Firma húmeda en línea

Las firmas húmedas se han utilizado en contratos y acuerdos durante miles de años para indicar el consentimiento del firmante a los términos del documento. En la era digital, esa dinámica básica sigue existiendo, pero tanto las instituciones financieras como los organismos públicos, los proveedores de seguros, las empresas y los pequeños negocios están aprovechando la firma electrónica por su facilidad de uso, seguridad y eficacia de los procesos

Firma húmeda, firma electrónica y firma digital

Antes de continuar, es importante definir y distinguir los términos. Firma húmeda, firma electrónica y firma digital son conceptos relacionados que se solapan en su uso y significado, pero no son sinónimos.

¿Qué es una firma húmeda?

Una firma tradicional de tinta húmeda es una firma aplicada con herramientas analógicas, como un bolígrafo de tinta o el grafito de un lápiz, y aplicada a un documento físico, como un papel. La gente de todo el mundo ha confiado en las firmas húmedas para los contratos y los documentos a lo largo de los años, y ésta suele ser la primera impresión que tiene la gente cuando piensa en las firmas y en firmar.

Firma electrónica

Una firma electrónica reproduce el propósito y el significado de una firma húmeda, pero a través de medios digitales. Mediante una plataforma de firma electrónica, el software de firma electrónica puede crear y aplicar una firma electrónica a un documento electrónico. Existen tres tipos de firma electrónica generalmente reconocidos, cada uno con sus propias normas.

  • La firma electrónica simple: La firma simple es la forma básica de una firma y no tiene requisitos específicos ni normas de seguridad. Una imagen .jpg de una firma manuscrita pegada en un documento de Word es un ejemplo de firma electrónica. Se trata de la forma de firma más débil y menos admisible desde el punto de vista de la aplicabilidad y de la ley.
  • La firma electrónica avanzada (AES): Una firma electrónica avanzada incluye estándares de autenticación y seguridad que ayudan a verificar la identidad del firmante y la autenticidad de la firma. Es el tipo de firma electrónica más utilizado.
  • La firma electrónica cualificada (QES): El tercer tipo de firma incluye los estándares de seguridad de una AES con un paso adicional. La firma debe incluir un certificado digital de un proveedor de servicios de confianza cualificado para verificar la firma.

Por último, una firma digital no es una firma en absoluto, a diferencia de los términos anteriores. En cambio, la firma digital es una tecnología de cifrado/descifrado que respalda la seguridad del AES y el QES.

Desventajas de las firmas húmedas

Desde hace más de dos décadas, la adopción de la firma electrónica ha ido creciendo a medida que las organizaciones se enfrentan a los retos y desventajas de depender únicamente de las firmas físicas.

  • Tiempo de entrega: los procesos digitales son más rápidos que los físicos. Los procesos empresariales físicos típicos implican el envío de documentos en papel, la organización de reuniones en persona para revisar los contratos, el fotocopiado, el archivo y la revisión de documentos. Todos estos pasos inflan el tiempo de finalización de sus documentos.
  • Coste: Más allá del tiempo están los costes. La compra, la impresión y el almacenamiento de papel suponen unos costes que se eliminan en un proceso digital.
  • Destinatarios: El software de firma electrónica permite a una organización enviar el mismo documento para su firma a varios destinatarios. Los firmantes pueden firmar simultáneamente o a su conveniencia. Contrasta esto con la logística o la organización de múltiples reuniones con múltiples firmantes para procesos complejos.
  • Conservación y recuperación de registros: es esencial garantizar que un contrato pueda recuperarse para resolver disputas, y almacenar una copia impresa del contrato hace que su organización sea vulnerable a errores humanos o a que el archivo se dañe.
  • Responsabilidad social: La firma electrónica es una opción más ecológica que mantener los procesos que dependen del papel. Reduzca drásticamente el papeleo en sus procesos de venta y de incorporación como paso hacia un modelo de negocio más sostenible.

