Le ministère des Richesses naturelles du Kentucky partage sa recette pour le déploiement et l'adoption réussis des signatures électroniques

Montréal, QC, le 10 mai 2005 — Silanis Technology, chef de file du marché de l'automatisation des processus d'approbation des entreprises, a annoncé aujourd'hui les principaux facteurs qui ont contribué au déploiement réussi par le Commonwealth du Kentucky de signatures électroniques au sein du ministère des Richesses naturelles depuis 2001.

Selon David O'Hara, gestionnaire de projet, il était important que le Ministère rationalise ses processus afin d'améliorer les services d'application des lois minières et de protection des citoyens, de l'environnement et des ressources naturelles.

Le ministère a reconnu qu'une solution de signature électronique était nécessaire pour éliminer la nécessité d'imprimer des documents pour approbation de signature chaque année, pour ensuite avoir à scanner les dizaines de milliers de pages en format électronique et à re-clé renseigner l'information dans un Base. En intégrant avec succès les signatures électroniques dans leurs processus, le Ministère a considérablement amélioré l'exactitude, la réactivité et la productivité globale de ses données.

O'Hara attribue son premier facteur de réussite au choix d'une solution de signature électronique qui prend en charge les demandes de documents existantes du Ministère.

« Nous travaillons beaucoup avec Microsoft Word et Excel, ainsi qu'avec une application de flux de travail que nous avons construite nous-mêmes », explique O'Hara. « Nous ne voulions pas tout jeter juste pour ajouter des signatures électroniques. Nous ne voulions pas non plus d'une solution qui exigeait des compétences spécialisées ou le soutien de tiers. La solution de Silanis nous a permis de tirer parti de ce que nous avons déjà et de ce que nous savons.

Le prochain facteur de réussite du ministère a été de choisir une solution de signature électronique facile à utiliser pour les gens.

« C'était la première fois que nous avions demandé à notre personnel sur le terrain de remplir des documents d'inspection sous forme électronique, alors nous savions que nous devions le rendre aussi simple que possible pour qu'il signe par voie électronique », ajoute M. O'Hara. Des fonctionnalités telles que Replacement Phrase, qui place automatiquement les signatures au bon endroit, et la signature par lots, qui permettent la signature de plusieurs documents à la fois, sont deux exemples de la façon dont la solution de Silanis répondait à ces critères. En outre, la signature sectionnelle, qui permet d'ajouter des signatures à des sections spécifiques d'un document, a donné la possibilité d'ajouter un numéro de certificat en bas d'un document, sans invalider les signatures précédentes.

Il était tout aussi important de choisir une solution qui appuie les processus actuels de flux de travail du Ministère.

« Plus de 25 % du personnel du Ministère sont des inspecteurs sur le terrain qui doivent recueillir les signatures des gens du ministère et de l'industrie sur les sites miniers. Nous ne voulions pas les forcer à venir au bureau pour signer, alors nous avons équipé chaque inspecteur d'un bloc de signature électronique afin qu'ils puissent capturer les signatures électroniques « en direct » des gens.

Un autre facteur de succès critique, a été d'obtenir l'entrée de l'utilisateur dès le début et de faire les gens se sentent comme ils faisaient partie de la solution.

« Pour rallier la gestion et le soutien aux utilisateurs avant le déploiement, nous avons formé un comité de gestion et un groupe de test », explique M. O'Hara. « Le comité de gestion était chargé d'établir les exigences relatives à la signature électronique, tandis que le groupe d'essai, composé d'agents sur le terrain et d'inspecteurs, nous a donné des commentaires constructifs sur ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. »

Le Ministère a également exigé l'utilisation de signatures électroniques parmi tout le personnel, les entrepreneurs et les fournisseurs pour assurer le retour sur investissement.

« Nous avons dit très clairement à tous les employés qu'ils devaient signer par voie électronique. Nous avons également dit à nos entrepreneurs et fournisseurs que c'était la nouvelle façon de faire des affaires avec nous. Soit ils devaient acheter le logiciel eux-mêmes, soit ils utilisaient une station de signature électronique que nous avons installée dans certains bureaux.

Depuis le déploiement des signatures électroniques, le Ministère a augmenté l'exactitude, la réactivité et la productivité globale de ses données.

À propos du Département des ressources naturelles du Kentucky

Le ministère des Richesses naturelles est une division du Cabinet de protection de l'environnement et du public du Kentucky. La mission du Cabinet est de promouvoir la qualité de vie de tous les Kentuckiens et de contribuer à l'économie du Commonwealth en protégeant l'environnement, tandis que l'objectif du ministère des Ressources naturelles du Kentucky est de préserver et de soutenir les ressources naturelles.

À propos de Silanis

Silanis Technology est le principal fournisseur de solutions qui automatisent le processus d'approbation des entreprises. Les solutions de bureau et de serveur primées de l'entreprise tirent parti de la technologie de signature et d'approbation électronique pour obtenir une automatisation totale. Avec plus de 1000 clients à travers le gouvernement, les prêts hypothécaires, le financement automobile, l'assurance, les banques et les industries réglementées par la FDA, Silanis a plus d'une décennie d'expérience dans le développement et la prestation de solutions qui fonctionnent comme les organisations le font. Les clients du gouvernement comprennent NIH NIAID, USPS OIG, US Mint, et une licence d'entreprise avec les chefs d'état-major interarmées des États-Unis et l'armée américaine.

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