Créez une entreprise durable grâce aux signatures électroniques

Je me souviens de mon premier contrat de prêt hypothécaire.

Des feuilles d’une longueur interminable, tous les documents imprimés en 5 exemplaires et une douleur à la main à force de signer chacune des pages. Le conseiller bancaire qui m’appelait pour obtenir d’autres signatures qui, bien sûr, devaient être faites en personne. Dans son ensemble, le processus a pris de nombreuses heures, a demandé plusieurs rencontres en personne à la succursale, et s’est soldé par un porte-documents épais qui contenait le contrat de prêt hypothécaire et ses 20 annexes.

Je me souviens que d’une part, j’étais épuisé et irrité de devoir concilier mes heures de travail et mes rendez-vous à la banque. D’autre part, je me demandais combien de papier, d’encre et d’espace de classement ces contrats demandaient à grande échelle. Pourquoi, au 21e siècle, à une époque où nous cherchons à atteindre la durabilité environnementale et à adopter les énergies propres, ma banque n’offre-t-elle pas un processus numérique qui fait appel à une signature électronique?

Un processus qui demande énormément de papier

J’étais conscient du fait que les prêts s’appuyaient sur un processus fortement axé sur des contrats avec de longs cycles de vie, et qu’ils présentaient des risques considérables qui justifiaient la quantité de documents nécessaires. Je savais que tout devait être signé et archivé adéquatement. En revanche, je ne pouvais pas m’empêcher de me demander s’il était possible d’améliorer ce processus bien pénible, et si, en tant que client final, je pourrais me sentir moins coupable d’utiliser autant de papier pour un seul contrat.

Nous voici maintenant 15 ans plus tard. Je travaille pour une entreprise qui offre des solutions permettant de simplifier les processus comme les contrats de prêt hypothécaire et conventions de prêt. Je découvre que, tout comme moi, de grandes instutions financières et des chefs d’entreprises de premier plan partout dans le monde se posent aussi la même question : comment pouvons-nous modifier les processus qui demandent beaucoup de temps et de papier? Commet libérer des ressources et introduire le concept de commodité dans la signature des documents? Comment les stratégies d’entreprises intègrent-elles des initiatives de développement durable qui contribuent à protéger notre environnement?

Il s’avère qu’il est possible de réaliser des gains sur tous les plans : on peut simplifier le processus, gagner du temps et rendre les clients heureux, le tout en adoptant une stratégie de développement durable. Je suis certain que vous avez déjà entendu l’expression « sans papier » à quelques reprises, mais comment en faire une réalité?

Le « sans papier » est partie intégrante d’une stratégie commerciale durable

« Sans papier » ne signifie pas « tout ou rien ». Cette expression fait référence au fait de diminuer la quantité de papier utilisée au sein de l’entreprise et de remplacer les processus qui demandent habituellement d’importantes quantités de papier par des ententes numériques complètes . La numérisation diminue les coûts associés au papier et à l’encre, mais aussi ceux liés au traitement, au classement, à l’acheminement, à l’archivage, à la récupération et à la destruction de documents.

Le papier a été la pierre angulaire des activités commerciales pendant de nombreuses années, mais les temps changent. Bon nombre d’entreprises examinent leurs activités quotidiennes et envisagent des moyens d’être plus respectueuses de l’environnement; ces moyens comprennent une diminution de la consommation de papier. Le respect de l’environnement devient une valeur stratégique, mais il peut être complexe de moderniser des processus qui sont restés inchangés pendant des années. Lorsqu’un changement met en jeu les gens et leurs habitudes, il peut être nécessaire d’adopter une approche graduelle. Comme le disait Lao Tseu, un ancien philosophe chinois :

« Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas. »

Cette célèbre citation peut aussi être interprétée un peu différemment : si nous entreprenons une initiative, ce qui restera à faire se mettra en place. Voilà en quoi consiste l’évolution vers le « sans papier », qui est aussi une petite révolution.

Vous pouvez commencer la numérisation de votre modèle opérationnel et adopter une approche plus écologique en mettant en place une telle initiative, en l’appliquant d’abord à certains processus. Peut-être choisirez-vous d’impliquer seulement quelques succursales, quelques bureaux, ou une seule division commerciale. Mais ce sera déjà le premier pas de votre voyage de mille lieues.

