Gestion des contrats

Vue d'ensemble de la gestion des contrats et aperçu de la manière dont les signatures électroniques améliorent le processus de gestion des contrats

Les organisations de tous les secteurs d'activité s'appuient sur des contrats et des accords écrits pour mener leurs activités, accroître le contrôle et atténuer les risques.Qu'il s'agisse de bons de commande, de contrats de vente ou de contrats de financement au détail, des contrats juridiquement contraignants de toutes sortes sont couramment signés sous forme électronique et leur légalité a même été contestée et défendue devant les tribunaux. Des secteurs tels que les services financiers, les soins de santé, les assurances, le droit, l'industrie manufacturière et les administrations publiques ont tous trouvé des moyens d'intégrer les signatures électroniques aux exigences uniques de leurs processus et canaux commerciaux.

En outre, des lois sur les signatures électroniques, telles que la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN Act) et la loi fédérale américaine sur les transactions électroniques uniformes (UETA), ont été adoptées dans le monde entier pour régir leur utilisation. En fait, l'adoption de la signature électronique avec la technologie de signature numérique pour la signature de contrats en ligne a changé la donne pour de nombreuses entreprises, leur permettant de réduire la durée des cycles contractuels et d'accroître leur efficacité.  

La pression pour effectuer des transactions plus rapidement, plus efficacement et à partir de la commodité des appareils mobiles accélère l'adoption des contrats électroniques et des solutions sans papier. Les attentes des clients, combinées à l'accessibilité des plug-ins de signature électronique basés sur le cloud pour les applications CRM et CPQ les plus populaires, éliminent les derniers obstacles à l'adoption d'un processus contractuel entièrement électronique. Bientôt, les signatures électroniques remplaceront le stylo et le papier comme méthode standard d'exécution des contrats.  

OneSpan Sign traite plus de contrats électroniques que de nombreux autres outils de signature électronique et aide les organisations à signer des documents, à éliminer les tracas et à conclure des affaires. Dans ce livre blanc, nous partageons les principaux avantages des contrats électroniques avec signature électronique, tels qu'ils ont été présentés par des clients dans les secteurs de l'immobilier, des soins de santé, de la vente au détail, du conseil et du gouvernement.

Qu'est-ce que la gestion des contrats ? l'administration des contrats ? la gestion du cycle de vie des contrats ?

La gestion et l'administration des contrats font chacune référence à des parties spécifiques du processus d'accord contractuel, mais les distinctions entre elles sont souvent floues. À un niveau élevé, l'administration des contrats fait référence aux tâches et à la logistique qui se déroulent avant la signature du contrat et jusqu'à la cérémonie de signature elle-même. La gestion des contrats, en revanche, fait référence aux tâches et à la logistique qui interviennent après la signature du contrat. Enfin, il existe un autre terme associé appelé gestion du cycle de vie des contrats (CLM), qui comprend les deux phases du cycle de vie des contrats, la gestion et l'administration.

Dans ce guide informatif, nous explorerons les processus, les meilleures pratiques et les nuances liés à la gestion des contrats pour mieux la distinguer de l'administration des contrats.

Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?

Le processus de gestion des contrats ne se limite pas à l'archivage et au stockage de copies d'un contrat pour une consultation ultérieure. Pendant la phase de gestion du contrat, une équipe de gestion du contrat est chargée de veiller à ce que les termes du contrat soient respectés, que toutes les obligations contractuelles soient remplies et que, si les termes du contrat doivent être modifiés au fil du temps, l'équipe puisse négocier des modifications. Un accord consensuel ne vaut pas grand-chose si chaque partie n'est pas disposée à le mettre en œuvre. C'est pourquoi la gestion des contrats est importante. De plus, selon la nature de votre contrat, les gestionnaires de contrat ont un rôle important à jouer en matière de service à la clientèle en veillant, par exemple, au respect d'un accord de niveau de service.

