Demande de signatures électronique

En savoir plus sur la demande de signatures e et de méthodes d'authentification

Envoi d'un document

Envoyer en toute sécurité un document pour la signature électronique

 

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Cliquez sur le bouton 'Nouvelle Transaction' dans le coin supérieur droit.

SEND étape 1

 

2) Entrez un titre pour votre transaction. Cliquez sur le bouton 'Créer'.

SEND étape 2

 

3) Ajoutez vos documents et les destinataires qui doivent signer; Cliquez sur le bouton 'Suivant'.

SEND étape 3

 

4) Ajoutez un bloc de signature à l'emplacement souhaité de votre document pour que vos destinataires signent. Il suffit de glisser et déposer un bloc de signature du côté gauche dans le document. Cliquez sur le bouton 'Envoyer à signer' pour acheminer votre document en cas de signature.

SEND étape 4

 

FAQ Questions

Quels formats de documents puis-je envoyer pour la signature électronique à l'aide de OneSpan Sign ?

OneSpan Sign prend en charge les formats de documents suivants: .pdf, .doc, .docx et .odt. Nous prenons également en charge tout document qui peut être imprimé à partir d'une application Windows (par exemple, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, etc)via le OneSpan Sign Print Driver.

Existe-t-il une limite de taille de document?

La taille maximale pour chaque document est de 10 Mo.

Quelle est la différence entre un document et une transaction ?

Une transaction est un conteneur utilisé pour envoyer un ou plusieurs documents à signature à vos destinataires. Les transactions peuvent contenir plusieurs documents et peuvent être envoyées à plusieurs destinataires. Les documents peuvent également avoir plusieurs pages.

Puis-je dicter quel ordre mes destinataires peuvent signer un document ?

Oui! Vous pouvez décider si vos destinataires peuvent signer dans n'importe quel ordre (signature parallèle) ou signer dans un ordre particulier (signature séquentielle). Par défaut, OneSpan Sign permet aux destinataires de se connecter dans n'importe quelle commande. Si vous souhaitez que vos destinataires se connectent dans une commande particulière, sélectionnez l'ordre de signature « Définir » et faites glisser et déposer l'ordre que vous souhaitez que votre destinataire connecte.

Nous offrons également une fonctionnalité appelée Visibilité documentaire, qui vous permet de contrôler les destinataires qui peuvent afficher et signer des documents spécifiques dans une transaction.

Comment puis-je automatiser le processus de signature pour les transactions qui impliquent de grands volumes (c.-à-d. des centaines) de destinataires ?

Nous offrons une fonctionnalité add-on appelée Bulk Send qui vous permet de télécharger un fichier .csv des destinataires et d'envoyer la transaction pour signature aux destinataires sur cette liste.

Fast Track est également une fonctionnalité d'ajout qui vous permet de distribuer des documents à de grands volumes de destinataires pour la signature. Fast Track fournit une URL dédiée que vous pouvez intégrer dans votre site Web ou dans un e-mail. Cela vous permet d'automatiser le processus de signature pour les transactions basées sur des modèles.

Contactez votre représentant de succès client pour en savoir plus sur Bulk Send et Fast Track.

Comment saurai-je quand le destinataire a des documents signés en électronique?

Une fois la signature terminée, vous recevrez une confirmation par e-mail ainsi qu'un . PDF du document signé que vous pouvez télécharger pour vos enregistrements. Le document final signé comprend une piste de vérification intégrée et un rapport de synthèse distinct des preuves qui précise qui a signé, dans quel ordre, quand et où.

Si vous êtes un expéditeur et que vous signez des documents directement dans votre compte OneSpan Sign, vous pouvez afficher l'état de la transaction à partir du menu « Transactions récentes ».

Méthodes d'authentification signer

Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire pour valider l'identité de votre signataire

 

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Après avoir ajouté vos documents et destinataires à une transaction, cliquez sur l'icône d'engrenage dans la zone Destinataires de la page. Une boîte de dialogue apparaîtra. Cliquez sur 'Authentification'. Jetons un coup d'oeil aux plusieurs méthodes d'authentification que nous avons disponibles dans notre solution de signature électronique pour vous aider à vérifier l'identité de votre signataire.

AuTH étape 1

 

2) Authentification d'email :


L'authentification par e-mail est l'option de sécurité standard que OneSpan Sign utilise pour vérifier l'identité de votre destinataire. L'identité de votre signataire prévu est vérifiée à l'aide de son nom et de votre mot de passe sécurisés lors de la connexion à son compte de messagerie. Le signataire clique simplement sur le lien pour accéder au document qu'il doit signer.

