Contrats numériques

Au cours des deux dernières décennies, de nombreuses institutions financières, entreprises et petites entreprises de tous les secteurs ont cherché des moyens de numériser leur processus de passation de marchés dans le cadre d'initiatives de transformation numérique plus vastes. Qu'il s'agisse de bons de commande et de contrats commerciaux, d'accords de non-divulgation ou de contrats immobiliers, la légalité des contrats numériques signés à l'aide de signatures électroniques a été contestée et a résisté devant les tribunaux. La loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN Act) et la loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) sont deux textes législatifs bien établis aux États-Unis et plus de 60 pays dans le monde ont adopté leurs propres lois similaires sur les signatures électroniques, comme le règlement eIDAS dans l'Union européenne. Le caractère exécutoire des signatures électroniques de fournisseurs tels que OneSpan, HelloSign, Adobe Sign, SignNow et DocuSign n'est pas remis en question. Consultez la législation de votre pays ou de votre État pour connaître les exigences spécifiques en matière de signatures électroniques.

Pour de nombreuses organisations, la mise en place d'un processus de passation de marchés et de contrats numériques à distance, sans papier, à l'aide d'un logiciel de signature électronique, s'est révélée être un succès considérable. Les signatures électroniques permettent à une organisation de rationaliser ses processus, d'éliminer les goulets d'étranglement qui font perdre du temps et d'offrir une expérience client supérieure.

La numérisation et les contrats numériques s'alignent sur la pression du marché pour effectuer des transactions plus rapides et plus efficaces tout en répondant à la demande des consommateurs pour des solutions technologiques compatibles avec les téléphones mobiles iOS et Android et autres appareils mobiles des utilisateurs. Les plug-ins de signature électronique basés sur le cloud pour les applications CRM et CPQ les plus populaires éliminent rapidement les derniers obstacles à un processus contractuel entièrement électronique. Dans un avenir proche, les signatures électroniques pourraient remplacer les processus papier et les signatures manuscrites comme méthode standard de signature des contrats. Les contrats papier appartiendront bientôt au passé et tous les nouveaux contrats seront des contrats électroniques.

OneSpan Sign est la solution de signature électronique de OneSpan qui bénéficie de décennies de perfectionnement et de développement pour aider les organisations à signer des documents, à éliminer les tracas et à conclure des affaires.

Gestion des contrats, administration des contrats et gestion du cycle de vie des contrats

L'administration et la gestion des contrats font référence à des parties distinctes du processus d'accord contractuel, mais ces termes sont souvent utilisés à tort comme synonymes. Prenons le temps de clarifier ces termes avant de poursuivre :

  • Administration du contrat : il s'agit du processus, des tâches et de la logistique liés au contrat avant que celui-ci ne prenne effet. Cela inclut la cérémonie de signature elle-même.
  • Gestion du contrat : il s'agit du processus, des tâches et de la logistique liés au contrat après son entrée en vigueur. Cela comprend la planification, le renouvellement et la garantie du respect des conditions du contrat.

Enfin, la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) englobe à la fois les étapes d'administration et de gestion pour une vision holistique d'un contrat du début à la fin.

Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?

Un accord entre deux parties a peu d'importance si aucune des parties ne respecte les termes de l'accord. C'est pourquoi la gestion des contrats est importante. Au cours de la partie du cycle de vie consacrée à la gestion du contrat, l'équipe de gestion du contrat veille à ce que toutes les obligations contractuelles soient respectées, ce qui peut inclure un rôle important de service à la clientèle si le contrat comporte des accords de niveau de service (ANS).

Qui plus est, la réputation d'une entreprise dépend de sa capacité à tenir ses promesses et ses engagements envers ses clients. Pour garantir les activités futures et une solide réputation d'excellence, une gestion réussie des contrats est essentielle.

Les 7 étapes de la gestion des contrats

Pour répondre aux exigences du contrat, les organisations suivent les étapes suivantes dans un processus typique de gestion des contrats.

1.Étape de planification : Le processus de gestion des contrats commence en fait pendant le processus d'administration des contrats, et les premières étapes se chevauchent chronologiquement. Pour commencer, l'objectif est de planifier, de définir la portée et de procéder à une évaluation réaliste des ressources, des défis et de la technologie de votre équipe de gestion des contrats. Le fait de connaître vos limites et vos atouts, par exemple le fait que votre équipe utilisera ou non une solution de signature électronique, contribuera à éclairer les décisions prises plus tard dans le processus

2.Étape de mise en œuvre : à ce stade, l'équipe de gestion des contrats déploiera les systèmes et les outils à sa disposition pour gérer le pool de contrats. Une petite équipe peut n'avoir besoin que de solutions manuelles de base, comme Microsoft Excel, les disques partagés ou les calendriers. Cependant, la possibilité d'automatiser les processus grâce à un logiciel de gestion des contrats peut permettre à votre équipe de gérer facilement un nombre beaucoup plus important de contrats.

