Modèles et mises en page

En savoir plus sur l'automatisation de votre processus de signature électronique à l'aide de modèles et de mises en page

Créer des modèles d'utilisation

Automatisez le processus de signature électronique pour vos documents fréquemment utilisés

 

Instructions étape par étape

Création d'un modèle

1) À partir du tableau de bord, sélectionnez 'Templates' dans la barre de navigation supérieure

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2) Cliquez sur le bouton 'New Template'

TEMP-Step2

 

3) Dans la boîte de dialogue, donnez un nom à votre modèle. Cliquez sur 'Créer'

TEMP-Étape 3

 

4) Ajoutez le document que vous envoyez fréquemment pour la signature électronique (c.-à-d. : NDA, renouvellement d'hypothèque, contrat d'employé, etc.)

TEMP-Étape 4

 

5) Ensuite, définissez les rôles de modèle. Ce sont des lieux que vous désignerez aux signataires réels lorsqu'il est temps d'utiliser le modèle. Dans cet exemple, nous nommerons le champ de placeholder 'Signer 1'. Cliquez sur 'Suivant'.

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6) Faites glisser et déposez vos blocs de signature et vos champs de données sur votre document. Cliquez sur 'Fait'. Vous avez créé avec succès un modèle.

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Utilisation d'un modèle

1) À partir du tableau de bord, sélectionnez ' Nouvelle Transaction' et entrez un nom et une description.

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2) Dans la section « Modèle d'utilisation », vous verrez que le modèle que vous avez récemment créé est disponible pour utilisation. Sélectionnez le modèle désiré, puis cliquez sur «Créer».

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3) Votre modèle est pré-rempli avec votre document fréquemment utilisé, les espaces réservés aux destinataires et les champs de signature et de capture de données. Pour ajouter des destinataires, passez le 'Placeholder' à 'Recipient' et entrez les détails du destinataire qui est tenu de signer la transaction par e-sign, et cliquez sur 'Suivant'.

TEMP-Step9

 

4) Du panneau de document, basculer par vos documents pour vérifier les secteurs que les destinataires doivent signer. Votre transaction est maintenant prête à être envoyée. Cliquez sur 'Envoyer à signer' pour distribuer votre document en cas de signature.

TEMP-Step10

 

 

FAQ Questions

Quelle est la différence entre un modèle et un layout ?

Les modèles et les mises en page remplissent le même objectif d'automatiser le processus de signature électronique en raccourcissant le temps qu'il faut pour envoyer des documents qui incluent plusieurs blocs de signature et champs de données. Les modèles sont idéaux à utiliser au niveau de la transaction : vous pouvez prédéfinir vos signataires, vos documents, vos emplacements de signature et vos flux de travail de signature électronique pour rationaliser le processus de signature électronique.

Une mise en page d'autre part, est un type de modèle qui vous permet de créer des emplacements prédéfinis pour vos blocs de signature et les champs de données dans un document. Il agit comme un «marqueur» où les blocs de signature et les champs de données seront assis dans le document. Les mises en page sont utiles pour les utilisateurs qui envoient fréquemment des formulaires qui peuvent être légèrement différents par destinataire, mais les blocs de signature et les champs de données restent au même endroit tout au long du document. De plus, vous pouvez utiliser plusieurs mises en page par document et les appliquer à des pages individuelles de votre transaction.

Quel type de paramètres puis-je attribuer à un modèle ?

Lors de la création d'un modèle dans Le signe OneSpan, vous pouvez définir une date d'expiration, activer la signature en personne, définir la langue, activer « l'examen avant l'achèvement » et indiquer si vous souhaitez que le modèle soit disponible pour d'autres membres de votre organisation.

Comment puis-je supprimer un modèle ?

Vous pouvez supprimer un modèle en allant dans la section 'Templates' du tableau de bord. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l'icône poubelle.

Puis-je partager un modèle avec d'autres utilisateurs sous le même compte ?

Oui, vous pouvez partager un modèle avec n'importe quel expéditeur sous votre compte. Toutefois, l'expéditeur ne sera pas en mesure de les modifier ou de les supprimer (seul votre administrateur OneSpan Sign peut).

Puis-je partager un modèle avec d'autres expéditeurs qui ne sont pas sous le même compte ?

Non, les modèles ne peuvent être partagés qu'avec les expéditeurs sous le même compte.

Que se passe-t-il si un autre expéditeur, sous le même compte, enregistre un modèle avec le même nom ?

Les modèles peuvent avoir le même nom sous le même compte parce que chaque modèle est référencé par son ID et non par son nom.

Créer des mises en page d'utilisation

Automatisez le processus de signature électronique pour vos documents fréquemment utilisés

 

Instructions étape par étape

Création d'une mise en page

1) Après avoir ajouté votre document et vos destinataires à votre transaction de signature électronique, vous êtes dirigé vers la page Préparer où vous pouvez faire glisser et déposer vos blocs de signature et vos champs de données sur votre document. Dans cet exemple, nous enverrons un document NDA de plusieurs pages à Tamara Smith.