Comment eSign améliore le processus contractuel : témoignages de clients sur la gestion des contrats

Une étude d'Aberdeen montre que les organisations commerciales qui ont adopté les signatures électroniques augmentent leur chiffre d'affaires de 69 % d'une année sur l'autre, par rapport aux non-utilisateurs. En réduisant le temps perdu dans les processus contractuels sur papier, on dispose de plus de temps pour obtenir des revenus supplémentaires, au-delà des avantages directs pour l'organisation des ventes. Cependant, les signatures électroniques offrent une valeur ajoutée à bien des égards, notamment grâce à la commodité d'un outil de création de documents électroniques par glisser-déposer permettant d'ajouter des champs de signature aux contrats, aux PDF, aux documents Word et à d'autres documents. Explorez ces témoignages de clients et cliquez sur les liens pour lire l'étude de cas complète et en savoir plus :

Transformer l'expérience contractuelle du client :

IBM est l'une des marques technologiques les plus importantes, les plus anciennes et les plus fiables au monde. Malgré une histoire centenaire d'innovation, le processus de passation de marchés de l'entreprise était complexe et impliquait beaucoup de travail manuel. L'expérience client a été affectée, ce qui a valu au géant de la technologie la réputation d'être difficile à vivre. C'est pourquoi, en 2015, IBM a commencé à transformer l'expérience contractuelle des clients grâce aux signatures électroniques. En s'appuyant sur trois organisations distinctes au sein de l'entreprise, à savoir les services juridiques, la transformation des ventes et les opérations, une équipe agile s'est réunie pour identifier les moyens de simplifier les contrats et les accords. Les résultats sont impressionnants :

  • Des contrats radicalement simplifiés (de 30 pages à 4)
  • Introduction de clauses favorables au client sur la base des conditions les plus négociées
  • Alignement de la prise de décision en matière de contrats sur les équipes des clients, ce qui permet d'accroître la rapidité des transactions
  • Mise en œuvre des signatures électroniques, ce qui facilite le processus de signature

Pour mettre en œuvre les signatures électroniques, IBM a travaillé avec OneSpan pour fournir une application de marque d'entreprise (marque blanche) qui a été mise entre les mains des vendeurs IBM dans le monde entier. L'application réactive est simple pour les expéditeurs. La force de vente mondiale d'IBM prépare les documents contractuels sur un iPad et, en quelques clics, les envoie pour signature électronique. Le processus de signature électronique d'IBM se déroule soit en face à face avec le client, soit à distance, soit une combinaison des deux. Dans certains cas, le vendeur IBM rencontre un client et saisit la première d'une série de signatures sur l'iPad, et le document est ensuite acheminé vers un deuxième signataire qui peut signer sur son smartphone.

Accélérer la livraison des biens et des services :

LeGrand Hôpital de Charleroi est un complexe hospitalier belge qui s'étend sur cinq sites différents. Depuis 2011, le service informatique de l'hôpital utilise des signatures électroniques manuscrites pour accélérer les approbations des bons de commande, des factures et des contrats de service. Avant l'introduction des signatures électroniques, il était difficile d'obtenir en temps voulu l'approbation des responsables de l'hôpital, qui sont souvent en réunion ou hors site. Cela a retardé la livraison des fournitures urgentes. L'équipe informatique savait que si elle pouvait accélérer le processus, les biens dont elle avait besoin seraient livrés plus tôt et mis en service plus rapidement. "Maintenant, je reçois un courriel sur mon smartphone me demandant de signer un document, et je signe électroniquement immédiatement", explique Nicolas Depasse, directeur adjoint de l'informatique de l'hôpital.

Auditer le processus de signature et capturer les preuves :

Global Coal, fournisseur de la première plateforme mondiale d'échange de charbon thermique maritime, a amélioré l'accès à son accord standard d'échange de charbon en intégrant les signatures électroniques à son portail web. Les clients ont ainsi pu signer plus facilement l'accord de licence du produit et le contrat d'achat. "Compte tenu de la nature de notre activité, nous voulions une solution de signature électronique qui nous permette à la fois d'auditer le processus de signature et de produire des preuves irréfutables de l'intention de signer", explique le PDG Eoghan Cunningham.

