Survivre aujourd'hui et prospérer demain - Comment les signatures électroniques contribuent à faire avancer les affaires
Nous hébergeons régulièrement des webémissions sur des sujets tels que la prévention de la fraude, l'authentification et les meilleures pratiques en matière de sécurité numérique. Si vous avez manqué notre récente webémission, Faites évoluer votre entreprise avec les signatures électroniques hébergé par AIIM, voici le résumé de 5 minutes. La présentation complète est disponible à la demande .
Ce n'est pas un secret - les entreprises de tous les secteurs verticaux ont été considérablement affectées par le COVID-19. Dans le domaine de la numérisation, la pandémie a accéléré les technologies «agréables à avoir» en technologies «incontournables». Alors que les institutions fixent des objectifs stratégiques pour 2021, le moment est venu d'accepter la perturbation et d'utiliser la numérisation comme un avantage concurrentiel. La demande du marché ne tolérera plus le frottement du papier, des signatures manuscrites et des processus métier sans fonctionnalité à distance.
Au début de la pandémie, le défi était de s'attaquer à l'état de préparation des processus de base des organisations. Les plus importants étaient la gestion et la réponse aux crises, l'activation de la main-d'œuvre à distance et le maintien de la continuité globale du service pour les clients distants. Il était essentiel que les unités opérationnelles fonctionnent de manière cohérente à distance. Les portails en ligne, les applications mobiles et d'autres canaux distants sont devenus une bouée de sauvetage pour la communication, l'intégration et les transactions, l'engagement numérique émergeant comme mode d'interaction standard.
Neuf mois plus tard, alors que les premières ondes de choc de la pandémie se sont calmées, nous évoluons désormais dans un environnement qui permet non seulement aux leaders du numérique de remettre en question les anciennes façons de faire, mais leur offre la possibilité d'être à l'avant-garde de la transformation de leur entreprise pour l'avenir préparation de la preuve.
Un air de changement
Les signatures sont souvent le dernier bastion des flux de travail reliés sur papier. En raison des obstacles perçus liés à la maîtrise d'une nouvelle solution de signature électronique, à la formation d'un personnel sur un protocole inconnu ou aux problèmes de conformité, il y a une réticence à diriger le changement en période de bouleversement.
En réalité, signatures électroniques fournissent une capacité convaincante qui peut être lancée rapidement et facilement pour une multitude de cas d'utilisation. Les workflows peuvent être conçus autour d'exigences spécifiques allant du volume de transactions au nombre de personnes impliquées dans un processus de signature.
Dans tous les secteurs verticaux, les avantages de la numérisation des processus peuvent être appliqués à de nombreux secteurs d'activité. Pour les banques et les coopératives de crédit, cela pourrait signifier des ouvertures de compte, des demandes de carte de crédit, des prêts hypothécaires et la gestion de la trésorerie. Les assureurs pourraient voir des gains dans la livraison des polices et des divulgations, les réclamations et les évaluations, et la tenue des comptes. Dans les soins de santé et les produits pharmaceutiques, il pourrait être appliqué aux bons de commande, aux formulaires de consentement des patients, aux dispenses d'essais cliniques et aux rapports de laboratoire. Et pour les agences gouvernementales , les cas d'utilisation potentiels d'une solution de signature électronique couvrent toute la gamme allant de la sous-traitance et de l'approvisionnement à tout ce qui nécessite des interactions à distance avec les citoyens et les employés.
Des pilotes à l'adoption
La prise en charge d'un flux de travail plus mobile, agile et numérique permet aux consommateurs de faire plus facilement des affaires avec votre organisation. Trois moteurs principaux stimulent l'essentiel des efforts de numérisation:
- Expériences client améliorées
- Amélioration de l'efficacité
- Conformité renforcée
Grâce à l'intégration des signatures électroniques, les clients ont la possibilité et la facilité de signer à tout moment, n'importe où et sur n'importe quel appareil. Pour les employés, les documents numérisés réduisent les temps de traitement, les coûts et l'incidence des erreurs et des retouches. Pour une entreprise dans son ensemble, des pistes d'audit détaillées appliquent les règles métier et protègent les transactions en cas de litige.
Comment démarrer avec la signature électronique
Souvent, le défi du passage au numérique est de décider quoi automatiser en premier. Les processus internes en contact avec les employés ont souvent la plus faible barrière à l'entrée et nécessitent un investissement initial moindre. Ce sont les endroits les plus faciles et les plus rentables pour commencer avec un pilote de signature électronique. La numérisation des processus internes mène à des gains faciles et peut ensuite aider à mobiliser l'enthousiasme et le soutien au sein d'une organisation dans le but d'une adoption plus large.
