契約管理

コントラクトマネジメントの概要と、電子署名によるコントラクトマネジメントプロセスの改善に関する洞察

あらゆる業界の組織が、ビジネスを遂行し、管理を強化し、リスクを軽減するために、契約書や合意書に依存しています。発注書や販売契約書から小売店での金融契約まで、法的拘束力のあるあらゆる種類の契約書が日常的に電子形式で署名されており、その合法性が問われて法廷に立ったこともあります。 金融サービス、ヘルスケア、保険、法律、製造業、政府などの業界では、それぞれのビジネスプロセスやチャネルの独自の要求に電子署名を統合する方法を見つけています。

さらに、ESIGN法(Electronic Signatures in Global and National Commerce Act)や米国連邦法のUETA(Uniform Electronic Transactions Act)など、電子署名に関する法律が世界各国で制定され、その使用が規定されています。 実際、オンラインでの契約締結にデジタル署名技術を用いた電子署名を採用することで、多くの企業が契約のサイクルタイムを短縮し、効率性を高めることができるようになりました。  

より早く、より効率的に、そして便利なモバイル機器を使って取引を行う必要性から、電子契約やペーパーレスソリューションの導入が加速しています。 顧客からの期待に加え、一般的なCRMやCPQアプリケーションにクラウドベースの電子署名プラグインが利用できるようになったことで、完全に電子化された契約プロセスを採用する上での最終的な障壁がなくなりつつあります。 近い将来、電子署名は紙とペンに代わる標準的な契約締結方法となるでしょう。  

OneSpan Signは、他の多くの電子署名ツールよりも多くの電子契約を処理しており、企業が文書を署名し、手間を省き、取引を成立させるのに役立っています。 このホワイトペーパーでは、不動産、ヘルスケア、小売販売、コンサルティング、政府機関などのお客様から寄せられた、電子署名による電子契約の主なメリットをご紹介しています。

コントラクトマネジメントとは? コントラクトアドミニストレーションとは? コントラクトライフサイクルマネジメントとは?

コントラクトマネジメントとコントラクトアドミニストレーションは、それぞれ契約締結プロセスの特定の部分を指しますが、両者の区別はしばしば曖昧です。 コントラクトアドミニストレーションとは、契約書に署名する前に行われる作業やロジスティックスを指し、署名式まで完了することを指します。 しかし、コントラクトマネジメントとは、契約締結後に発生する業務やロジスティクスを指します。 最後に、コントラクト・ライフサイクル・マネジメント(CLM)という別の関連用語がありますが、これはコントラクト・ライフサイクルの管理と運営の両フェーズを含むものです。

このガイドでは、契約管理との違いを明確にするために、契約の管理に関するプロセス、ベストプラクティス、およびニュアンスをご紹介します。

コントラクトマネジメントが重要な理由

コントラクトマネジメントのプロセスは、後で参照できるように契約書のコピーをアーカイブして保管するだけではありません。 コントラクトマネジメントの段階では、コントラクトマネジメントチームは、契約条件が守られているか、すべての契約上の義務が果たされているかを確認する責任があり、時間の経過とともに契約条件の変更が必要になった場合には、チームが修正を交渉することができます。 同意の上での合意は、各当事者が合意を実行する意思がなければ、あまり意味がありません。 だからこそ、コントラクトマネジメントが重要なのです。 さらに、お客様の契約内容によっては、コントラクトマネージャーは、例えばサービスレベルの合意が満たされているかどうかを確認するなど、顧客サービスの重要な役割を担っています。

eSignが契約プロセスをどのように改善するか:コントラクトマネジメントのカスタマーストーリー

アバディーン社の調査によると、電子署名を導入した営業組織は、非導入企業と比較して、前年比で69%の増収率を達成しています。 紙ベースの契約プロセスに費やす時間を短縮することで、販売組織にとっての直接的なメリットだけでなく、追加の収益を確保するための時間を確保することができます。 しかし、電子署名は、契約書やPDF、ワード文書などに署名欄を追加するためのドラッグ&ドロップ式の電子文書ビルダーの利便性など、さまざまな面で価値を提供しています。 これらのお客様の事例をご覧になり、リンクをクリックすると、ケーススタディの全文をご覧いただけますので、詳細をご確認ください。

