Demande de signatures électroniques

1) Après avoir ajouté vos documents et vos destinataires à une transaction, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans la zone Destinataires de la page. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur "Authentification". Examinons les différentes méthodes d'authentification disponibles dans notre solution de signature électronique pour vous aider à vérifier l'identité de votre signataire.

2) Authentification par courrier électronique :

L'authentification par courrier électronique est l'option de sécurité standard utilisée par OneSpan Sign pour vérifier l'identité de votre destinataire. L'identité de votre signataire est vérifiée à l'aide de son nom et de son mot de passe sécurisés lorsqu'il se connecte à son compte de messagerie. Le signataire n'a plus qu'à cliquer sur le lien pour accéder au document qu'il doit signer.

3) Authentification par SMS :

L'authentification par SMS vous permet de vérifier l'identité de votre signataire au moyen d'un code d'accès SMS sécurisé envoyé à son numéro de téléphone portable. Le destinataire doit saisir le code SMS pour accéder à la transaction et terminer le processus de signature.

4) Authentification par questions et réponses :

L'authentification par questions et réponses vous permet de poser des questions à votre signataire. Ces questions sont communément appelées "secrets partagés", car vous devez les formuler sur la base d'informations que vous possédez déjà sur votre client, telles que les quatre derniers chiffres de son numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification de sa demande. Si le signataire fournit la bonne réponse, il est vérifié comme étant le bon destinataire de la transaction. Cette méthode d'authentification est idéale pour des transactions telles que le renouvellement d'une demande d'assurance ou un transfert électronique de fonds.

Oui ! L'authentification par e-mail, SMS et Q&A est incluse dans votre compte OneSpan Sign sans frais supplémentaires.

Cela peut signifier que vous avez envoyé une transaction au mauvais signataire ou que vous avez saisi le mauvais numéro de téléphone mobile (si vous utilisez l'authentification par SMS). Si la transaction a été envoyée au signataire prévu, renvoyez simplement votre transaction et donnez à votre signataire une autre chance de passer l'étape de validation.Si vous utilisez l'authentification par SMS, vos destinataires peuvent demander un nouveau code d'accès SMS sur demande en cliquant sur la boîte de dialogue "Vous n'avez pas de code d'accès SMS ? Cliquez ici". Par défaut, nous autorisons trois tentatives pour que le signataire s'authentifie correctement. Vous pouvez nous contacter pour modifier le nombre de tentatives d'authentification du signataire pour votre compte.

Oui, l'authentification à deux facteurs peut être réalisée en combinant différents facteurs d'authentification :

• Quelque chose que l'utilisateur connaît (par exemple, un mot de passe) ;
• Quelque chose que l'utilisateur possède (par exemple, un jeton matériel ou logiciel, une carte à puce) ;
• Quelque chose que l'utilisateur est (par exemple, des données biométriques telles que les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale).

Par exemple, l'authentification par courrier électronique, combinée à un code d'accès par SMS, constitue un processus fiable d'authentification à deux facteurs.

OneSpan Sign prend également en charge la signature avec des certificats numériques locaux, des authentificateurs DIGIPASS et DIGIPASS for Apps pour réaliser une authentification à deux facteurs forte à l'aide de cartes à puce, de jetons matériels et logiciels, de la biométrie (par exemple, l'empreinte digitale et l'authentification par "selfie"), de mots de passe à usage unique (OTP) et de cryptogrammes visuels. Contactez-nous pour en savoir plus sur ces options d'authentification supplémentaires.

Oui ! En plus des options d'authentification standard ci-dessus, nous proposons l'authentification dynamique basée sur les connaissances (KBA) grâce à notre partenariat avec Equifax. Dynamics KBA exploite les archives publiques, les rapports de crédit et d'autres sources pour poser des questions hors portefeuille à la volée. Pour en savoir plus sur cette option complémentaire du plan professionnel OneSpan Sign, cliquez ici.

Pour lancer le processus, le consommateur doit fournir des éléments d'identification de base (nom, adresse, date de naissance) qui sont vérifiés par un service de vérification d'identité tiers tel qu'Equifax.

Une fois l'identité vérifiée, des questions pertinentes sont générées en temps réel, de sorte qu'il est difficile pour quiconque autre que l'utilisateur réel de répondre correctement. Dynamic KBA est idéal pour les transactions de grande valeur telles que les formulaires de prêt, les lignes de crédit et les demandes d'hypothèque. Dynamic KBA est un service complémentaire payant pour OneSpan Sign. Pour activer Dynamic KBA sur votre compte, veuillez nous contacter.

1) Cliquez sur le bouton "Nouvelle transaction" dans le coin supérieur droit.

