L'enseignement supérieur utilise les cas de signatures électronique

Jodi Schechter, novembre 15, 2016
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La classe de 2020 sera diplômée sans connaître un monde sans Internet ou smartphones. Ce que cela signifie pour les instituts d'enseignement supérieur, c'est que les étudiants entrants s'attendent à une expérience collégiale entièrement numérisée - des demandes d'études aux prêts aux étudiants, aux humeurs de cours et aux transferts de classe. Si vous le souhaitez, vous pouvez même obtenir votre diplôme entièrement en ligne.

La numérisation de cette génération n'est pas un pas vers l'automatisation. C'est une évidence. Les Tendances de juin 2016 en matière d'acceptation et d'admission des collèges indiquent que les demandes d'admission et d'admission en ligne sont maintenant majoritairement la norme à 92 p. 100. Et une fois là-bas, les étudiants exigent un accès Wifi, une bande passante adéquate et la sécurité du réseau pour prendre en charge la poignée d'appareils que chacun apporte sur le campus - ordinateur portable, smartphone, tablette, système de jeu - selon EducationDive.com.

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Il y aura 23 millions d'étudiants à l'université d'ici 2020. L'augmentation des inscriptions exerce non seulement une pression concurrentielle sur les établissements pour qu'ils attirent et retiennent des étudiants de grande qualité, mais elle pèse également sur les systèmes administratifs qui gèrent et traitent la paperasse qui l'accompagne. De nombreuses universités utilisent encore des systèmes papier qui sont « old school » : manuels et longs.

Comment les exigences administratives des rangs enflés d'une population collégiale seront-elles satisfaites?

Automatisation

La capture de données et les flux de travail automatisés, en particulier ceux qui peuvent accueillir les appareils mobiles, sont essentiels pour rendre les processus administratifs plus efficaces. Tout moyen qui élimine le papier physique, réduit les erreurs de formulaires et rationalise les transactions, profite à la fois au personnel et aux étudiants. Ainsi, les établissements d'enseignement à ressources limitées sont à la recherche de solutions numériques simples à mettre en œuvre, facilement adoptées et d'avoir un impact rapide et positif sur les opérations administratives surchargées.

Les signatures électroniques répondent aux recommandations d’un récent rapport sur le sujet, Faster, Cheaper, Smarter: Improving Efficiency at Ontario Universities, qui préconise le passage des systèmes papier aux systèmes électroniques. Des pétitions à l'approvisionnement, l'étude met en évidence ce que les universités font pour tirer parti de la technologie pour moderniser l'administration et numériser les processus manuels.

« Les universités cherchent à moderniser et à transformer leurs systèmes au profit des étudiants, du corps professoral et du personnel. »
                                   Rapport : Plus rapide, moins cher, plus intelligent : Améliorer l'efficacité dans les universités de l'Ontario

De plus en plus, les collèges et les universités tirent parti des signatures en électronique pour atteindre deux objectifs importants :

  • Efficacité et économies de coûts en frais généraux administratifs
  • Rester compétitif en offrant des capacités numériques en ligne complètes

 

Cas d'utilisation d'administration éducative

Une première mise en œuvre de la signature électronique dans l'enseignement supérieur, une demande de décrochage de cours qui nécessitait la signature de l'instructeur, a été initialement délivrée par l'intermédiaire d'un portail étudiant dans une grande université d'État du nord-est. De cette transaction, qui reste un aliment de base collège, plusieurs cas d'utilisation commune pour les signatures e dans l'enseignement supérieur ont émergé:

  1. Inscription des étudiants / embarquement
  2. Demandes de prêt étudiant
  3. Baisse/transferts de classe
  4. Professeur absentéisme/vacances
  5. Marchés publics

Les signatures électronique sont également régulièrement utilisées pour obtenir l'approbation numérique des demandes de crédit scolaire, des formulaires de modification de renseignements personnels, des pétitions de retard de cours et de réussite, et des approbations générales d'examens de doctorat.
Conformément aux initiatives visant à réduire le papier et à employer des services partagés, de nombreux bureaux des services universitaires de technologie de l'information (UITS), un département qui existe sur tous les grands campus pour gérer les opérations informatiques, utilisent les signatures électroniques pour accélérer les demandes de commandes et gérer les signatures pour les services informatiques à l'échelle de l'université.  

Les premières et continues interactions des étudiants avec les collèges et les universités jouent un rôle dans le processus d'admission. Afin de répondre et de dépasser les attentes des étudiants, ainsi que de répondre aux demandes administratives accrues, les signatures en ligne modernisent et automatisent les processus papier dans les établissements d'enseignement supérieur, en les maintenant compétitives et intelligentes sur le plan opérationnel.