クライアントの契約体験を変える。

IBMは、世界で最も大きく、最も古く、最も信頼されているテクノロジー・ブランドの一つです。 100年にわたるイノベーションの歴史にもかかわらず、同社の契約プロセスは複雑で、多くの手作業を必要としていました。 お客様の体験が影響を受け、ハイテク企業はビジネスをするのが難しいという評価を受けました。 そのため、2015年、IBMは電子署名によるクライアントの契約体験の変革に着手しました。 社内の法務、営業、オペレーションの3つの組織から、アジャイルチームを結成し、契約書や合意書を簡素化する方法を検討しました。 感動的な結果です。

  • 契約書の大幅な簡素化(30ページから4ページへ)
  • 最も交渉された条件に基づき、お客様に有利なプロビジョを導入
  • 契約の意思決定を顧客チームに合わせることで、契約の迅速化を図る
  • 電子署名の導入で、署名作業がスムーズに

電子署名を導入するために、IBMはOneSpanと協力して企業ブランド(ホワイトラベル)のアプリを提供し、世界中のIBMの販売者の手に渡りました。 レスポンシブなアプリは、送信者にとってもシンプルです。 IBMのグローバルセールスフォースは、iPadで契約書類を作成し、数回タップするだけで電子署名用の書類を送信します。 IBMのe-signプロセスは、クライアントとの対面、リモート、またはその両方を組み合わせて行われます。 場合によっては、IBMの販売者が顧客と会い、iPadで一連の署名のうち最初の署名を行い、その後、スマートフォンで署名する2人目の署名者に文書が転送されることもあります。

商品やサービスの提供を加速する。

Le Grand Hôpital de Charleroiは、5つの異なる敷地に広がるベルギーの複合病院です。 2011年以降、同病院のIT部門では、発注書、請求書、サービス契約書などの承認を迅速に行うために、手書きの電子署名を使用しています。 電子署名を導入する前は、会議中や社外にいることが多い病院の管理者からタイムリーにサインオフを得ることは困難でした。 そのため、緊急の物資の配送が遅れてしまいました。 ITチームは、プロセスを加速させることができれば、必要な商品がより早く届けられ、より早く使えるようになると考えていました。 「今では、スマートフォンに文書への署名を求めるメールが届き、すぐに電子署名をしています」と、同病院のIT部門アシスタントディレクターのニコラ・デパス氏は言います。

署名のプロセスを監査し、証拠を収集する。

世界有数の石炭取引プラットフォームを提供するGlobal Coal社は、ウェブポータルに電子署名を統合することで、標準的な石炭取引契約へのアクセスを改善しました。 これにより、お客様が製品使用許諾契約書や購入契約書を締結しやすくなりました。 「CEOのEoghan Cunningham氏は、「当社のビジネスの性質上、署名プロセスを監査し、署名の意図を示す反論の余地のない証拠を作成する機能を備えた電子署名ソリューションを求めていました。

OneSpan Signは、オンライン署名のプロセスを最初から最後まで記録することで、紙とペンでの署名よりもはるかに強力な法的証拠となる監査証跡を作成します。 電子証拠は、規制を受ける多くの組織や、訴訟のリスクが高いと思われる保険や不動産などのビジネスにとって、主要な推進力となります。 例えば、IPM社が運営するtonsofrentals.comは、ノースカロライナ州西部とサウスカロライナ州で一戸建て賃貸住宅を管理・販売する最大手の不動産会社ですが、同社とそのユーザーが電子商取引法を遵守し、裁判や立ち退きの際に保護されていることを確認するために、電子的な証拠を提供する電子署名ソリューションを必要としていました。

遅延の低減。

契約プロセスの遅れは、収益までの時間を長くし、重要なプロジェクトを保留にし、競合他社に門戸を開き、販売を危うくします。 「不動産業界では、すぐに動かなければ、角を曲がったところに必ず誰かが待っていて、取引を成立させるために動いてくるものです」と、不動産管理会社IPMの副社長ロバート・ベールは言う。 "OneSpan Signを導入することで、お客様の不動産賃貸のプロセスをよりシームレスに、より迅速に行うことができます。"