Les signatures électroniques appuient vos nouveaux effrots de durabilité d’entreprise

Les signatures électroniques sont l’une des technologies clés qui favorisent le modèle « sans papier » et le développement durable. Grâce à cette technologie, les organisations peuvent numériser les transactions tout au long de leur cycle de vie, de la préparation du document jusqu’à la gestion du processus de signature, en passant par le stockage sécurisé des documents et l’élimination des dossiers lorsqu’ils atteignent la fin de leur cycle de vie.

La technologie de signatures électroniques et les activités de votre entreprise peuvent se croiser à de nombreux endroits :

• Entreprise-employé (B2E) :Processus internes comme la signature de contrats de travail ou lla circulation de documents à l’interne.
• Entreprise-entreprise (B2B) : Processus qui mettent en jeu des fournisseurs et des partenaires, par exemple : contrats, accords de confidentialité et autres ententes avec les fournisseurs.
• Entreprise-consommateur (B2C) : Vous pouvez accélérer tous les processus impliquant vos clients et conclure ces ententes de façon numérique, à distance.

Vos principaux motifs commerciaux déterminants peuvent être d’accélérer le processus de signature, de gagner en efficacité grâce à l’automatisation, ou même d’éliminer les coûts liés à l’impression, à la distribution et à l’entreposage des documents. Peut-être souhaitez-vous modifier vos activités pour qu’elles permettent d’obtenir des signatures à distance en raison des restrictions liées à la pandémie. Ou peut-être voulez-vous rejoindre les clients qui ne sont pas en mesure de visiter vos bureaux.

Les possibilités sont infinies et les avantages sont tangibles. Nos clients nous mentionnent souvent que le fait de mettre en place une technologie de signatures électroniques leur a permis d’obtenir de nouveaux clients, de conclure des ententes plus rapidement et de simplifier des activités très complexes. Ils aiment le côté pratique de la signature à distance des documents et le sentiment de confiance que leur inspire les pistes de vérification qui décrivent en détail tous les gestes posés par les parties qui ont pris part à la signature.

Les signatures électroniques appuient vos objectifs environnementaux

Il est de plus en plus important de réduire son empreinte carbone, et les consommateurs sont plus soucieux de l'environnement. La pandémie de COVID-19 a favorisé cette prise de conscience accrue. Selon un sondage de BCG, les gens ont désormais plus à coeur de trouver des solutions aux défis liés à l’environnement. 87 % des répondants estiment que les organisations devraient accorder plus d’importance au développement durable dans le cadre de leurs activités. En raison de cette sensibilisation croissante, nous observons de plus en plus d’entreprise qui intègrent des objectifs de développement durables dans leurs énoncés de mission et qui mettent en place des mesures de contrôle relativement aux processus qui ont des répercussions sur l’environnement.

Les signatures électroniques aident à économiser le papier

De toute évidence, les signatures électroniques diminuent la consommation de papier. Vous souvenez-vous de mon contrat de prêt hypothécaire et de toutes ses annexes, le tout imprimé en 5 exemplaires? Ajoutez à toutes ces feuilles toutes les ébauches imprimées, les modifications et les coquilles qui ont nécessité une réimpression, et multipliez le tout par le nombre de demandes de prêt hypothécaire que la banque traite chaque année. Les solutions de signature électronique diminuent aussi la fréquence des erreurs. Elles permettent ainsi non seulement d’économiser du papier, mais d’améliorer la productivité des employés, qui peuvent se concentrer sur les activités à valeur ajoutée plutôt que sur la gestion du papier.

Case Study

„Before OneSpan, each of OneMain’s branches generated a stack of paper as high as the Empire State building every month.”

Thanks to e-signatures, in just two years, OneMain has eliminated $500,000 in annual toner costs alone; the branches no longer generate a 1000-foot stack of loan papers every month.

