Envoi d'un document
Envoyer en toute sécurité un document pour signature électronique
Instructions étape par étape
Instructions étape par étape
1) Cliquez sur le bouton "Nouvelle transaction" dans le coin supérieur droit.
2) Saisissez un titre pour votre transaction. Cliquez sur le bouton "Créer".
3) Ajoutez vos documents et les destinataires qui doivent signer ; cliquez sur le bouton "Suivant".
4) Ajoutez un bloc de signature à l'endroit souhaité sur votre document pour que vos destinataires puissent le signer. Il vous suffit de faire glisser un bloc de signature depuis le côté gauche vers le document. Cliquez sur le bouton "Envoyer à la signature" pour acheminer votre document pour signature.
Questions de la FAQ
Quels formats de documents puis-je envoyer pour signature électronique avec OneSpan Sign ?
OneSpan Sign prend en charge les formats de documents suivants : .pdf, .doc, .docx et .odt. Nous prenons également en charge tout document pouvant être imprimé à partir d'une application Windows (par exemple, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, etc.) via le pilote d'impression de OneSpan Sign.
Y a-t-il une limite de taille pour les documents ?
La taille maximale de chaque document est de 10 Mo.
Quelle est la différence entre un document et une transaction ?
Une transaction est un conteneur utilisé pour envoyer un ou plusieurs documents à signer à vos destinataires. Les transactions peuvent contenir plusieurs documents et être envoyées à plusieurs destinataires. Les documents peuvent également comporter plusieurs pages.
Comment puis-je automatiser le processus de signature pour les transactions impliquant un grand nombre de destinataires (c'est-à-dire des centaines) ?
Nous proposons une fonction complémentaire appelée Bulk Send qui vous permet de télécharger un fichier .csv de destinataires et d'envoyer la transaction pour signature aux destinataires de cette liste.
Fast Track est également une fonction complémentaire qui vous permet de distribuer des documents à un grand nombre de destinataires pour signature. Fast Track fournit une URL dédiée que vous pouvez intégrer dans votre site web ou dans un e-mail. Cela vous permet d'automatiser le processus de signature pour les transactions basées sur des modèles.
Contactez votre conseiller clientèle pour en savoir plus sur Bulk Send et Fast Track.
Comment saurai-je que le destinataire a signé les documents par voie électronique ?
Une fois la signature terminée, vous recevrez un courriel de confirmation ainsi qu'un fichier PDF du document signé que vous pourrez télécharger pour vos archives. Le document final signé comprend une piste d'audit intégrée et un rapport de synthèse des preuves distinct qui indique qui a signé, dans quel ordre, à quel moment et à quel endroit.
Si vous êtes un expéditeur et que vous signez des documents directement dans votre compte OneSpan Sign, vous pouvez consulter le statut de la transaction dans le menu "Transactions récentes".
Le panneau d'administration centralisé vous permet de contrôler l'ensemble de votre compte OneSpan Sign au sein de votre organisation.
Instructions étape par étape
Instructions étape par étape
1) Si vous êtes l'administrateur du compte OneSpan Sign de votre organisation, vous pouvez accéder à la section Admin à partir du menu supérieur. Depuis l'écran Admin principal, vous pouvez facilement accéder aux informations du compte de toute votre organisation et les gérer.
2) Dans la section " Abonnement ", vous pouvez consulter les détails de votre plan OneSpan Sign, tels que le nombre de documents, de destinataires et de signatures inclus dans votre compte. Vous trouverez également des informations sur le nombre d'expéditeurs que vous pouvez ajouter à votre compte.
3) Pour les clients intégrés à OneSpan Sign, la section " Intégration " vous permet de configurer les notifications relatives aux événements qui ont lieu lors d'une transaction. Il vous suffit d'ajouter votre URL de rappel et votre clé de rappel dans le champ pour configurer les notifications d'événements. Vous avez la possibilité d'activer des notifications d'événements spécifiques à partir de cet écran. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos modifications.
4) Dans la section " Expéditeurs ", vous pouvez inviter les expéditeurs de votre organisation à devenir des utilisateurs de OneSpan Sign. Dans le champ "Inviter par e-mail", saisissez simplement l'adresse e-mail et cliquez sur l'icône de l'enveloppe.
5) Déléguez le pouvoir de signature à n'importe quel membre de votre organisation en cliquant sur son nom, puis attribuez des droits de signature aux membres de l'équipe. Cliquez sur l'option "Attribuer des délégués". Par exemple, si Jean n'est pas au bureau, vous pouvez donner à Robert le pouvoir de gérer le compte de Jean pendant son absence.
