Fonctionnalités avancées

1) Depuis le tableau de bord, allez dans la section des détails de votre compte et sélectionnez "Admin". Choisissez ensuite "Expéditeurs" dans la barre de navigation de gauche. Vous y trouverez une liste de vos collègues qui utilisent OneSpan Sign dans votre organisation.

2) Accédez aux détails de votre compte dans le menu supérieur. Sélectionnez "Mon compte", puis choisissez "Délégation d'accès" dans la barre de navigation de gauche. Cet écran affiche la liste des collègues à qui vous pouvez déléguer le pouvoir de gérer votre compte OneSpan Sign. Pour ajouter un collègue, cliquez simplement sur le champ " Add Delegate " (Ajouter un délégué) et sélectionnez la personne à qui vous souhaitez accorder l'accès à votre compte OneSpan Sign. Dans cet exemple, nous allons donner à Robert Ray l'accès à votre compte OneSpan Sign. Cliquez sur "Enregistrer".

3) Robert Ray a maintenant accès à votre compte OneSpan Sign. Dans son compte, il clique sur l'icône "Gérer la délégation" qui se trouve en haut à droite. Dans la boîte de dialogue "Gérer la délégation", il sélectionne votre nom et clique sur "Commencer la gestion".

4) En tant que délégué, Robert Ray peut envoyer et signer des transactions en votre nom. Il a également accès à vos transactions et à vos modèles.

Oui, c'est possible ! Il vous suffit de contacter notre équipe d'assistance pour activer cette fonctionnalité dans votre compte.

Oui, vous pouvez déléguer des pouvoirs à tous les expéditeurs que votre administrateur a inclus dans le compte OneSpan Sign de votre organisation. Contactez votre administrateur OneSpan Sign pour plus d'informations.

Cela dépend du nombre d'expéditeurs inclus dans votre abonnement OneSpan Sign. Par exemple, si votre abonnement comprend 10 expéditeurs par compte, vous pourrez déléguer l'accès aux 10 expéditeurs.

Pour ajouter un délégué, l'utilisateur doit être un expéditeur dans le compte de votre organisation. Contactez votre administrateur OneSpan Sign pour vérifier si le délégué désigné est un expéditeur.

Vous êtes propriétaire de toutes les transactions envoyées et signées par votre délégué. Cela signifie que votre nom apparaîtra comme l'expéditeur et/ou le signataire de la transaction.

Votre signature apparaîtra sur le document signé électroniquement puisque votre délégué désigné signe électroniquement à partir de votre compte. Le rapport de synthèse des preuves indiquera toutefois que vous avez désigné un délégué pour signer électroniquement en votre nom.

Absolument. Un exemple de code est disponible dans le Guide de l'intégrateur OneSpan Sign.

Voyons plus en détail comment utiliser la fonction de visibilité des documents dans ce scénario.
 

Dans cet exemple, nous allons vous montrer comment Paul, directeur des ressources humaines, envoie des documents à signer à un responsable du recrutement (Charles) et à un nouvel employé (Robert). Paul inclut un contrat RH qui doit être vu et signé par le responsable du recrutement et le nouvel employé. En outre, la transaction contient également un formulaire de demande de dépôt de salaire qui ne doit être consulté et signé que par le nouvel employé.
 

1) Tout d'abord, assurez-vous que tous vos documents et destinataires sont ajoutés à la transaction. Dans cet exemple, Charles est le responsable du recrutement et Robert est le nouvel employé. Une fois que les documents et les destinataires sont en place, cliquez sur "Suivant" pour préparer votre document à la signature.

2) Ajoutez vos blocs de signature aux documents. Une fois que tous les blocs de signature ont été ajoutés, utilisons la fonction de visibilité des documents pour désigner les destinataires qui peuvent voir et signer les documents de cette transaction. Cliquez sur l'icône "œil".

3) Le tableau de visibilité des documents s'ouvre et indique quels documents sont visibles ou masqués pour chaque destinataire. Cochez simplement les documents qui doivent être consultés et signés par vos destinataires. Dans cet exemple, Charles, le responsable du recrutement, ne peut voir et signer que le contrat RH. Robert, le nouvel employé, peut voir et signer le contrat RH et la demande de dépôt de salaire. Cliquez sur "Enregistrer".

4) Votre transaction est prête à être envoyée. Cliquez sur "Envoyer pour signer" pour acheminer votre document pour signature.

5) Une fois la transaction envoyée, vos destinataires recevront un e-mail leur demandant de consulter et de signer électroniquement les documents requis dans la transaction.

Oui ! La fonction de visibilité des documents est disponible avec tous les plans OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Contactez notre équipe d'assistance si cette fonction n'est pas activée dans votre compte.