Auth étape 2

Auth étape 3

 

3) Authentification SMS: 


L'authentification SMS vous permet de vérifier l'identité de votre signataire par un code SMS sécurisé envoyé à son numéro de téléphone mobile. Le destinataire doit entrer le code SMS pour accéder à la transaction et compléter le processus de signature.

AuTH étape 4

AuTH étape 5

 

4) Authentification de q-A : 


L'authentification de Q-A vous permet de présenter des questions de défi à votre signataire. Ceux-ci sont communément appelés «secrets partagés» puisque vous devez formuler des questions basées sur des informations que vous avez déjà dans le dossier sur votre client, tels que les 4 derniers chiffres de leur numéro de sécurité sociale ou un numéro d'iD d'application. Si le signataire fournit la bonne réponse, ils sont vérifiés comme le destinataire correct de la transaction. Cette méthode d'authentification est idéale pour les transactions telles que le renouvellement d'une réclamation d'assurance ou un transfert de fonds électronique.

AuTH étape 6

 

 

FAQ Questions

Toutes vos options d'authentification sont-elles incluses dans mon compte OneSpan Sign ?

Oui! L'authentification par e-mail, SMS et Q-A sont toutes incluses dans votre compte OneSpan Sign sans frais supplémentaires.

Que se passe-t-il si mes signataires ne s'authentifident pas ?

Cela pourrait signifier que vous avez envoyé une transaction au signataire incorrect ou entré le numéro de téléphone mobile incorrect (si vous utilisez l'authentification SMS). Si la transaction a été envoyée au signataire prévu, renvoyez simplement votre transaction et donnez à votre signataire une autre chance de passer l'étape de validation. Si vous utilisez l'authentification PAR SMS, vos destinataires peuvent demander un nouveau code SMS à la demande en cliquant sur le code « Vous n'avez pas de code SMS ? Cliquez ici" dialogue. Soyez par défaut, nous permettons à 3 tentatives pour le signataire de s'authentifier correctement. Vous pouvez nous contacter pour modifier le nombre de tentatives d'authentification des signataires pour votre compte.

Offrez-vous des options d'authentification à 2 facteurs ?

Oui, l'authentification à deux facteurs peut être réalisée en combinant différents facteurs d'authentification :

  • Quelque chose que l'utilisateur sait (p. ex. mot de passe);
  • Quelque chose que l'utilisateur a (par exemple, jeton matériel ou logiciel, carte à puce);
  • Quelque chose que l'utilisateur est (par exemple, la biométrie comme l'empreinte digitale ou la reconnaissance faciale).

Par exemple, l'authentification par e-mail, combinée au code SMS, fournit un processus d'authentification fiable à deux facteurs.

OneSpan Sign soutient également la signature avec des certificats numériques de signature locale, des authentificateurs DIGIPASS et DIGIPASS pour les applications afin d'obtenir une authentification à deux facteurs forte à l'aide de cartes à puce, de jetons matériels et logiciels, de données biométriques (p. ex., d'authentification des empreintes digitales et de « selfie »), de mots de passe ponctuels (OTP) et de cryptogrammes visuels. Contactez-nous pour en savoir plus sur ces options d'authentification supplémentaires.

Offrez-vous des options d'authentification par le biais de services de vérification d'identité tiers ?

Oui! En plus des options d'authentification standard ci-dessus, nous offrons l'authentification basée sur la connaissance dynamique (KBA) grâce à notre partenariat avec Equifax. Dynamics KBA récolte des dossiers publics, des rapports de crédit et d'autres sources pour poser des questions à la volée. En savoir plus sur cette option d'ajout pour le plan professionnel OneSpan Sign.

Pour amorcer le processus, les facteurs d'identification de base (nom, adresse, date de naissance) doivent être fournis par le consommateur et sont vérifiés par rapport à un service de vérification d'identitéde tiers comme Equifax.

Une fois leur identité vérifiée, les questions pertinentes sont générées en temps réel, ce qui rend difficile pour quiconque autre que l'utilisateur réel de répondre correctement. Dynamic KBA est idéal pour les transactions de grande valeur telles que les formulaires de prêt, les marges de crédit et les demandes d'hypothèque. Dynamic KBA est un service payant pour OneSpan Sign. Pour activer Dynamic KBA sur votre compte, veuillez nous contacter.

Signatures facultatives

Donnez à vos signataires la flexibilité d'accepter ou de refuser des sections d'un document
 

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Cliquez sur le bouton 'Nouvelle Transaction' dans le coin supérieur droit.

