Europäische HR-Plattform Akyla verschafft sich mit OneSpan einen Wettbewerbsvorteil

Eine Neueinstellung ist wie eine neue Beziehung, und wie in jeder Beziehung haben die Partner gegenseitige Erwartungen und Verpflichtungen. Wenn Unternehmen E-Signaturen einsetzen, um die Einarbeitung zu beschleunigen, helfen sie neuen Mitarbeitern, schneller produktiv zu werden. E-Signaturen sind praktisch und schnell sowie richtungsweisend für neue Mitarbeiter. Sie fördern das Vertrauen, dass ihr neuer Arbeitgeber moderne Technologien zum Vorteil aller Beteiligten einsetzt. In diesem Blog sehen wir uns diese Vorteile einmal genauer in der Praxis an.

Die Herausforderung: Personalagenturen müssen möglicherweise Tausende von Arbeitsverträgen unterzeichnen, da wird die Verwendung von Papier zu zeitaufwändig

Akyla ist ein niederländischer Anbieter von HR-Software für die Personaldienstleistungsbranche in den Benelux-Staaten und den nordischen Ländern. Akyla bietet ein White-Label-HR-Portal und eine mobile App, die Personalagenturen für die Kommunikation mit ihren Kunden, den einstellenden Unternehmen, sowie mit neuen Mitarbeitern nutzen können.

Innerhalb des HR-Portals des jeweiligen Personaldienstleisters tauschen diese drei Parteien eine Vielzahl sensibler HR-Dokumente aus – darunter Arbeitsverträge, Handbücher für Mitarbeiter, Steuer- und Versicherungsformulare, Dokumente zu den Arbeitsbedingungen usw., die rechtsverbindlich unterzeichnet werden müssen. Gedruckte Unterlagen, die über die Post zugesandt werden, sind keine Option: Die Plattform verwaltet jedes Jahr Zehntausende von Dokumenten für Zehntausende von Mitarbeitern.

Die Lösung: Integrierter E-Signatur-Service mit 2-stufiger Authentifizierung und europäischer Datenspeicherung

Im Jahr 2013 untersuchte Akyla seine Optionen für elektronische Unterschriften und da fiel die Wahl sehr schnell auf OneSpan. Nachdem der bisherige E-Signatur-Anbieter in Konkurs gegangen war, benötigte Akyla einen seriösen Anbieter mit einer soliden Erfolgsbilanz. Darüber hinaus bot OneSpan White-Labeling-Optionen – Logos und andere grafische Elemente – an, sodass Personalagenturen ihre Marke während des gesamten Onboarding-Prozesses bewerben und hervorheben können.

Der Zeitrahmen für die Implementierung betrug weniger als einen Monat, aber die API von OneSpan erleichterte die Integration – ein Ein-Mann-Projekt, das von der Installation bis zur vollständigen Bereitstellung gerade einmal zwei Wochen in Anspruch nahm.

Für Akyla war es wichtig, dass OneSpan flexible Möglichkeiten zur Authentifizierung bietet, da ein Großteil der Dokumente aus der Ferne unterzeichnet wird. Akyla verwendet derzeit die fortgeschrittene elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES). Damit wird das Ziel verfolgt, in Zukunft qualifizierte elektronische Signaturen (Qualified Electronic Signatures, QES) und die Authentifizierung durch Dritte zu unterstützen, sofern dies von Kunden in ausgewählten Anwendungsfällen und geografischen Regionen gefordert wird. Akyla verwendet momentan ein zweistufiges Verfahren, bei dem Personaldienstleister und Mitarbeiter zunächst eine E-Mail mit einem sicheren Link zu den Dokumenten und einem Passwort erhalten. Die Plattform erzeugt dann automatisch einen 4-stelligen PIN-Code und sendet ihn per SMS an das Mobiltelefon des Unterzeichners. Der Unterzeichner muss die PIN im Portal eingeben, bevor er Dokumente mit der Click-to-Sign-Methode unterschreibt.

Erweiterte Benachrichtigungsoptionen wie etwa E-Mails und Push-Nachrichten erinnern die Unterzeichner daran, dass die Unterschriften fällig sind. So sparen Personalagenturen Zeit und Kosten, da sie den Unterzeichnern nicht hinterherlaufen müssen. Und für die größeren Agenturen, die wöchentlich 200 bis 300 Neueinstellungen abwickeln müssen, ist der vollständige Überblick darüber, welche neuen Mitarbeiter welche Dokumente erhalten und unterschrieben haben, ein direkter Vorteil der Digitalisierung – mit Papierunterlagen wäre dies nicht möglich.

Ergebnisse: Akyla hilft Kunden bei der Bewältigung des wachsenden Dokumentationsvolumens und verschafft ihnen einen Wettbewerbsvorteil

Bis Ende Dezember 2015 verwaltete die Plattform von Akyla etwa 25.000 Dokumente. Für 2017 wurde eine Steigerung dieser Zahl um das 5-fache erwartet.

CEO und Gründer Martin Schievink erklärte dazu: „Wir erweitern unseren Kundenstamm und verzeichnen ein schnelles Wachstum, sowohl bei der Gewinnung neuer Kunden als auch bei der steigenden Nutzung durch bestehende Kunden. Die Integration mit OneSpan hat uns einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Sie vervollständigt die Lösung von Akyla und bietet unseren Kunden eine hohe Effizienz, die ihnen die Arbeit erleichtert.“