Contratos digitales

En las últimas dos décadas, muchas instituciones financieras, empresas y pequeñas empresas de todos los sectores han buscado formas de digitalizar sus procesos de contratación como parte de iniciativas de transformación digital más amplias. Tanto si se trata de órdenes de compra y contratos comerciales, como de acuerdos de confidencialidad o de contratos inmobiliarios, la legalidad de los contratos digitales firmados con firmas electrónicas ha sido cuestionada y resistida en los tribunales. La Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN Act) y la Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes (UETA) son dos leyes bien establecidas en Estados Unidos y más de 60 países de todo el mundo han aprobado sus propias leyes de firma electrónica similares, como la normativa eIDAS de la Unión Europea. La aplicabilidad de las firmas electrónicas de proveedores como OneSpan, HelloSign, Adobe Sign, SignNow y DocuSign no se cuestiona. Consulte la legislación de su país o estado para conocer los requisitos específicos de la firma electrónica.

Para muchas organizaciones, el establecimiento de un proceso de contratación y adquisición digital a distancia y sin papel utilizando un software de firma electrónica ha sido un gran éxito. La firma electrónica permite a una organización agilizar los procesos, eliminar los cuellos de botella que consumen tiempo y ofrecer una experiencia superior al cliente.

La digitalización y la contratación digital se alinean con la presión del mercado para realizar transacciones más rápidas y eficientes, al tiempo que se satisface la demanda de los consumidores de soluciones tecnológicas compatibles con los teléfonos móviles iOS y Android de los usuarios y otros dispositivos móviles. Los complementos de firma electrónica basados en la nube para aplicaciones populares de CRM y CPQ están eliminando rápidamente los últimos impedimentos para un proceso de contratación totalmente electrónico. En un futuro próximo, la firma electrónica podría sustituir a los procesos en papel y a las firmas manuscritas como método estándar de firma de contratos. Los contratos en papel pronto serán cosa del pasado y todos los nuevos contratos serán electrónicos.

OneSpan Sign es la solución de firma electrónica de OneSpan con décadas de perfeccionamiento y desarrollo para ayudar a las organizaciones a firmar documentos, eliminar las molestias y cerrar acuerdos.

Gestión de contratos, administración de contratos y gestión del ciclo de vida de los contratos

La administración de contratos y la gestión de contratos se refieren a partes distintas del proceso de acuerdo contractual, pero estos términos se utilizan a menudo erróneamente como sinónimos. Vamos a dedicar un momento a aclarar estos términos antes de continuar:

  • Administración del contrato: se refiere al proceso, las tareas y la logística que implica el contrato antes de que éste entre en vigor. Esto incluye la propia ceremonia de la firma.
  • Gestión del contrato: se refiere al proceso, las tareas y la logística que implica el contrato una vez que entra en vigor. Esto incluye la planificación, la renovación y el cumplimiento de las condiciones del contrato.

Por último, la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) abarca tanto las etapas de administración como las de gestión para obtener una visión holística de un contrato de principio a fin.

¿Por qué es importante la gestión de contratos?

Un acuerdo entre dos partes importa poco si ninguna de ellas cumple los términos del acuerdo. Por eso es importante la gestión de los contratos. Durante la parte del ciclo de vida que corresponde a la gestión del contrato, un equipo de gestión de contratos garantiza el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales, lo que podría incluir una importante función de servicio al cliente si hay acuerdos de nivel de servicio (SLA) en el contrato.

Además, la reputación de una empresa depende de su capacidad para cumplir sus promesas y compromisos con los clientes. Para asegurar el negocio futuro y una sólida reputación de excelencia, es esencial una buena gestión de los contratos.

7 etapas de la gestión de contratos

Para cumplir los requisitos de los contratos, las organizaciones siguen estos pasos en un proceso típico de gestión de contratos.

1.Etapa de planificación: El proceso de gestión de contratos comienza en realidad durante el proceso de administración de contratos, y las primeras etapas se superponen cronológicamente. Para empezar, el objetivo es planificar, delimitar y hacer una evaluación realista de los recursos, los retos y la tecnología de su equipo de gestión de contratos. Comprender sus limitaciones y activos, como por ejemplo si su equipo utilizará o no una solución de firma electrónica, le ayudará a tomar decisiones más adelante en el proceso

2.Etapa de implementación: En esta etapa, el equipo de gestión de contratos desplegará los sistemas y herramientas a su disposición para gestionar el conjunto de contratos. Un equipo pequeño puede necesitar sólo soluciones básicas y manuales como Microsoft Excel, unidades compartidas o calendarios. Sin embargo, la capacidad de automatizar los procesos con un software de gestión de contratos puede permitir a su equipo gestionar un conjunto mucho mayor de contratos con facilidad.

