Optimiser les coûts grâce à la signature électronique des contrats

Selon le rapport 2023 de Foundry sur l'état des DSI, le contrôle des coûts et la gestion des dépenses sont au cœur des préoccupations des responsables informatiques cette année. Mais les DSI ne sont pas les seuls à rechercher des économies d'efficacité : avec la hausse continue des coûts, c'est devenu une priorité essentielle pour tous les décideurs opérationnels.

Partout dans le monde, les entreprises sont confrontées à une inflation galopante, à une hausse des taux d'intérêt et à une augmentation des coûts de l'énergie. Ces facteurs poussent les entreprises à s'adapter et à poursuivre leur croissance malgré cette période de troubles et de changements.

Les budgets se resserrent. L'une des principales priorités des dirigeants pour 2023 et au-delà est de ne dépenser que ce qui est nécessaire. Les dépenses technologiques font l'objet d'un examen plus minutieux, et il est de plus en plus important de bien comprendre le coût, l'utilisation et le prix de renouvellement du logiciel, c'est-à-dire ce pour quoi il est payé, comment il est utilisé et quelles sont les augmentations de prix attendues au moment du renouvellement.

En raison du retour sur investissement élevé de l'automatisation des processus et des flux de travail liés aux accords, la signature électronique des contrats ou les accords numériques constituent un domaine de dépenses technologiques dans lequel les entreprises continuent d'investir.

Comment les accords numériques réduisent les coûts

Avant de voir comment les accords numériques contribuent à réduire les coûts, examinons ce que nous entendons par accords numériques et processus de gestion des contrats. Un accord numérique ou un contrat électronique est rédigé, négocié et exécuté en ligne. Les accords numériques font partie d'un écosystème plus large de processus et de flux de travail.

Généralement, ces processus et techniques sont très manuels et impliquent du papier, de l'encre et des timbres, ainsi que des étapes telles que l'impression, la numérisation, la télécopie et le courrier postal ou de messagerie. La numérisation et l'automatisation des processus manuels permettent de réduire les coûts et de gagner du temps.

Les entreprises négligent souvent ces coûts, mais si vous les extrapolez à l'ensemble des accords, ils peuvent facilement atteindre des centaines de milliers, voire des millions de dollars, en fonction de la taille de l'entreprise. Les accords sont à la base de la conduite des affaires et sont omniprésents, qu'il s'agisse des fonctions de back-office ou de front-office, indépendamment de la taille de l'entreprise et de son secteur d'activité.

Non seulement les entreprises réduisent considérablement leurs coûts en numérisant les accords et les processus qui les entourent, mais elles augmentent également leur efficacité. Par exemple, l'une des plus grandes entreprises de logistique au monde a déployé les signatures électroniques de OneSpan Sign dans ses services de ressources humaines dans plusieurs pays afin d'embaucher et d'intégrer des travailleurs temporaires.

En abandonnant le papier et les signatures manuelles, elle économise plus de 900 000 dollars par an. Elle a également accéléré le processus d'embauche de 85 % - il s'agit là d'un seul cas d'utilisation dans un seul département. Multipliez ce chiffre par le nombre de cas d'utilisation dans l'ensemble de l'organisation et vous obtiendrez des économies considérables.

La signature électronique n'est qu'un début

La signature électronique est généralement la première étape de la numérisation des processus contractuels d'une entreprise, mais ce n'est qu'un début. Au-delà de la numérisation des signatures, l'automatisation d'autres processus, tels que le stockage des documents, peut réduire davantage les coûts.

Ces processus sont encore manuels ou semi-automatisés, ce qui coûte de l'argent, du temps et des ressources aux entreprises. En numérisant les accords et les processus connexes, non seulement les organisations réduiront considérablement leurs dépenses, mais elles obtiendront également les avantages suivants :

• Meilleure utilisation du temps et des ressources, ce qui permet de consacrer plus de temps aux initiatives stratégiques
• Transparence des accords et amélioration de la conformité grâce à des pistes d'audit numériques et à la possibilité d'appliquer les règles de l'entreprise
• Amélioration de l'expérience pour toutes les parties prenantes, y compris les clients, les employés et les partenaires

Lorsqu'elle est bien menée, la numérisation permet d'améliorer l'expérience de l'utilisateur. Elle permet également de collecter des données métriques afin d'améliorer encore l'expérience à l'avenir, tout en renforçant la sécurité et en réduisant la fraude.

Accords numériques avec OneSpan

OneSpan propose une suite de solutions pour aider les organisations à numériser leurs processus d'accord au-delà de la signature électronique. La plupart des clients commencent par OneSpan Sign, notre solution de signature électronique. Ce logiciel intuitif offre un ensemble de fonctionnalités robustes et une sécurité renforcée, ce qui permet de maximiser l'adoption interne et externe et d'éviter les investissements technologiques inutiles.

En passant à OneSpan Sign, plusieurs clients ont constaté une augmentation significative des taux d'achèvement en ligne. Une grande compagnie d'assurance a vu ce taux augmenter de 23 % au cours des 30 premiers jours suivant le passage de son ancienne solution de signature électronique à OneSpan Sign.

