eSignドキュメント

eSigningの体験

ビジネスの動きはかつてないほど速くなっており、デジタル化やリモートソリューションへの新たな取り組みが、そのスピードをさらに加速させています。 企業がデジタル分野で競争し、顧客の期待が高まるにつれ、見込み客や顧客に優れたカスタマー・エクスペリエンスを提供することの重要性はますます高まっています。

OneSpan Signのような電子署名プラットフォームを利用した電子署名は、いつでも、どこでも、どんなデバイスでも、迅速かつ安全に文書の署名を得ることができます。 E-Signatureソフトウェアは、優れたカスタマー・エクスペリエンスを実現するための中核的な要素です。

署名者には、電子文書に署名するためのプラットフォームへの招待状がメールで届きます。 習得の必要もなく、アプリや拡張機能をダウンロードする必要もありません。 署名者は、デスクトップPC、タブレット、携帯電話から文書を開き、契約内容を読み、クリックして署名するだけです。

署名者が署名を完了すると、各当事者は文書のコピーや詳細な監査証跡にアクセスできます。

電子署名があれば、デジタルビジネスのスピードに対応し、安全なサービスを提供し、従来の紙のプロセスを自動化・合理化することができます。

ドキュメントへの電子署名の方法

OneSpan Signモバイルアプリを使用して、外出先で署名依頼の書類を安全に作成・送信する方法を、以下のビデオチュートリアルでご紹介します。 署名用の文書をいかに簡単に作成できるかをご覧ください。

 

 

  1. まず、OneSpan Signアカウントにログインします。
  2. Create New Transaction(新規トランザクションの作成)」をタップして、トランザクションの意味のある名前を入力します。  
  3. ドキュメントは、Google Drive、DropBox、OneDriveなどの一般的なクラウドストレージサービスからアップロードするか、テンプレートやライブラリにあるドキュメントを使用するかを選択できます。
  4. 次に、あなた自身を含む署名者をドキュメントに追加します。 ドキュメントに署名者を追加するには、署名者の姓名、メールアドレスをドキュメントに送信します。
  5. この時点で、SMSワンタイムパスコードやQ&Aなどの認証要素を使って、ドキュメントに認証チェックを施すこともできます。
  6. あなたのチームが現場や対面で文書に署名する場合は、「対面署名を有効にする」オプションを切り替えます。 これにより、対面式の場面でリアルタイムに署名を集めることができるようになります。
  7. 署名者が追加されたので、次はドキュメントに署名ブロックを追加します。 署名欄をドキュメントの適切な場所にドラッグします。
  8. ドキュメント内のデータを取得する必要がある場合は、チェックボックス、リスト、テキストエリアの追加ラジオメニューなどのフォームフィールドも利用できます。
  9. これで書類にサインができるようになりました。 送信」をタップします。

ドキュメントへの電子署名の方法については、署名者がどのように電子署名ソリューションにアクセスするかに合わせて、チュートリアルを進めてください。

 

ステップバイステップのe-signワークフロー

ステップ1:アクセス

電子署名ワークフローの最初のステップは、署名すべき文書を配信し、署名者に署名儀式へのアクセスを提供することです。 代表的なアクセス方法としては、署名用の招待状を電子メールで配信する方法があります。 署名者は、電子署名プラットフォームへのリンクが記載された電子メールを受け取り、残りの署名プロセスを行うことができます。

しかし、配信やアクセスには代替手段があります。 お客様の組織にとって最も有益な方法は、リモートまたは対面での署名プロセスを作成するかどうかによって影響を受ける可能性があります。 対面式のサイン会では、従業員や会社の代表者が、iPadやタブレットなどの会社のデバイスで、エンタープライズアプリケーションのポータルやダッシュボードを利用するのが一般的です。 その後、代表者は署名者に残りのプロセスを案内することができます。

また、リモートプロセスを活用することもできます。

  • ウェブポータル
  • モバイルアプリ
  • 第三者のアプリケーションに組み込まれたリンク
  • QRコードや短縮URL
  • その様々なツール

ステップ2:ユーザーの識別と認証

署名用の文書を配布する際には、正しい人だけが署名をすることが重要です。 これは、組織と署名者が直接顔を合わせることのないリモートユースの場合には、二重に重要なことです。 したがって、電子署名のワークフローには、署名者が本人であることを確認するための認証ステップが含まれていなければなりません。

ワークフローで使用する認証方法は、署名者が組織にとって既知の顧客であるか未知の顧客であるかによって異なります。 署名者が組織内で知られている場合は、署名者の身元と資格の記録がすでにファイルされています。 既知の署名者を認証するには、署名式で提示された証明書と、すでに登録されている情報を比較する必要があります。 また、お客様のアクセス手段によっては、認証の必要がない場合もあります。

