Fonctionnalités avancées

En savoir plus sur Bulk Send, Access Delegation, Document Visibility, Fast Track, eNotary et Text Tags pour améliorer la façon dont vous utilisez les signatures e-signatures

Envoyer en vrac

Automatiser le processus de signature des transactions impliquant de nombreux destinataires

 

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Créez un modèle d'un document que vous envoyez fréquemment pour signature comme un formulaire de non-divulgation


2) À partir du tableau de bord, cliquez sur le bouton 'Nouvelle transaction'

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3) Entrez un nom pour votre transaction. Ensuite, sélectionnez le modèle du document que vous souhaitez envoyer pour signature.

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4) Maintenant il est temps de télécharger votre . Fichier CSV avec les noms des destinataires qui ont besoin de signer votre document. Cliquez sur 'Envoyer'.

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5) Votre transaction est envoyée à vos destinataires. Chaque destinataire recevra un courriel indiquant qu'il doit signer votre document. Une fois signé, vous recevrez une copie unique du document de chacun de vos destinataires.

 

FAQ Questions

L'envoi en vrac est-il inclus dans mon compte OneSpan Sign ?

Bulk Send est disponible en tant que fonctionnalité d'ajout pour OneSpan Sign. Contactez votre représentant de la réussite client pour en savoir plus sur Bulk Send.

Quelle est la différence entre Bulk Send et Fast Track ?

Bulk Send et Fast Track remplissent le même objectif d'automatiser le processus de signature électronique en raccourcissant le temps et le travail manuel pour envoyer des documents à un grand nombre de destinataires pour signature. Les deux fonctionnalités tirent parti des transactions basées sur des modèles dans OneSpan Sign.

La principale différence entre ces deux fonctionnalités est la façon dont les documents sont livrés à vos destinataires. Fast Track vous permet de générer et d'envoyer des transactions à la signature à la demande via une seule URL. Vous pouvez distribuer l'URL à un grand nombre de destinataires ou intégrer l'URL dans votre site Web ou portail pour automatiser le processus de signature électronique, avec zéro programmation ou intégration requise. En vrac Envoyer d'autre part vous permet de télécharger une liste des destinataires prévus et envoyer les documents dans votre transaction pour signature directement à partir de l'interface OneSpan Sign. De plus, vous avez également la possibilité de valider l'identité de vos signataires à l'aide de méthodes d'authentification telles que la question ou le SMS.

Vais-je obtenir des documents signés individuellement pour chacun de mes destinataires?

Oui. Chaque destinataire dans le . Le fichier CSV recevra son propre document à signer. Une fois la transaction terminée, un document séparé signé électronique ment sera généré pour chaque destinataire.

Puis-je attribuer différentes méthodes d'authentification pour chacun de mes destinataires ?

Oui. Dans votre . Fichier CSV, la valeur attribuée à "AUTH_TYPE" doit être soit NONE, CHALLENGE (Q-A) ou SMS (code d'accès SMS) pour indiquer votre méthode d'authentification désirée. Référez la documentation en ligne pour plus d'informations sur la façon de configurer des méthodes d'authentification pour les transactions d'envoi en vrac.

Délégation d'accès

Accordez à d'autres membres de votre organisation l'accès à votre compte OneSpan Sign pendant votre absence

 

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) À partir du tableau de bord, rendez-vous dans la section détails de votre compte et sélectionnez 'Admin'. Choisissez ensuite 'Senders' à partir de la barre de navigation gauche. Vous trouverez ici une liste de vos collègues qui utilisent Le signe OneSpan dans votre organisation.

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2) Accédez aux détails de votre compte dans le menu supérieur. Sélectionnez 'Mon compte' et choisissez ensuite 'Délégation d'accès à partir de la barre de navigation gauche. Cet écran affiche la liste des collègues à choisir pour déléguer l'autorité de gérer votre compte OneSpan Sign. Pour ajouter un collègue, cliquez simplement sur le champ « Ajouter le délégué » et sélectionnez la personne que vous souhaitez accorder l'accès à votre compte OneSpan Sign. Dans cet exemple, nous accorderons à Robert Ray l'accès à votre compte OneSpan Sign. Cliquez sur 'Enregistrer'.

