Bases E-Signature

En savoir plus sur la façon d'envoyer et de signer des documents à l'aide de OneSpan Sign

Le panneau d'administrateur centralisé vous donne le contrôle sur l'ensemble de votre compte OneSpan Sign dans l'ensemble de votre organisation.

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Si vous êtes l'administrateur du compte OneSpan Sign de votre organisation, vous pouvez accéder à la section Admin à partir du menu supérieur. Depuis l'écran Admin principal, vous pouvez facilement accéder et gérer les informations de compte pour l'ensemble de votre organisation.

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2) De la section 'Abonnement', vous pouvez consulter les détails de votre plan OneSpan Sign tels que la quantité de documents, le nombre de destinataires et les signatures incluses dans votre compte. Vous trouverez également des informations sur le nombre d'expéditeurs que vous pouvez ajouter à votre compte.

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3) Pour les clients intégrés au signe OneSpan, la section « Intégration » vous permet de configurer les notifications relatives aux événements qui ont lieu dans une transaction. Il vous suffit d'ajouter votre URL de rappel et votre clé de rappel sur le terrain pour configurer les notifications d'événements. Vous avez la possibilité d'activer des notifications d'événements spécifiques à partir de cet écran. Cliquez sur 'Enregistrer' pour enregistrer vos modifications.

Étape GS3

 

4) Dans la section 'Senders', vous pouvez inviter des expéditeurs de votre organisation à devenir des utilisateurs de OneSpan Sign. Dans le champ «Inviter par e-mail», il suffit d'entrer l'adresse e-mail et cliquez sur l'icône de l'enveloppe.

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5) Déléguer le pouvoir de signature à tout membre de votre organisation en cliquant sur son nom, puis attribuer des droits d'autorité de signature aux membres de l'équipe. Cliquez sur l'option «Assigner les délégués». Par exemple, si John n'est pas au bureau, vous pouvez accorder à Robert le pouvoir de gérer le compte de John pendant son absence.

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6) Vous pouvez également réinitialiquer les mots de passe pour les membres de votre organisation, accorder des droits d'administrateur à d'autres membres pendant votre absence, verrouiller un expéditeur et supprimer ou suspendre les expéditeurs du compte.

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7) Si votre organisation envoie fréquemment des transactions à un groupe de personnes, la section « Groupes » vous permet de créer un groupe d'individus au sein de votre organisation. Les membres du groupe doivent être des expéditeurs sous le compte principal. Il suffit de cliquer sur le bouton 'Nouveau groupe'. Dans la boîte de dialogue, entrez le nom du groupe et entrez les adresses e-mail à inclure dans le groupe. Si une transaction est envoyée à un groupe de destinataires, l'un des destinataires du groupe signera la transaction par e-sign au nom du groupe pour compléter la transaction.

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8) Dans la section 'Custom Fields', vous pouvez ajouter un nouveau champ à inclure comme option de champ de signature. Une fois ajouté, le nouveau champ personnalisé peut être consulté lorsque vous préparez une transaction pour la signature électronique.

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9) Pour obtenir des informations de base sur le compte, sélectionnez « Mon compte » dans le menu supérieur. Ici, vous pouvez modifier des informations personnelles telles que le nom, les informations de l'entreprise, le numéro de téléphone et les détails de l'adresse. Vous pouvez également modifier votre mot de passe, et également créer une signature manuscrite.

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Ressources supplémentaires

Créer et enregistrer une signature manuscrite

Les propriétaires de compte peuvent créer et enregistrer une signature manuscrite réutilisable sur leur profil de compte

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

 

1) À partir du tableau de bord, accédez à la section « Mon compte » à partir du menu supérieur.

 

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2) À partir de l'écran 'Mon compte', sélectionnez 'Signature' sur le menu de navigation côté gauche.

 

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3) Dans le bloc « Créez votre signature », dessinez votre signature à l'aide d'une souris. Si vous faites une erreur, cliquez sur "Clear" pour réinitialer le bloc. Une fois que vous êtes satisfait de la signature manuscrite, cliquez sur "Enregistrer".

 

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4) De plus, vous avez la possibilité de créer une signature manuscrite à l'aide de votre doigt ou d'un stylet à partir de votre tablette ou de votre smartphone. Il vous suffit d'accéder à l'application Web OneSpan Sign depuis votre smartphone ou votre tablette pour créer et enregistrer votre signature manuscrite.

 

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5) Quand vient le temps de signer un document qui nécessite votre signature manuscrite, il suffit de cliquer sur le bloc de signature. Votre signature manuscrite sera automatiquement appliquée au document, sans avoir à créer une signature manuscrite à chaque fois lors de la signature.