世界的な戦略・技術コンサルティング会社であるブーズ・アレン・ハミルトン社も、承認までの時間が長く、結果的に売上に影響を与えていました。 電子署名や電子保存機能を備えた電子契約管理システムを採用することで、Booz Allen社は契約サイクルを加速させ、800社の下請け企業と年間13,000件の取引をサポートするための作業負荷をより適切に管理することができました。 下請け管理者は、引き続きMicrosoft Wordで下請け契約書を作成しています。 管理者は、電子署名プロセスを開始する準備ができたら、電子署名ポータルにログインし、契約書をアップロードし、署名者の情報を入力します。 その後、署名者に通知が電子メールで送られ、ポータルにログインして契約を実行するよう案内されます。 署名された下請け契約書は、下請け企業がダウンロードして任意のCMSに保存することができ、ブーズ・アレン社はMicrosoft SharePointで契約書を管理しています。

時間とお金の節約

バーモント州のDepartment of Information and Innovation(DII)は、州のすべての政府部門へのIT製品やサービスの提供を管理しています。 DIIは毎月240社のベンダーとの契約に署名している。 各契約書は、法務担当者、従業員、役員、民間企業の担当者の間で検討、交渉、修正、完成、署名のために回覧されます。 しかし、これらの作業がすべてデジタルで行われるようになったため、ベンダーとの間で契約ごとに発生していた往復30ドルの宅配料がなくなり、大幅なコスト削減につながりました。

また、ある医薬品販売会社では、クラウドサービス「OneSpan Sign」を利用して、30社ある製薬会社への麻薬や規制物質の発注を自動化しています。 承認された署名者は、OneSpan Signを使ってクリック・トゥ・サインを行い、発注書をメーカーに電子的に送信します。 これにより、1つのP.O.につき8~10ドルの宅配便料金が不要になります。 ある大手銀行は、オンプレミス型のプラットフォームであるOneSpan Signを顧客との取引に導入しました。 しかし、電子署名が普及したことで、銀行内の部署やチームからも電子署名を利用したいという要望が出てきているという。 例えば、銀行の人事部では、一人の社員がすべての研修契約の調達と交渉を担当しています。 従業員の生産性を最大限に高めることが重要ですが、自動化はIT部門に負担をかけずに行う必要がありました。 この従業員は、クラウドサービス「OneSpan Sign」を契約し、数分で電子署名用の書類をアップロードして準備することができました。 紙での処理がなくなったことで、この従業員は年間平均10週間の節約が可能になりました。

コントラクトマネジメントのステージ

一般的なコントラクトマネジメントのプロセスでは、組織が契約要件を満たすための7つのステップがあります。

  1. 計画段階:コントラクトマネジメントの初期段階では、プランニング、スコーピング、コントラクトマネジメントチームのリソース、スキル、ペインポイントの現実的な評価を行います。 これは、後のプロセスでの決定に役立ちます。 あなたのチームは、署名の画像をアップロードするための電子署名ソフトウェアを持っていますか?それとも、お客様は手書きの署名で文書に署名するのでしょうか? お客様が携帯電話を使って署名依頼に応じることができますか? どのような認証要素を導入することができますか?
  2. 実施段階:計画と評価が完了したら、契約のプールを管理するために必要なシステムやツールを利用・導入する実施段階に進みます。 契約数が少ない場合は、Microsoft Excelのスプレッドシート、共有ドライブ、カレンダーなどの手動ソリューションを活用できるかもしれませんが、契約管理ソフトウェアを使用してプロセスを自動化することができれば、チームはより多くの契約や期限を効率的に管理し、エラーを少なくすることができ、その結果、営業チームや調達チームはより多くの契約を追求することができます。
  3. プリコントラクトステージ:プリコントラクトステージは、コントラクトマネジメントチームとコントラクトアドミニストレーションチームの最後のオーバーラップを意味します。 この時点で、契約管理者は条件を確定し、オンラインの電子署名などを適用して契約を締結する準備をしています。 コントラクトアドミニストレーションチームとコントラクトマネジメントチームは、両チーム間で契約の詳細を明確に理解するために、協力的な姿勢をとる必要があります。 これは、次のフェーズで契約管理チームが引き継ぐ際に、貴重な情報となります。
  4. 引き渡し段階:契約が正式に締結されると、アカウント、署名済みの契約書、および義務が契約管理チームに引き継がれます。 この段階では、完全な理解と見落としのリスクを排除するために、チーム間で専用のミーティングを行うのが賢明です。
  5. 契約段階: 契約管理チームは、契約条件が双方に守られているかどうかを確認する作業に入ります。 定義された作業が完了し、成果物が納品されることです。 これは、コントラクトマネジメントソフトウェアが、コントラクトマネジメントにおける典型的なロジスティックな問題を軽減するもう一つの重要な機会です。 自動化されたアラート、通知、テンプレート、およびカスタムレポートは、期限や終了日などの重要な日付をチームに知らせます。
  6. 更新前:契約で定められた業務期間の終了が近づくと、合意した2者は契約を更新するか延長するかを決定しなければならない。 契約によっては、業務範囲が限られているため、この点が問題にならない場合もありますが、継続的な業務関係のために契約の更新が必要になる場合もあります。 契約自体が契約交渉期間を規定することが多く、コントラクトマネジメントチームはそのプロセスを促進する準備をしなければなりません。
  7. ポストコントラクトステージ:契約期間が終了しても、コントラクトマネジメントチームの仕事はまだ終わっていません。 この段階では、契約条件が満たされているかどうかの最終チェック、組織のアーカイブプロセスのフォロー、そして最終的に未払いの請求書の決済を行います。 また、契約書の作成から完成までの契約ライフサイクル全体の事後評価を行い、プロジェクトで遭遇した成功と課題を理解する機会でもあります。