Un modèle de tarification unique pour réduire davantage les coûts

Les modèles de tarification sont souvent punitifs. Les clients doivent deviner le nombre de transactions ou d'enveloppes qu'ils consommeront chaque mois ou chaque année. S'ils en consomment moins que prévu, ils sont perdants. De même, s'ils consomment plus que prévu, ils finissent par payer des frais de dépassement excessifs. Les clients ne le sauront que s'ils prévoient le nombre exact de transactions qu'ils utiliseront. OneSpan propose un modèle de tarification plus souple, qui aide les clients à obtenir des résultats commerciaux sans sur-achat ni sous-consommation de licences et de transactions, ce qui élimine l'imprévisibilité généralement associée à la tarification des transactions par signature ou par enveloppe, offrant ainsi une certaine polyvalence tout en supprimant la complexité des licences pour l'utilisateur final.

OneSpan est la première entreprise du secteur à proposer une plateforme d'accords numériques basée sur le cloud qui permet de réaliser de véritables économies d'échelle, de répercuter les réductions de coûts sur les clients et de proposer l'offre la plus avantageuse en termes de prix par rapport aux fournisseurs de solutions de signature électronique traditionnels.

La tarification et les économies sont parmi les principales raisons qui poussent les entreprises à opter pour OneSpan Sign. C'est pourquoi il n'est pas surprenant qu'un grand détaillant en énergie ait économisé 75 % de ses coûts en passant d'un fournisseur traditionnel de signature électronique à OneSpan Sign.

Au-delà des prix, l'une des raisons pour lesquelles les entreprises choisissent OneSpan est le traitement de faveur que nous leur offrons. Notre objectif est de travailler avec nos clients pour assurer leur réussite et, ce faisant, de favoriser un partenariat à long terme.

"L'un des principaux facteurs qui m'ont incité à choisir OneSpan a été sa volonté de travailler avec nous, l'attention que nous avons reçue et la possibilité pour nous de poser des questions et d'obtenir des réponses précises et vraies qui montraient qu'ils comprenaient ce que nous essayions de faire

Ken Long
Responsable de la technologie pour les ventes aux consommateurs

Un retour sur investissement supplémentaire grâce à la signature électronique et aux accords numériques

L'utilisation de la signature électronique et des accords numériques améliore le retour sur investissement, en répondant aux souhaits des consommateurs modernes pour des transactions rapides et pratiques qui augmentent les niveaux de satisfaction. Cette transition numérique favorise de meilleures interactions avec les clients, augmente la productivité, la sécurité et garantit la conformité. Ces avantages multiples soulignent la nécessité d'intégrer les accords numériques dans les structures commerciales contemporaines.

Offrez une meilleure expérience client

Les attentes des clients évoluent. Les gens veulent que tout soit disponible rapidement, à leur convenance, sur le canal et l'appareil de leur choix. Les entreprises peuvent améliorer la satisfaction de leurs clients en leur offrant une expérience rapide et efficace. Des scores NPS plus élevés suivront. Il est essentiel de créer des expériences numériques faciles et sans tracas.

Par exemple, lorsqu'une société captive de financement automobile a mis en œuvre la signature électronique pour automatiser le contrat de vente à tempérament chez ses concessionnaires, elle a éliminé les tâches manuelles telles que l'ouverture des enveloppes et la ressaisie des données. Comme il n'y a plus de traitement manuel, les concessionnaires obtiennent un financement le jour même, et leur satisfaction a depuis augmenté de plus de 50 %.

Augmentez votre productivité

De plus en plus, les gens travaillent à partir de leurs smartphones, tablettes et autres appareils. L'accès aux signatures électroniques sur les appareils mobiles rend la signature plus facile et plus pratique que sur les ordinateurs de bureau ou les ordinateurs portables. Les employés trouvent également que la signature électronique mobile leur permet d'accomplir davantage de tâches en moins de temps.

Renforcer la sécurité et réduire les risques

Les pistes d'audit numériques jouent un rôle crucial dans la réduction des risques liés à la conformité. Elles fournissent un enregistrement complet et transparent de toutes les activités et interactions au sein d'un processus ou d'un système numérique. En capturant et en documentant chaque étape du processus, y compris les actions des utilisateurs et toutes les modifications apportées, les pistes d'audit numériques permettent aux organisations de prouver qu'elles respectent les exigences réglementaires.

En outre, la mise en œuvre d'un flux de travail et de règles commerciales pour s'assurer que les contrats ne peuvent pas être soumis pour traitement s'il manque des signatures ou des données améliore l'efficacité et réduit de manière significative le travail manuel.

Enfin, les signatures électroniques en marque blanche réduisent la vulnérabilité aux attaques par hameçonnage en personnalisant la marque et la conception tout au long du flux de travail numérique. Un processus de signature de contrat en marque blanche rend plus difficile pour les fraudeurs de reproduire les communications officielles. Cela ajoute une couche supplémentaire de sécurité contre les tentatives de phishing et contribue à protéger la sécurité des informations sensibles.

Rationalisez la gestion des contrats grâce à la signature électronique et à la numérisation

La mise en œuvre d'une solution de signature électronique est essentielle pour optimiser les coûts et rationaliser les processus. Évaluez les possibilités dans l'ensemble de votre entreprise plutôt que de les limiter à un seul cas d'utilisation ou à un seul service. Si vous utilisez déjà une solution de signature électronique, réévaluez périodiquement son adéquation avec vos besoins et assurez-vous d'obtenir le meilleur prix.

En examinant le cadre de votre accord actuel, vous pourriez découvrir d'importantes possibilités d'économies. Suivez ces étapes et ouvrez la voie à une plus grande efficacité et à des économies de coûts au sein de votre organisation.