LAY-Étape-1

 

2) Ainsi, vous n'avez pas à placer les champs de signature et les champs de données dans ce document à nouveau la prochaine fois que vous l'utilisez, vous avez la possibilité d'enregistrer le placement des blocs de signature comme une mise en page. En haut à droite, sélectionnez 'Save Layout'. La boîte de dialogue Save Layout s'affiche. Entrez une description de votre mise en page. Vous avez également la possibilité de partager la mise en page avec d'autres membres de votre organisation. Cliquez sur 'Enregistrer'.

LAY-Étape-2

Application d'une mise en page

1) Disons que vous devez envoyer 2 documents multi-pages à un client pour la signature électronique. Dans cet exemple, nous avons ajouté un NDA et un document de renouvellement hypothécaire à la transaction. Ensuite, nous ajouterons les destinataires requis à la transaction. Cliquez sur 'Suivant'.

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2) Vous avez ajouté deux documents différents à une transaction. Au lieu d'appliquer plusieurs blocs de signature et champs de données dans les formulaires NDA et Mortgage Renewal, vous pouvez simplement appliquer une mise en page que vous avez précédemment créée pour chaque type de document. En haut à droite, sélectionnez 'Apply Layout'.

 

3) Pour commencer, appliquons une mise en page pour le document NDA dans la transaction. Dans la boîte de dialogue 'Apply Layout', sélectionnez la mise en page 'NDA' et appliquez-la à votre document.

LAY-Étape-4

 

4) La mise en page NDA est maintenant appliquée à votre document.

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5) Ensuite, appliquons une mise en page au document de renouvellement hypothécaire. Encore une fois, sélectionnez l'icône ' Apply Layout'. Nous avons déjà créé une mise en page pour un formulaire de renouvellement hypothécaire. Dans la boîte de dialogue 'Apply Layout', sélectionnez la disposition 'Renouvellement hypothécaire' et appliquez-la à votre document.

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LAY-Étape-8

 

6) En quelques clics, vos documents de plusieurs pages incluent désormais tous les blocs de signature et les champs de données nécessaires, dans tous les bons endroits. Avec Layouts, nous vous aidons à accélérer le processus d'envoi de vos transactions de signature électronique en évitant les inconvénients de faire glisser et de laisser tomber un certain nombre de champs de signature set et de données dans vos documents de plusieurs pages.

 

FAQ Questions

Quelle est la différence entre un modèle et un layout ?

Les modèles et les mises en page remplissent le même objectif d'automatiser le processus de signature électronique en raccourcissant le temps qu'il faut pour envoyer des documents qui incluent plusieurs blocs de signature et champs de données. Les modèles sont idéaux à utiliser au niveau de la transaction : vous pouvez prédéfinir vos signataires, vos documents, vos emplacements de signature et vos flux de travail de signature électronique pour rationaliser le processus de signature électronique.

Une mise en page d'autre part, est un type de modèle qui vous permet de créer des emplacements prédéfinis pour vos blocs de signature et les champs de données dans un document. Il agit comme un «marqueur» où les blocs de signature et les champs de données seront assis dans le document. Les mises en page sont utiles pour les utilisateurs qui envoient fréquemment des formulaires qui peuvent être légèrement différents par destinataire, mais les blocs de signature et les champs de données restent au même endroit tout au long du document. De plus, vous pouvez utiliser plusieurs mises en page par document et les appliquer à des pages individuelles de votre transaction.

Comment puis-je supprimer/modifier les mises en page ?

Pour les clients du Plan d'Entreprise, la suppression des mises en page peut être réalisée grâce aux SDK/API. La première étape consiste à récupérer vos ID de mise en page, pour lesquels vous pouvez suivre ce guide. Pour supprimer vos mises en page, vous devrez d'abord déplacer la mise en page à la poubelle et supprimer de la même manière que vous supprimer un paquet (par exemple eslClient.getPackageService().deletePackage (layouId)).

Pour les clients du Plan Professionnel, les administrateurs sont priés d'envoyer une demande à l'équipe de support pour qu'une mise en page soit supprimée de votre compte.

Puis-je partager une mise en page avec d'autres utilisateurs sous le même compte ?

Oui, vous pouvez partager une mise en page avec n'importe quel expéditeur sous votre compte. Toutefois, l'expéditeur ne sera pas en mesure de les modifier ou de les supprimer.

Puis-je partager une mise en page avec d'autres expéditeurs qui ne sont pas sous le même compte ?

Non, les mises en page ne peuvent être partagées qu'avec les expéditeurs sous le même compte.

Que se passe-t-il si un autre expéditeur, sous le même compte, enregistre une mise en page avec le même nom ?

Les mises en page peuvent avoir le même nom sous le même compte parce que chaque mise en page est référencée par son ID et non par son nom.