Principales razones para dar prioridad a la firma electrónica

  • Firma en cualquier lugar, en cualquier momento: OneSpan Sign permite a nuestros firmantes firmar cuando y donde quieran. Ya sea en línea o fuera de línea, en casa o en la oficina, puede realizar transacciones y solicitar firmas.
  • Tecnología móvil: OneSpan Sign se ha diseñado pensando en los móviles y es compatible con todo tipo de dispositivos móviles, incluidos iPads Mac iOS, iPhones y tabletas y smartphones Android.
  • Plantillas reutilizables: Aproveche las plantillas de documentos reutilizables y la automatización para agilizar su proceso de firma. Incluso la creación de un nuevo documento es intuitiva y sencilla con nuestro creador de documentos de arrastrar y soltar.
  • Flujos de trabajo digitales: la firma electrónica es la piedra angular de los procesos digitales. Garantizar la continuidad de la actividad y establecer servicios totalmente remotos con firmas electrónicas.
  • Firma segura: OneSpan Sign proporciona un alto nivel de garantía de identidad con opciones de verificación de identidad y autenticación biométrica. Además, la tecnología de firma digital y los sellos de manipulación protegen el documento entre los firmantes.
  • Cumplimiento: OneSpan Sign cumple con las normas ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Tipo II, HIPAA, FedRAMP y otros requisitos estrictos.

Cómo funciona: añada una firma a sus documentos electrónicos


Este tutorial muestra cómo se puede utilizar la solución de firma OneSpan Sign (antes eSignLive) para firmar digitalmente los documentos. El vídeo y las instrucciones escritas suponen que el firmante ha recibido la invitación de solicitud de firma a través de su servicio de correo electrónico:

  • Abra la invitación por correo electrónico que se encuentra en su bandeja de entrada. Dentro, haga clic en el botón para acceder al documento en OneSpan Sign.
  • A continuación, es posible que se le pida que rellene un formulario de divulgación y consentimiento de la firma electrónica. Hay una casilla de verificación que indicará que ha leído el documento. Una vez completado, haga clic en el botón Aceptar para pasar al siguiente documento electrónico.
  • En el menú de la izquierda de la interfaz de usuario aparecerá una vista previa de cada documento a firmar. El vídeo de ejemplo anterior supone dos documentos para esta transacción.
  • Ahora es el momento de firmar electrónicamente el documento. Haga clic en el campo Firma para insertar su firma. Es posible que haya campos de formulario adicionales que deba rellenar. Navegue por el documento y proporcione la información necesaria.  
  • Repita el paso 4 para cualquier otro documento. A continuación, haga clic en Confirmar.
  • Enhorabuena ¡Ha aplicado con éxito una firma electrónica a su documento utilizando OneSpan Sign!


Vea más tutoriales en vídeo sobre la creación de firmas electrónicas para todos sus documentos digitales importantes en el Centro de Recursos de OneSpan:


Preguntas frecuentes sobre la firma electrónica

¿Son legales las firmas electrónicas?

Sí. La firma electrónica y las herramientas de firma electrónica pueden utilizarse para firmar documentos, transacciones electrónicas u otros contratos en formato electrónico. En más de 60 países se han aprobado leyes sobre la firma electrónica que regulan y establecen su uso. Algunos ejemplos notables de leyes de firma electrónica son:

  • Ley de Firma Electrónica en el Comercio Global y Nacional (ESIGN Act): Estados Unidos
  • Ley de Transacciones Electrónicas Universales (UETA): Estados Unidos
  • eIDAS: Unión Europea

¿Cuándo se debe utilizar una firma húmeda frente a una firma electrónica?

En casi todas las aplicaciones, la firma electrónica puede sustituir a la de tinta húmeda, pero hay excepciones. Consulte los requisitos legales y la normativa de su país para conocer los detalles de este punto.

Un ejemplo común de documentos legales en los que no se acepta la firma electrónica es cuando se requiere un notario. Sin embargo, muchos gobiernos implementaron órdenes de emergencia en 2020 para permitir la notarización remota en línea (RON). RON permite a los notarios y al firmante completar y certificar contratos sin reunirse cara a cara. Estos requisitos pueden haber expirado o no. Consulte la legislación local para obtener más información.


¿Puede OneSpan Sign aplicar mi firma como una firma húmeda?

OneSpan Sign ayuda a las organizaciones a digitalizar sus procesos y capturar el consentimiento de sus firmantes con firmas electrónicas seguras y fiables. Sin embargo, OneSpan Sign también admite la funcionalidad para que los firmantes carguen una imagen .jpg o .png de sus firmas para utilizarla en los documentos. Además, los firmantes pueden elegir dibujar su firma con el dedo o con un lápiz óptico en el trackpad o en la pantalla táctil para crear su firma en tiempo real.

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