2) Saisissez un titre pour votre transaction. Cliquez sur le bouton "Créer".

3) Ajoutez votre document et votre destinataire à vos transactions. Cliquez sur le bouton "Suivant".

4) Il est maintenant temps d'ajouter les blocs de signature à votre document pour que vos destinataires puissent les signer. Il vous suffit de glisser-déposer les blocs de signature du côté gauche dans le document. Dans cet exemple, nous envoyons un formulaire d'assurance dans lequel le signataire doit accepter ou refuser les détails de la couverture de la police d'assurance.

Pour ces sections, nous ajouterons des signatures facultatives au formulaire. Il vous suffit de cliquer sur le bloc de signature et d'activer la fonction "Est facultatif".

5) Une fois que vous avez ajouté les blocs de signature au document et que vous êtes prêt à l'envoyer à votre signataire, cliquez simplement sur le bouton "Envoyer à la signature" pour acheminer votre document en vue de sa signature.

6) Après avoir accédé au document à signer, votre signataire peut compléter la transaction en signant les sections du document qui lui sont applicables. Le signataire peut confirmer qu'il a terminé de signer le document.

Oui ! La fonction Signatures optionnelles est disponible avec tous les plans OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Contactez notre équipe d'assistance si cette fonction n'est pas activée dans votre compte.

Oui, les signatures facultatives s'affichent dans le résumé des éléments de preuve. Le nombre de champs de signature obligatoires et facultatifs dans le document est indiqué dans le résumé des preuves. En outre, les détails de la piste d'audit indiquent les champs de signature sur lesquels le signataire a cliqué.

1) Cliquez sur le bouton "Nouvelle transaction" dans le coin supérieur droit.

2) Saisissez un titre pour votre transaction. Cliquez sur le bouton "Créer".

3) Ajoutez votre document et vos destinataires à vos transactions.

4) Faites défiler la page jusqu'en bas et cliquez sur "Paramètres". À côté de l'option "Rappels par courriel", cliquez sur le bouton "Configurer".

5) Une boîte de dialogue apparaît pour personnaliser un calendrier de rappel pour vos signataires.

6) Cliquez sur la case à cocher en haut pour activer l'envoi de rappels à vos signataires. Vous pouvez maintenant définir un calendrier de rappels.

Les options suivantes se trouvent dans notre fonction de rappel intégrée :

- Envoyer le rappel dans (jours) : Spécifie quand le premier rappel sera envoyé - c'est-à-dire le nombre de jours après l'envoi de l'e-mail d'invitation initial.
- Répéter le rappel : Sélectionnez cette option pour envoyer plusieurs rappels.
- Nombre de jours : Indiquez le nombre de jours entre deux rappels successifs.
- Nombre total de rappels : Indiquez le nombre total de rappels à envoyer.

Dans cet exemple, notre signataire recevra un rappel dans 5 jours. Après ces 5 jours, notre signataire recevra 4 rappels tous les 2 jours.

Cliquez sur 'OK'

1) Cliquez sur le bouton "Nouvelle transaction" dans le coin supérieur droit.

2) Saisissez un titre pour votre transaction. Cliquez sur "Paramètres". Cliquez sur le champ "Date d'expiration". Sélectionnez la date d'expiration souhaitée dans le calendrier.

3) Après avoir ajouté votre document et vos destinataires à la transaction, faites défiler la page jusqu'en bas et cliquez sur "Paramètres". Cliquez sur le champ "Date d'expiration". Sélectionnez la date d'expiration souhaitée dans le calendrier.

Oui, ces deux fonctions sont incluses dans votre compte.

Absolument. Un exemple de code est disponible dans le guide de l'intégrateur de OneSpan Sign.

Dans cet exemple, nous envoyons un document de renouvellement d'hypothèque qui comprend des champs qui seront activés en fonction de la saisie du signataire dans le champ de déclenchement qui correspond à la logique conditionnelle configurée.

Voyons de plus près comment utiliser les champs conditionnels dans ce scénario.

Pour commencer, sélectionnez "Nouvelle transaction" et saisissez un nom pour votre transaction.

Cliquez sur le bouton "Créer" pour continuer.

Il est maintenant temps d'ajouter un document à votre transaction. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour télécharger un document à partir de vos fichiers.

Ajoutez ensuite votre destinataire à la transaction.

Cliquez sur "Suivant" pour préparer votre document à la signature.

La logique conditionnelle peut être utilisée pour les champs de signature, les champs d'initiales du signataire, les champs de texte, les zones de texte, les cases à cocher, les boutons radio, les listes et les champs d'étiquettes.