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Les signatures électroniques aident à économiser l’eau

La consommation de papier n’est pas seulement une question des matières premières utilisées pour la production de papier. Elle comporte aussi une certaine empreinte en eau. Selon des recherchespubliées par l’Institut UNESCO-IHE pour l’éducation sur l’eau, l’empreinte en eau d’une feuille de papier de format A4 varie entre 2 et 13 litres. Le secteur des pâtes et papiers est le plus grand consommateur industriel d’eau dans les pays de l’Occident.

Les signatures électroniques aident à réduire les émissions de CO2

La production de papier nécessite également des activités comme l’expédition et présente tous les autres enjeux liés à la gestion d’une grande chaîne d’approvisionnement. Cette chaîne commence par la production des matières premières permettant de fabriquer le papier et se poursuit par l’expédition du bois vers les usines, par la production de papier, par l’expédition du papier vers les magasins et les revendeurs et par la livraison du papier aux utilisateurs finaux. Comme toutes ces étapes permettant de produire et de livrer du papier créent des émissions de gaz à effet de serre, diminuer la consommation de papier à l’aide des signatures électroniques a un impact favorable sur l’environnement tout au long du cycle de production du papier.

Les signatures électroniques peuvent aider à réduire les émissions produites par les services de messagerie et les autres entreprises de livraison. Les documents sensibles comme les contrats doivent être acheminés aux signataires, puis renvoyés à leur responsable. Si vous avez plusieurs signataires, les documents doivent suivre un long processus en cheminant d’un signataire à l’autre. La capacité de signer des documents à distance élimine également les tracas pour vos clients : ils n’ont plus besoin de se rendre à une succursale pour signer des documents. Outre les économies évidentes de temps et d’argent, songez aux autres avantages de pouvoir remplir et signer les documents à distance : le retrait des émissions produites par tous les véhicules qui transportent les documents à leur destination et le fait que les signatures électroniques éliminent la nécessiter de faire appel à des services de messagerie.

Les signatures électroniques éliminent le besoin d’archiver les documents de façon physique

Dernier aspect, et non le moindre : l’entreposaage adéquat des documents papier signés vient avec un coût considérable. Veiller à ce que les installations soit bien ventilées, que le niveau d’humidité y soit contrôlé afin de protéger les archives contre les moisissures et qu’une température optimale soit maintenue - le tout au moyen de systèmes de traitement, de chauffage et de climatisation de l’air – est non seulement coûteux, mais loin d’avoir un effet neutre sur l’environnement. Les répercussions de ces technologies, par document entreposé, sont plus élevées que le stockage numérique dans un centre de données sécurisé.

Les solutions de signature électronique peuvent automatiquement archiver les documents signbés de façon électronique dans un référentiel au choix de votre organisation, sans qu’il ne soit nécessaire d’imprimer des exemplaires signés et de les entreposser dans un endroit physique. Cette façon de faire diminue la quantité de papier utilisé dans les bureaux, ainsi que les dépenses liées à l’archivage des documents imprimés.

Rapport d'analyste

BMO : Transformation numérique dans les services bancaires aux particuliers

Avant de faire appel aux signatures électroniques, la Banque de Montréal estimait qu’elle consommait 1,6 milliard de feuilles de papier chaque anée. Voyez comment la BMO a utilisé le coût unitaire du papier pour présenter ses arguments en faveur des signatures électroniques et des formulaires électroniques.

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Pour commencer à mettre en place votre stratégie d’entreprise durable

Le développement durable est au coeur de l’ADN de la technologie des signatures électroniques.

Que vous représentiez une institution financière, une compagnie d’assurance, un organisme gouvernementale, un ONG ou une autre entité, l’impact social et l’impact climatique sont des fondements de la responsabilité sociale d’entreprise. Dans le milieu des affaires d’aujourd’hui, la carboneutralité, la diminution de la consommation de combustibles fossiles et de ressources naturelles et les cibles d’efficacité énergétique ont des répercussions sur les pointages liés aux facteurs ESG et ont une incidence sur les résultats financiers des entreprises. Si votre organisation souhaite entreprendre ce cheminement, mais que vous ne savez pas par où commencer, jetez un coup d’oeil au  Guide du débutant sur les signatures électroniques.