Suivre cette approche incrémentielle peut aider à créer un pipeline pour de futurs cas d'utilisation, puis à l'échelle de l'entreprise. Attirer l'attention sur les processus orientés client, par exemple, peut avoir le plus grand impact sur les revenus et un retour sur investissement important.
Prochaines étapes de la mise en œuvre de la signature électronique
Une fois les cas d'utilisation de la numérisation établis, différentes méthodes de déploiement peuvent être mises en œuvre afin d'intégrer au mieux l'utilisation des signatures électroniques dans les flux de travail. Chacun est doté de ses propres avantages et de ses meilleures pratiques.
- À l'initiative de l'utilisateur
Les documents peuvent être téléchargés, signés et envoyés en quelques minutes à l'aide d'un site Web, d'une application mobile ou d'un connecteur prêt à l'emploi. Ce modèle répond aux cas d'utilisation de signature interne et de contrat électronique les plus courants, tels que la vérification de documents internes, les formulaires RH et le traitement des modifications des comptes existants. Le temps de configuration requis est presque immédiat et la plupart peuvent être déployés en quelques jours.
- Intégré
Pour les processus générés par le système gérant un volume élevé de transactions, une approche intégrée est hautement personnalisable. Il offre la possibilité de concevoir des flux de travail dynamiques intégrant des capacités de signature électronique dans les systèmes de base existants d'une organisation. L'objectif est l'automatisation complète du début à la fin. Aucun travail manuel n'est requis pour les employés, car les documents nécessitant des signatures électroniques sont générés par le système conformément à des règles ou des modèles prédéfinis. Cette solution ouvre la porte à une évolutivité éventuelle dans toute l'entreprise.
Quelle que soit l'approche adoptée, les deux méthodes offrent une interface simple et intuitive et aboutissent à une efficacité opérationnelle améliorée, une réduction du temps de traitement et des erreurs, ainsi qu'une expérience et une satisfaction client radicalement élevées.
Exemple concret: L'ouverture d'un compte mobile en 8 minutes avec la Banque de Montréal
La Banque de Montréal (BMO) a été confrontée à un défi . Avec plus de 1,6 milliard de feuilles de papier dans leur écosystème - assez pour couvrir la distance de la lune et retour une fois disposé - il a été calculé qu'en supprimant le papier, BMO pourrait économiser 98 millions de dollars par année. Une initiative de transformation numérique a été entreprise pour remédier aux énormes inefficacités du papier, qui ont également entraîné des coûts de productivité importants en raison d'erreurs de retouche et de temps de classement et de traitement manuels supplémentaires.
En réponse à l'utilisation croissante des téléphones mobiles comme canal privilégié parmi leur clientèle, BMO a développé une application d'ouverture de compte mobile avec signatures électroniques intégrées. Le processus d'ouverture de compte mobile intuitif et pratique de 8 minutes a non seulement permis d'améliorer l'expérience client globale, mais a également réduit le nombre de formulaires requis de 44 à 26. Il a également réduit les étapes globales concernées de 25 à seulement 13. Ce processus transparent et optimisé a davantage automatisé les flux de travail des employés, réduisant considérablement le besoin de saisie, de classement et d'archivage manuels des données.
Meilleurs plats à emporter
Malgré une hésitation latente à passer aux signatures électroniques en raison de la résistance persistante au changement, la technologie est en constante évolution. La réalité est que les entreprises d'aujourd'hui ne peuvent pas passer au numérique sans le soutien des signatures électroniques. En commençant par de petits cas d'utilisation et en atteignant l'objectif final d'évolutivité à l'échelle de l'entreprise, les gains de productivité associés, les économies opérationnelles et l'amélioration de l'expérience client peuvent être transformateurs.
Pour en savoir plus sur la réussite d'une coopérative de crédit, veuillez regarder l'enregistrement de notre webinaire conjoint, " Faites évoluer votre entreprise avec les signatures électroniques ». Pour en savoir plus sur la manière dont OneSpan Sign peut être déployé pour prendre en charge les projets de numérisation en cette période de crise, veuillez en savoir plus sur Au-delà de la continuité des activités .
White Paper
Beyond Business Continuity
In this paper, we explore the top financial processes to digitize with e-signatures and digital identity verification technology – as well as key security considerations to support the rise of the digital-first financial services provider.
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