6) Vous pouvez également réinitialiser les mots de passe des membres de votre organisation, accorder des droits d'administrateur à d'autres membres pendant votre absence, verrouiller un expéditeur et supprimer ou suspendre des expéditeurs du compte.
7) Si votre organisation envoie fréquemment des transactions à un groupe de personnes, la section "Groupes" vous permet de créer un groupe de personnes au sein de votre organisation. Les membres du groupe doivent être des expéditeurs du compte principal. Cliquez simplement sur le bouton "Nouveau groupe". Dans la boîte de dialogue, entrez le nom du groupe et les adresses électroniques à inclure dans le groupe. Si une transaction est envoyée à un groupe de destinataires, l'un des destinataires du groupe signera électroniquement la transaction au nom du groupe.
8) Dans la section "Champs personnalisés", vous pouvez ajouter un nouveau champ à inclure comme option de champ de signature. Une fois ajouté, le nouveau champ personnalisé est accessible lorsque vous préparez une transaction pour la signature électronique.
9) Pour obtenir des informations de base sur votre compte, sélectionnez "Mon compte" dans le menu supérieur. Vous pouvez y modifier des informations personnelles telles que le nom, les informations sur la société, le numéro de téléphone et l'adresse. Vous pouvez également modifier votre mot de passe et créer une signature manuscrite.
Créer et enregistrer une signature manuscrite
Les titulaires de comptes peuvent créer et enregistrer une signature manuscrite réutilisable dans leur profil de compte
Instructions étape par étape
Instructions étape par étape
Depuis le tableau de bord, accédez à la section "Mon compte" dans le menu supérieur.
Dans l'écran "Mon compte", sélectionnez "Signature" dans le menu de navigation de gauche.
Cliquez sur l'icône du stylo. Dessinez ensuite votre signature à l'aide de votre souris. Si vous faites une erreur, cliquez sur "Effacer" pour réinitialiser le bloc. Lorsque vous êtes satisfait de votre signature manuscrite, cliquez sur "Enregistrer".
De plus, vous avez la possibilité de créer une signature manuscrite à l'aide de votre doigt ou d'un stylet à partir de votre tablette ou de votre smartphone. Il vous suffit d'accéder à l'application web OneSpan Sign depuis votre smartphone ou votre tablette pour créer et enregistrer votre signature manuscrite.
Au moment de signer un document, il vous suffit de cliquer sur le bloc de signature. Votre signature manuscrite sera automatiquement appliquée au document, sans qu'il soit nécessaire de créer une nouvelle signature manuscrite à chaque fois.
Signature électronique d'un document (à partir d'un courriel)
Signer électroniquement un document rapidement et facilement avec OneSpan Sign
Instructions étape par étape
Instructions étape par étape
1) En tant que signataire, vous recevrez un courriel vous demandant d'apposer votre signature. Cliquez sur le lien pour accéder au document à partir de votre courrier électronique.
2) Ensuite, vous serez peut-être invité à lire et à accepter le document ESIGN Disclosures and Consent. Cochez la case pour confirmer que vous avez lu les termes du document, puis cliquez sur le bouton "Accepter".
3) Vous serez dirigé vers le document qui requiert votre signature. Prenez le temps de lire le document.
Le menu de gauche vous indique le nombre de documents de la transaction qui requièrent votre signature. Dans cet exemple, la transaction comporte deux documents qui requièrent votre signature.
4) Pour signer électroniquement le document, il vous suffit de cliquer sur la case de signature. Une fois que vous avez terminé de signer les documents, cliquez sur le bouton Confirmer.
Questions de la FAQ
Qui dois-je contacter si j'ai des questions sur le document qui m'a été envoyé pour signature électronique ?
OneSpan Sign envoie des notifications par courrier électronique au nom de ses utilisateurs. Si vous avez une question concernant un document qui vous a été envoyé, contactez la personne qui vous a envoyé l'e-mail concernant la demande de signature électronique.
L'authentification a échoué et je ne peux pas accéder au document à signer électroniquement. Que dois-je faire ?
Contactez la personne qui vous a envoyé la demande de signature électronique pour relancer l'authentification.
J'ai cliqué sur la case de signature pour signer électroniquement le document, mais je ne parviens pas à terminer la session de signature électronique. Que dois-je faire ?
Cela peut être dû à d'autres champs qui n'ont pas été remplis dans le document. Une fois que le document est entièrement complété et que tous les champs sont remplis, la session de signature électronique est terminée.