Dans cet exemple, nous utiliserons la logique conditionnelle pour activer un champ de texte lorsque le signataire sélectionne un bouton radio spécifique.

Nous allons désigner un nom de champ pour le champ de texte - nous l'appellerons "Détails 1

Désignons maintenant un nom de champ pour le bouton radio - nous l'appellerons "Oui 1"

Après avoir désigné les noms des champs, il est temps d'ajouter une logique conditionnelle aux champs.

Dans cet exemple, si le signataire sélectionne le bouton radio "Oui 1", le champ de texte sera activé dans le document.

Sauvegardons nos paramètres.

En outre, nous allons configurer la logique conditionnelle avec une liste et une zone de texte. En fonction de l'option choisie par le signataire dans la liste, la zone de texte apparaîtra soit comme un champ obligatoire, soit comme un champ facultatif.

Nous allons donner des noms aux options de la liste.

Désignons maintenant un nom de champ pour la zone de texte - nous l'appellerons "Numéro de téléphone

Dans cet exemple, si le signataire sélectionne "Oui" dans la liste, un champ de texte sera activé dans le document en tant que champ obligatoire pour que le signataire puisse ajouter les détails de son numéro de téléphone. Si le signataire sélectionne "Non", le champ de texte sera activé en tant que champ facultatif.

Sauvegardons nos paramètres.

La transaction est prête à être envoyée. Nous allons cliquer sur "Envoyer à la signature" pour distribuer le document à signer.

Dans la première question, si le signataire sélectionne le bouton radio "Oui", le champ de texte sera automatiquement activé pour inclure des détails supplémentaires.

Dans la deuxième question, si le signataire sélectionne "Oui" dans la liste, le champ de texte sera activé comme champ obligatoire afin qu'il puisse ajouter son numéro de téléphone.

Oui ! Les champs conditionnels sont disponibles avec tous les plans OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Il vous suffit de contacter notre équipe d'assistance pour activer cette fonctionnalité.

Les champs conditionnels sont disponibles dans l'expérience des nouveaux signataires. Contactez votre représentant du service clientèle ou notre équipe d'assistance pour activer l'expérience du nouveau signataire dans votre compte.

• Les champs conditionnels peuvent être utilisés pour les champs de signature, les champs d'initiales du signataire, les champs de texte, les zones de texte, les cases à cocher, les boutons radio et les listes.
• Les champs conditionnels ne peuvent pas être appliqués aux champs personnalisés, aux champs notariaux, aux champs à remplissage automatique (par exemple : nom, titre, date) ou aux étiquettes
• La logique conditionnelle ne peut pas être appliquée à l'ensemble des documents ou des signataires
   

Comment les expéditeurs peuvent-ils imposer la capture de la signature dans les documents ?

Commencez par créer une transaction à l'aide du bouton "Nouvelle transaction" situé dans le coin supérieur droit.

Saisissez ensuite un nom pour votre transaction.

Cliquez sur le bouton "Créer" pour continuer.

Il est maintenant temps d'ajouter un document et un destinataire à votre transaction.

Après avoir ajouté votre document et votre destinataire à la transaction, cliquez sur "Suivant" pour préparer votre document à la signature.

Ajoutez une signature en cliquant sur le champ "Signature" et en déplaçant le bloc de signature à l'endroit souhaité sur votre document.

Dans la section "Paramètres du champ", sélectionnez l'option "Capturer la signature" dans le menu déroulant "Type de signature" pour capturer la signature manuscrite de votre signataire dans le document.

Votre transaction est prête à être envoyée. Cliquez sur "Envoyer pour signer" pour acheminer votre document en vue de sa signature.

Comment les signataires peuvent-ils fournir une signature manuscrite ?

Votre signataire recevra un courriel lui permettant d'accéder au document à signer électroniquement. Il cliquera sur "Aller aux documents".

Il sera alors dirigé vers le document qui requiert sa signature.

Lorsque le moment est venu de signer électroniquement le document, il clique sur le champ "Signer" pour apposer sa signature. Il clique sur le champ "Signer" pour apposer sa signature.

L'écran "Capturer la signature" apparaît pour capturer la signature manuscrite de votre signataire. Le signataire a la possibilité de fournir sa signature manuscrite à partir de son ordinateur ou de son appareil mobile. Dans cet exemple, le signataire apposera sa signature manuscrite à l'aide de son appareil mobile.

Il sélectionne l'option "Signer avec un appareil mobile" en bas à gauche. Un courriel est envoyé au téléphone du signataire pour lui permettre d'accéder au document et de le signer.

Le signataire appose une signature manuscrite à partir de son appareil mobile. Il clique ensuite sur "Terminé".

