Comment les signatures électronique soutiennent la transparence dans les processus gouvernementaux

Joe McKairnes, février 25, 2018

Nous voulons tous, avons besoin et apprécions la transparence. Cependant, quand il s'agit de nombreuses transactions - par exemple, le décodage des petits caractères lors de l'achat d'une voiture ou de comprendre les frais supplémentaires sur une facture de téléphone cellulaire - la divulgation complète est une chose difficile à trouver. La bonne chose est, quand il s'agit de gouvernement, il ya des lois adoptées par les législatures et promulguées pour garder tout le monde honnête. Par exemple, la Freedom of Information Act est une loi fédérale qui permet la divulgation complète ou partielle de renseignements et de documents inédits contrôlés par le gouvernement des États-Unis. Nos lois régissent un large éventail de divulgations, allant de l'information sur les fournisseurs et les entreprises aux données financières. Par exemple, la Loi fédérale de 2006 sur la responsabilité et la transparence en matière de financement et la Loi de 1990sur les directeurs financiers . Ces deux lois fédérales couvrent la divulgation financière par le gouvernement. Les lois, règlements et normes en matière de divulgation s'appliquent à tous les ordres de gouvernement. Afin d'assurer la transparence des processus opérationnels du gouvernement, les entités gouvernementales suivent et enregistrent l'information à plusieurs étapes de leurs processus et de leurs flux de travail. Ces processus donnent à leur tour lieu à des documents et à des dossiers qui nécessitent des signatures. Les signatures sont un processus important au gouvernement qui contribue à assurer la vérifiabilité et la reddition de comptes dans la prise de décisions. Les signatures électronique sont à la base du maintien de ces flux de travail, données et enregistrements numériques. [promotion id'"22994"]

Cas d'utilisation : Bureau du contrôleur du SCJ

En 1996, les chefs d'état-major interarmées des États-Unis sont devenus le premier organisme fédéral à déployer des signatures électronique. Au sein du JCS, les signatures électronique ont été étendues au contrôleur d'état-major interarmées six ans plus tard. Le Bureau du contrôleur gère les ressources financières du personnel interarmées, ainsi que les ressources financières fournies par d'autres organismes à l'usage du personnel interarmées. La sécurité, la responsabilisation, la transparence et le respect des directives générales du Grand Livre des États-Unis, de la Chief Financial Officers Act et de la Government Management Reform Act sont cruciaux.   JCS utilise la signature électronique pour la transparence dans les processus gouvernementaux

Découvrez comment les signatures électronique soutiennent la transparence dans les processus d'affaires JCS

Au Bureau du contrôleur, la responsabilité de certifier et d'autoriser les dépenses est limitée à certaines personnes. Il y a quatre postes d'autorité : le fonctionnaire responsable, l'agent de certification, l'agent de décaissement et le superviseur. Ces fonctionnaires utilisent les signatures électronique pour la comptabilité de projet et les fonctions de registre général, ainsi que :

  • Certifications et décaissements de fonds
  • Autorisations de dépenses
  • Contrats et actions d'achat

Pour le Bureau du contrôleur, l'une des principales exigences pour l'utilisation de la signature électronique était la possibilité de capturer une signature électronique cursive numérisée, en plus de signer en poste avec leur carte d'accès commun (ACC). Toute la comptabilisation des dépenses militaires et de défense est traitée par l'intermédiaire d'une agence sœur connue sous le nom de Defense Finance and Accounting Service (DFAS). Certains décaissements sont également versés directement au Trésor américain. Lorsque le Bureau du contrôleur traite avec des partenaires externes comme ceux-ci, le contrôleur et les signataires autorisés appliqueront une signature électronique numérisée scénarisée à la main sur les documents. La signature électronique qui en résulte ressemble à son homologue à l'encre traditionnelle, sauf qu'elle est accompagnée d'un timbre d'heure et de date. La deuxième exigence clé était la piste de vérification de la signature électronique, pour l'état de préparation à la vérification. Étant donné qu'eSignLive intègre la piste d'audit directement dans le document signé électroniquement, le Bureau du contrôleur peut stocker leurs enregistrements e dans n'importe quel système. Le Bureau du contrôleur stocke donc les documents financiers et d'acquisition signés en ligne dans son ERP conformément à leurs propres politiques de stockage. Lorsqu'ils en ont besoin, le Bureau du contrôleur peut rapidement appeler ces dossiers électroniques et n'ont pas à attendre qu'un autre organisme ou un autre ministère archive ou récupère des fichiers pour eux, ce qui facilite et accélère la préparation d'une vérification financière. Et parce que la piste d'audit intégrée crée un enregistrement indépendant du fournisseur qui peut être vérifié hors connexion, les documents signés en ligne peuvent également être partagés en toute sécurité avec les auditeurs et d'autres agences, et distribués par tous les moyens, y compris Microsoft SharePoint, e-mail ou via le portail.  

Cas d'utilisation: Ville de Sacramento

Au niveau municipal, la ville de Sacramento utilise les signatures électronique de ses rapports à la Fair Political Practices Commission (FPPC) pour l'État de Californie. Le FPPC exige une transparence totale avec la distribution et l'approbation des billets G1C de la Ville. La Ville dépose ces rapports lorsqu'elle distribue des billets pour une suite dans le complexe de divertissement et de sport pour les matchs de basket-ball des Sacramento Kings. Grâce à la technologie de signature électronique, la Ville peut suivre exactement qui a signé quels rapports et quand, créant une piste de vérification complète devrait être nécessaire.   Transparence dans la ville de sacramento e signature

Découvrez comment les signatures électronique soutiennent la transparence pour la ville de Sacramento

 

Les pistes de vérification améliorent la transparence au sein du gouvernement 

Avec les signatures en e, vous vous interrogez peut-être sur la transparence, l'auditabilité et la façon de maintenir une visibilité de bout en bout. Avec les signatures e, vous avez la capacité de prouver, pour chaque signataire :

  • Qui a signé
  • Ce que chaque signataire a fait lors de la signature
  • Quelles données ont été saisies par chaque signataire

eSignLive capture ces données à travers les pistes d'audit de signature électronique. Les trois niveaux de transparence et d'audit sont les :

  • Niveau du document: Les informations d'audit sur chaque signataire font partie du document lui-même
  • Résumédes preuves : Un journal estampillé date et temps de tout ce que chaque signataire a fait
  • eWitness: Un enregistrement visuel de ce que chaque signataire a vu et fait - le contenu dans son contexte. Cette technologie brevetée vous permet même de «rejouer» une transaction de signature!

Votre fournisseur de signature électronique doit être en mesure d'enregistrer et d'enregistrer ces données pour chaque transaction.  eSignLive traite la signature d'un document comme une modification du document. Lorsqu'il est traité de cette façon, et en cryptant chaque signature, une piste d'audit complète devient une partie du document. Chaque signataire est une révision du document, qui peut être ouvert et consulté. De plus, toutes les données d'audit et d'attestation sont immédiatement disponibles.  Cela vous permet de les récupérer et de les combiner avec le reste des données de transaction, ce qui en fait une partie de votre stratégie de transparence du gouvernement.