 

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Ressources supplémentaires

Envoi d'un document

Envoyer en toute sécurité un document pour la signature électronique

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Cliquez sur le bouton 'Nouvelle Transaction' dans le coin supérieur droit.

SEND étape 1

 

2) Entrez un titre pour votre transaction. Cliquez sur le bouton 'Créer'.

Envoyer l'étape 2

 

3) Ajoutez vos documents et les destinataires qui doivent signer; Cliquez sur le bouton 'Suivant'.

envoyer l'étape 3

 

4) Ajoutez un bloc de signature à l'emplacement souhaité de votre document pour que vos destinataires signent. Il suffit de glisser et déposer un bloc de signature du côté gauche dans le document. Cliquez sur le bouton 'Envoyer à signer' pour acheminer votre document en cas de signature.

SEND étape 4

 

FAQ Questions

Quels formats de documents puis-je envoyer pour la signature électronique à l'aide de OneSpan Sign ?

OneSpan Sign prend en charge les formats de documents suivants: .pdf, .doc, .docx et .odt. Nous prenons également en charge tout document qui peut être imprimé à partir d'une application Windows (par exemple, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, etc)via le OneSpan Sign Print Driver.

Existe-t-il une limite de taille de document?

La taille maximale pour chaque document est de 10 Mo.

Quelle est la différence entre un document et une transaction ?

Une transaction est un conteneur utilisé pour envoyer un ou plusieurs documents à signature à vos destinataires. Les transactions peuvent contenir plusieurs documents et peuvent être envoyées à plusieurs destinataires. Les documents peuvent également avoir plusieurs pages.

Comment puis-je automatiser le processus de signature pour les transactions qui impliquent de grands volumes (c.-à-d. des centaines) de destinataires ?

Nous offrons une fonctionnalité add-on appelée Bulk Send qui vous permet de télécharger un fichier .csv des destinataires et d'envoyer la transaction pour signature aux destinataires sur cette liste.

Fast Track est également une fonctionnalité d'ajout qui vous permet de distribuer des documents à de grands volumes de destinataires pour la signature. Fast Track fournit une URL dédiée que vous pouvez intégrer dans votre site Web ou dans un e-mail. Cela vous permet d'automatiser le processus de signature pour les transactions basées sur des modèles.

Contactez votre représentant de succès client pour en savoir plus sur Bulk Send et Fast Track.

Comment saurai-je quand le destinataire a des documents signés en électronique?

Une fois la signature terminée, vous recevrez une confirmation par e-mail ainsi qu'un . PDF du document signé que vous pouvez télécharger pour vos enregistrements. Le document final signé comprend une piste de vérification intégrée et un rapport de synthèse distinct des preuves qui précise qui a signé, dans quel ordre, quand et où.

Si vous êtes un expéditeur et que vous signez des documents directement dans votre compte OneSpan Sign, vous pouvez afficher l'état de la transaction à partir du menu « Transactions récentes ».

E-Signing un Document (à partir de courriel)

Signez un document rapidement et facilement avec OneSpan Sign

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) En tant que signataire, vous recevrez une demande par courriel pour votre signature. Cliquez sur le lien pour accéder au document à partir de votre e-mail.

Écran Acme

 

2) Ensuite, vous pouvez être invité à lire et à accepter le document eSIGN Divulgations et consentement. Cochez la case à cocher pour confirmer que vous avez lu les termes du document, puis cliquez sur le bouton «Accepter».

SIGN étape 2

 

3) Vous serez dirigé vers le document qui nécessite votre signature. Prenez le temps d'examiner le document. 

Le menu sur le côté gauche vous montrera le nombre de documents dans la transaction qui nécessitent votre signature. Dans cet exemple, il y a 2 documents dans la transaction qui nécessitent votre signature. 

SEND étape 3

 

4) Pour signer le document en avant, cliquez simplement sur la boîte de signature. Une fois que vous avez terminé la signature des documents, cliquez sur le bouton Confirmer. 

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SIGN étape 4

 

FAQ Questions

Qui dois-je contacter si j'ai des questions sur le document qui m'est envoyé pour signer en e-sign?

OneSpan Sign envoie des notifications par e-mail au nom de nos utilisateurs. Si vous avez une question au sujet d'un document qui vous est envoyé, communiquez avec la personne qui vous a envoyé l'e-mail au sujet de la demande de signature électronique.

J'ai échoué à l'authentification et ne peut pas accéder au document pour l'e-sign. Qu'est-ce que je fais?

Contactez la personne qui vous a envoyé la demande de signature électronique pour rinitier l'authentification.

J'ai cliqué sur la boîte de signature pour signer le document par e-sign, mais je ne peux pas terminer la session de signature électronique. Qu'est-ce que je fais?

