Trucos y consejos: Cómo utilizar la firma en grupo en OneSpan Sign
La firma en grupo es una función disponible de OneSpan Sign que proporciona flexibilidad a las organizaciones que requieren grupos de firma internos. Cuando se envía una transacción a un grupo predefinido de usuarios, cualquier miembro del grupo puede acceder al documento y firmar electrónicamente en nombre de todo el grupo. Si su organización necesita crear grupos de firma internos para el departamento de Recursos Humanos o el equipo de Adquisiciones, la función de Firma en Grupo permite a los miembros del grupo compartir la responsabilidad de aprobar y firmar los documentos, para asegurarse de que se completen a tiempo.
Veamos con más detalle cómo utilizar la función de Firma en Grupo.
Cómo utilizar la firma en grupo en OneSpan Sign
En este ejemplo, vamos a enviar un documento a un nuevo empleado y a nuestro equipo de Recursos Humanos. Como administrador, primero tendrá que añadir los usuarios correspondientes a la cuenta de OneSpan Sign de su organización. Vaya al panel de administración y seleccione "Users" (Usuarios).
Para añadir un usuario, haga clic en "+ADD" (Añadir) e introduzca los datos del usuario, como el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico. Haga clic en "Save" (Guardar). Se enviará un correo electrónico al usuario recién añadido pidiéndole que active su cuenta.
A continuación, puede crear un grupo de firmas con los usuarios de su cuenta. En el panel de administración, seleccione "Groups" (Grupos).
Haga clic en "New Group" (Nuevo grupo) e introduzca un nombre para el grupo. Tiene la opción de introducir una dirección de correo electrónico para todo el grupo o bien la de un solo miembro del grupo. Seleccione "Send emails to the members of this group instead of the specified group email" (Enviar correos electrónicos a los miembros de este grupo en lugar de al correo electrónico del grupo especificado), para que cada miembro del grupo reciba su propia notificación para firmar la transacción por correo electrónico. Haga clic en "Save" (Guardar).
Para añadir miembros al grupo, haga clic en el grupo, introduzca la dirección de correo electrónico del miembro en el campo y después haga clic sobre el icono del sobre.
Ahora es el momento de enviar la transacción para que se firme. Vaya al panel de control. Seleccione "New Transaction" (Nueva transacción) e introduzca un nombre para la transacción.
Haga clic en el botón "Create" (Crear) para continuar.
A continuación, añadiremos un documento a la transacción. Haga clic en el botón "Add" (Añadir) para cargar un documento de sus archivos.
Ahora vamos a añadir los destinatarios a la transacción. Zane será el nuevo empleado. A continuación, añadiremos el grupo de Recursos Humanos como destinatario. Haga clic en "Add Recipient" (Añadir destinatario). Luego, haga clic en "Group" (Grupo) y seleccione el grupo de Recursos Humanos. Todos los miembros del grupo de Recursos Humanos recibirán una notificación para firmar la transacción.
Haga clic en "Next" (Siguiente) para preparar el documento para la firma.
Ahora vamos a añadir campos de firma al documento.
La transacción está lista para ser enviada. Haga clic en "Send to Sign" (Añadir para firmar) para enviar el documento a firmar.
Zane firmará el documento.
Ahora es el momento de que un miembro del grupo de Recursos Humanos firme el documento. Frank firmará en nombre del equipo de Recursos Humanos.
¡Eso es todo! Mediante estos sencillos pasos, puede crear un grupo de firma en OneSpan Sign y enviar los documentos a las personas adecuadas de forma más rápida y sencilla.
Para continuar nuestra conversación sobre la mejor manera de utilizar OneSpan Sign, eche un vistazo al video tutorial que aparece a continuación. Este tutorial explica cómo puede utilizar la Firma en Grupo en OneSpan Sign. Visite nuestro Centro de Soporte para ver más tutoriales en vídeo sobre OneSpan Sign.
Vídeo: Cómo utilizar la firma en grupo en OneSpan Sign
