La demande de notarisation en ligne à distance en hausse en raison de COVID-19

Dilani Silva, avril 30, 2020
Demand for Remote Online Notarization on the Rise Due to COVID-19

La notarisation et les services notaires jouent un rôle essentiel dans le processus de clôture des prêts hypothécaires afin de s’assurer que tous les documents sont en cours afin de finaliser et de conclure l’entente. Traditionnellement, le processus de notarisation est complété en personne avec le notaire ou le notaire public, qui est autorisé par l’État à filtrer l’identité du signataire et à vérifier et certifier l’authenticité des documents notariés. Le processus de notarisation peut être long et sujet à des erreurs, car un certain nombre de documents papier nécessitent des signatures d’encre et des archives manuelles.

Ces dernières années, la technologie a contribué à rationaliser et à automatiser le processus de notarisation, ce qui a conduit un plus grand nombre d’États à créer des lois pour faciliter la notarisation électronique en ligne entre les signataires et les notaires. Alors que le gouvernement demande à la population de limiter les contacts en personne et d’imposer des protocoles de distanciation sociale en raison du COVID-19, comment les gens continueront-ils à notarier les articles de propriété, les volontés, les affidavits ou les documents de transfert immobilier? La notarisation en ligne à distance (RON) pourrait être la réponse pour compléter le processus complet de notarisation en ligne.

Qu’est-ce que la notarisation en ligne à distance?

La notarisation à distance en ligne permet aux signataires et aux notaires d’obtenir des documents signés et notariés en ligne sans avoir besoin de se rencontrer physiquement. Le signataire utilise des signatures électroniques pour compléter des documents en présence d’un notaire public par le biais d’un appel vidéo en direct. Le notaire doit valider et authentifier l’identité du signataire à l’aide de la technologie de vérification KBA ou ID. Le notaire est tenu d’enregistrer et de conserver l’enregistrement de la session de notarisation.

Modifications apportées aux lois d’État sur la notarisation à distance en ligne aux États-Unis en raison du COVID-19

L’an dernier, vingt-trois États-Unis états avaient des lois en place pour permettre la notarisation à distance en ligne. Étant donné que l’éclosion de COVID-19 avec un plus grand nombre d’individus est invitée à travailler à distance, la notarisation des documents dans un scénario traditionnel en personne pose un défi unique. En réponse, dix-neuf États, dont la Floride, la Virginie-Occidentale, le Dakota du Nord, le Texas, et plus encore, ont adopté des mesures d’urgence à court terme pour permettre à RON. Ces lois RON aideront les notaires à s’acquitter de leurs fonctions à distance avec les signataires. À titre d’exemple, le décret exécutif 202.7 de New York autorisait immédiatement les actes notariés à être exécutés à l’aide de la technologie audiovisuelle sous certaines conditions. Le décret exécutif 207.7 a été clarifié par le secrétaire d’État avec des directives mises à jour, permettant aux signataires d’utiliser des signatures électroniques conformément à la New York Electronic Signatures and Records Act, à condition que le notaire témoigne de la signature électronique.

De plus, le 18 mars 2020, la Loi de 2020 sur la sécurisation et l’habilitation du commerce à distance et électronique (« Loi SECURE ») a été présentée comme projet de loi 3533 du Sénat. S’il est adopté, il autorisera tous les notaires aux États-Unis à effectuer des notarisations en ligne à distance à l’aide de la technologie audio-vidéo et de la technologie de falsification évidente. Le projet de loi établit également des normes minimales pour les notarisations à distance. 

Comment OneSpan peut soutenir RON

Avec une augmentation de l’adoption pour les signatures électroniques et la nécessité de remplir des documents en ligne, OneSpan peut aider à rationaliser le processus RON avec la fonction OneSpan Sign eNotary.

OneSpan Sign eNotary permet aux notaires publics des juridictions approuvées de l’État de témoigner, signer et sceller électroniquement des documents dans un scénario en face-à-face avec les signataires. Pour répondre aux exigences de notarisation en ligne à distance, OneSpan Sign eNotary peut être utilisé en conjonction avec un logiciel de conférence web pour aider à répondre aux exigences légales spécifiées pour votre juridiction d’État.

Les notaires peuvent tirer parti de OneSpan Sign eNotary pour créer un projet de notarisation en ligne à distance qui évite l’interaction en personne tout en assurant la sécurité de l’acte notarié :

  1. Le signataire contacte le public de notaire en ligne à distance pour demander une notarisation en ligne à distance.
  2. Le document du signataire est envoyé au notaire. Le notaire peut télécharger le document sur OneSpan Sign, ajouter le signataire au document électronique, puis placer des champs de signature dans le document électronique. Le notaire comprend ensuite d’autres domaines tels que son numéro de licence, sa compétence et sa date d’expiration de licence. Le notaire a la possibilité de placer un champ de sceau notariaire qui génère automatiquement les informations du notaire dans un seul champ.
  3. Le notaire public et le signataire communiquent en ligne à l’aide d’un logiciel de conférence sur le Web. Le notaire enregistre la séance de notarisation comme l’exige le règlement de l’État.
  4. Le notaire valide l’identité du signataire comme il le ferait en personne en demandant au signataire de tenir sa pièce d’identité devant la caméra ou en utilisant la technologie de vérification d’identité, conformément à la réglementation locale. Une fois l’identité du signataire vérifiée, le signataire et le notaire doivent signer le document. Le notaire transmettra le contrôle au signataire pour signer les documents.
  5. Une fois que le signataire aura terminé le processus de signature et appliqué une signature électronique, le notaire reprendra le contrôle pour signer le document électronique et appliquer son sceau notaire pour compléter la notarisation.
  6. Le nNotary en ligne à distance enregistre toutes les informations requises dans le eJournal qui est inclus dans la fonction eNotary OneSpan Sign.
  7. Le notaire télécharge la partie enregistrée du processus à partir du logiciel de conférence web et le conserve avec le document électronique signé.
  8. Le service OneSpan Sign livre une copie du document notarié au signataire par courriel.

Si votre organisation envisage un processus de notarisation en ligne à distance, il est important de comprendre et de suivre vos règlements de compétence de l’État pour les exigences de notarisation modifiées par les décrets d’urgence ou d’autres directives officielles. La notarisation en ligne à distance et les procédures eNotaire peuvent varier selon les lois de l’État, et pas tous les États permettent aux notaires d’effectuer la notarisation en ligne à distance ou d’utiliser eNotaire. Parlez à votre service juridique pour obtenir des conseils à ce sujet. 

Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons aider votre organisation à soutenir la notarisation en ligne à distance grâce aux capacités eNotary et KBA. Si vous êtes un client OneSpan existant, contactez votre gestionnaire de compte OneSpan ou votre représentant de la réussite client pour commencer à utiliser la fonction eNotaire OneSpan Sign dès aujourd’hui.

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Les renseignements contenus dans le présent document ne sont qu’à des fins d’information, fournis à la date de publication et ne devraient pas être invoqués comme conseils juridiques ou pour déterminer comment la loi s’applique à votre entreprise ou à votre organisation. Il est recommandé de demander conseil à votre conseiller juridique en ce qui concerne le droit qui s'applique spécifiquement à votre entreprise ou à votre organisation et sur la façon d'assurer la conformité.

Dilani Silva est chef de marketing produit chez OneSpan. Dans son rôle, elle gère et exécute la stratégie de mise sur le marché, le positionnement, la messagerie et l'assainissement des ventes pour la solution de signature électronique de OneSpan, OneSpan Sign.