ÉTAPE OS 1

 

2) Entrez un titre pour votre transaction. Cliquez sur le bouton 'Créer'.

OS Étape 2

 

3) Ajoutez votre document et destinataire à vos transactions. Cliquez sur le bouton 'Suivant'.

AuTH étape 3

 

4) Il est maintenant temps d'ajouter les blocs de signature à votre document pour que vos destinataires signent. Il suffit de glisser et déposer les blocs de signature du côté gauche dans le document. Dans cet exemple, nous envoyons un formulaire d'assurance qui exige que le signataire accepte ou refuse les détails de couverture de la police d'assurance.

Pour ces sections, nous ajouterons des signatures facultatives au formulaire. Il suffit de cliquer sur le bloc de signature, puis basculer la fonction «Est facultative» sur.

ÉTAPE OS 4

AuTH étape 4-b

 

5) Une fois que vous avez terminé d'ajouter des blocs de signature au document et que vous êtes prêt à l'envoyer à votre signataire, cliquez simplement sur le bouton «Envoyer à signer» pour acheminer votre document pour la signature.

ÉTAPE OS 6

 

6) Après avoir accédé au document à signer, votre signataire peut compléter la transaction en signant les sections du document qui s'appliquent à eux. Le signataire peut confirmer qu’il a fini de signer le document.

OS étape 7

 

FAQ Questions

La fonction Signatures facultatives est-elle incluse dans mon compte OneSpan Sign ?

Oui! La fonction Signatures facultatives est disponible avec tous les forfaits OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Contactez notre équipe de support si la fonctionnalité n'est pas activée dans votre compte.

Les signatures facultatives s'afficheront-elles dans le résumé des preuves?

Oui, les signatures facultatives s'afficheront dans le Résumé des preuves. Le nombre de champs de signature requis et facultatifs dans le document est indiqué dans le Sommaire des preuves. De plus, les détails du sentier d'audit montrent les champs de signature que le signataire a cliqués.

Rappels et expirations par courriel

Gardez une trace des documents sensibles au temps envoyés à vos signataires

 

Comment définir les rappels par e-mail

Instructions étape par étape

1) Cliquez sur le bouton 'Nouvelle Transaction' dans le coin supérieur droit.

REM étape 1

 

2) Entrez un titre pour votre transaction. Cliquez sur le bouton 'Créer'.

REM étape 2

 

3) Ajoutez votre document et vos destinataires à vos transactions.

REM étape 3

 

4) Faites défiler vers le bas et cliquez sur 'Paramètres'. À côté de l'option «Email Reminders», cliquez sur le bouton «Configurer».

REM étape 1

 

5) Une boîte de dialogue apparaîtra pour personnaliser un calendrier de rappel à vos signataires.

REM étape 5

 

6) Cliquez sur le basculement en haut pour permettre l'envoi de rappels à vos signataires. Vous pouvez maintenant définir un calendrier de rappel.
 
Les options suivantes se trouvent dans notre fonction de rappelintégré : 

Envoyer un rappel (jours) : Spécifie quand le premier rappel sera envoyé, c'est-à-dire le nombre de jours après l'envoi de l'invitation par courriel initiale.
Rappel de répétition : sélectionnez cette option pour envoyer plusieurs rappels.
Nombre de jours : Spécifiez le nombre de jours entre les rappels successifs.
Rappels totaux : Spécifiez le nombre total de rappels à envoyer.

Dans cet exemple, notre signataire recevra un rappel dans 5 jours. Après les 5 jours, notre signataire recevra 4 rappels tous les 2 jours. 

Cliquez sur’OK'

REM étape 6

 

Comment définir les expirations

Instructions étape par étape

1) Cliquez sur le bouton 'Nouvelle Transaction' dans le coin supérieur droit.

exp étape 1

 

2) Entrez un titre pour votre transaction. Cliquez sur 'Paramètres'. Cliquez sur le champ 'Date d'expiration'. Sélectionnez la date d'expiration souhaitée à partir du calendrier.

exp étape 2

 

3) Après avoir ajouté votre document et les destinataires à la transaction, faites défiler vers le bas et cliquez sur «Paramètres». Cliquez sur le champ 'Date d'expiration'. Sélectionnez la date d'expiration souhaitée à partir du calendrier.

exp étape 3

 

FAQ Questions

Les fonctionnalités De rappels et d'expirations par e-mail sont-elles incluses dans mon compte OneSpan Sign ?

Oui, ces deux fonctionnalités sont incluses dans votre compte.

Puis-je tirer parti des rappels programmatiquement via l'API/SDKs OneSpan Sign ?

