Réduire la consommation de papier et sauver la planète, une signature électronique à la fois

Mary Ellen Power, avril 16, 2014

Le Jour de la Terre approche à grands pas et de nombreuses entreprises s'arrêtent pour examiner de près leurs activités quotidiennes et envisager des moyens d'être plus respectueux de l'environnement et de réduire la consommation de papier. Les politiques de signature électronique peuvent positionner les organisations pour qu'elles réduisent considérablement leur utilisation du papier. Une grande organisation a récemment mis en place une suite logicielle de signature électronique et réduit sa consommation de papier de 25 pour cent. Les signatures électronique peuvent aider les entreprises à se passer du papier, et les avantages de la technologie vont bien au-delà de la simple élimination des projets d'imprimantes.

Voici quelques façons clés de réduire la consommation de papier au bureau :

1. Réduire les émissions des véhicules
Le transport en commun est un problème majeur lorsqu'il s'agit de questions contractuelles. Les organisations qui ont besoin d'amener des personnes à signer un contrat sensible doivent envoyer le document par la poste ou le courrier à la personne qui doit le signer, puis le faire renvoyer à l'entreprise. Les gaz à effet de serre créés par toutes les voitures transportant des documents entre les destinations peuvent être stupéfiants. Cela est particulièrement vrai lors de l'envoi de contrats particulièrement sensibles, car ces documents doivent être transportés sur des camions sécurisés qui sont souvent lourds, ont une faible consommation de gaz et de créer des émissions de carbone importantes. Les signatures électroniques traitent de tous ces problèmes en supprimant le besoin de services de messagerie.

2. Éliminer les déchets de papier
Certains documents et documents doivent être imprimés pour une raison ou une autre, mais de nombreuses organisations finissent par imprimer des enregistrements inutilement. Cela peut gaspiller du papier que les gens non seulement imprimer des dossiers qui sont mieux transmis électroniquement, mais aussi dupliquer ces contrats que les gens ont besoin de copies à diverses fins. En outre, plusieurs versions d'enregistrements sont souvent stockées pendant une période prolongée. Le résultat final peut être l'utilisation excessive de papier.

Cette augmentation de la consommation de papier ne se limite pas à la réduction de plus d'arbres, elle crée également plus d'expédition et tous les autres problèmes liés à la gestion d'une grande chaîne d'approvisionnement qui commence par la production de matières premières pour la création de papier et va de l'avant avec l'expédition des journaux aux usines, la création du papier, l'expédition dans les magasins et les revendeurs et ensuite traiter la livraison aux utilisateurs finaux. Toutes ces couches de papier de livraison créent des émissions de gaz à effet de serre et les organisations qui éliminent la consommation inutile de papier par le biais de systèmes de signature électronique ont un impact positif sur l'environnement tout au long du pipeline de l'industrie du papier.

3. Atténuer les problèmes de stockage
Le papier est fait de matériaux qui se décomposent au fil du temps s'ils ne sont pas stockés dans la bonne atmosphère. Si les pièces où le papier est entreposé sont trop chaudes, le matériau peut se dessécher et devenir cassant. S'il est trop humide, la moisissure devient un problème. Ces types de problèmes obligent les organisations à stocker soigneusement du papier dans des pièces à température contrôlée qui peuvent traiter un grand volume d'enregistrements, qui sont dotés de systèmes avancés d'extinction des incendies et qui sont sécurisés. Parfois, les immeubles de bureaux finissent par avoir besoin d'être rénovés au fil du temps uniquement en raison de problèmes de stockage des dossiers. L'impact environnemental de ces types de problèmes de stockage peut être considérable, surtout compte tenu de la facilité de maintenir un fichier numérique d'un enregistrement.

Signature électronique

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Passer à des signatures électronique pour sauver la planète et réduire la consommation de papier


Le stockage des données électroniques utilise l'électricité et crée toute une industrie de centre de données où les déchets sont un problème. Cependant, la quantité de déchets générés par ces solutions peut être beaucoup moins importante que celle générée par le stockage du papier, d'autant plus que les ressources énergétiques renouvelables et les systèmes de distribution d'énergie efficaces deviennent courants dans les principaux environnements de centres de données. Il est ainsi plus facile pour les éditeurs de logiciels de signature électronique d'offrir des plates-formes incroyablement durables qui aident les clients à réduire leur empreinte carbone et à contribuer positivement à l'état de la planète.

Les organisations qui veulent promouvoir la durabilité par le biais de signatures en ligne, mais ne sont pas sûrs de la façon de commencer, devraient consulter le guide de notre débutant à la technologie.