Oui ! La procédure d'utilisation de la visibilité des documents dans un modèle est similaire à la procédure normale d'utilisation de cette fonctionnalité dans une transaction ordinaire. Commencez par créer un nouveau modèle. Saisissez un nom, ajoutez vos documents et les espaces réservés aux signataires à votre transaction. Ensuite, ajoutez vos blocs de signature aux documents. Une fois que tous les blocs de signature ont été ajoutés, cliquez sur l'icône "œil" pour indiquer quel titulaire de signature peut visualiser et signer le document dans la transaction. Cliquez sur "Terminé". Pour utiliser le modèle, il vous suffit d'y accéder à partir de la section Modèles. Remplacez les espaces réservés aux signataires par les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer la transaction, puis cliquez sur "Envoyer pour signer".

Non, vos destinataires ne peuvent télécharger que les documents qu'ils ont pu consulter et signer dans la transaction. Par exemple, si le destinataire A a accès à tous les documents de la transaction, il peut les télécharger tous. En revanche, si le destinataire B n'a accès qu'à 2 des 3 documents de la transaction, il ne peut télécharger que 2 des documents de la transaction.

Absolument. Un exemple de code est disponible dans le Guide de l'intégrateur OneSpan Sign.

1) Pour commencer, sélectionnez un modèle dans votre bibliothèque de modèles. Dans cet exemple, nous utiliserons le formulaire d'inscription des volontaires que nous avons créé précédemment.
 

2) Dans la section "Actions", cliquez sur les ellipses et sélectionnez "Fast Track URLs".
 

3) La boîte de dialogue Fast Track apparaît.

4) Vous avez le choix entre deux options : l'URL de signature et l'URL d'envoi. Voyons ces deux scénarios en détail.

L'URL de signature est idéale lorsque votre transaction ne comporte qu'un seul signataire. De plus, l'URL de signature peut être intégrée à votre site web pour obtenir facilement des signatures de plusieurs destinataires, sans aucun travail de programmation ou d'intégration.
 

Il vous suffit de copier et de coller le lien URL de signature du formulaire d'inscription des volontaires et de l'inclure dans un courriel adressé aux destinataires de votre choix.

5) Vos destinataires cliquent alors sur l'URL et sont dirigés vers une page web basée sur des formulaires qui les invite à saisir leurs informations.

6) Une fois qu'ils ont fourni les informations requises, ils sont dirigés vers l'expérience de signature. Ils peuvent consulter les documents, remplir les champs nécessaires du formulaire, puis signer électroniquement.

7) Dans le deuxième scénario, utilisons l'URL d'envoi dans Fast Track. L'URL d'envoi est idéale lorsque votre transaction comprend plusieurs signataires. Dans l'exemple suivant, nous vous montrons comment un agent immobilier peut utiliser Fast Track avec deux clients qui doivent co-signer un formulaire de déclaration de l'agence

8) L'agent immobilier remplit simplement la page web basée sur les formulaires avec les informations requises sur le signataire. Il soumet ensuite les informations. La transaction est immédiatement envoyée aux signataires, les invitant à signer électroniquement le formulaire de déclaration de l'agence.

9) Les destinataires recevront un courriel les invitant à accéder aux documents à signer. Ils peuvent examiner les documents et les signer électroniquement.

7) Dans le deuxième scénario, utilisons l'URL d'envoi dans Fast Track. L'URL d'envoi est idéale lorsque votre transaction comprend plusieurs signataires. Dans l'exemple suivant, nous vous montrons comment un agent immobilier peut utiliser Fast Track avec deux clients qui doivent co-signer un formulaire de déclaration de l'agence

8) L'agent immobilier remplit simplement la page web basée sur les formulaires avec les informations requises sur le signataire. Il soumet ensuite les informations. La transaction est immédiatement envoyée aux signataires, les invitant à signer électroniquement le formulaire de déclaration de l'agence.

9) Les destinataires recevront un courriel les invitant à accéder aux documents à signer. Ils peuvent examiner les documents, puis les signer électroniquement.

Fast Track est disponible en tant que fonctionnalité supplémentaire pour OneSpan Sign. Contactez votre représentant du service clientèle pour en savoir plus sur Fast Track.

Bulk Send et Fast Track poursuivent le même objectif d'automatisation du processus de signature électronique en réduisant le temps et le travail manuel nécessaires à l'envoi de documents à un grand nombre de destinataires pour signature. Ces deux fonctionnalités s'appuient sur des transactions basées sur des modèles dans OneSpan Sign.

La principale différence entre ces deux fonctionnalités réside dans la manière dont les documents sont transmis à vos destinataires.

Fast Track vous permet de générer et d'envoyer des transactions à signer à la demande via une URL unique. Vous pouvez distribuer l'URL à un grand nombre de destinataires ou l'intégrer à votre site Web ou à votre portail pour automatiser le processus de signature électronique, sans aucune programmation ni intégration.

L'optionBulk Send, quant à elle, vous permet de télécharger une liste de destinataires et d'envoyer les documents de votre transaction pour signature directement à partir de l'interface OneSpan Sign. De plus, vous avez la possibilité de valider l'identité de vos signataires à l'aide de méthodes d'authentification telles que Q&A ou SMS.

Vous pouvez utiliser Fast Track pour un nombre illimité de destinataires.