En capturant le processus de signature en ligne du début à la fin, OneSpan Sign crée une piste d'audit qui fournit des preuves juridiques beaucoup plus solides que celles obtenues avec un stylo et du papier. La preuve électronique est un élément essentiel pour de nombreuses organisations réglementées, ainsi que pour des entreprises telles que les assurances et l'immobilier, où le risque de litige peut être plus élevé. Par exemple, tonsofrentals.com d'IPM, la plus grande société de gestion immobilière et de commercialisation de maisons individuelles à louer dans l'ouest de la Caroline du Nord et en Caroline du Sud, avait besoin d'une solution de signature électronique qui fournirait des preuves électroniques pour s'assurer que la société et ses utilisateurs respectaient les lois sur le commerce électronique et étaient protégés lors de toute procédure judiciaire ou d'expulsion.

Réduire les retards :

Les retards dans le processus de passation de marchés allongent le délai de rentabilisation, mettent en attente des projets essentiels et ouvrent la porte à la concurrence, compromettant ainsi la vente. "Dans le secteur de l'immobilier, si vous n'agissez pas assez rapidement, il y a toujours quelqu'un qui attend au coin de la rue pour conclure l'affaire", a déclaré Robert Baer, vice-président de la société de gestion immobilière IPM. "En déployant OneSpan Sign, nous sommes en mesure de rendre le processus de location de biens encore plus transparent et rapide pour nos clients."

La société mondiale de conseil en stratégie et en technologie Booz Allen Hamilton était également confrontée à un long délai d'approbation, ce qui finissait par compromettre les ventes. En adoptant un système de gestion électronique des contrats doté de fonctionnalités de signature et de stockage électroniques, Booz Allen a pu accélérer le cycle contractuel et mieux gérer la charge de travail liée à la prise en charge de 800 sous-traitants et de 13 000 transactions par an. Les administrateurs des contrats de sous-traitance continuent de développer les contrats de sous-traitance en Microsoft Word. Lorsqu'un administrateur est prêt à lancer un processus de signature électronique, il se connecte au portail de signature électronique, télécharge les contrats et saisit les informations relatives aux signataires. Une notification est ensuite envoyée par courriel aux signataires, les invitant à se connecter au portail et à exécuter les accords. Les contrats de sous-traitance signés peuvent être téléchargés par le sous-traitant et stockés dans le CMS de son choix, tandis que Booz Allen conserve les contrats dans Microsoft SharePoint.

Économisez du temps et de l'argent :

Le département de l'information et de l'innovation (DII) de l'État du Vermont gère la fourniture de produits et de services informatiques à tous les services gouvernementaux de l'État. La DII signe 240 contrats de fournisseurs par mois. Chaque contrat est diffusé pour être examiné, négocié, révisé, complété et signé par le personnel juridique, les employés, les cadres et leurs homologues du secteur privé. Toutefois, comme tout cela se fait désormais par voie numérique, les frais de messagerie de 30 dollars aller-retour par contrat à destination et en provenance du fournisseur ont été supprimés, ce qui permet de réaliser d'importantes économies.

De même, un distributeur pharmaceutique utilise le service en nuage OneSpan Sign pour automatiser la commande de narcotiques et de substances contrôlées auprès de ses 30 fabricants de produits pharmaceutiques. Les signataires autorisés utilisent OneSpan Sign pour cliquer pour signer et envoyer électroniquement les bons de commande aux fabricants. Cela permet d'éliminer 8 à 10 dollars de frais de messagerie par P.O. Une grande banque a récemment mis en œuvre la plateforme OneSpan Sign sur site pour les transactions avec les clients. Toutefois, les signatures électroniques sont devenues si populaires que la banque constate une demande de la part de départements et d'équipes internes qui souhaitent également utiliser les signatures électroniques. Au sein du département RH de la banque, par exemple, un seul employé est responsable de la recherche et de la négociation de tous les contrats de formation. Il était essentiel de maximiser la productivité de ces employés, mais l'automatisation devait se faire sans alourdir le service informatique. L'employé s'est abonné au service en nuage OneSpan Sign et a pu télécharger et préparer des documents pour la signature électronique en quelques minutes. En éliminant le traitement papier, l'employé économise désormais en moyenne 10 semaines par an.