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3) Robert Ray a maintenant accès à votre compte OneSpan Sign. Dans son compte, il clique sur l'icône « Gérer la délégation » trouvée en haut à droite. Dans la boîte de dialogue 'Manage Delegation', elle sélectionne votre nom puis clique sur 'Démarrer la gestion'.

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4) En tant que votre délégué, Robert Ray peut envoyer et signer des transactions en votre nom. Elle a également accès à vos transactions et modèles.

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FAQ Questions

La délégation d'accès est-elle incluse dans mon compte OneSpan Sign ?

 

Oui! Tout ce que vous devez faire est de contacter notre équipe de support pour activer cette fonctionnalité dans votre compte.

Puis-je déléguer l'autorité à mon compte OneSpan Sign à plus d'une personne ?

Oui, vous pouvez déléguer l'autorité à tous les expéditeurs que votre administrateur inclut dans le compte OneSpan Sign de votre organisation. Contactez votre administrateur de signe OneSpan pour plus d'informations.

Y a-t-il un maximum d'utilisateurs à qui je peux déléguer l'accès ?

Cela dépend du nombre d'expéditeurs inclus dans votre abonnement OneSpan Sign. Par exemple, si votre abonnement comprend 10 expéditeurs par compte, vous pourrez déléguer l'accès aux 10 expéditeurs.

Je ne trouve pas l'utilisateur à qui je veux déléguer l'accès. Qu'est-ce que je fais?

Pour ajouter un délégué, l'utilisateur doit être un expéditeur dans le compte de votre organisation. Contactez votre administrateur OneSpan Sign pour vérifier si le délégué désigné est un expéditeur.

Si mon délégué désigné signe un document, son nom apparaîtra-t-il en tant que propriétaire de la transaction?

Vous êtes propriétaire de toutes les transactions envoyées et signées par votre délégué. Cela signifie que votre nom s'affichera en tant qu'expéditeur et/ou signataire de la transaction.

Si mon délégué désigné signe un document, qui apparaîtra la signature sur le document signé électroniquement?

Votre signature apparaîtra sur le document signé électronique puisque votre délégué désigné est e-signature de votre compte. Le rapport sommaire des preuves montrera toutefois que vous avez nommé un délégué pour signer en votre nom.

Puis-je déléguer l'accès programmatiquement par l'intermédiaire de l'API/SDKs OneSpan Sign ?

Absolument. Le code d'exemple est disponible dans le Guide de l'intégrateur de signes OneSpan.

Visibilité des documents

Contrôlez qui peut afficher et signer des documents dans une transaction

 

Instructions étape par étape

Dans cet exemple, nous vous montrerons comment Paul, directeur des ressources humaines, envoie des documents à signer à un gestionnaire de location (Charles) et à un nouvel employé (Robert). Paul comprend un contrat RH qui doit être consulté et signé par le gestionnaire d'embauche et le nouvel employé. En outre, la transaction contient également un formulaire de demande de dépôt salarial à voir et à signer uniquement par le nouvel employé.

Examinons de plus près comment utiliser la fonction Visibilité des documents dans ce scénario.

1) Tout d'abord, assurez-vous que tous vos documents et destinataires sont ajoutés à la transaction. Dans cet exemple, Charles est le gestionnaire d'embauche et Robert est le nouvel employé. Une fois vos documents et destinataires en place, cliquez sur ' Suivant' pour préparer votre document en faveur de la signature.

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2) Ajoutez vos blocs de signature aux documents. Une fois que tous les blocs de signature ont été ajoutés, utilisons la fonction de visibilité du document pour désigner les destinataires qui peuvent afficher et signer les documents de cette transaction. Cliquez sur l'icône 'eye'.

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3) La table de visibilité des documents s'ouvre pour montrer quels documents sont visibles ou cachés pour chaque destinataire. Il vous suffit de cocher les documents qui doivent être consultés et signés par vos destinataires. Dans cet exemple, Charles, le gestionnaire de location ne peut voir et signer le contrat RH. Robert, le nouvel employé peut consulter et signer le contrat RH et la demande de dépôt salarial. Cliquez sur 'Enregistrer'.

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4) Votre transaction est prête à envoyer. Cliquez sur 'Envoyer à signer' pour acheminer votre document en cas de signature.

