Herramienta de firma en línea

Una herramienta de firma en línea es más comúnmente conocida como solución de firma electrónica, plataforma de firma electrónica o software de firma electrónica. Se trata de aplicaciones empresariales que facilitan la digitalización del proceso de firma al permitir que un firmante firme documentos, archivos PDF, documentos de Word u otros contratos utilizando su dispositivo móvil, tableta u ordenador.

Con un mercado maduro que se remonta a décadas atrás, hay muchos proveedores de soluciones de firma electrónica establecidos, como OneSpan Sign, DocuSign, HelloSign, PandaDoc y SignNow.

Los tipos de contratos firmados con firma electrónica son numerosos y variados e incluyen muchos documentos comerciales y legales. Algunos ejemplos son

  • Solicitudes de hipoteca
  • Arrendamientos
  • Facturas
  • Órdenes de compra
  • Informes de gastos
  • Contratos de venta
  • Documentación de nuevas contrataciones
  • Los acuerdos de confidencialidad
  • Cartas de intención
  • Acuerdos con los proveedores
  • Cumplimiento interno

Firma electrónica vs. firma en tinta vs. firma digital

Al igual que muchos sectores técnicos, los profesionales de la firma electrónica utilizan varios términos específicos del sector que pueden sonar como sinónimos para el consumidor medio. Todos ellos intervienen en la firma de documentos, pero analicemos algunos de estos términos.

  • Tinta húmeda o firma manuscrita: Se trata de una firma escrita a mano con pluma, bolígrafo u otro utensilio de escritura con tinta. Representa el consentimiento del firmante a quedar vinculado por los términos del contrato que se está firmando
  • Firma electrónica: Las firmas electrónicas son las versiones digitales de las firmas de tinta. Sirven para lo mismo aunque se aplican con medios diferentes. La legislación de todo el mundo suele reconocer tres tipos de firmas electrónicas: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada (AES) y la firma electrónica cualificada (QES). La principal diferencia entre los tipos de firma se refiere a los niveles de seguridad y autentificación que garantizan la autenticidad de cada firma.
  • Firma digital: Las firmas digitales no son firmas en el sentido convencional. La firma digital es una tecnología de cifrado/descifrado que impide que un documento digital sea manipulado después de la firma.
     

Ventajas de firmar PDFs con firmas electrónicas de OneSpan para firmar PDFs

Gran experiencia de usuario:
Entre la herramienta de creación de documentos de arrastrar y soltar, las plantillas reutilizables y las funciones de envío masivo, OneSpan Sign ofrece una experiencia de usuario excepcional para los administradores. Al mismo tiempo, OneSpan Sign cuenta con una interfaz intuitiva, firma con un solo clic y otras funciones útiles para que el proceso sea lo más fácil posible también para los firmantes. Además, OneSpan Sign le permite presentar su propia marca personalizada, para que pueda fomentar la confianza en su proceso digital y crear una experiencia sin fisuras.

Eficiencia del proceso y procesos sin papel:
Un proceso completamente digital con reglas de automatización para hacer avanzar la transacción puede agilizar sus procesos en papel y los flujos de trabajo de los documentos, al tiempo que elimina los errores de los documentos, como la falta de firmas y otros datos de los formularios.

Ecosistema de socios e integraciones:
OneSpan Sign cuenta con una serie de conexiones preconstruidas para las aplicaciones de terceros que utiliza a diario, como Salesforce, Pegasystems, Laserfiche, Guidewire y Box, así como Microsoft SharePoint y Dynamics 365. Además, OneSpan Sign ofrece APIs y SDKs abiertos para agilizar el proceso de integración.

Precios flexibles:
OneSpan Sign ofrece un Plan Profesional y un Plan Empresarial. Cada uno de ellos está orientado a diferentes casos de uso y estilos de implantación para satisfacer las necesidades de una amplia gama de empresas y organizaciones.