Oui. Chaque destinataire recevra son propre document à signer. Une fois la transaction terminée, un document signé électroniquement sera généré pour chaque destinataire.

L'URL de signature est idéale lorsque votre transaction ne comporte qu'un seul signataire. De plus, l'URL de signature peut être intégrée à votre site web pour obtenir facilement des signatures de plusieurs destinataires, sans aucun travail de programmation ou d'intégration.

L'URL d'envoi est idéale lorsque votre transaction comporte plusieurs signataires. Par exemple, un agent immobilier peut utiliser Fast Track avec deux clients devant cosigner un formulaire de déclaration d'agence.

1) Pour commencer, assurez-vous que la fonction Balises de texte est activée dans votre compte en contactant notre équipe d'assistance.

2) Cliquez sur "Nouvelle transaction" et saisissez un nom pour votre transaction. Cliquez sur le bouton "Créer" pour continuer. 
 

3) Il est maintenant temps d'ajouter un document à votre transaction. Veillez à ce que votre document comporte les balises de texte nécessaires aux endroits appropriés du document. Une balise de texte est une chaîne de texte, ou une convention de texte, qui agit comme un espace réservé, indiquant l'endroit où vos signatures et vos champs seront placés dans le document. Vous trouverez la liste des modèles de balises de texte dans la documentation de OneSpan Sign. 
 

4) Ajoutons ensuite un destinataire à la transaction. 
 

5) Cliquez sur "Suivant". Une fois le document téléchargé, OneSpan Sign l'analyse et remplace chaque modèle de balise de texte par les signatures et les champs appropriés aux emplacements prédéfinis. 
 

6) Votre transaction est maintenant prête à être envoyée. Cliquez sur " Send to Sign " pour distribuer votre document à signer.

7) De plus, à l'instar des balises de texte, nous vous permettons également d'extraire les signatures et les champs de formulaires placés dans un document PDF. Il vous suffit de contacter notre équipe d'assistance pour activer la fonction d'extraction et de suivre les mêmes étapes que pour les champs de formulaire pour que les signatures et les champs soient automatiquement placés dans votre document.

Oui ! Ces fonctionnalités sont disponibles avec tous les plans OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Contactez notre équipe d'assistance pour activer la fonction dans votre compte.

OneSpan Sign utilise un ensemble de modèles prédéfinis (ou "paramètres") lors de la création de balises de texte. Consultez notre tableau des paramètres de balises de texte pour vous aider à créer les balises de texte nécessaires à vos documents.
 

Notre documentation comprend également des conventions de dénomination à utiliser pour extraire des signatures et des champs de formulaires placés dans un document PDF

Absolument. Un exemple de code est disponible sur le portail de la communauté OneSpan.

Ajoutez vos documents et vos destinataires à la transaction. Comme il s'agit d'un scénario de signature en personne, ajoutez-vous comme l'un des destinataires.
 

Vous pouvez demander au destinataire de s'authentifier pour accéder aux documents à signer. Dans cet exemple, nous allons authentifier l'identité de David Cobb à l'aide de l'authentification par SMS.
 

Dans la section Destinataires, cliquez sur les ellipses et sélectionnez "Paramètres".

Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur "Authentification".
 

Sélectionnez "SMS" dans la section des méthodes d'authentification. Saisissez le numéro de téléphone portable de David Cobb.

Cliquez sur "Enregistrer".
 

Faites défiler la page jusqu'à la section "Paramètres" et activez la signature en personne.
 

Cliquez sur "Suivant" pour préparer le document à la signature.
 

Ajoutez des blocs de signature aux endroits souhaités sur votre document.
 

Votre transaction est maintenant prête à être envoyée. Cliquez sur "Envoyer pour signer" pour distribuer votre document pour signature.
 

Comme il s'agit d'un scénario de signature en personne, vous pouvez immédiatement commencer à signer le document.
 

Cliquez sur "Oui" pour commencer à signer le document.
 

En tant qu'hôte de la transaction, vous pouvez décider quel signataire peut signer le document en premier. Nous allons demander à David Cobb de signer en premier. Cliquez sur le nom de David et cliquez sur "Démarrer
 

Une boîte de dialogue s'affiche, vous demandant de passer les commandes à David pour qu'il signe le document. Cliquez sur "Continuer".
 

David confirme qu'il signera le document. Il clique sur "Continuer".
 

David est invité à saisir le code d'accès SMS avant d'accéder au document à signer. Il saisit le code d'accès SMS qu'il a reçu sur son téléphone et clique sur "Entrer".
 

David a accès au document et le signe.
 

Après avoir cliqué sur "Terminé", il redonne le contrôle à l'hôte qui termine la signature du document
 

L'authentification par SMS est disponible moyennant un coût supplémentaire. Veuillez contacter votre représentant du service clientèle pour plus d'informations.

Cela peut signifier que vous avez envoyé la transaction au mauvais signataire ou que vous avez saisi un numéro de téléphone mobile incorrect. Si la transaction a été envoyée au signataire prévu, renvoyez simplement votre transaction et donnez à votre signataire une nouvelle chance de passer l'étape de validation.