Questions à poser avant la mise en œuvre des signatures électronique

Mary Ellen Power, février 17, 2014
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Avec les avantages des signatures e trop grandes pour ignorer, il est important pour votre organisation de choisir la bonne solution pour répondre à ses besoins. La plupart des organisations veulent que la solution qu'elles choisis soient sûres, légales et faciles à utiliser, mais comment évaluent-elles leurs propres besoins, ainsi que les capacités du fournisseur, tout en étant en mesure de séparer les faits de la fiction? Pour vous aider, nous avons regroupé par catégorie les questions importantes à poser à votre organisation et à votre fournisseur avant de mettre en œuvre des signatures e pour aider à découvrir la vérité et à mettre en place la mise en œuvre de votre organisation pour le succès.

Facilité d’utilisation

Bien que la facilité d'utilisation est certainement quelque chose d'une solution de signature électronique devrait fournir, le fait est, le processus conçu pour une utilisation avec des signatures e influence directement la facilité avec laquelle il est facile d'utiliser une solution donnée. Si une organisation mettant en œuvre des signatures en matière d'e-signatures rend le processus lourd, l'adoption interne et client pourrait se retrouver à zéro. Demandez à votre organisation :

Signature électronique

Le Guide des débutants sur les signatures électroniques

Guide complet pour commencer avec les signatures e

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  • Quel est le juste équilibre entre la sécurité et la convivialité?
  • Le processus électronique envisagé est-il plus facile et plus pratique que le processus papier?

Demandez à votre fournisseur :

  • Quel est votre taux d'adoption? (C'est le point de preuve ultime et le plus important de facilité d'utilisation)
  • Quel est votre taux de satisfaction de la clientèle?

Sécurité

La signature électronique de transactions de grande valeur comme les prêts hypothécaires, les prêts et les produits de gestion de patrimoine doit être sécurisée, tant du point de vue de la conformité que du point de vue de l'expérience client. Pouvoir prouver qu'un document signé électronique n'a pas été falsifié est essentiel en cas de litige, mais il est également important d'inspirer la confiance des clients dans le processus électronique et votre organisation. Demandez à votre organisation :

  • Quels sont les risques dans le processus que nous automatisons?
  • Quelles garanties existent dans le processus (sur papier et en ligne) au-delà de la technologie, comme un agent vérifiant l'identification en personne ou recevant le paiement d'un client?

Demandez à votre fournisseur :

  • Vos signatures électroniques sont-elles basées sur des signatures numériques ?
  • Chaque bloc de signature d'un document est-il signé individuellement et numériquement ?
  • Quelqu'un doit-il retourner sur votre serveur afin de vérifier l'authenticité du document, du signataire ou de la transaction ?
  • Comment pouvez-vous prouver ce que le signataire a vu et fait pendant le processus de signature?

Flexibilité

Les signatures électronique sont de différentes formes et tailles , sur site ou sur le cloud, intégrées aux systèmes d'une organisation pour le traitement direct ou prêtes à utiliser un logiciel en tant que service (Saas). Les signatures électronique peuvent être un clic-à-signer avec une souris ou une capture de signature manuscrite. Une solution qui couvre toutes ces exigences est une véritable solution d'entreprise, qui s'adaptera aux différents besoins de signature électronique au sein d'une organisation, ainsi que de s'adapter pour répondre à une portée de projet et la chronologie sans compromettre la fonctionnalité. Demandez à votre organisation :

  • Quelles unités d'affaires et quels processus dans l'ensemble de l'organisation pourraient bénéficier de la mise en œuvre de signatures électronique?
  • Ces différents groupes et processus ont-ils des exigences différentes?
  • Est-il important d'établir une norme d'entreprise pour les signatures électroniques pour des raisons de conformité et de réduire le coût total de possession et de gestion?

Demandez à votre fournisseur :

  • Offrez-vous des déploiements sur place et SaaS ?
  • Quelles options de flux de travail offrez-vous ?
  • Pouvez-vous combiner différentes méthodes de signature et d'authentification au sein d'une seule transaction ?
  • Dans quelle mesure la solution est-elle configurable?
  • Dans quelle mesure l'interface graphique est-elle personnalisable?

Si vous êtes à la recherche de conseils supplémentaires dans le choix d'une solution de signature électronique, consultez notre liste de contrôle des exigences de signature électronique d'entreprise pour des fonctionnalités spécifiques à rechercher dans une solution.