Les étapes de la gestion des contrats

Le processus type de gestion des contrats comporte sept étapes destinées à aider votre organisation à répondre aux exigences du contrat :

  1. Étape de planification : L'étape initiale de la gestion des contrats implique la planification, le cadrage et une évaluation réaliste des ressources, des compétences et des difficultés de votre équipe de gestion des contrats. Cela permettra d'éclairer les décisions prises plus tard dans le processus. Votre équipe dispose-t-elle d'un logiciel de signature électronique permettant de télécharger une image de votre signature, ou les clients signeront-ils les documents avec une signature manuscrite ? Vos clients peuvent-ils répondre à votre demande de signature à l'aide de leur téléphone portable ? Quels facteurs d'authentification pouvez-vous mettre en place ?
  2. Phase de mise en œuvre : une fois votre plan et votre évaluation terminés, vous pouvez passer à la phase de mise en œuvre, qui consiste à utiliser et à déployer les systèmes et outils nécessaires pour gérer votre réserve de contrats. Si la quantité de contrats est faible, votre équipe peut être capable d'utiliser des solutions manuelles telles que les feuilles de calcul Microsoft Excel, les disques partagés et les calendriers, mais la possibilité d'automatiser les processus à l'aide d'un logiciel de gestion des contrats permettra à votre équipe de gérer beaucoup plus d'accords et d'échéances avec une plus grande efficacité et moins d'erreurs, permettant ainsi à vos équipes de vente et d'approvisionnement de poursuivre des contrats plus importants et plus nombreux.
  3. Phase précontractuelle : La phase précontractuelle représente le dernier chevauchement entre votre équipe de gestion des contrats et votre équipe d'administration des contrats. À ce stade, vos administrateurs de contrats finalisent les conditions et se préparent à appliquer les signatures électroniques en ligne ou d'autres formes de scellement d'un accord. Les équipes chargées de l'administration et de la gestion du contrat doivent adopter une attitude collaborative afin d'établir une compréhension claire des spécificités de l'accord entre les deux équipes. Cela s'avérera précieux lorsque votre équipe de gestion des contrats prendra le relais dans la phase suivante.
  4. Étape de transfert : le compte, le contrat signé et les obligations sont transférés à l'équipe de gestion du contrat une fois que le contrat est officiellement signé. Il est judicieux, à ce stade, d'organiser des réunions spécifiques entre vos équipes pour garantir une compréhension complète et éliminer le risque d'oublis.
  5. Étape du contrat : l'équipe de gestion du contrat peut maintenant s'assurer que les conditions du contrat sont respectées par les deux parties. Les travaux définis doivent être réalisés et les produits livrables doivent être livrés. Il s'agit là d'une autre occasion pour les logiciels de gestion des contrats d'atténuer les problèmes logistiques typiques de la gestion des contrats. Des alertes automatisées, des notifications, des modèles et des rapports personnalisés informeront votre équipe des échéances à venir, des fenêtres de résiliation et d'autres dates importantes.
  6. Phase de pré-renouvellement : à l'approche de la fin de la période de travail définie dans le contrat, les deux parties contractantes doivent décider de renouveler ou de prolonger le contrat. Pour certains accords, cela ne sera pas un facteur en raison de la portée limitée du travail, d'autres pourraient nécessiter le renouvellement du contrat pour une relation de travail continue. Le contrat lui-même définira souvent la période de négociation du contrat, et l'équipe de gestion du contrat doit être prête à faciliter ce processus.
  7. Phase post-contractuelle : Lorsque la période contractuelle est terminée, le travail n'est pas tout à fait terminé pour l'équipe de gestion du contrat. Cette phase comprend une dernière vérification pour s'assurer que les termes du contrat ont été respectés, le suivi du processus d'archivage des organisations, et enfin le règlement des factures en suspens. C'est aussi l'occasion de faire un post-mortem sur le cycle de vie complet du contrat, de sa création à son achèvement, afin de comprendre les succès et les défis rencontrés sur le projet.