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5) Une fois que vous avez envoyé la transaction, vos destinataires recevront un courriel leur demandant de voir et de signer électroniquement les documents requis dans la transaction.

 

FAQ Questions

La visibilité des documents est-elle incluse dans mon compte OneSpan Sign ?

 

Oui! La fonction Visibilité des documents est disponible avec tous les forfaits OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Contactez notre équipe de support si la fonctionnalité n'est pas activée dans votre compte.

Puis-je utiliser cette fonctionnalité dans mon OneSpan Sign Templates ?

Oui! Le processus d'utilisation de la visibilité des documents dans un modèle est similaire au processus normal d'utilisation de cette fonctionnalité dans une transaction régulière. Commencez par créer un nouveau modèle. Entrez un nom, ajoutez vos documents et les détenteurs de place de signataire à votre transaction. Ensuite, ajoutez vos blocs de signature aux documents. Une fois que tous les blocs de signature ont été ajoutés, cliquez sur l'icône « oeil » pour désigner le placeholder signataire peut afficher et signer le document dans la transaction. Cliquez sur 'Fait'. Pour utiliser le modèle, il suffit d'y accéder à partir de la section Modèles. Remplacez les placeholders signataires par les destinataires à qui vous souhaitez envoyer la transaction, puis cliquez sur « Envoyer à signer ».

Mes destinataires peuvent-ils télécharger tous les documents de la transaction ?

Non, vos destinataires ne peuvent télécharger que les documents qu'ils ont pu consulter et signer dans la transaction. Par exemple, si le destinataire A a accès à tous les documents de la transaction, il peut télécharger tous les documents. D'autre part, si le destinataire B n'a accès qu'à 2 documents sur 3 dans la transaction, il ne peut télécharger que 2 des documents de la transaction.

Puis-je tirer parti de cette fonctionnalité programmatiquement via l'API/SDKs OneSpan Sign ?

 

Absolument. Le code d'exemple est disponible dans le Guide de l'intégrateur de signes OneSpan.

Voie rapide

Automatisez les flux de travail de signature électronique en distribuant des documents pour la signature à l'aide d'une seule URL

 

Instructions étape par étape

Signature urL - obtenir des signatures de destinataires qui ne sont pas connus

1) Pour commencer, sélectionnez un modèle à partir de votre bibliothèque de modèles. Dans cet exemple, nous utiliserons un formulaire d'exemption que nous avons déjà créé.

 

2) Ensuite, cliquez sur l'icône Fast Track pour convertir le modèle en URL distribuable.

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3) La boîte de dialogue Fast Track apparaîtra.

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4) Vous avez deux options à choisir : l'URL de signature et l'URL d'envoi. Couvrons ces deux scénarios en détail.

 

L'URL de signature est idéale à utiliser lorsque votre transaction ne comprend qu'un seul signataire. De plus, l'URL de signature peut être intégrée à votre site Web pour obtenir facilement des signatures de plusieurs destinataires, avec zéro travail de programmation ou d'intégration.

 

Il vous suffit de copier et coller le lien URL de signature du formulaire d'exemption et de l'inclure dans un e-mail à vos destinataires désirés.

 

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5) Vos destinataires cliquent ensuite sur l'URL et sont dirigés vers une page Web basée sur les formulaires les incitant à entrer leur prénom, nom de famille et adresse e-mail.

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6) Une fois qu'ils soumettent les informations requises, ils sont dirigés vers l'expérience de signature. Ils peuvent examiner les documents, remplir les champs de formulaire nécessaires et ensuite signer électroniquement.

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Envoi d'URL : obtenir les signatures de destinataires connus

7) Dans le deuxième scénario, utilisons l'URL d'envoi dans Fast Track. L'URL d'envoi est idéale à utiliser lorsque votre transaction inclut plusieurs signataires. Dans l'exemple suivant, nous allons vous montrer comment un agent immobilier peut utiliser Fast Track avec deux clients tenus de co-signer un formulaire de divulgation de l'agence

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8) L'agent immobilier complète simplement la page Web basée sur les formulaires avec les informations requises de signataire. Il soumet ensuite l'information. La transaction est immédiatement envoyée aux signataires, les invitant à signer par e-signature le formulaire de divulgation de l'Agence.

