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Notarisation en ligne à distance (RON)

Découvrez comment utiliser OneSpan Notary pour les transactions nécessitant une notarisation en ligne à distance (RON)

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  • Comment embarquer un notaire
  • Comment configurer une transaction RON
  • Comment valider l'identité d'un signataire pour RON
  • Comment signer électroniquement et notariser un document ?
  • Comment accéder aux preuves électroniques

Comment embarquer un notaire

1. La section Admin permet aux administrateurs d'intégrer un notaire à partir d'un seul endroit sans avoir à passer d'un compte à l'autre. Après avoir été intégré à OneSpan Notary, le notaire peut compléter les détails de sa commission dans une section en libre-service, rapidement et facilement.

2. En tant qu'administrateur du compte OneSpan Sign de votre organisation, accédez à la section Admin dans le menu supérieur et sélectionnez " Expéditeurs ".

Access the Admin section from the top menu...

Select ‘Senders'

3. Saisissez l'adresse électronique du notaire que vous souhaitez ajouter à OneSpan Notary. Cliquez sur l'icône de l'enveloppe pour envoyer une invitation au notaire et l'inviter à enregistrer son compte.

Click the envelope icon to send an invitation to the Notary inviting them to register their account.

4. Dans la section Actions, sélectionnez "Accorder des droits de notaire" et confirmez que vous souhaitez accorder des droits de notaire au notaire.

In the actions section, select ‘Grant notary rights’

Confirm that you want to grant notary rights to the notary.

5. Un e-mail est envoyé au notaire pour l'inviter à ouvrir un compte OneSpan Sign. Le notaire enregistre son compte en créant un mot de passe pour accéder à OneSpan Notary.

An email invite is sent to the Notary inviting them to register for a OneSpan Sign account.

The notary registers their account by creating a password to access OneSpan Notary.

6. Ensuite, le notaire est dirigé vers la section "Mon compte" pour remplir les détails de son compte tels que son nom, son numéro de commission notariale, la date d'expiration de sa commission, sa juridiction, son pays, et pour télécharger son sceau notarial.

Next, the notary is brought to the ‘My Account’ section to fill in their account details

7. Le notaire confirme l'exactitude des informations qu'il a saisies et clique ensuite sur "Enregistrer".

The notary confirms the information they have entered is accurate and then clicks ‘Save’ .

FAQ

Comment configurer une transaction RON

1. Pour commencer, le notaire sélectionne "Nouvelle transaction" et saisit un nom pour la transaction.

To begin, the notary selects ‘New Transaction’ and enters a name for the transaction.

2. Le notaire sélectionne "Notarisation à distance en ligne" et clique sur le bouton "Créer" pour continuer.

The notary selects ‘Remote Online Notarization’...

 

3. Le notaire ajoute ensuite le document. Dans cet exemple, un affidavit doit être signé et notarié en ligne.

The notary then adds the document. In this example, an affidavit requires e-signing and notarizing.

4. Le notaire sélectionne son nom dans la section "Notaire", puis ajoute le signataire à la transaction en ajoutant son prénom, son nom et son adresse électronique. Le notaire peut également ajouter d'autres signataires et réviseurs à la transaction.

The notary selects their name in the ‘Notary’ section...

...then adds the signer to the transaction by adding the signer’s first name, last name and email address

The notary can also include additional signers and reviewers to the transaction.

5. Comme le notaire connaît déjà le signataire, il n'a pas besoin d'authentification supplémentaire telle que la vérification d'identité ou l'authentification basée sur les connaissances (KBA) pour valider l'identité du signataire.

6. Le notaire fait défiler l'écran vers le bas et clique sur "Configurer".

The notary scrolls down and clicks ‘Configure’.

7. Les fonctions vidéo et d'enregistrement sont automatiquement activées en raison des exigences de conformité RON. Le notaire fixe une date et une heure pour la session de notarisation en ligne à distance et clique sur "Enregistrer".

The video and recording capabilities are automatically enabled due to RON compliance requirements.

The notary schedules a date and time for the Remote Online Notarization session and clicks ‘Save’.

8. Le notaire clique sur "Suivant

The notary clicks ‘Next’

9. Il est maintenant temps pour le notaire de préparer l'affidavit en faisant glisser et en déposant les blocs de signature dans les zones souhaitées du document.