Cela peut être dû à d'autres domaines qui n'ont pas été achevés dans le document. Une fois le document terminé avec tous les champs remplis, la session de signature électronique est terminée.

Puis-je télécharger une copie des documents signés électroniquement pour mes dossiers ?

Absolument! Une fois la session de signature électronique terminée, vous aurez la possibilité de télécharger les documents signés électroniquement à partir de la barre des tâches. Vous pouvez cliquer sur le bouton «Téléchargez tous les fichiers». De plus, une copie des documents signés par courriel vous sera également envoyée par courriel une fois la session de signature électronique terminée.

J'essaie d'accéder au document à partir de mon e-mail. Lorsque je clique sur le bouton «Aller aux documents», le lien ne me laisse pas accéder au document pour signer par e-sign. Que dois-je faire?

L'une des causes les plus courantes de ce problème est le blocage des e-mails. Le service de messagerie que vous utilisez peut reconnaître les notifications par e-mail OneSpan Sign comme spam et peut être filtré vers vos dossiers de spam ou de ferraille. Le lien « Aller aux documents » peut être désactivé.

Assurez-vous d'indiquer que la notification par e-mail OneSpan Sign n'est pas du spam et de la transférer dans votre boîte de réception. Le bouton «Aller aux documents» doit maintenant fonctionner et vous permettre d'accéder au document pour signer en e-sign.

Documentation: Tableau de bord

Signez un document rapidement et facilement à partir du tableau de bord OneSpan Sign

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Tout d'abord, sélectionnez 'Nécessitema Signature' dans la section 'Mes Transactions' du tableau de bord. Dans cet exemple, Paul a 3 transactions qui nécessitent sa signature.

Étape 1 de l'ESD

 

2) À partir de l'écran 'Transactions', sélectionnez une transaction qui doit être signée.

Étape ESD2

 

3) Vous serez dirigé vers le document qui nécessite votre signature. Prenez le temps d'examiner le document. Lorsque vous êtes prêt à signer le document, cliquez simplement sur la boîte de signature.

Étape 3 de l'ESD

 

4) Une fois que vous avez terminé la signature du document, une boîte de dialogue 'Confirmer' apparaîtra. Cliquez sur 'Ok' pour confirmer votre signature.

Étape 4 de l'ESD

 

5) Une boîte de dialogue « Nécessite votre signature » apparaîtra, vous incitant à signer la prochaine transaction dans la file d'attente qui nécessite votre signature. Cliquez sur 'Sign Now'.

Étape 5 de l'ESD

 

Vue d’ensemble du tableau de bord

Suivi facile de toutes les transactions entrantes et sortantes à partir du tableau de bord centralisé

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Vous pouvez accéder au tableau de bord à tout moment à partir de l'onglet 'Dashboards' dans la barre de navigation supérieure.

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2) Le tableau de bord comprend trois sections principales : Résumé des comptes, Mes transactions et Transactions récentes, toutes mises à jour en temps réel avec les dernières données d'activité des transactions.

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3) Le graphique « Résumé des comptes » fournit une ventilation visuelle de toutes les activités de transaction des 30 derniers jours. Il vous donne un aperçu de vos transactions qui sont en cours, terminées, en mode brouillon et annulées.

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4) En cliquant sur le graphique à secteurs, vous avez accès au rapport sommaire du compte. Vous pouvez entrer une plage de dates pour filtrer vos transactions et obtenir une visibilité automatique sur l'état de vos transactions.

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5) La section « Mes transactions » vous montre les transactions que vous avez créées au cours des 30 derniers jours. Il suit les transactions qui nécessitent votre signature, et ceux qui sont en cours, terminés, ou sur le point d'expirer. Pour les documents qui nécessitent votre signature, vous pouvez accéder rapidement à la transaction à partir de ce menu, puis procéder au processus de signature.

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6) Si vous souhaitez voir juste un instantané de vos 10 dernières transactions, vous les trouverez en bas dans la section « Transactions récentes ». Si vous voulez voir toutes vos transactions, cliquez simplement sur «Voir toutes».

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Questions FAQ

Où puis-je accéder au rapport de synthèse des preuves liés à certaines transactions?

Il vous suffit d'aller à la section «Transactions» à partir du menu de navigation supérieur, aller à une transaction complétée, puis télécharger le résumé des preuves de la transaction. Si vous ne voyez pas l'option Résumé des preuves, contactez l'équipe de soutien aux signes OneSpan pour l'activer.

Depuis le tableau de bord, comment puis-je signer une transaction qui nécessite ma signature ?

Vous pouvez signer une transaction qui nécessite votre signature en sélectionnant l'option « Nécessite ma signature » dans la section « Mes transactions » sur le côté droit.