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9) Les destinataires recevront une invitation par courriel pour accéder aux documents à signer. Ils peuvent examiner les documents, puis signer en e-sign.

 

FAQ Questions

Fast Track est-il inclus dans mon compte OneSpan Sign ?

Fast Track est disponible en complément pour OneSpan Sign. Communiquez avec votre représentant de la réussite client pour en savoir plus sur Fast Track.

Quelle est la différence entre Fast Track et Bulk Send ?

Bulk Send et Fast Track remplissent le même objectif d'automatiser le processus de signature électronique en raccourcissant le temps et le travail manuel pour envoyer des documents à un grand nombre de destinataires pour signature. Les deux fonctionnalités tirent parti des transactions basées sur des modèles dans OneSpan Sign.

La principale différence entre ces deux fonctionnalités est la façon dont les documents sont livrés à vos destinataires.

Fast Track vous permet de générer et d'envoyer des transactions à la signature à la demande via une seule URL. Vous pouvez distribuer l'URL à un grand nombre de destinataires ou intégrer l'URL dans votre site Web ou portail pour automatiser le processus de signature électronique, avec zéro programmation ou intégration requise.

En vrac Envoyer d'autre part vous permet de télécharger une liste des destinataires prévus et envoyer les documents dans votre transaction pour signature directement à partir de l'interface OneSpan Sign. De plus, vous avez également la possibilité de valider l'identité de vos signataires à l'aide de méthodes d'authentification telles que la question ou le SMS.

Quel est le nombre maximum de destinataires que je peux envoyer à l'aide de FastTrack ?

Vous pouvez utiliser Fast Track pour un nombre illimité de destinataires.

Vais-je obtenir des documents signés individuellement pour chacun de mes destinataires?

Oui. Chaque destinataire recevra son propre document à signer. Une fois la transaction terminée, un document séparé signé électronique ment sera généré pour chaque destinataire.

Quelle est la différence entre l'URL de signature et l'URL d'envoi ?

L'URL de signature est idéale à utiliser lorsque votre transaction ne comprend qu'un seul signataire. De plus, l'URL de signature peut être intégrée à votre site Web pour obtenir facilement des signatures de plusieurs destinataires, avec zéro travail de programmation ou d'intégration.

L'URL d'envoi est idéale à utiliser lorsque votre transaction inclut plusieurs signataires. Par exemple, un agent immobilier peut utiliser Fast Track avec deux clients tenus de cosigner un formulaire de divulgation de l'Agence.

eNotary (en)

Simplifier le processus de notarisation sans les tracas du papier

 

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Pour commencer, assurez-vous que la fonction eNotary est activée dans votre compte en contactant notre équipe de support. Vous devrez fournir des informations telles que votre juridiction, votre numéro de licence et la date d'expiration de la licence pour commencer.

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2) Pour notarier électroniquement les documents, les notaires rencontrent généralement les signataires visés en personne pour examiner et signer des documents.

 

Tout d'abord, connectez-vous à votre compte OneSpan Sign et sélectionnez 'New Transaction'.

 

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3) Ensuite, entrez un nom et une courte description de votre transaction.

 

Dans la section Paramètres avancés, sélectionnez ' Activer la notarisation'.

 

Cliquez sur le bouton 'Créer' pour procéder.

 

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4) Il est maintenant temps d'ajouter des documents à la transaction. Cliquez sur le bouton 'Ajouter' pour télécharger un document.

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5) Ensuite, ajoutez-vous à la transaction. Vous remarquerez le badge de notaire à côté de votre nom, indiquant que vous êtes le notaire pour la transaction donnée. Cliquez sur l'icône du badge.

 

Ajoutez vos signataires à la transaction.

 

Cliquez sur 'Suivant' pour préparer le document pour la signature et la notarisation.

 

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6) Maintenant il est temps d'ajouter des champs de signature. Il suffit de faire glisser et déposer les champs de signature dans le document.

 

Vous remarquerez qu'il y a d'autres champs désignés au notaire tels que les informations relatives à la compétence du notaire, le numéro de licence et la date d'expiration de la licence. Il y a aussi un champ Sceau, qui génère automatiquement les informations du Notaire dans un seul champ.