契約管理のベストプラクティス

コントラクトマネジメントは、様々な方法でアプローチできる自由な課題であり、プロセスを成功させるための技術やツールが数多く存在しています。 7つのベスト・プラクティスをご紹介します。

  • 契約書の一元管理: つまり、すべての契約書を1つの場所に保管し、必要な日付や連絡先などの詳細をチームがすぐに見つけられるようにします。 整理されていないアーカイブシステムは、時間のかかるボトルネックになります。
  • KPIの定義と追跡:コントラクトマネジメントのKPIを設定し、測定することで、ボトルネックを特定し、プロセスを効率化することができます。 さらに、これらのKPIを報告することで、社内のステークホルダーやエグゼクティブがコントラクトマネジメントチームのパフォーマンスを把握することができます。
  • セキュリティとアクセス:コントラクトマネジメントソリューションは、セキュリティとアクセスのニーズのバランスをとるための機能を備えています。 法務・契約管理チームの特定のメンバーにのみアクセスを許可することで、各メンバーが過度なリスクを負うことなく役割を果たすことができます。
  • 契約承認時間の追跡: これは契約管理チームのKPIでもありますが、契約管理チームも同様に追跡すべきです。 契約の承認プロセスが早ければ早いほど、企業は契約からの収益や価値を早く集めることができます。 さらに、契約のライフサイクル全体を俯瞰することができ、承認ワークフローなどで効率化できる部分を特定することができます。
  • 定期的なコンプライアンスレビュー:リーガルチームとミーティングを行い、変化する規制について議論し、法的要求事項との整合性を高めるためにポリシーの変更を調整します。 金融サービス、保険、ヘルスケアなど、規制の厳しい業界で事業を展開している場合、貴社と貴社の法務部門が今後の規制の変化について常に情報を得ることが重要です。

コントラクトマネジメントを向上させるために今すべきことトップ3

チームやプロセスの構築には時間がかかりますが、その間も会社はビジネスを行い、収益を上げる必要があります。 コントラクトマネジメントのプロセスを改善する方法を模索している中で、すぐに効果が得られる3つの戦略を紹介します。

  1. 契約書の監査:プロセス、資産、ツール、従業員、ステークホルダーの棚卸しを行い、現状を完全に把握する。
  2. 正式なコントラクトマネジメントのフレームワーク:監査の結果を利用して、既存のコントラクトマネジメントプロセスのフレームワークを構築し、各ステップで何が起こるのか、誰が関与するのか、ステップにどれくらいの時間がかかるのかを書き出します。
  3. テクノロジーの活用:この段階では、プロセスがマッピングされています。 フレームワークで特定されたボトルネックを軽減し、新規契約や複雑な契約の円滑化、ビジネス関係の強化に役立つテクノロジーソリューションを検討します。

柔軟なe-signingの料金プランで始められる

電子署名のソリューションは様々な方法で提供されています。 この柔軟性により、あらゆる規模の企業が電子契約プロセスの恩恵を受けることができ、また、電子署名ソリューションが独自の要件に合わせて拡張・適応できることを保証することができます。 電子契約を始めるには、以下のような方法で電子署名を利用することができます。

コントラクト・マネージメントのための電子署名を始めよう

電子署名の疑問を解決し、契約管理プロセスを改善する