Le notaire a accès aux champs de signature spécifiquement configurés pour la notarisation à distance en ligne, tels que :

  • Déclaration de notarisation en ligne à distance
  • Confirmation du notaire
  • Pays du notaire
  • Juridiction du notaire
  • Expiration de la licence de notaire
  • Numéro de licence du notaire
  • Nom du notaire
  • Sceau du notaire

ow it’s time for the notary to prepare the affidavit by dragging and dropping the signature blocks into the desired areas of the document.

10. L'affidavit est maintenant prêt à être envoyé. Le notaire clique sur "Envoyer pour signer" pour planifier la session de notarisation à distance en ligne.

The notary clicks ‘Send to Sign’ to schedule the Remote Online Notarization session.

11. Le signataire reçoit une notification par courrier électronique l'invitant à participer à la session de notarisation en ligne à distance à l'heure prévue. Le signataire peut ajouter la session à son calendrier et fixer un rappel pour la session de notarisation en ligne à distance.

The signer can add the session to their calendar and set a reminder for the remote online notary session.

Comment valider l'identité d'un signataire dans le cadre d'une notarisation en ligne à distance

Instructions étape par étape

Comment signer électroniquement et notariser un document ?

1. Lorsque le moment est venu de lancer la session de notaire en ligne à distance, le notaire affiche la transaction et clique sur "Rejoindre la session".

When it’s time to launch the remote online notary session...

... the notary pulls up the transaction and clicks ‘Join Session’.

2. Le notaire confirme ses paramètres audio et vidéo, puis clique sur "Commencer" pour entrer dans la session.

The notary confirms their audio and video settings then clicks ‘Get Started’ to enter the session.

3. Le signataire rejoint la session de notaire en ligne à distance à partir de l'invitation par courrier électronique.

The signer joins the remote online notary session from the email invite.

4. Le signataire confirme ses paramètres audio et vidéo, consent à l'enregistrement audio/vidéo de la session notariale en ligne à distance et clique sur "Commencer". Le signataire est ensuite envoyé dans une salle d'attente.

The signer confirms their audio and video settings, consents to the audio / video recording of the remote online notary session, and clicks ‘Get Started’.

The signer is then sent to a waiting room.

5. Le notaire rejoint la salle d'attente, vérifie que le signataire s'y trouve et démarre la session notariale en ligne à distance en cliquant sur "Commencer la transaction".

The notary joins, verifies that the signer is in the waiting room, then starts the remote online notary session by clicking ‘Start Transaction’.

6. Le notaire et le signataire sont maintenant en session. L'écran de bienvenue s'affiche, indiquant les tâches à accomplir.

Le notaire clique sur le bouton "Commencer à signer" pour lancer le processus de signature électronique et de notarisation.

The notary clicks the ‘Start Signing’ button to initiate the e-signing and notarization process.

7. Pour commencer, le notaire saisit les informations permettant d'identifier le signataire dans le journal électronique.

  • Si le signataire est connu du notaire, ce dernier inclut dans le journal électronique des informations expliquant sa relation avec le signataire.
  • Si le signatairen'est pas connu du notaire, ce dernier inclut dans le journal électronique des détails concernant le document d'identification délivré par le gouvernement et utilisé pour identifier le signataire. Le notaire effectue une analyse des références en validant l'identité du signataire. Pour ce faire, il compare le document d'identification fourni lors de la vérification d'identité (IDV) avec l'image du signataire affichée à l'écran.

Dans ce scénario, le notaire connaît déjà le signataire.

Le notaire ajoute l'adresse du signataire au journal électronique et clique sur "Confirmer la vérification".

The notary adds the signer’s address information to the eJournal and clicks ‘Confirm Verification’.

8. Le notaire peut commencer l'enregistrement à n'importe quel moment de la session, conformément aux exigences de l'État. Le notaire clique sur le bouton "Démarrer l'enregistrement" de son panneau de contrôle.

The notary can start recording at any point of the session as per state requirements. The notary clicks the ‘Start recording’ button from their control panel.

9. Le notaire doit prendre le temps d'expliquer les détails du document qui doit être examiné et complété par le signataire.

10. Le notaire passe ensuite le contrôle au signataire. Le signataire lit et signe les parties requises du document, puis clique sur "Confirmer". Des flux de travail guidés et des indices de co-navigation aident le signataire à compléter les étapes nécessaires.

The signer reads and signs the required areas of the document then clicks ‘Confirm’.

Guided workflows and cues with co-browsing help the signer complete the necessary steps.

11. Une fois que le signataire a rempli le document, le notaire signe et appose son sceau eNotary sur le document. Le notaire clique ensuite sur "Confirmer". Des informations telles que la date d'authentification, le nom du notaire, la commission du notaire, la juridiction et le libellé de l'authentification à distance en ligne sont incluses une fois l'authentification terminée.