Absolument. Le code d'exemple est disponible dans le Guide de l'intégrateur du signe OneSpan.

Champs conditionnels

Créez des documents dynamiques en appliquant une logique conditionnelle à votre flux de travail de signature

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

Dans cet exemple, nous enverrons un document de renouvellement hypothécaire qui inclut les champs qui seront activés en fonction de l’entrée du signataire dans le champ de déclenchement qui correspond à la logique conditionnelle configurée.

Examinons de plus près comment utiliser les champs conditionnels dans ce scénario.

Pour commencer, sélectionnez 'New Transaction' et entrez un nom pour votre transaction.

 

Étape de formatage conditionnel 1

 

Cliquez sur le bouton 'Créer' pour procéder.

Étape de formatage conditionnel 2

Il est maintenant temps d'ajouter un document à votre transaction. Cliquez sur le bouton 'Ajouter' pour télécharger un document à partir de vos fichiers.

Ensuite, ajoutez votre destinataire à la transaction.

Cliquez sur 'Suivant' pour préparer votre document pour la signature.

Étape de formatage conditionnel 3

 

La logique conditionnelle peut être utilisée pour les champs de signature, les champs d’initiales de signataires, les champs de texte, les zones de texte, les cases à cocher, les boutons radio, les listes et les champs d’étiquettes.

Dans cet exemple, nous utiliserons la logique conditionnelle pour déclencher un champ de texte à activer lorsque le signataire sélectionne un bouton radio spécifique.

Nous désignerons un nom de champ pour le champ de texte - nous l’appellerons 'Détails 1'

Étape de formatage conditionnel 4

Maintenant, nous allons désigner un nom de champ pour le bouton radio - nous allons l’appeler «Oui 1»

Étape de formatage conditionnel 5

Après avoir désignant les noms de champ, il est maintenant temps d’ajouter une logique conditionnelle aux champs.

Dans cet exemple, si le signataire sélectionne l’option bouton radio « Oui 1 », le champ de texte sera activé dans le document.

Étape de formatage conditionnel 6

Arrêtons nos réglages.

En outre, nous configurerons la logique conditionnelle avec une liste et une boîte de texte. Selon l’option choisie par le signataire dans la liste, la boîte de texte apparaîtra soit comme un champ requis, soit comme un champ facultatif.

Nous désignerons les noms des options de liste.

Étape de formatage conditionnel 7

Maintenant, nous allons désigner un nom de champ pour le champ de texte - nous allons l’appeler «numéro de téléphone»

Étape de formatage conditionnel 8

Dans cet exemple, si le signataire sélectionne « Oui » dans la liste, un champ de texte sera activé dans le document comme champ requis pour que le signataire ajoute les détails de son numéro de téléphone. Si le signataire sélectionne 'Non', le champ de texte sera activé en option.

Étape de formatage conditionnel 9

Étape de formatage conditionnel 10

Arrêtons nos réglages.

La transaction est prête à être envoyée. Nous cliquerons sur 'Envoyer à signer' pour distribuer le document pour la signature.

Étape de formatage conditionnel 11

Dans la première question, si le signataire sélectionne le bouton radio 'Oui', le champ de texte sera automatiquement activé pour inclure des détails supplémentaires.

Dans la deuxième question, si le signataire choisit «Oui» dans la liste, le champ de texte sera activé comme un champ requis afin qu’il puisse ajouter son numéro de téléphone.

Étape de formatage conditionnel 12

FAQ Questions

Les champs conditionnels sont-ils inclus dans mon compte OneSpan Sign ?

Oui! Les champs conditionnels sont disponibles avec tous les forfaits OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Il suffit de contacter notre équipe de support pour activer cette fonctionnalité.

Puis-je accéder aux champs conditionnels en utilisant l’expérience Classic Signer ?

Les champs conditionnels sont disponibles dans notre expérience New Signer. Contactez votre représentant de la réussite client ou notre équipe de support pour activer l’expérience New Signer dans votre compte.

Puis-je utiliser des champs conditionnels pour tous les types de champs de signature disponibles dans OneSpan Sign ?

  • Les champs conditionnels peuvent être utilisés pour les champs de signature, les champs d’initiales signataires, les champs de texte, les zones de texte, les case à cocher, les boutons radio et les listes.
  • Les champs conditionnels ne peuvent pas être appliqués aux champs personnalisés, aux champs notaires, aux champs auto-peuplés c’est-à-dire : Nom, Titre, Date) ou Étiquettes
  • La logique conditionnelle ne peut pas être appliquée entre les documents ou entre les signataires