation ou tout autre système d’archivage de votre choix, en vue d’un stockage et d’une conservation à long terme. Les utilisateurs ont également la possibilité d’archiver manuellement les transactions terminées. Les transactions sélectionnées peuvent être déplacées de la boîte de réception vers le dossier « Archivé », où sont stockées toutes les transactions archivées.

Transférez les documents signés électroniquement directement vers un coffre-fort sécurisé ou un système d’archivage électronique. Nous travaillons en partenariat avec eOriginal pour vous aider à gérer et à protéger des documents tels que les prêts et les baux après leur signature dans OneSpan Sign.

Créez votre propre intégration personnalisée à OneSpan Sign à l’aide de notre API REST publique et de nos SDK .NET, Java et APEX entièrement pris en charge. Nos outils facilitent le développement, les tests et le déploiement rapides.

Intégrez les fonctionnalités de OneSpan Sign dans des workflows basés sur l’IA grâce à la connectivité MCP, permettant ainsi aux agents IA d’orchestrer en toute sécurité la vérification d’identité, le traitement des documents et les transactions d’accords numériques.

Accédez aux intégrations de signature électronique prêtes à l’emploi de OneSpan Sign pour des processus pilotés par les utilisateurs au sein de votre organisation. Les intégrations prêtes à l’emploi permettent d’automatiser le processus de signature électronique sans jamais quitter vos applications métier préférées. Nous proposons des intégrations prêtes à l’emploi vers des plateformes CRM telles que Salesforce, Microsoft Dynamics CRM et HubSpot ; des intégrations SIRH vers des systèmes tels que Workday et Greenhouse ; des intégrations de productivité et de stockage telles que Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Google Drive, Google Sheets, Box, Dropbox et Slack ; ainsi que des intégrations à des applications métier verticales telles que Laserfiche, Pega, Guidewire, Smart Communications, eOriginal, nCino, Oracle Fusion, et bien d’autres encore.

L’intégration OneSpan Sign pour Workato permet aux équipes d’automatiser des workflows sécurisés de signature numérique dans plus de 1 000 applications d’entreprise, réduisant ainsi les tâches manuelles et accélérant le retour sur investissement sans recourir au codage.

Permettez aux administrateurs de créer, de modifier et de gérer des intégrations ainsi que des automatisations de flux de travail via une expérience en libre-service, ce qui réduit les délais de mise en œuvre et renforce l’agilité de l’entreprise.

Personnalisez entièrement les workflows de préparation et de signature des documents et déclenchez des événements spécifiques adaptés à vos processus métier et transactions clients uniques afin de garantir le taux d’adoption le plus élevé possible.

Intégrez de manière transparente OneSpan Sign à vos processus en amont (par exemple, la génération de documents) et en aval (par exemple, l’archivage et le stockage).

Intégrez étroitement vos champs de données à d’autres applications et systèmes, et établissez des liens entre eux. Les données circulent de manière bidirectionnelle : du système tiers vers votre document et inversement.

Configurez SAML pour permettre aux utilisateurs de votre entreprise de se connecter à OneSpan Sign via l’authentification unique (SSO).

OneSpan Sign vous donne accès à un environnement de test robuste afin de faciliter le développement et les tests rapides.

L'Indecopi est une organisation de premier plan dans le secteur de la sécurité numérique au Pérou. OneSpan Sign est la première et unique plateforme mondiale de signature électronique et numérique d'entreprise offrant une gamme complète de services à avoir été accréditée par l'Indecopi. Cette accréditation signifie que les signatures numériques générées par OneSpan Sign peuvent être reconnues comme ayant la même validité et la même force juridique qu'une signature manuscrite.

OneSpan Sign prend en charge l’anglais (États-Unis), l’anglais (Royaume-Uni), le français, le tchèque, le danois, le néerlandais, l’espagnol (Amérique latine), l’espagnol (Espagne), l’allemand, le norvégien, le japonais, le portugais, l’italien, le russe, le chinois (simplifié et traditionnel), le coréen, le danois, le grec, le polonais, le roumain, le bulgare et l’arabe.

OneSpan Sign est conçu pour permettre la signature aux plus hauts niveaux de confiance, en répondant aux exigences des trois types de signatures électroniques définis dans le règlement eIDAS : la signature électronique simple (SES), la signature électronique avancée (AES) et la signature électronique qualifiée (QES). De plus, OneSpan Sign répond aux exigences de confiance rigoureuses définies par la loi fédérale suisse ZertES. Consultez notre guide sur la légalité de la signature électronique pour en savoir plus.

OneSpan Sign prend en charge l’horodatage en se connectant à un serveur d’horodatage qualifié — associant les données de la signature électronique à un horodatage fiable afin de fournir de manière indépendante la date et l’heure auxquelles une transaction particulière a eu lieu. L’horodatage ainsi obtenu renforce encore davantage l’intégrité de la signature électronique.

OneSpan Sign est disponible dans tous les fuseaux horaires. Nous vous offrons la possibilité de personnaliser votre fuseau horaire préféré au niveau du compte et au niveau de la transaction.

Nous proposons une assistance technique par e-mail, par téléphone et par chat en direct pour toutes les formules OneSpan Sign afin de résoudre vos problèmes liés au produit jusqu’à ce que ceux-ci soient résolus. Nous vous donnons également accès à une documentation en ligne comprenant des guides de déploiement et d’utilisation complets pour vous aider à vous lancer rapidement.

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, nous sommes là pour vous aider à choisir la formule d’assistance la mieux adaptée à vos besoins. OneSpan propose une gamme de formules d’assistance allant de l’assistance standard à des options d’assistance étendue pour les clients nécessitant une expertise technique supplémentaire après le déploiement. Notre priorité est de vous aider à protéger votre investissement et d’apporter un soutien à votre équipe de projet afin de garantir le bon fonctionnement de vos applications, pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

Notre équipe de services professionnels est composée de chefs de projet, d’architectes logiciels, de consultants techniques et d’experts en assurance qualité qui vous fournissent des conseils et vous font bénéficier des meilleures pratiques à chaque étape de la mise en œuvre de votre solution de signature électronique. Découvrez-en davantage sur nos services professionnels pour la mise en œuvre de flux de travail de signature électronique.

Le portail communautaire OneSpan est un guichet unique permettant aux développeurs d’accéder à des forums, des blogs et des téléchargements de SDK. Rendez-vous sur notre portail communautaire.

Recevez des mises à jour en temps réel sur l’état du système OneSpan Sign et les informations de sécurité. Rendez-vous sur notre Centre de confiance.

Pour retrouver tous les guides détaillés, les conseils de dépannage ou les dernières mises à jour en un seul endroit, rendez-vous sur le portail de documentation OneSpan. Plus besoin de passer du temps à fouiller parmi d'innombrables articles et sources : vous pouvez désormais utiliser Ozzy, l'assistant alimenté par l'IA de OneSpan.