Comment respecter les règles de Santé Canada avec des signatures en ligne pour l'ordre électronique de substances contrôlées

Les fabricants, les détaillants et les distributeurs pharmaceutiques canadiens subissent d'énormes pressions réglementaires, surtout en ce qui concerne la distribution de substances contrôlées. Et comme beaucoup de nos clients, ils luttent avec les retards et les erreurs inhérents aux processus papier. Par exemple, si un ordre d'achat, signé par une personne autorisée, n'est pas reçu par un distributeur dans les cinq jours suivant l'envoi de stupéfiants, le magasin ou l'établissement sera mis en attente et ne sera pas autorisé à commander davantage.

C'est cette pression réglementaire qui a amené l'Association canadienne pour la gestion de la distribution de pharmacies (ACDP) à mettre sur pied un comité de signature électronique pour promouvoir l'adoption de la commande électronique dans la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique canadienne.

Guide du débutant sur les signatures électroniques

Ce document de préparation essentiel de 24 pages présente des concepts juridiques et des enjeux clés importants pour la création de processus d’affaires numériques qui font appel aux signatures électroniques.

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Dans le cadre de cet effort, Le CAPDM a récemment invité Silanis à expliquer l'Énoncé de politique de Santé Canada sur la commande électronique de substances contrôlées qui permet l'utilisation de signatures et de données électroniques lors de la commande de substances contrôlées. Dans la présentation, nous avons présenté les exigences de Santé Canada et expliqué comment une solution de signature électronique devrait répondre aux exigences.

Voici les faits saillants : Les transactions sécurisées 

• Secure Sockets Layer (SSL) v3
• Les documents ne sont pas téléchargés localement
• Les données et documents sont cryptés avant le stockage dans une base de données
• Les fichiers de table de base de données sont stockés sur des volumes chiffrés
• Les signatures numériques altèrent le document, les signatures et les preuves

Limiter l'accès

• Accès système à système grâce à une clé unique
• Accès administrateur accordé par Silanis, protégé par nom d'utilisateur/mot de passe
• Comptes utilisateur mis en place par l'administrateur de compte, protégés par le nom d'utilisateur/mot de passe

Authentification et autorisation

• Les expéditeurs s'authentifiagent par nom d'utilisateur/mot de passe sélectionné au moment de la création du compte
• Les meilleures pratiques de l'industrie utilisées pour protéger les mots de passe (hâtation, complexité, expiration, tentatives d'échec maximales, etc.)

Traçabilité

• Lien entre la personne autorisée (AP) et l'ordre signé
• Les commandes signées sont sécurisées par des signatures numériques
• Des pistes d'audit détaillées sont intégrées dans le dossier et incluent l'identifiant unique de l'AP
• Le résumé des éléments de preuve produits comprend la propriété intellectuelle des signataires, la date et l'horodatage pour chaque mesure prise au cours de l'événement de signature
• La preuve du processus comprend un enregistrement de chaque page consultée et de la façon dont elle a été affichée dans le navigateur pendant la transaction

Rétention

• Lien entre la personne autorisée (AP) et l'ordre signé
• Les commandes signées sont sécurisées par des signatures numériques
• Des pistes d'audit détaillées sont intégrées dans le dossier et incluent l'identifiant unique de l'AP
• Le résumé des éléments de preuve produits comprend la propriété intellectuelle des signataires, la date et l'horodatage pour chaque mesure prise au cours de l'événement de signature
• La preuve du processus comprend un enregistrement de chaque page consultée et de la façon dont elle a été affichée dans le navigateur pendant la transaction

Accès

• Les gestionnaires peuvent accéder et rechercher les ordres signés par date, statut, nom, etc.

Vous voulez savoir comment tirer parti des avantages des signatures en tant que fabricant pharmaceutique ou pharmacien dans la commande électronique de substances contrôlées ou d'autres opérations dans votre organisation? Regardez le webinaire enregistré maintenant.