Gouvernement libre-service activé avec des signatures électronique

Joe McKairnes, novembre 28, 2016
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Aujourd'hui, les gouvernements à tous les niveaux sont en grande pression pour qu'ils « passent au numérique ».

Qu'est-ce que cela signifie, et comment en bénéficiez-vous?

Le numérique apporte de nouvelles façons d'engager et de servir la clientèle , les citoyens, les fournisseurs et les autorités publiques. C'est la technologie d'automatisation qui permet des façons plus interactives et rapides de faire des affaires. Il s'agit également d'utiliser les données pour prendre des décisions meilleures et plus rapides.

Pour réussir, la numérisation doit aller à travers l'agence - la technologie doit être transversale. La technologie à l'échelle de l'Agence offre à la fois l'État et local ainsi que fédéral, avantages d'aller entièrement numérique à tous les niveaux.

Numérisation de l'entreprise gouvernementale avec des signatures électronique

Partager les meilleures pratiques pour le déploiement des signatures électronique en tant que microservice d'entreprise gouvernementale. Apprenez des conseils pragmatiques pour autonomiser votre entreprise gouvernementale.

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Pour commencer, examinons les retours fiables du mouvement numérique aujourd'hui :

  • Gagner en efficacité tout en faisant plus avec moins
  • Servir les citoyens avec des interactions modernes et pratiques
  • Démarrage et mise en œil rapide des projets
  • Attirer de nouveaux employés du gouvernement avec des opérations progressives
  • Maintenir l'atténuation des risques, la conformité et la transparence

 

G2E / G2C / G2B

Les points de contact d'interaction du gouvernement se divisent en l'une des trois catégories :

  • Gouvernement à employé (G2E)
  • Gouvernement à citoyen (G2C)
  • Du gouvernement aux entreprises (G2B)

Un simple exemple d'un processus de gouvernement à employé (G2E) a lieu dans les ressources humaines. Les cas d'utilisation courante vont de l'intégration des employés jusqu'à la conformité. Les flux de travail manuels abondent en RH et se traduisent par :

  • Traiter les processus sur papier
  • Avoir un aperçu minimal ou nul de l'état du flux de travail
  • Pas de déclaration de données ou de preuve de conformité
  • Forte implication des personnes et du temps

Numérisez ces processus et tout à coup vous pouvez :

  • En vrac, envoyez des formulaires de conformité à tous les employés (p. ex. : Code de déontologie)
  • Envoyer des lettres d'offre dans un format numérique (y compris une signature électronique)
  • Obtenez un aperçu complet du processus complet
  • Remplir la saisie des données requise pour les rapports et la conformité
  • Réduire au minimum le temps et les efforts pour se concentrer sur les affaires plutôt que sur le processus

 

Gouvernement à employé

Pour les applications internes (G2E), les RH sont un excellent point de départ. Les solutions pour les processus RH standard peuvent être rapidement mis en place, avec un faible risque et un impact élevé (lire le succès). Les demandes en libre-service permettent aux employés d'initier et de remplir des formulaires entièrement en ligne. Qu'il s'adresse aux demandes de vacances individuelles, en passant par les documents de conformité à l'échelle de l'organisme, comme le Code de déontologie, tous peuvent être mis en place pour répondre aux normes de conformité et être suivis et stockés entièrement numériquement.

Choisissez une solution qui peut prendre un formulaire (blanc ou partiellement prérempli), présenter ceci à un employé, recueillir les données de remplissage de formulaire, et enfin, permettre à l'employé de signer et de remplir. Idéalement, le processus numérique est initié par le signataire - dans ce cas, l'employé individuel - et est également complété numériquement avec des capacités de signature électronique.

Gouvernement à citoyen

Les processus numériques dans les transactions entre le gouvernement et le citoyen (G2C) peuvent être simplifiés de la même façon et initiés par les citoyens. Les gouvernements des États et des collectivités locales, par exemple, constatent d'énormes retours sur les demandes de libre-service des citoyens, comme l'ePermitting.

Toute situation qui nécessite l'achèvement du formulaire et l'autorisation peut être facilement numérisée. Traditionnellement, les processus sur papier sont une cible logique pour la numérisation , en déplaçant le processus manuel vers le domaine numérique et en habilitant les citoyens et les employés à initier des demandes.

Les processus numériques permettent une myriade d'avantages et sont beaucoup plus faciles à mettre en œuvre que vous ne le pensez. Les formulaires nécessaires à l'exécution des demandes existent déjà; et un site Web et/ou un portail est probablement opérationnel et peut être utilisé pour l'hébergement. Recherchez des solutions qui « connectent les points » et envisagez des solutions de signature électronique pour créer un processus entièrement numérique de bout en bout, sans tomber sur papier pour obtenir l'autorisation.

Du gouvernement aux entreprises

Pensez au volume de contrats que le gouvernement traite chaque année. Chacun exige que les documents soient remplis avec plusieurs niveaux d'autorisation. L'exploitation des processus numériques permet de mieux comprendre ce flux de travail onéreux, comme le suivi de l'état du contrat à tout moment. Un autre avantage est d'avoir une piste numérique complète de partout où le document a été; qui l'a examiné et qui l'a signé.

De nombreux clients attestent de l'énorme temps économisé par le passation de marchés électronique, réduisant les délais de traitement des achats de jours à deux chiffres à des heures à un chiffre! Les gouvernements obtiennent des avantages significatifs en mettant en œuvre des processus numériques à tous les niveaux d'interaction; et les signatures électronique sont essentielles pour permettre ces flux de travail entièrement numériques.  

Lorsque les gouvernements réussissent à mettre en place des processus numériques de confiance, la réduction de l'effort, de la main-d'œuvre et du temps est une réalité mesurable , et les employés, les citoyens et les entreprises y gagnent tous.