After the signer completes the document, the notary signs and then applies their eNotary seal to the document.

The notary then clicks ‘Confirm’.

Information such as notarization date, notary’s name, notary’s commission, jurisdiction and remote online notarization wording are included after the notarization is completed.

12. Le notaire met fin à la session avec le signataire en arrêtant l'enregistrement et en cliquant sur "Terminé". Le notaire clique sur "Terminer la session pour les signataires".

The notary ends the session with the signer by stopping the recording and clicking ‘Finished’.

The notary clicks ‘End session for signers’.

13. Le notaire peut alors fournir des informations supplémentaires sur la session notariale en ligne à distance dans le journal électronique. Il peut s'agir d'informations telles que le type de document, le type d'acte notarié et tout autre commentaire pertinent. Le notaire clique sur "Enregistrer et terminer".

The notary can then fill in additional information about the remote online notary session in the eJournal. This could include information such as the type of document, type of notarial act, and any other relevant comments. The notary clicks ‘Save and Finish’.

Comment accéder aux preuves électroniques

 

1. Pour accéder à la preuve électronique, le notaire sélectionne la transaction souhaitée dans la liste des transactions.

 

To access the electronic evidence, the notary selects the desired transaction from the transaction list.

2. Pour visionner l'enregistrement audiovisuel de la session, le notaire se rend dans "Enregistrements de session" et clique sur "Télécharger". L'enregistrement vidéo montre l'interaction entre le notaire et le signataire tout au long de la session de notariat en ligne à distance. Conformément aux exigences de conformité de la notarisation à distance en ligne (RON), l'enregistrement audiovisuel ne montre pas le document qui est signé et notarié en ligne.

To view the audiovisual recording of the session, the notary goes to ‘Session Recordings’ and clicks ‘Download’.

Per Remote Online Notarization (RON) compliance requirements, the audiovisual recording does not show the document that is being e-signed and notarized.

3. Pour accéder au document notarié et à la piste d'audit complète, le notaire accède à la barre d'outils et clique sur "Télécharger". Le document notarié et la piste d'audit sont contenus dans un fichier zip.

To access the notarized document and comprehensive audit trail, the notary goes to the toolbar and clicks ‘Download’.

4. Le document notarié contient la signature électronique du signataire, la date à laquelle le document a été notarié, le nom et le numéro de commission du notaire, la signature électronique du notaire, le sceau électronique d'eNotary et le libellé de la notarisation en ligne à distance.

The notarized document shows the signer’s e-signature, the date the document was notarized, the notary’s name and commission number, the notary’s e-signature, the eNotary electronic seal, and the remote online notarization wording.

5. Le résumé des preuves contient la piste d'audit. Elle contient des informations détaillées sur les actions entreprises tout au long du processus de signature électronique et d'authentification, notamment

  • Les privilèges de signature transmis entre le notaire et les signataires
  • L'adresse IP et les données de géolocalisation des participants
  • Les détails de la preuve d'identité (succès/échec)
  • Les événements de signature électronique et les horodatages
  • Les notaires en ligne à distance apposant leur sceau électronique eNotary
  • Et autres actions

The evidence summary contains the audit trail. This captures detailed actions taken throughout the e-signing and notarization process

6. Seul le notaire peut accéder au journal électronique. À la fin de chaque session de notaire en ligne à distance, le notaire peut consulter le journal électronique dans la section "Paramètres du compte".

The eJournal can only be accessed by the notary. At the end of each remote online notary session the eJournal will be available to the notary in the ‘Account Settings’ section.

7. Pour accéder au journal électronique, le notaire clique sur "Mon compte", puis sur "Journal", et sélectionne ensuite la session de notaire en ligne à distance pour laquelle il souhaite accéder au journal électronique.

To access the eJournal the notary clicks ‘My Account’...

... and then selects the remote online notary session they would like to access the eJournal for.

8. Toutes les informations requises saisies au cours de la session notariale en ligne à distance sont incluses dans le journal électronique, notamment le nom de la transaction, l'enregistrement de la session, l'acte notarié, le type de document, les informations sur le signataire, le type d'identification, ainsi que les commentaires du notaire.

All of the required information captured during the remote online notary session is included in the eJournal such as transaction name, session recording, notarial act, document type, signer information, identification type, as well as the notary’s comments.

9. Le notaire peut télécharger et enregistrer la preuve électronique dans ses dossiers.

The notary can download and save the electronic evidence to their records.