Guía paso a paso: Firma electrónica de documentos comerciales

Siga el siguiente video tutorial para aprender a firmar un PDF en línea desde su correo electrónico utilizando OneSpan Sign. Compruebe usted mismo lo fácil que es firmar

 

  1. El firmante recibe una solicitud de firma de correo electrónico a su cuenta de correo electrónico preferida, ya sea Gmail, Yahoo u otro proveedor de servicios. Haga clic en el enlace para acceder al documento en su correo electrónico.
  2. Revise el documento de divulgación y consentimiento E-Sign. Marque la casilla de verificación y haga clic en Aceptar para aceptar las condiciones.  
  3. A continuación, OneSpan Sign le dirigirá automáticamente a los documentos que requieren su firma. Utilice el menú de la izquierda para encontrar y acceder a la lista de documentos que deben ser firmados en la ceremonia.
  4. Para firmar electrónicamente el documento, sólo debe hacer clic en el campo de la firma.
  5. Haga clic en el botón Confirmar.
  6. Repita los pasos 4 y 5 para cada documento de su transacción.
  7. ¡Eso es! Ha firmado oficialmente un documento con OneSpan Sign

Vea más tutoriales en vídeo sobre la firma de documentos PDF en línea en el Centro de Recursos de OneSpan:

 

This essential briefing introduces important legal concepts and key considerations when creating digital business processes with e-signatures.

The Beginner's Guide to Electronic Signatures

This essential briefing introduces important legal concepts and key considerations when creating digital business processes with e-signatures.

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Preguntas frecuentes sobre la firma electrónica

¿Son legales las firmas electrónicas?

Sí. Aunque los detalles varían, más de 60 países de todo el mundo han aprobado leyes sobre la firma electrónica que regulan su uso. Algunos ejemplos notables de estas leyes son:

  • Estados Unidos: Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional (ESIGN Act)
  • Estados Unidos: Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes (UETA)
  • Unión Europea: Reglamento eIDAS

Cada país tiene sus propias especificaciones en torno a la firma electrónica, por lo que es importante revisar la normativa pertinente en su país de actuación. Visite la Guía de legalidad de la firma electrónica de OneSpan para obtener más información.


¿Debo conservar un registro en papel después de la firma electrónica para cada persona que firme?

¡No es necesario! Las organizaciones que cuentan con sistemas de gestión de documentos como ECM pueden archivar fácilmente los documentos firmados, lo que permite a las empresas y a las pequeñas empresas por igual almacenar y archivar copias digitales de sus documentos firmados para facilitar su recuperación.

Además, OneSpan se ajusta a todos los requisitos de residencia de datos y puede garantizar que sus datos permanezcan en su país


¿Debe coincidir mi firma dibujada a mano con la del pasaporte?

Puede, pero no tiene por qué. La Ley ESIGN especifica que los requisitos legales definen una firma electrónica como "un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o lógicamente asociado a un contrato u otro registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro y quedar legalmente obligado"

Con esta definición legal, el consentimiento del firmante al contrato es de suma importancia, por lo que siempre que se pueda verificar y asegurar, la forma de la firma puede ser flexible.


¿Es OneSpan Sign compatible con los dispositivos móviles iOS y Android?

¡Sí! OneSpan Sign es totalmente compatible con iPhones y otros dispositivos móviles. OneSpan Sign puede utilizarse para firmar todos sus documentos importantes en tiempo real. Los clientes pueden enviar y firmar documentos utilizando la aplicación de firma móvil OneSpan Sign como parte de nuestro Plan Profesional.


¿Cuál es el proceso para subir una imagen de su firma?

Hay un proceso simple y directo para crear y guardar una imagen de su firma dibujada a mano.

  1. Visite la pantalla de Mi Cuenta en OneSpan Sign. Puede acceder a esta pantalla mediante el menú superior de la plataforma. A continuación, seleccione Firma en la barra de herramientas de la izquierda.
  2. Haga clic en el icono del bolígrafo
  3. Utiliza el ratón, el touchpad o trackpad, o el lápiz óptico para dibujar tu firma
  4. Haga clic en Borrar para borrar el campo y vuelva a dibujar su firma hasta que esté satisfecho
  5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar

Una vez cargada, puede utilizar esta imagen de firma para firmar un número ilimitado de documentos.

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Nuestros expertos están preparados para discutir cómo la firma electrónica puede agilizar sus procesos y crear una experiencia de usuario superior.