Puis-je télécharger une copie des documents signés électroniquement pour mes dossiers ?
Absolument ! Une fois la session de signature électronique terminée, vous aurez la possibilité de télécharger les documents signés dans la barre de tâches supérieure. Vous pouvez cliquer sur le bouton "Télécharger tous les fichiers". De plus, une copie des documents signés électroniquement vous sera également envoyée par courrier électronique une fois la session de signature électronique terminée.
J'essaie d'accéder au document à partir de mon courrier électronique. Lorsque je clique sur le bouton "Aller aux documents", le lien ne me permet pas d'accéder au document à signer électroniquement. Que dois-je faire ?
L'une des causes les plus courantes de ce problème est le blocage des courriels. Le service de messagerie que vous utilisez peut considérer les notifications de OneSpan Sign comme du spam et les filtrer dans vos dossiers de spam ou de courrier indésirable. Le lien "Aller aux documents" peut être désactivé.
Assurez-vous d'indiquer que la notification OneSpan Sign n'est pas un spam et déplacez-la dans votre boîte de réception. Le bouton "Aller aux documents" devrait maintenant fonctionner et vous permettre d'accéder au document à signer électroniquement.
Signature électronique d'un document (à partir du tableau de bord)
Signez un document rapidement et facilement à partir du tableau de bord OneSpan Sign
Instructions étape par étape
Instructions étape par étape
1) Tout d'abord, sélectionnez "Requiert ma signature" dans la section "Mes transactions" du tableau de bord. Dans cet exemple, Paul a 3 transactions qui requièrent sa signature.
2) Dans l'écran "Transactions", sélectionnez une transaction à signer.
3) Vous serez dirigé vers le document qui requiert votre signature. Prenez le temps d'examiner le document. Lorsque vous êtes prêt à signer le document, il vous suffit de cliquer sur la case de signature.
4) Une fois que vous avez signé le document, une boîte de dialogue "Confirmation" s'affiche. Cliquez sur "Ok" pour confirmer votre signature.
5) Une boîte de dialogue "Requiert votre signature" apparaît, vous invitant à signer la prochaine transaction dans la file d'attente qui requiert votre signature. Cliquez sur "Signer maintenant".
Aperçu du tableau de bord
Suivez facilement toutes les transactions entrantes et sortantes à partir du tableau de bord centralisé
Instructions étape par étape
Instructions étape par étape
1) Vous pouvez accéder au tableau de bord à tout moment à partir de l'onglet "Tableaux de bord" de la barre de navigation supérieure.
2) Le tableau de bord comprend trois sections principales - Résumé du compte, Mes transactions et Transactions récentes - toutes mises à jour en temps réel avec les dernières données relatives aux activités de transaction.
3) Le graphique "Résumé du compte" fournit une ventilation visuelle de toutes les activités de transaction des 30 derniers jours. Il vous donne un aperçu de vos transactions en cours, terminées, en mode brouillon et annulées.
4) En cliquant sur le graphique circulaire, vous accédez au rapport de synthèse du compte. Vous pouvez saisir une fourchette de dates pour filtrer vos transactions et obtenir une visibilité automatique de l'état de vos transactions.
5) La section "Mes transactions" vous montre les transactions que vous avez créées au cours des 30 derniers jours. Elle indique les transactions qui requièrent votre signature et celles qui sont en cours, terminées ou sur le point d'expirer. Pour les documents qui requièrent votre signature, vous pouvez accéder rapidement à la transaction à partir de ce menu et procéder à la signature.
6) Si vous souhaitez voir un aperçu de vos dix dernières transactions, vous les trouverez en bas de la page, dans la section "Transactions récentes". Si vous souhaitez voir toutes vos transactions, il vous suffit de cliquer sur "Afficher tout".
Questions fréquemment posées (FAQ)
Où puis-je accéder au rapport de synthèse des preuves concernant certaines transactions ?
Il vous suffit de vous rendre dans la section " Transactions " du menu de navigation supérieur, d'accéder à une transaction terminée, puis de télécharger le résumé des preuves de la transaction. Si vous ne voyez pas l'option Résumé des preuves, contactez l'équipe d'assistance de OneSpan Sign pour l'activer.
À partir du tableau de bord, comment puis-je signer une transaction qui requiert ma signature ?
Vous pouvez signer une transaction qui requiert votre signature en sélectionnant l'option "Requiert ma signature" dans la section "Mes transactions" sur le côté droit.