 

Une fois que tous les blocs de signature ont été ajoutés, la transaction est prête à être envoyée. Cliquez sur 'Envoyer à signer'

 

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7) Puisqu'il s'agit d'un scénario de signature en personne, en tant que notaire, vous passerez le contrôle à vos signataires qui commenceront la session de signature. Sélectionnez le nom de votre signataire dans le menu déroulant.

 

Charles, le signataire, cliquera sur 'Proceed' pour accéder aux documents qui doivent être examinés et exiger des signatures.

 

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8) Une fois que le signataire aura terminé le processus de signature, Paul, le notaire, reprendra le contrôle afin qu'il puisse appliquer sa signature et notarier le document.

 

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9) Une fois la signature terminée, un sceau de notaire est appliqué au document. Le sceau transmet des informations importantes sur le notaire telles que leur nom, numéro de licence, date d'expiration de la licence et juridiction.

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FAQ Questions

ENotary est-il inclus dans mon compte OneSpan Sign ?

Oui! La fonction eNotary est disponible avec tous les forfaits OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Contactez notre équipe de support pour activer la fonctionnalité dans votre compte. Vous devrez fournir des informations telles que votre juridiction, votre numéro de licence et la date d'expiration de la licence.

Quels états OneSpan Sign eNotary est-il disponible ?

OneSpan Sign prend en charge eNotary pour les juridictions approuvées. Veuillez consulter les lois notariées électroniques pour voir si vous pouvez utiliser la notarisation électronique.

Qu'est-ce que l'e-Journal?

L'e-Journal est l'équivalent de la revue papier conservée par notaires. Il s'agit du registre officiel des lois notariales accomplis par le Notaire et peut être consulté en ligne ou exporté.

Tags texte

Extraire automatiquement les signatures et les champs en plaçant des balises de texte dans les documents

 

Instructions étape par étape

Instructions étape par étape

1) Pour commencer, assurez-vous que la fonctionnalité Text Tags est activée dans votre compte en contactant notre équipe de support.

 

2) Cliquez sur 'Nouvelle Transaction' et entrez un nom pour votre transaction. Cliquez sur le bouton 'Créer' pour procéder.

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3) Ensuite, ajoutons un destinataire à la transaction.

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4) Il est maintenant temps d'ajouter un document à votre transaction.

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5) Assurez-vous que votre document inclut les balises de texte dans les endroits appropriés dans le document. Une balise de texte est une chaîne de texte, ou une convention de texte, qui agit comme un espace réservé, indiquant où vos signatures et champs seront placés dans le document. Vous trouverez la liste des modèles d'étiquettes de texte dans notre documentation.

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6) Cliquez sur 'Suivant'. Une fois le document téléchargé, OneSpan Sign l'analyse et remplace chaque motif d'étiquette de texte par les signatures et les champs appropriés dans les emplacements prédéfinis.

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7) Votre transaction est maintenant prête à être envoyée. Cliquez sur 'Envoyer à signer' pour distribuer votre document en cas de signature.

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8) De plus, à l'instar des balises de texte, nous vous permettons également d'extraire des signatures et des champs à partir de champs de formulaires placés dans un document PDF. Il suffit de contacter notre équipe de support pour activer la fonction d'extraction et suivre les mêmes étapes en utilisant Les champs de formulaires pour que les signatures et les champs soient automatiquement placés dans votre document.

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FAQ Questions

Les balises de texte et les fonctionnalités Acrobat Fields sont-elles incluses dans mon compte OneSpan Sign ?

Oui! Ces fonctionnalités sont disponibles avec tous les forfaits OneSpan Sign sans frais supplémentaires. Contactez notre équipe de support pour activer la fonctionnalité dans votre compte.

Comment puis-je créer des balises de texte à ajouter à mes documents ?

OneSpan Sign utilise un ensemble de modèles prédéfinis (ou « paramètres ») lors de la création de balises de texte. Visitez notre table de paramètres d'étiquettes de texte pour vous aider à créer les balises de texte requises pour vos documents.

Puis-je tirer parti de ces fonctionnalités programmatiquement via l'API/SDKs OneSpan Sign ?

Absolument. Le code d'exemple est disponible dans le Guide de l'intégrateur de signes OneSpan.