Meilleures pratiques en matière de gestion des contrats

La gestion des contrats est un défi ouvert qui peut être abordé de différentes manières, et il existe de nombreuses technologies et outils disponibles pour contribuer à la réussite du processus. Explorez ces sept meilleures pratiques ci-dessous :

  • Gestion unifiée des contrats : en bref, conservez tous vos contrats en un seul endroit où votre équipe peut trouver rapidement et facilement les dates, contacts et autres détails nécessaires. Les systèmes d'archives désorganisés peuvent créer des goulots d'étranglement qui font perdre du temps.
  • Définir et suivre les indicateurs clés de performance : en définissant et en mesurant les indicateurs clés de performance de votre gestion des contrats, vous pouvez mieux identifier les goulets d'étranglement et rationaliser le processus. En outre, la production de rapports sur ces indicateurs peut aider à tenir les parties prenantes internes et les dirigeants au courant des performances de votre équipe de gestion des contrats.
  • Sécurité et accès : une solution de gestion des contrats disposera des fonctionnalités nécessaires pour vous aider à équilibrer les besoins en matière de sécurité et d'accès au contrat. En n'autorisant l'accès qu'à certains membres de l'équipe de gestion juridique et contractuelle, vous pouvez vous assurer que chaque membre peut remplir son rôle sans encourir de risques excessifs.
  • Suivi du temps d'approbation des contrats : il peut et doit s'agir d'un indicateur clé de performance pour votre équipe d'administration des contrats, mais l'équipe de gestion des contrats doit également le suivre. Plus vite un contrat passe par le processus d'approbation, plus vite l'entreprise peut percevoir des revenus et la valeur de l'accord. En outre, cela donnera à votre équipe une vue d'ensemble du cycle de vie complet du contrat et aidera à identifier les domaines où des gains d'efficacité peuvent être trouvés dans les flux d'approbation et ailleurs.
  • Examens de conformité réguliers : rencontrez votre équipe juridique pour discuter de l'évolution des réglementations et coordonner la modification des politiques afin de mieux les aligner sur les exigences légales. Si vous opérez dans des secteurs hautement réglementés, tels que les services financiers, les assurances ou les soins de santé, il est vital que vous et votre service juridique restiez informés des changements réglementaires à venir.

Les 3 principales mesures à prendre dès maintenant pour améliorer la gestion des contrats

La mise en place d'équipes et de processus prend du temps, et en cours de route, l'entreprise doit toujours mener ses activités et générer des revenus. Tout en explorant les moyens d'améliorer vos processus de gestion des contrats, voici trois stratégies qui vous permettront d'obtenir des résultats immédiats :

  1. Audit du contrat : faites l'inventaire de vos processus, actifs, outils, effectifs et parties prenantes afin d'obtenir une compréhension complète de la situation existante.
  2. Cadres formels de gestion des contrats : à l'aide des résultats de votre audit, élaborez un cadre pour le processus de gestion des contrats existant et indiquez ce qui se passe à chaque étape, qui est impliqué et combien de temps les étapes prennent.
  3. Exploiter la technologie : à ce stade, votre processus est cartographié. Explorez les solutions technologiques susceptibles d'atténuer les goulets d'étranglement identifiés dans votre cadre et de faciliter la conclusion de nouveaux contrats, de contrats complexes et de renforcer les relations commerciales.

Plans tarifaires flexibles pour la signature électronique pour commencer

Les solutions de signature électronique sont disponibles sous de nombreuses formes différentes. Grâce à cette flexibilité, les organisations de toute taille peuvent bénéficier de processus contractuels électroniques et peuvent également s'assurer que la solution de signature électronique peut évoluer et s'adapter à leurs besoins uniques. Vous pouvez vous lancer dans les contrats électroniques en utilisant les signatures électroniques de l'une des manières suivantes :

Commencez à utiliser la signature électronique pour la gestion des contrats

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