3.Etapa precontractual: En este momento, el equipo de administración del contrato está ultimando los términos y preparándose para enviar el contrato para que sea firmado electrónicamente. El equipo de gestión del contrato debe estar al tanto del progreso y estar preparado para asumir otro contrato en la siguiente fase.

4.Etapa de entrega: El contrato ya está firmado y el periodo de administración del contrato ha finalizado. Esta etapa señala el traspaso de responsabilidades del equipo de administración de contratos al equipo de gestión de contratos y todas las obligaciones que ello conlleva. Para garantizar que no haya descuidos ni malentendidos, es buena idea organizar reuniones entre los dos equipos para dejar claros los términos y eliminar la posibilidad de descuidos.

5.Etapa del contrato: La quinta etapa es la más importante del proceso. El papel del equipo de gestión de contratos en este punto es garantizar que se cumplan los términos del contrato y que se ejecute el trabajo previsto. Esto también es una oportunidad para que el software de gestión de contratos digitales agilice los retos que se encuentran en los procesos en papel. Herramientas como las alertas automatizadas, las notificaciones, las plantillas, los informes de clientes y el envío masivo garantizarán que el equipo esté al tanto de cualquier fecha o compromiso importante en el contrato y ayudarán a evitar la cancelación.

6.Etapa de prerenovación: Cuando se acerca el final del período del contrato, es típico que las dos partes acordantes discutan la posibilidad de renovar el contrato, revisar los términos y ampliar el período del contrato. Algunos contratos pueden cubrir sólo un periodo de trabajo limitado, mientras que otros pueden tratar de establecer una relación de trabajo continua. En cualquier caso, esta etapa representa una oportunidad para revisar los éxitos y desafíos del proceso y mirar hacia el futuro.

7.Etapa posterior al contrato: Una vez concluido el periodo del contrato, el equipo de gestión del mismo tiene una última etapa antes de cerrar la cuenta. Es importante que el equipo revise los términos una vez más para asegurarse de que se han cumplido todas las obligaciones. A partir de ahí, pueden liquidar las facturas pendientes y archivar el contrato. Esto también supone una oportunidad para revisar el ciclo de vida de la gestión de contratos para encontrar áreas de mejora o perfeccionamiento.

Mejores prácticas para la gestión de contratos

Existen numerosas estrategias para ayudar a las organizaciones a encontrar el éxito en sus procesos de gestión de contratos. Aquí hemos reunido algunas de nuestras mejores prácticas:

  • Guarde todos los contratos en un lugar donde sea fácil encontrarlos y acceder a ellos. Lo ideal sería hacerlo a través de un software de gestión de contratos en el que cada uno de ellos se digitalizara y archivara.
  • Identifique los cuellos de botella en su proceso con KPIs claramente definidos. Durante las etapas 1 y 7 del proceso de gestión de contratos, la revisión de estos KPIs presentará oportunidades para encontrar eficiencias.
  • Sea consciente de quién tiene acceso y qué permisos se asignan en la plataforma de gestión de contratos. Esto ayudará a reducir el riesgo de fraude y de error humano al garantizar que el equipo sólo puede acceder a las partes de la plataforma que son relevantes para sus funciones.
  • Llevar a cabo revisiones de cumplimiento con el equipo legal para asegurar que el equipo de gestión de contratos se mantiene alineado con todas las regulaciones y requisitos legales. Esto es especialmente importante cuando se trabaja en sectores muy regulados, como los servicios financieros.

Próximos pasos: cómo empezar hoy mismo

¿Está preparado para empezar a utilizar la firma electrónica y los contratos digitales? Aquí tienes tres cosas que puedes hacer para empezar:

  • Auditoría de contratos: Completar el paso 1 del proceso de gestión de contratos identificando los procesos, activos, herramientas y partes interesadas existentes.
  • Construya un marco: Utilizando los resultados de su auditoría, trace sus procesos actuales y cite qué herramienta y qué personal entran en juego en cada paso.
  • Explore las soluciones tecnológicas: evalúe el software de gestión de contratos para encontrar la solución adecuada con la funcionalidad necesaria para satisfacer sus necesidades y crear el flujo de trabajo ideal. Un excelente punto de partida es evaluar las soluciones de firma electrónica que aprovechan las firmas digitales, la autenticación avanzada, las plantillas de contratos, los registros de auditoría y la automatización. Puede aprovechar estas soluciones para enviar contratos y solicitudes de firma para un número ilimitado de documentos, así como utilizar las integraciones con las aplicaciones que utiliza a diario, como Salesforce. Esto garantizará un cómodo proceso de firma digital para sus documentos electrónicos y contratos en línea.

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