3.Phase précontractuelle : à ce stade, l'équipe chargée de l'administration du contrat finalise les conditions et se prépare à envoyer le contrat pour qu'il soit signé électroniquement. L'équipe de gestion du contrat doit être tenue au courant de l'avancement des travaux et être prête à assumer un autre contrat lors de la prochaine étape.

4.Phase de transfert : le contrat est maintenant signé et la période d'administration du contrat est maintenant terminée. Cette étape marque le transfert des responsabilités de l'équipe d'administration du contrat à l'équipe de gestion du contrat et toutes les obligations qui en découlent. Pour s'assurer qu'il n'y a pas d'oublis ou de malentendus, il est bon d'organiser des réunions entre les deux équipes afin de clarifier les termes et d'éliminer les risques d'oublis.

5.Étape du contrat : L'étape 5 est la plus importante du processus. À ce stade, le rôle de l'équipe de gestion du contrat est de s'assurer que les termes du contrat sont effectivement respectés et que les travaux prévus sont exécutés. C'est aussi l'occasion pour les logiciels de gestion numérique des contrats de rationaliser les problèmes que posent les processus papier. Des outils tels que les alertes automatisées, les notifications, les modèles, les rapports sur les clients et les envois groupés permettront à l'équipe de se tenir au courant des dates ou des engagements importants du contrat et d'éviter les annulations.

6.Phase de prérenouvellement : à l'approche de la fin de la période contractuelle, il est courant que les deux parties discutent de la possibilité de renouveler le contrat, de réviser les conditions et de prolonger la période contractuelle. Certains contrats peuvent ne couvrir qu'une période de travail limitée, tandis que d'autres visent à établir une relation de travail permanente. Dans un cas comme dans l'autre, cette étape est l'occasion de revenir sur les succès et les défis du processus et de se projeter dans l'avenir.

7.Étape post-contractuelle : Après la conclusion de la période contractuelle, l'équipe de gestion du contrat a une dernière étape avant de clôturer le compte. Il est important pour l'équipe de revoir les conditions une fois de plus pour s'assurer que toutes les obligations ont été respectées. À partir de là, ils peuvent régler toutes les factures en souffrance et archiver le contrat. C'est aussi l'occasion de revoir le cycle de vie de la gestion des contrats pour trouver des domaines à améliorer ou à affiner.

Meilleures pratiques pour la gestion des contrats

Il existe de nombreuses stratégies pour aider les organisations à réussir dans leurs processus de gestion des contrats. Nous avons rassemblé ici quelques-unes de nos meilleures pratiques :

  • Conservez tous les contrats en un seul endroit où ils sont faciles à trouver et à consulter. Idéalement, cela se ferait par le biais d'un logiciel de gestion des contrats où chaque contrat est numérisé et archivé.
  • Identifiez les goulets d'étranglement dans votre processus grâce à des indicateurs clés de performance clairement définis. Au cours de la première et de la septième étape du processus de gestion du contrat, l'examen de ces indicateurs clés de performance permettra de trouver des moyens de réaliser des économies.
  • Déterminez délibérément qui a accès à la plateforme de gestion des contrats et quelles autorisations sont attribuées. Cela contribuera à réduire le risque de fraude et d'erreur humaine en garantissant que l'équipe ne peut accéder qu'aux parties de la plate-forme correspondant à son rôle.
  • Effectuer des examens de conformité avec l'équipe juridique pour s'assurer que l'équipe de gestion des contrats reste alignée sur toutes les réglementations et exigences légales. Cela est particulièrement important lorsqu'on travaille dans des secteurs très réglementés comme les services financiers.

Prochaines étapes : comment commencer dès aujourd'hui

Vous êtes prêt à vous lancer dans les signatures électroniques et les contrats numériques ? Voici trois choses que vous pouvez faire pour commencer :

  • Audit du contrat : Effectuez l'étape 1 du processus de gestion du contrat en identifiant les processus, les actifs, les outils et les parties prenantes existants.
  • Construire un cadre : à l'aide des résultats de votre audit, dressez la carte de vos processus existants et indiquez quels outils et quels personnels entrent en jeu à chaque étape.
  • Explorez les solutions technologiques : évaluez les logiciels de gestion des contrats pour trouver la bonne solution, dotée des fonctionnalités nécessaires pour répondre à vos besoins et construire le flux de travail idéal. Un excellent point de départ consiste à évaluer les solutions de signature électronique qui exploitent les signatures numériques, l'authentification avancée, les modèles de contrat, les pistes d'audit et l'automatisation. Vous pouvez tirer parti de ces solutions pour envoyer des contrats et des demandes de signature pour un nombre illimité de documents, ainsi que pour utiliser les intégrations avec les applications que vous utilisez quotidiennement, comme Salesforce. Cela garantira un processus de signature numérique pratique pour vos documents électroniques et vos contrats en ligne.

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