Connexion canadienne: signatures électroniques pour les consommateurs et les entreprises

Adriana Pansera, mai 25, 2021

Nous hébergeons régulièrement des webémissions sur des sujets tels que la transformation numérique, l'authentification moderne et les meilleures pratiques en matière de signature électronique. Si vous avez manqué notre récente webémission, «Les signatures électroniques au Canada: un atelier de 45 minutes», hébergé par ITWC, voici le résumé de 4 minutes. L'intégralité de la présentation est disponible à la demande.

L'année 2020 a posé de nombreux défis aux entreprises et aux consommateurs canadiens. De la conclusion d'un accord à l'établissement d'une ligne de crédit, beaucoup ont eu du mal à faire des affaires à distance, via des canaux entièrement numériques. Les clients s'attendent désormais à pouvoir effectuer des transactions n'importe où, à tout moment et à leur convenance, et les signatures électroniques sont devenues plus qu'un simple outil pour faciliter la signature numérique. Les signatures électroniques peuvent non seulement aider les organisations à transformer les flux de travail, mais également créer un cadre numérique pour intégrer l'efficacité opérationnelle dans des processus généralement papier. Ces nouveaux processus numériques remaniés répondront mieux aux nécessités de la conduite des affaires dans un monde post-pandémique.

Lors d'un sondage auprès d'organisations canadiennes effectué pendant le webinaire, on a demandé aux participants: Quel impact la pandémie a-t-elle eu sur votre entreprise et / ou votre rôle? Sans surprise, 52% ont fait remarquer une demande accrue dans les canaux en ligne / mobiles et 26% supplémentaires ont répondu que la réduction ou l'élimination des canaux en personne avait le plus grand effet sur les affaires. Alors que les défis auxquels chaque secteur était confronté étaient uniques, tous étaient également unis pour essayer de trouver comment survivre à la crise et continuer à répondre aux demandes des clients, malgré la nature changeante de la prestation de services via des canaux à distance. La numérisation était la réponse.

L'économie de n'importe où

L'économie de n'importe où

Le concept de l'économie de n'importe où n'est pas nouveau. En 2019, offrir des expériences pratiques à domicile constituait davantage un facteur de différenciation du marché. Maintenant, c'est un incontournable. Avec l'élimination des réunions en personne, des processus d'approbation manuels et des documents signés au mouillé, l'accélération de la réalisation des transactions et des interactions à distance de manière conviviale est devenue une nécessité pour les consommateurs canadiens. Les méthodes de travail traditionnelles ont été complètement modifiées. Avec des méthodes à distance de vérification des identités des clients, des interactions hybrides homme-numérique et des expériences «sans contact» quand en personne est inévitable, les entreprises doivent être flexibles et proactives pour anticiper les besoins et les habitudes des clients lors de leur adaptation au canal numérique.

Les organisations doivent également se concentrer sur les avantages que la numérisation apporte à leurs clients ainsi qu'à leurs employés et partenaires. Les flux de travail numériques qui tirent parti des signatures électroniques et de la technologie d'automatisation réduisent à la fois le temps et les coûts de traitement manuel des documents, éliminent les erreurs de traitement et le besoin de remises en état, et contribuent à accélérer la transition vers la dématérialisation.

Principaux cas d'utilisation de la signature électronique

Passer au numérique - Comment démarrer avec les signatures électroniques

Vous pouvez avoir un cas d'utilisation particulier choisi pour lancer votre projet initial de signature électronique. Gardez à l'esprit que les avantages augmentent de façon exponentielle lorsque vous anticipez la situation dans son ensemble. Pensez à une future expansion des signatures électroniques dans toute votre organisation. Une fois que les bases des signatures électroniques ont été intégrées et que la valeur est établie dans un secteur d'activité, elle peut être étendue à d'autres départements, passant des cas d'utilisation B2E, B2B et B2C avec des volumes de transactions croissants.

Pour vous aider à déterminer le bon endroit pour commencer avec les signatures électroniques au sein de votre organisation, voici quelques tendances dans les principaux cas d'utilisation de signatures électroniques que les industries canadiennes accordent cette année.