Le signataire confirme qu'il a signé à partir de son appareil mobile en sélectionnant "J'ai signé sur mon appareil mobile" sur l'écran "Instructions de capture" qui s'affiche sur son PC.

La signature manuscrite capturée sur l'appareil mobile du signataire apparaît maintenant dans le document. Une fois que le signataire a fini de signer le document, il clique sur le bouton "Confirmer". Pour confirmer une dernière fois que le processus de signature est terminé, le document est crypté numériquement.

Oui ! Capture Signature est disponible avec tous les plans OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Contactez notre équipe d'assistance pour activer l'option " Send to Mobile " pour Capture Signature. "Cette option permet à vos signataires d'envoyer la transaction sur leur appareil mobile pour apposer leur signature manuscrite sur les documents.

Oui ! Les expéditeurs peuvent suivre les mêmes instructions pour appliquer l'option Capturer la signature dans les documents. Les signataires peuvent accéder à la transaction depuis leur appareil mobile, appuyer sur le champ de signature, puis apposer leur signature manuscrite pour terminer le processus de signature.

Capture Signature et Mobile Signature permettent aux signataires de consulter les documents sur leur PC et d'apposer une signature manuscrite à l'aide de leur appareil mobile. La signature mobile oblige le signataire à apposer une signature manuscrite sur son appareil mobile, alors que la signature de capture permet aux signataires d'apposer une signature manuscrite soit sur leur PC, soit sur leur appareil mobile.

Absolument. Un exemple de code est disponible sur le portail communautaire OneSpan.

Dans cet exemple, nous enverrons un document à un nouvel employé et à notre équipe des ressources humaines. En tant qu'administrateur, vous devez d'abord ajouter des utilisateurs au compte OneSpan Sign de votre organisation. Allez dans le panneau d'administration et sélectionnez " Utilisateurs ".

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur "+ AJOUTER" et entrez les détails de l'utilisateur tels que le prénom, le nom de famille et l'adresse e-mail. Cliquez sur "Enregistrer". Un courriel sera envoyé à l'utilisateur nouvellement ajouté pour lui demander d'activer son compte.

Ensuite, vous pouvez créer un groupe de signature avec les utilisateurs de votre compte. Dans le panneau d'administration, sélectionnez "Groupes".

Cliquez sur "Nouveau groupe" et saisissez un nom pour le groupe. Vous avez la possibilité de saisir l'adresse électronique du groupe ou l'adresse électronique d'un membre du groupe. Sélectionnez "Envoyer des courriels aux membres de ce groupe au lieu du courriel du groupe spécifié", afin que chaque membre du groupe reçoive une notification par courriel pour signer la transaction. Cliquez sur "Enregistrer".

Pour ajouter des membres au groupe, cliquez sur le groupe et saisissez l'adresse électronique du membre dans le champ, puis cliquez sur l'icône de l'enveloppe.

Il est maintenant temps d'envoyer la transaction pour signature. Allez dans le tableau de bord. Sélectionnez "Nouvelle transaction" et saisissez un nom pour la transaction.
 

Cliquez sur le bouton "Créer" pour continuer.
 

Il est maintenant temps d'ajouter un document à la transaction. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour télécharger un document à partir de vos fichiers.
 

Ensuite, ajoutons les destinataires à la transaction. Zane sera le nouvel employé. Nous allons maintenant ajouter le groupe des ressources humaines en tant que destinataire. Cliquez sur "Ajouter un destinataire". Cliquez sur "Groupe" et sélectionnez le groupe Ressources humaines. Tous les membres du groupe Ressources humaines recevront une notification les invitant à signer la transaction.
 

Cliquez sur "Suivant" pour préparer le document à la signature.
 

Ajoutons des champs de signature au document.
 

La transaction est prête à être envoyée. Cliquez sur "Envoyer pour signer" pour acheminer le document pour signature.
 

Zane signera le document.
 

Il est maintenant temps pour un membre du groupe des ressources humaines de signer le document. Frank signera au nom de l'équipe des ressources humaines.

Oui ! La signature de groupe est disponible avec tous les plans OneSpan Sign sans frais supplémentaires.

Les administrateurs de comptes et les gestionnaires peuvent créer des groupes et ajouter des utilisateurs à un groupe

Il n'y a pas de limite au nombre de groupes qui peuvent être créés dans OneSpan Sign.

Pour l'instant, la signature groupée n'est disponible que pour les signataires internes.

Les membres du groupe sont invités à s'authentifier en se connectant à leur compte OneSpan Sign pour accéder aux documents à signer.

Absolument. Un exemple de code est disponible dans le Guide de l'intégrateur OneSpan Sign.