Conseils e-Signature d'IBM - les chefs d'état-major des États-Unis

Mary Ellen Power, octobre 30, 2015
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Des hauts dirigeants d'IBM , les chefs d'état-major interarmées des États-Unis (JCS), ont partagé des conseils sur la façon d'obtenir l'adhésion et d'accroître l'adoption des signatures en ligne, lors de la conférence annuelle des utilisateurs d'e-SignLive à Washington DC en septembre.

Jcs

Comme le plus long déploiement en cours d'exécution de signatures e aux États-Unis gouvernement, les chefs d'état-major interarmées utilisent e-SignLive depuis 1996 pour accélérer les processus décisionnels entre ses 30 membres et le président des États-Unis. Avec des milliers de documents se rendant au bureau du président pour la signature, la sécurité et la non-répudiation était une priorité, ce qui rend difficile d'obtenir l'adhésion initiale pour le changement.

Ibm

IBM est au milieu de l'une des plus grandes transformations commerciales de l'histoire moderne. Lors de sa présentation, Anne Miller, consultante exécutive chez IBM, a expliqué comment le géant de la technologie change fondamentalement la façon dont ils innovent et fonctionnent en tirant parti des technologies numériques pour faciliter les activités commerciales de leurs clients. Par exemple, pour simplifier la passation de marchés, IBM a réduit le nombre de pages de contrats de 40 à quatre pages, tout en permettant aux clients de signer rapidement et commodément des contrats par voie électronique à l'aide d'e-SignLive. Mais comme JCS, ils ont eux aussi fait face à des défis initiaux convaincre les gens de s'éloigner de la méthode de signature de stylo et de papier qu'ils étaient si à l'aise d'utiliser.

Alors, comment l'organisation la plus soucieuse de la sécurité et la plus grande marque technologique au monde ont-elles créé des arguments en faveur du changement et ont-elles encouragé l'adoption de signatures électronique? 

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Obtenir le buy-in pour le changement

Selon Denis Savage, contrôleur (CFO) des chefs d'état-major interarmées et Anne Miller, il y a les premières étapes de l'obtention d'un accord de valeur clair et convaincant pour les signatures en électronique et l'adhésion d'intervenants clés, comme la loi, la conformité et la sécurité. d'IBM. Une fois à bord, ces intervenants deviennent des défenseurs de votre projet, vous aidant à le faire avancer, à gérer les revers et à répondre aux non-dits. Faire appel à des experts en signature électronique du côté du fournisseur pour répondre aux questions des parties prenantes a également été essentiel pour obtenir l'adhésion d'IBM, a ajouté M. Miller.

Répondre aux préoccupations en matière de sécurité

L'engagement de l'équipe de sécurité et de conformité d'IBM dès le début du processus était essentiel pour répondre aux préoccupations en matière de sécurité chez IBM, a déclaré M. Miller.  En tant que membres clés de l'équipe pilote, ils ont mené une évaluation détaillée de la technologie pour s'assurer qu'elle répondait aux normes de sécurité élevées d'IBM. La plus grande exigence des chefs d'état-major interarmées en matière de sécurité était de s'assurer que la solution de signature électronique utilisait la technologie de signature numérique pour sécuriser et authentifier la signature et le contenu du document signé afin d'assurer la non-répudiation, a déclaré Savage . Et parce que l'initiative de signature électronique de JCS a commencé avant l'introduction des cartes d'accès communes (CAC) et de la vérification d'identité personnelle (PIV) au ministère de la Défense, ayant une solution qui a permis au personnel d'ajouter leurs cartes d'accès communes et cursives signature du document était importante pour identifier le signataire.

Manipulation de la résistance des utilisateurs

Miller et Savage ont réitéré la nécessité d'un plan de communication clair et les champions pour rassurer les utilisateurs que le processus de signature électronique est sécurisé et entraîne une non-répudiation (c'est-à-dire que le signataire ne peut pas nier effectivement avoir appliqué leur signature; dans d'autres mots, l'application du contrat signé). Miller a également souligné l'importance de rendre aussi facile que possible pour le changement de se produire. L'adoption suit, a-t-elle ajouté, une fois que votre public cible comprend à la fois les capacités et les avantages des signatures en ligne, et lorsque l'expérience est facile.

Les avantages valent la peine d'être déployés

Bien qu'il ne soit pas toujours facile d'obtenir l'adhésion des principaux intervenants pour passer à des signatures en e et rassurer les utilisateurs de la valeur, les avantages l'emportent de loin sur l'effort. Depuis le déploiement d'e-SignLive il y a près de 20 ans, le chef d'état-major interarmées des États-Unis a constaté d'importantes économies de temps et de coûts. Par exemple, les trousses d'acquisition sont maintenant signées et retournées en un mois au lieu de 12 mois, ce qui donne un temps précieux au personnel. Ils estiment qu'il leur en coûte maintenant 700 000 $ en salaires pour traiter les trousses d'acquisition au lieu de 7 millions de dollars, et à un coût difficile de 1 million de dollars.

IBM, d'autre part, a considérablement simplifié son processus de passation de marchés avec les clients, résultant en une expérience client plus rapide et plus lisse. IBM Sr. Colleen Arnold, vice-présidente des ventes, ajoute : « La commodité de signer numériquement des contacts IBM sur n'importe quel appareil, combinée au travail que nous avons fait pour simplifier radicalement nos contrats, est un multiplicateur de force pour la vitesse et l'expérience client. »

Pour en savoir plus sur le cas d'utilisation de la passation de marchés en ligne d'IBM, regardez la diffusion sur le Web de La transformation numérique chez IBM - An E-Contracting Success Story. Anne Miller y fournit un contexte supplémentaire sur la façon dont la force de vente IBM (équipée d'iPads et d'une application personnalisée) ravit ses clients avec un processus de passation de marchés électronique efficace, sécurisé et sans papier.