で既存のお客様を認証します。

  • ログイン情報
  • メール認証
  • 質疑応答
  • 知識ベース認証(KBA)
  • SMS認証
  • 電子証明書とスマートカード

未知のお客様を認証するためには、顔照合、ワンタイムパスコード、ID認証などのソリューションが必要です。 その目的は、認証情報の信憑性を確保し、生身の人間とID文書を照合することです。

ステップ3:書類の提示

第3ステップでは、署名者は署名を必要とする文書を読み、確認する機会があります。 OneSpan Signでは、MacやデスクトップPC、iPhoneやAndroidスマートフォン、タブレットやiPadなど、署名者が好むあらゆるデバイスで行うことができます。

ステップ4:フォームとデータキャプチャー

ユースケースによっては、署名者が署名に加えて選択した情報を提供することを必要とする電子署名ワークフローがあるかもしれません。 OneSpan Signの管理者は、ドラッグ&ドロップ式のドキュメントビルダーを使って、署名のために文書を送信する前に、さまざまなデータフィールドを文書に追加することができます。 ここでは、署名者がこの情報を提供することができます。

データキャプチャーのオプションは以下の通りです。

  • テキストボックス
  • チェックボックス
  • カスタムフィールド
  • ラジオボタン
  • ドロップダウンリスト
  • 条件付きのフィールド

Step 5: ドキュメントのアップロードと更新

ワークフローによっては、署名者が署名プロセスの一環として補助的な文書や添付ファイルをアップロードする必要がある場合もあります。 これは、保険会社の現場代理人が、運転免許証などの独自の書類を申請書類に加えていることが多い場合などによく見られるケースです。

ステップ6: サイン会

電子署名のプロセスで最も簡単なステップは、おそらく署名そのものです。 ユーザーは、好みの署名方法を活用し、契約条件に同意することができます。 OneSpan Signでは、いくつかの種類の署名方法があります。

  • クリック・トゥ・サイン
  • クリックトゥイニシャル
  • 受信のみ
  • デジタル化された手書きの署名の取得
  • スマートカードの署名

ステップ7:ドキュメントの配信

ワークフローの最後のステップは、文書を改ざんして次の署名者に渡すか、保管やアーカイブのために組織に戻すことです。 ユースケースによっては、PDFファイル形式の電子コピーを提供したり、署名入りの記録の印刷コピーを提供することが理にかなっている場合もあります。 また、署名された文書以外にも、監査証跡を保存・保管することができます。

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電子署名の合法性

電子署名は60カ国以上で法的に認められており、多くの国では、ウェットインクの署名と同じ重みと正当性を持っています。 米国のESIGN法(Electronic Signatures in Global and National Commerce Act)やUETA、欧州連合(EU)のeIDASなど、各国には電子署名に関する規制を定めた法律があります。 具体的な内容は国によって異なりますが、一般的には3つの電子署名の形式が認められています。

  • シンプルな電子署名:シンプルな署名とは、高度な署名や適格な署名ではないあらゆるタイプの電子署名の総称です。  
  • Advanced e-Signature:Advanced e-Signature (AES)には、現地の法規制で定められた認証およびセキュリティ基準が含まれています。 これは、最も一般的な電子署名の形式です。  
  • Qualified eSignature: Qualified electronic signature (QES)は、Advanced e-signatureと同じセキュリティ基準に、追加の要件を加えたものです。 通常、適格な電子署名には、第三者の認証機関による検証も必要となります。 このレベルの署名は、通常、最も複雑で最も影響力のある契約にのみ行われます。

あなたの国での電子署名の合法性についての詳細は、eSignature Legality Guideをご覧ください。

OneSpanはサインを簡単にする

  • 安全性と信頼性:幅広い認証とデジタルアイデンティティ検証のオプションが利用でき、軍用のデジタル署名技術に基づいて構築された署名ツールにより、署名者が文書に署名するためのアクセス権を得る前に、署名者が本人であることを確認できます。
  • OneSpan Signは、Apple App StoreやGoogle Play Storeで入手可能なモバイルアプリケーションです
  • 文書の互換性:OneSpan Signは、.doc、.pdf、.odt、.txtなど、様々な種類のファイルのアップロードに対応しています。 また、OneSpan Sign Print Driverを使用することで、WindowsアプリケーションからOneSpan Signに取引を送信することができます。 Microsoft Word文書、Excel、Google Docs、PDF文書のいずれであっても、直接かつ簡単に取引を送信して署名を求めることができます。  
  • eSign How, Where, When You Like:オンラインでもオフラインでも、いつでもどこでも、どんなデバイスでもサインできます。 これには、手書きのオンライン署名を作成することや、署名の画像をアップロードすることなどがあります。
  • 充実したコネクタオプション:SDKやオープンAPIを利用して、OneSpan SignとSalesforce、Pega、Guidewire、Laserficheなどのアプリケーションを接続できます。
  • 柔軟な価格設定:ユーザー主導のプロセスには「プロフェッショナルプラン」、システムで生成されるプロセスには「エンタープライズプラン」を選択可能。

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