Formulaires du code de conduite RH (B2E)

Les processus RH sont un excellent moyen de démarrer avec les signatures électroniques, de migrer à partir de processus papier encombrants pour l'intégration des nouveaux employés, les formulaires de politique et les mises à jour du code de conduite. Les délais de préparation des documents longs et répétitifs, en plus de la nécessité de suivis et de retouches, sont des points de douleur majeurs rencontrés par les services des ressources humaines quel que soit le secteur d'activité. L'établissement d'une relation solide avec les employés est essentiel à la rétention, donc accélérer ces processus est important pour la santé à long terme de votre main-d'œuvre.

Avec une base d'employés travaillant principalement à domicile, l'impression, la numérisation, l'envoi et le classement des documents sont devenus un cauchemar logistique. L'intégration des signatures électroniques et l'automatisation des processus peuvent rationaliser les flux de travail, permettant à votre service des ressources humaines de fonctionner plus efficacement. Les modèles peuvent réduire le temps de préparation des documents fréquemment utilisés, et la fonction d'envoi groupé permet d'envoyer le même document à plusieurs destinataires, simplement en téléchargeant un formulaire CSV avec les noms des employés et les informations de contact pertinentes. Le tableau de bord intégré affiche les transactions qui ont été terminées et qui sont toujours en cours, un autre outil utile pour aider à suivre l'état des documents encore en attente de signature.

Contrats de vente (B2B)

Si vous utilisez toujours des contrats papier dans votre cycle de vente, il y a de fortes chances que votre équipe de vente s'enlise dans le travail administratif plutôt que de consacrer son temps précieux à la sensibilisation des clients. La numérisation des devis de vente et des contrats avec des signatures électroniques et l'utilisation de fonctionnalités telles que les mises en page, les modèles prédéfinis et les options de capture de données telles que les boutons radio, les listes déroulantes et les blocs de texte permettent d'éliminer les étapes longues et répétitives et de gagner du temps dans la préparation de documents fréquemment utilisés. De plus, les intégrations existantes de OneSpan Sign avec Salesforce et Microsoft Dynamics 365 permettre aux équipes de vente de terminer l'ensemble du processus de passation de marchés sans avoir à quitter ces systèmes.

Réclamations d'assurance (B2C)

Les signatures électroniques automatisées intégrées dans une application ou un portail d'entreprise peuvent considérablement accélérer les processus de signature pour les clients. Si un preneur d'assurance s'est déjà connecté à son compte sur le site d'une compagnie d'assurance, une transaction peut être initiée à l'aide d'un formulaire de réclamation en libre-service qui a déjà été mis en place sur le backend. L'utilisateur peut alors consulter et signer immédiatement les documents nécessaires, évitant ainsi d'envoyer les documents à l'extérieur par e-mail. Le menu Plus d'actions peut en outre être personnalisé pour offrir au client la possibilité de refuser de signer une transaction, pour des raisons telles qu'une erreur ou une faute de frappe dans le document, ou de basculer entre les langues de l'interface utilisateur.

Flux de travail de signature électronique

Conclusion

Le processus de signature électronique ne se limite pas à la simple collecte d'une signature. En numérisant chaque étape du processus, de la preuve d'identité et des couches supplémentaires d'authentification à la livraison de documents via divers canaux et des pistes d'audit complètes et un stockage sécurisé, les flux de travail de signature électronique se traduisent par de grands gains d'efficacité, favorisant une plus grande confiance dans les transactions en ligne pour une plus grande satisfaction client. .  

Liste de contrôle de la préparation des panneaux OneSpan

Liste de contrôle de la préparation des panneaux OneSpan

En savoir plus sur les implémentations de signature électronique initiées par l'utilisateur et intégrées

Télécharger

Pour en savoir plus sur les cas d'utilisation et les bonnes pratiques de signature électronique, veuillez regarder l'enregistrement de notre webinaire conjoint, " Les signatures électroniques au Canada: un atelier de 45 minutes . » Pour en savoir plus sur la façon dont OneSpan peut prendre en charge les projets de numérisation, veuillez lire notre " Liste de contrôle de l'état de préparation de la signature électronique . »

Adriana Pansera est spécialiste du marketing chez OneSpan, responsable de la sensibilisation et des événements liés à la numérisation des entreprises. Une conteuse numérique avec une expérience diversifiée de l'industrie, elle tire parti de son BA en anglais pour communiquer comment nos expériences sont façonnées par notre relation avec la technologie et le monde.